Vigorosa aplicación de la ley de inmigración está aquí: Inspecciones I-9, visitas in situ y mucho más 

La nueva administración del presidente Trump asume el cargo esta semana con un enfoque renovado en la aplicación de la ley federal de inmigración. De hecho, como se explica en el artículo complementario de hoy, una de las primeras medidas del presidente Trump el día de la toma de posesión fue la emisión de una serie de órdenes ejecutivas relacionadas con la política de inmigración. Por lo tanto, los empleadores deben revisar sus operaciones e identificar los pasos para mejorar el cumplimiento y prepararse para posibles visitas del gobierno. Aquí hay algunas áreas clave a considerar.

Inspecciones del formulario I-9

Bajo la nueva administración, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) aumentará su escrutinio del cumplimiento por parte de los empleadores del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, iniciando un mayor número de inspecciones I-9. Algunas inspecciones serán específicas y otras aleatorias para fomentar el cumplimiento por parte de los empleadores. Algunas inspecciones serán específicas y otras aleatorias para fomentar el cumplimiento del I-9 entre los empresarios. En cuanto a las inspecciones selectivas, el ICE probablemente se centrará inicialmente en los empleadores que operan en áreas que pueden afectar a la infraestructura o la seguridad nacional (por ejemplo, la red eléctrica, otras energías, el transporte, algunas tecnologías). El ICE también puede centrarse en los empleadores de sectores que históricamente han dado empleo a un mayor número de personas no autorizadas. Entre estos sectores se incluyen la hostelería, el procesamiento de alimentos, los fabricantes que dependen en gran medida de agencias de trabajo temporal, el comercio minorista y determinadas operaciones de construcción y agricultura. 

Un cumplimiento deficiente del I-9 puede acarrear multas importantes. El Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) aumenta anualmente los niveles de las multas. El 2 de enero de 2025, el DHS anunció el siguiente nuevo calendario de multas I-9:

• Infracciones del papeleo I-9: de 288 a 2.861 dólares por formulario I-9
• Emplear a sabiendas a un extranjero no autorizado (primer delito): $716 a $5,724 por individuo
• Emplear a sabiendas a un extranjero no autorizado (segundo delito): $5,724 a $14,308 por individuo
• Emplear a sabiendas a un extranjero no autorizado (tercer delito o más): $8,586 a $28,619 por individuo

El gobierno federal anunciará en las próximas semanas otros aumentos de las multas relacionadas con el I-9. Estas incluirán sanciones por infringir las disposiciones antidiscriminatorias de las normas I-9, como por abuso de documentos (pedir documentos específicos o más documentos o documentos diferentes después de que el empleado ya haya presentado documentos I-9 que cumplan los requisitos). 

Para defenderse contra el riesgo de sanciones por el I-9, las empresas deben impartir formación periódica a los empleados y asegurarse de que sólo empleados bien formados se encargan de las tareas del I-9. Las empresas también deben planificar auditorías internas periódicas del I-9. Los empleadores también deben planificar y llevar a cabo auditorías internas periódicas del I-9. El ICE puede considerar las auditorías internas de un empleador como un factor atenuante a la hora de evaluar las multas. Aunque las auditorías internas del I-9 pueden ser útiles, deben realizarse correctamente. Las auditorías internas defectuosas pueden dar lugar a errores adicionales y a multas más elevadas. Algunos de los errores pueden dar lugar a denuncias por discriminación ante la división de Derechos de los Inmigrantes y los Empleados (IER) del Departamento de Justicia de los Estados Unidos.

Para más información, consulte nuestro reciente post con consejos sobre el cumplimiento del I-9. También puede encontrar orientación en el Manual I-9 del gobierno para empleadores y en I-9 Central.

Visitas in situ

Es probable que aumenten las visitas gubernamentales relacionadas con la inmigración a las instalaciones de las empresas. Entre otros, el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), el ICE y el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL) podrían realizar visitas próximamente. Estas visitas pueden producirse con o sin previo aviso. Pueden producirse de forma aleatoria o basándose en información que una agencia haya recibido sobre un empleador concreto. 

Visitas del FDNS

Es probable que USCIS aumente el número de visitas de Detección de Fraudes y Seguridad Nacional (FDNS) relacionadas con casos recientes de inmigración de un empleador. La mayoría de las visitas FDNS son sin previo aviso y están relacionadas con la ocupación de especialidad H-1B y L-1 casos de transferencia dentro de la empresa. Los funcionarios del FDNS suelen visitar al empleador en los meses siguientes a las decisiones favorables sobre los casos. Al hacerlo, los oficiales piden entrevistar a la persona que firmó la petición de inmigración en nombre del empleador. Los oficiales del FDNS no suelen tener una citación u orden judicial. USCIS afirma que el empleador estuvo de acuerdo con estas visitas cuando firmó y presentó las peticiones y solicitudes de inmigración. Si el empleador se niega a cooperar con la visita del FDNS, los funcionarios tomarán nota de la respuesta del empleador y remitirán el asunto a un nivel superior dentro del USCIS. El USCIS puede reabrir el caso de inmigración para una nueva revisión o para emitir una Notificación de Intención de Revocar la aprobación. En algunas situaciones, el USCIS puede remitir el asunto al ICE para que lo investigue. 

Si se realiza la visita, los funcionarios del FDNS harán preguntas sobre las operaciones comerciales del empleador, las ubicaciones comerciales, la cantidad de empleados, el cargo y las tareas del empleado H-1B o L-1 mencionado en el caso de inmigración, las horas regulares de trabajo del empleado y la tarifa salarial actual del empleado. Los funcionarios del FDNS pueden solicitar ver documentos para verificar las operaciones comerciales activas y el salario del empleado. Los funcionarios también pueden pedir hablar con el empleado extranjero. 

Visitas STEM OPT

El ICE puede aumentar las visitas a los empleadores que contratan a estudiantes extranjeros basados en la Formación Práctica Opcional STEM ("STEM OPT"). El ICE a menudo notificará al empleador con unos días de antelación de la próxima visita, a menos que el ICE haya recibido información que sugiera una violación grave. El ICE tendrá una copia del Plan de Formación I-983 del empleador y tratará de confirmar que el empleador está siguiendo el plan. El ICE también puede revisar el cumplimiento del empleador con el programa E-Verify. 

Buenas prácticas para preparar las visitas relacionadas con la inmigración

Los empleadores que están iniciando casos de inmigración o están presentando programas de formación STEM OPT deben prepararse para este mayor escrutinio. He aquí algunos consejos:

• Revise aún con más cuidado todas las presentaciones futuras al USCIS, DOL o ICE, y confirme la exactitud de las declaraciones del empleador antes de firmar y presentar.
• Revisar de nuevo las solicitudes de inmigración aprobadas, las peticiones o los programas de formación activos que proporcionan la base del empleador para contratar a cualquier empleado actual. Confirme que la empresa está cumpliendo con las declaraciones hechas al gobierno federal (información comercial, título del puesto, funciones del puesto, horas, salario, ubicación del lugar de trabajo, etc.). Presentar una solicitud, petición o programa de formación modificados, si procede. 
• Para los casos H-1B, revise el Archivo de Acceso Público de Solicitud de Condición Laboral (LCA) relacionado y asegúrese de que esté actualizado y contenga todos los documentos requeridos.(Además del FDNS, el DOL puede realizar una visita in situ para revisar el cumplimiento de la LCA. Por lo general, el DOL avisará al empleador con antelación).
• Para los empleadores E-Verify, revise el Memorando de Entendimiento de su organización y el cumplimiento del programa E-Verify.
• Avise a la recepcionista de que ningún visitante gubernamental debe tener acceso a las instalaciones más allá del vestíbulo y que se debe contactar inmediatamente con el abogado interno o con el director de Recursos Humanos en caso de que llegue un visitante de este tipo. 
• Obtenga la tarjeta de visita de los funcionarios del gobierno que le visiten. Llame al abogado antes de admitir a los funcionarios del gobierno más allá de la zona de recepción. En la mayoría de los casos, el abogado puede participar por teléfono o en persona durante la entrevista del gobierno con el empresario. 

Medidas de ejecución en toda la instalación (redadas en el lugar de trabajo)

En circunstancias en las que se sospecha que el empleador emplea a un elevado número de personas no autorizadas, es más probable que el ICE lleve a cabo la aplicación de la ley en las instalaciones del empleador (rodear las instalaciones e iniciar una redada en el lugar de trabajo que puede dar lugar a numerosas detenciones de empleados sospechosos de no estar autorizados). El ICE acudirá con una orden judicial, y el empresario normalmente no podrá detener la acción en el lugar de trabajo. 

Los empresarios que se encuentren con que el ICE inicia una acción de este tipo deben hacer lo siguiente:

• Pida hablar con el oficial del ICE o el agente especial a cargo.
• Pida al agente del ICE su tarjeta de visita, su número de placa y la orden judicial para confirmar el alcance de lo que el ICE está autorizado a registrar o confiscar.
• Llame inmediatamente a un abogado y póngalo en contacto con el oficial del ICE o el agente especial a cargo de la redada.
• Si se siente cómodo haciéndolo, pídale al funcionario del ICE que observe las acciones del ICE dentro de las instalaciones. El ICE puede denegar la solicitud y ordenar a la dirección del empleador que permanezca en un lugar determinado. Ocasionalmente, se permite seguir de cerca al Oficial a Cargo. No obstruya ni tome medidas que puedan constituir una interferencia con la operación.
• Solicite copias de los documentos incautados por el ICE y un inventario de los objetos incautados.
• Siga en contacto con su abogado en relación con las cuestiones jurídicas y la posible responsabilidad del empleador derivada de la redada. Elabore un plan para cubrir los puestos que puedan quedar vacantes tras la redada.

Conclusión

Los empresarios deben estar atentos al cumplimiento de todas las leyes de inmigración relacionadas con el empleo. Muchas de estas leyes contienen disposiciones de cumplimiento y antidiscriminación. 

Póngase en contacto con un miembro del equipo de Trabajo y Empleo de Foley si tiene preguntas, si necesita ayuda para prepararse para una visita del gobierno o si desea más información sobre las nuevas iniciativas de aplicación del gobierno federal.