Lo que toda empresa multinacional debe saber sobre... las redadas sorpresa

En el panorama normativo actual, las redadas sorpresa —inspecciones gubernamentales inesperadas y sobre el terreno— se han vuelto cada vez más frecuentes, especialmente en Europa, Asia y Sudamérica, donde se está intensificando el escrutinio normativo. En la Unión Europea, la Comisión Europea (CE) ha redoblado sus esfuerzos para descubrir prácticas anticompetitivas y otras conductas indebidas, lo que ha provocado un aumento de las inspecciones sin previo aviso. En septiembre de 2024, la CE realizó una redada en las oficinas de Nasdaq y Deutsche Börse en el sector de los derivados financieros. Del mismo modo, en toda la región de Asia-Pacífico, y concretamente en Japón y China, los gobiernos han adoptado marcos normativos más estrictos y han reforzado sus competencias para obtener pruebas, lo que ha dado lugar a redadas sorpresa más frecuentes con el fin de hacer cumplir las leyes de competencia y las medidas anticorrupción.

A medida que los reguladores perfeccionan sus herramientas para detectar e investigar las conductas indebidas de las empresas, estas deben estar preparadas para afrontar estas inspecciones de alto riesgo con previsión estratégica y protocolos de respuesta eficaces. Aunque este artículo se centra en la gestión de un registro y una incautación activos, es importante señalar que estar preparado para una redada sorpresa puede proteger a su empresa de posibles daños a su reputación, interrupciones en la actividad comercial o complicaciones legales adicionales. Esto incluye reunir un equipo de respuesta a redadas sorpresa, preparar listas de contactos e instrucciones para los empleados que probablemente sean los primeros en entrar en contacto con los agentes gubernamentales, identificar con antelación a los asesores externos y redactar comunicaciones que se enviarán a los empleados en caso de redada.

A continuación, proporcionamos los pasos clave para que una empresa gestione eficazmente una redada sorpresa una vez que se ha iniciado. Es importante tener en cuenta que las facultades de investigación varían según las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley y las jurisdicciones, y que un abogado externo puede ayudar a navegar por estos matices.

Directrices generales para gestionar los registros y confiscaciones gubernamentales

• No se deben tomar medidas para impedir que se lleve a cabo la operación autorizada de registro y confiscación.

• Coopera con los agentes, pero no proporciones información que no te hayan solicitado.

• Designe personal de la empresa para supervisar a los agentes gubernamentales durante el registro, a menos que los funcionarios lo prohíban expresamente. El personal supervisor deberá tomar notas escritas de las acciones de los funcionarios.

• Si es posible, haga declaraciones o responda preguntas solo en presencia de un abogado. Dirija cualquier solicitud de las autoridades al asesor jurídico de la empresa, incluyendo, por ejemplo, consultas sobre el interrogatorio de determinadas personas o la ubicación de determinados documentos/datos y el consentimiento para registrarlos.

• No destruya, oculte, mueva ni altere ninguna información, ya sea física o electrónica.

• No hable con nadie fuera de la empresa sobre la redada.

Se está llevando a cabo o se va a llevar a cabo una búsqueda. ¿Qué debe averiguar?

Siempre que sea posible, es útil obtener la siguiente información de los agentes gubernamentales al inicio de la búsqueda y compartirla inmediatamente con el asesor legal:

• Una explicación del alcance, la naturaleza y el motivo de la solicitud de información y bienes.

• Copias de la orden judicial, la orden u otro documento oficial que autorice la solicitud de información, así como cualquier otra documentación escrita disponible que se refiera a la investigación.

• El nombre y número de teléfono del abogado del gobierno, fiscal o magistrado (en el caso de los países de derecho civil) que supervisa la investigación relacionada.

• Identificación con fotografía y tarjetas de visita de cada agente que participe en la solicitud de información. Si esta información no está disponible, solicite el nombre completo, la afiliación a la agencia, la dirección del trabajo y el número de teléfono de cada agente.

• Determine también (1) si los agentes están investigando un asunto civil o penal, (2) la autoridad legal que inicia la investigación y (3) si la autoridad se limita a solicitar información o también incluye la autoridad para incautar bienes de la empresa o bienes personales del personal de la empresa.

¿Qué debe hacer durante la inspección?

• Salude cortésmente a las autoridades e informe a los agentes de la intención de la empresa de cooperar plenamente.

• Póngase en contacto inmediatamente con su equipo de respuesta predeterminado, incluyendo el departamento legal de la empresa y los asesores externos. Proporcione a los asesores legales todos los detalles conocidos sobre la solicitud de registro y confiscación, así como los detalles relativos a la autoridad de los agentes, cuántos son y sus identidades. Organice una reunión del equipo de respuesta para discutir el alcance de la inspección y determinar un plan de acción.

• Proporcione a los agentes gubernamentales una hora estimada de llegada del asesor legal y pídales que esperen al equipo de respuesta designado, incluido el asesor legal. Es importante comprender que los funcionarios no están obligados a esperar.

• Revise cuidadosamente cualquier citación escrita u otra solicitud de información para determinar el alcance de lo que se solicita y, si es posible, busque información adicional sobre la naturaleza exacta de la solicitud de información.

• Lleve un registro de todas las solicitudes realizadas, todos los archivos o recursos electrónicos copiados, todos los ordenadores o bases de datos a los que se haya accedido y todas las pruebas físicas recogidas. Determine si las fuerzas del orden están tratando de obtener pruebas electrónicas ubicadas a distancia y coméntelo con su abogado, ya que esto puede no estar permitido en determinadas jurisdicciones. Documente los nombres de todas las personas con las que los agentes hayan mantenido alguna conversación, por breve que haya sido. Haga copias de todas las pruebas obtenidas o examinadas, si está permitido. Asegúrese de que los inspectores no copien documentos amparados por el privilegio legal o documentos que no entren dentro del ámbito de la investigación. Solicite la intervención de un abogado en caso de disputa, pero nunca se niegue a permitir que los funcionarios se lleven o copien documentos. Simplemente reafirme la posición de la empresa y documéntela.

• Envíe un correo electrónico a los empleados que se encuentran en las instalaciones para informarles de que se está llevando a cabo un registro y una incautación, que la empresa tiene la intención de cooperar plenamente, que deben tratar a los agentes con cortesía y profesionalidad, y que no se debe borrar, destruir, ocultar ni alterar ningún documento o dato. Solicite permiso a los funcionarios encargados de la investigación para enviar a casa a los empleados que no sean esenciales e indique a los empleados a los que se les permita marcharse que permanezcan disponibles y no hablen con nadie ajeno a la empresa sobre la redada.

• Averigüe con los funcionarios si se están llevando a cabo inspecciones en otras sedes de la empresa o en los domicilios de algún empleado de la empresa. En algunas jurisdicciones, incluida la de los Estados Unidos, es habitual que los funcionarios realicen entrevistas simultáneas en los domicilios de los ejecutivos poco antes o al mismo tiempo que se lleva a cabo el registro de la sede de la empresa. Los ejecutivos deben saber que, en la mayoría de los casos, tienen derecho a rechazar dichas solicitudes de entrevista.

¿Qué debe hacer después de la inspección?

• Reúnase con los inspectores para aclarar los siguientes pasos, incluyendo la confirmación de que la redada ha terminado efectivamente. Asegúrese de que los inspectores proporcionen a la empresa un índice de todos los documentos copiados o incautados. Solicite copias de cualquier registro creado durante la investigación, incluyendo notas de entrevistas con empleados y disputas documentadas relativas a documentos privilegiados o al alcance de la investigación.

• Comunicar internamente a los empleados presentes en las instalaciones que la redada ha finalizado y recoger toda la documentación de los empleados que han acompañado a las autoridades durante la inspección. Informar a los empleados que han interactuado con los funcionarios o que han proporcionado documentos.

• Reagrupe al equipo de respuesta a la redada para informar y discutir los asuntos pendientes, incluyendo cuestiones de privilegio y cualquier otra cooperación necesaria con las autoridades. Un miembro de este equipo debe preparar un informe escrito preciso y objetivo sobre la redada lo antes posible.

• Solicite una copia del registro de incautaciones a las autoridades. Este documento contiene un inventario de los documentos incautados y una lista de las entrevistas realizadas a los empleados. Tenga en cuenta que es posible que no se facilite. Si se facilita el registro, el equipo de respuesta a redadas sorpresa debe leer el documento detenidamente y solicitar que se realicen las correcciones y/o adiciones oportunas.

• Desarrollar una estrategia de comunicación. Preparar una declaración pública en consulta con un asesor externo y designar portavoces para garantizar la coherencia de los mensajes.

• Inicie una investigación interna para determinar rápidamente si conviene revelar voluntariamente las posibles infracciones de la ley antes de que lleguen a conocimiento de los reguladores o solicitar un crédito por cooperación. Una investigación interna también puede permitirle identificar y subsanar posibles deficiencias en materia de cumplimiento y garantizar un crédito por cooperación.

Siguiendo estos pasos, las empresas sujetas a una redada sorpresa pueden prepararse y gestionar eficazmente las inspecciones gubernamentales sin previo aviso. Foley está aquí para ayudarle a evaluar la eficacia de sus políticas y mejorar la preparación de su empresa en caso de que se produzcan acciones policiales. Contamos con los recursos necesarios para ayudarle a prepararse y responder a estas situaciones de alto riesgo, incluidas las investigaciones multinacionales. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con los autores de este artículo o con nuestro Grupo de Práctica de Cumplimiento Normativo, Defensa e Investigaciones.

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