¿Tu organización sin ánimo de lucro está recortando prestaciones para compensar los recortes en la financiación federal?
Tenga cuidado al responder a las recientes órdenes ejecutivas.
El 6 de febrero de 2025, la administración Trump (la Administración) emitió una orden ejecutiva (la Orden de Revisión) en la que ordenaba a los jefes de los departamentos y agencias ejecutivos federales (Agencias) que revisaran toda la financiación que las Agencias proporcionaban a las «organizaciones no gubernamentales»[1]. Además, se ordenó a las Agencias que alinearan todas las decisiones futuras de financiación con los intereses de los Estados Unidos y los objetivos y prioridades de la Administración.
La emisión de la Orden de Revisión por parte de la Administración, junto con una orden ejecutiva anterior (la Orden de Financiación) que congela el gasto federal en subvenciones, préstamos y otras iniciativas,[2] ha sacudido a la comunidad sin ánimo de lucro al amenazar la financiación de las organizaciones sin ánimo de lucro tanto en Estados Unidos como en todo el mundo. Las organizaciones sin ánimo de lucro están ahora sopesando sus opciones para gestionar el impacto potencial que la Orden de Financiación y la Orden de Revisión pueden tener en sus operaciones y finanzas.
Mientras que algunas organizaciones sin ánimo de lucro pueden recurrir a despidos o licencias como medio para reducir costes,[3] otras pueden considerar la reducción de las contribuciones del empleador a los planes de prestaciones de sus empleados para mantenerse a flote mientras se desarrolla la lucha por la financiación. Al igual que los empleadores con ánimo de lucro, los empleadores sin ánimo de lucro reconocen el importante papel que desempeñan las generosas prestaciones a la hora de contratar y retener a empleados con talento, y entienden que reducir las prestaciones a mitad de año no es una decisión que deba tomarse a la ligera. En este artículo se analizan algunos de los retos de cumplimiento normativo a los que pueden enfrentarse las organizaciones sin ánimo de lucro si deciden hacerlo.
Planes de asistencia sanitaria
Los empleadores sin fines de lucro (al igual que otros empleadores) suelen fijar los niveles de contribución de los empleados a sus planes de salud y bienestar para todo el año del plan y no ajustan esos niveles hasta el año siguiente. Por lo tanto, si un empleador desea aumentar las contribuciones de los empleados durante el año del plan, debe realizar esos cambios con cuidado.
Modificaciones del plan y notificaciones a los empleados:
Una empresa sin ánimo de lucro debe trabajar con su administrador externo y/o asesor legal para modificar los términos de los documentos de su plan de salud con el fin de implementar cualquier aumento previsto en las contribuciones de los empleados. A la hora de determinar la fecha de entrada en vigor de cualquier cambio, la empresa debe tener en cuenta tanto cuándo debe notificar el cambio a sus empleados como cuál es la mejor manera de hacerlo.
SPD y SMM. En virtud de la ley ERISA, los empleadores deben proporcionar a los participantes en planes de jubilación y prestaciones sociales[4] una«descripción resumida del plan»(SPD) en la que se expliquen las condiciones de sus planes de forma clara y comprensible para los participantes. Si un empleador modifica un plan de prestaciones ERISA de forma que se modifique sustancialmente la SPD, deberá proporcionar a los participantes en el plan un«resumen de las modificaciones sustanciales»(SMM) en el que se describa el cambio. Por lo general, el SMM debe proporcionarse a los participantes del plan en un plazo de 210 días a partir del final del año del plan en el que el empleador adoptó el cambio.
Sin embargo, se aplican diferentes normas temporales si el empleador modifica un plan de salud o bienestar para reducir sustancialmente los «servicios o prestaciones cubiertos» por el plan. Una reducción sustancial de los servicios o prestaciones cubiertos puede producirse debido a aumentos en «las primas, las franquicias, los coseguros, los copagos u otras cantidades que deben pagar los participantes o beneficiarios»[5]. Cuando un empleador modifica un plan de salud o bienestar para reducir sustancialmente los servicios o beneficios cubiertos por el plan, debe proporcionar a los participantes del plan un SMM en el que se describa el cambio en un plazo de 60 días a partir de la adopción de dicho cambio.
SBC. En ocasiones, es posible que también se exija al empleador que notifique con antelación a los participantes y beneficiarios cualquier cambio en el plan de salud del empleador. En virtud de la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud Asequible (ACA), el empleador debe proporcionar a sus empleados un «Resumen de beneficios y cobertura» (SBC), un resumen fácil de entender de cada cobertura ofrecida en el plan de salud del empleador. Si una modificación sustancial del plan de salud afecta al contenido del SBC del plan, el empleador debe notificar por adelantado el cambio a los participantes y beneficiarios, al menos 60 días antes de la fecha en que el cambio entre en vigor.
Elecciones del plan de cafetería:
Aunque el aumento de las contribuciones de los empleados a las primas no afecte al SBC de un plan de salud, desde un punto de vista práctico, es probable que el empleador quiera notificar con antelación a los participantes en el plan cualquier aumento de las primas. Esto le permitirá explicar los motivos del aumento y, si lo permite el Código §125 o el plan «cafetería» del empleador, comunicar a los empleados su posibilidad de elegir nuevas prestaciones en el marco de ese plan.
Un plan de cafetería permite a los empleados adquirir (o pagar el coste de) determinadas prestaciones sociales (como primas para prestaciones sanitarias colectivas, cobertura colectiva de vida y AD&D, asistencia para el cuidado de personas dependientes, etc.) antes de impuestos. Sin embargo, para recibir esa prestación, los empleados deben realizar sus elecciones durante el periodo de inscripción abierta (antes del comienzo del año del plan correspondiente) y, por lo general, estas son irrevocables durante todo el año.
No obstante, se puede permitir a los empleados cambiar sus elecciones si experimentan ciertos «cambios de situación», como matrimonio, nacimiento/adopción de un hijo, etc. También se les puede permitir cambiar elecciones anteriores debido a un cambio «significativo» en el coste o la cobertura.[6] La importancia de un cambio en el coste o la cobertura se basa en los hechos y circunstancias pertinentes, incluido el impacto relativo en la población de empleados, los aumentos de costes anteriores, etc. Si el aumento de las contribuciones a las primas de asistencia sanitaria de los empleados se considera «significativo», se debe dar a los empleados la oportunidad de cambiar sus elecciones de asistencia sanitaria anteriores.
Posibles sanciones de la ACA:
Si se permite a los empleados cambiar sus opciones de cobertura médica debido a un aumento en sus contribuciones a las primas de salud, pueden optar por abandonar por completo la cobertura médica de un empleador sin ánimo de lucro. Esto podría tener consecuencias no deseadas para el empleador. Por ejemplo, si después de renunciar a la cobertura sanitaria del empleador, el empleado obtiene una cobertura alternativa en un mercado estatal de la ACA y reúne los requisitos para recibir un subsidio para la prima (porque la cobertura del empleador ahora se considera inasequible), el empleador podría estar sujeto a sanciones de la ACA.
Planes de jubilación con ventajas fiscales
Planes del Código §401(k) y §403(b):
Una empresa sin ánimo de lucro puede optar por ofrecer a sus empleados acceso a un plan §401(k) del Código, un plan §403(b) o (en algunos casos) ambos, para permitirles ahorrar para su jubilación.[7] Las empresas sin ánimo de lucro pueden proporcionar contribuciones no electivas o equiparadas por parte del empleador como beneficio adicional a sus empleados. Si, como medida de reducción de costes, una organización sin ánimo de lucro desea reducir las aportaciones del empleador a dicho plan, debe consultar primero las condiciones del plan.
Contribuciones discrecionales. Si el plan otorga al empleador la facultad discrecional de determinar si se realizarán contribuciones no electivas/de contrapartida cada año, no será necesaria una modificación del plan. El empleador puede simplemente reducir, o suspender por completo, sus contribuciones en el futuro. (Tenga en cuenta que cualquier cambio de este tipo debería realizarse de forma prospectiva).
Dado que, técnicamente, no es necesario modificar el plan, el empleador no estaría obligado a notificar el cambio a los empleados. Sin embargo, lo más recomendable sería mantener una comunicación abierta con los empleados sobre la reducción o suspensión, ya que esto permitiría al empleador explicar los motivos del cambio. Por su parte, es posible que los empleados deseen ajustar sus propios aplazamientos electivos debido a la reducción o suspensión de las contribuciones del empleador.
Tasa fija de contribuciones. Si el plan especifica la tasa de contribuciones no electivas o de contrapartida del empleador, este deberá modificar el plan para aplicar una reducción o suspensión de dichas contribuciones.
En este caso, no es necesario notificar con antelación la modificación, pero el empleador estará obligado a proporcionar a los participantes del plan un SMM. Aunque el SMM no debe presentarse hasta 210 días después del final del año del plan en el que se adopta la modificación, una vez más, un empleador sin ánimo de lucro debe considerar si tiene sentido, dadas las circunstancias, comunicar el cambio lo antes posible (proporcionando el SMM a los participantes lo antes posible o por otros medios).
Planes «Safe Harbor». Se considerará que un plan «Safe Harbor» §401(k) o §403(b) cumple determinados requisitos de pruebas de no discriminación si el empleador patrocinador satisface diversos requisitos de contribución y notificación a los participantes.
Si un empleador realiza aportaciones equivalentes de «refugio fiscal» en nombre de los participantes, puede modificar su plan para reducir o suspender dichas aportaciones a mitad de año si:
- El empleador está «operando con pérdidas económicas» durante el año del plan; o
- Por cualquier motivo, si el aviso de «puerto seguro» que se envía anualmente a los participantes del plan incluye una declaración que permite al empleador reducir o suspender las aportaciones de contrapartida de «puerto seguro» durante el año.
La modificación del plan no podrá entrar en vigor antes de que hayan transcurrido 30 días desde que el empleador proporcione a los empleados un aviso complementario de «puerto seguro» en el que se describa la reducción o suspensión de las contribuciones del empleador.
Los empleadores que utilicen un formato de plan preaprobado deben ponerse en contacto con los proveedores de sus planes para que les ayuden a preparar la modificación necesaria (colaborando con su asesor jurídico si es necesario) y a coordinar la fecha de entrada en vigor de la modificación con la distribución del aviso complementario de «puerto seguro».
Un empleador que realiza contribuciones «seguras» no electivas en nombre de los participantes del plan también puede modificar su plan para reducir o suspender dichas contribuciones. Aunque, por lo general, estos empleadores ya no están obligados a proporcionar un aviso anual de contribuciones seguras (según la Ley de Mejora de la Jubilación para Todas las Comunidades, SECURE), los empleadores deben seguir considerando la posibilidad de notificar a los empleados el cambio de manera oportuna.
SMM requeridos. Aunque el empleador deba notificar a los participantes del plan con antelación la reducción o suspensión de las aportaciones «de refugio fiscal» del empleador (mediante el envío de un aviso complementario «de refugio fiscal»), también deberá proporcionar a los participantes un SMM en el que se describa el cambio dentro del plazo mencionado anteriormente.
Planes de compensación diferida no calificados
Planes del Código §457(b) y §457(f):
Una organización no gubernamental sin fines de lucro y exenta de impuestos[8] puede establecer un plan según el Código §457(b) para permitir que un grupo selecto de sus empleados con altos ingresos o puestos directivos ahorren fondos adicionales para su jubilación (por encima de las cantidades aportadas a un plan según el Código §401(k) o §403(b)). Los empleadores sin fines de lucro también pueden realizar aportaciones en nombre de los participantes en el plan según el Código §457(b).
Para aplazar los impuestos inmediatos sobre las contribuciones del empleador y del empleado, un plan del Código §457(b) debe cumplir ciertos requisitos, tales como límites en las contribuciones anuales (combinadas entre las contribuciones del empleado y del empleador), el momento de las distribuciones, etc. Los planes de compensación diferida no cualificados que no cumplen los requisitos del Código §457(b) (normalmente porque las contribuciones totales al plan superan el límite de contribución anual) se clasifican como planes del Código §457(f). (En conjunto, este artículo se refiere a dichos planes como «planes 457»).
¿Es necesaria una modificación? Al igual que los planes §401(k) y §403(b), la necesidad de modificar un plan 457 para reducir o suspender la tasa de contribuciones del empleador (si la hubiera) dependerá de si los documentos del plan otorgan al empleador la facultad discrecional de determinar sus contribuciones cada año, o si dicha facultad está incluida en el documento del plan. Si un plan 457 otorga al empleador total discreción para realizar contribuciones, no será necesaria ninguna modificación. Sin embargo, si el plan 457 contiene una cláusula que describe el nivel de contribuciones del empleador, será necesario modificarlo si el empleador desea reducir o suspender sus contribuciones.
No se necesita SMM. Incluso si se necesita una enmienda (porque el documento del Plan 457 especifica que el empleador sin fines de lucro realizará un nivel determinado de contribuciones patronales), el empleador no está obligado a proporcionar un SMM a los participantes del Plan 457. Dado que la participación en los Planes 457 se limita a un pequeño grupo de empleados (al menos presumiblemente) con conocimientos financieros avanzados, los Planes 457 se consideran planes «top-hat». Los planes top-hat no están sujetos a las normas de divulgación de la ERISA,[9] incluido el requisito de proporcionar un SPD a los participantes o de actualizar dicho SPD con un SMM cada vez que se modifique sustancialmente el plan.
Aun así, dado que entre los participantes en el Plan 457 probablemente se encuentren los altos ejecutivos y el personal de la organización sin ánimo de lucro, es probable que una organización sin ánimo de lucro que modifique sus Planes 457 para reducir o suspender las aportaciones del empleador desee ser transparente con los participantes sobre los cambios en sus aportaciones y los motivos que los justifican.
Beneficios en los contratos de trabajo. La capacidad de un empleador sin ánimo de lucro para modificar un plan 457 puede verse limitada si la concesión de prestaciones en virtud del plan 457 solo se documenta en el contrato de trabajo de un participante elegible.[10] En ese caso, cualquier modificación de la obligación del empleador de contribuir al acuerdo estará sujeta a los términos del contrato de trabajo y, por lo tanto, podrá estar sujeta a la aprobación del empleado.
Cuestiones relacionadas con el artículo 409A del Código. Los planes del Código §457(b) están exentos de los requisitos del Código §409A, mientras que los planes del Código §457(f) no lo están. El Código §409A impone normas estrictas tanto sobre el momento del pago como sobre los cambios en el momento del pago en virtud de acuerdos de compensación diferida no cualificados.[11] El incumplimiento de los requisitos del Código §409A puede dar lugar a sanciones importantes para el empleado (y a incumplimientos en la presentación de información por parte del empleador). Aunque la reducción o suspensión de las contribuciones del empleador a un plan del Código §457(f) probablemente no afecte al Código §409A, un empleador sin ánimo de lucro debe consultar con su asesor fiscal o legal antes de realizar cualquier cambio en dichos planes.
[1] La Orden de Revisión no define específicamente qué es una «organización no gubernamental». Sin embargo, dado el amplio alcance de la Orden de Revisión, parece razonable suponer que el término incluye cualquier organización sin fines de lucro que acepte fondos federales.
[2] La orden de financiación fue impugnada en un tribunal federal por los fiscales generales demócratas de 22 estados y el Distrito de Columbia. Aunque el tribunal de distrito que vio la impugnación consideró que una «congelación amplia, categórica y generalizada de los fondos federales» era «probablemente inconstitucional», la lucha para obligar al Gobierno a reanudar los pagos para los programas federales continúa.
[3] Las organizaciones sin fines de lucro que estén considerando despidos o licencias como medio para ahorrar fondos deben revisar nuestro artículo anterior sobre el impacto de las licencias de los empleadores en los beneficios de los empleados. Aunque fue escrito al comienzo de la pandemia de COVID-19, el artículo ofrece una guía útil para las organizaciones sin fines de lucro que están evaluando los posibles efectos que una licencia o un despido pueden tener en los beneficios de su fuerza laboral. Sin embargo, tenga en cuenta que los programas de ayuda por COVID-19 mencionados en ese artículo ya no son aplicables.
[4] Los beneficiarios que reciben prestaciones en virtud del plan también tienen derecho a recibir un SPD.
[5] Véase 29 CFR §2520.104b-3(d)(3).
[6] Véase 26 CFR §1.125-4(f).
[7] Aunque algunas organizaciones sin ánimo de lucro pueden ofrecer planes de pensiones de prestaciones definidas a sus empleados, esto no es tan habitual como en el pasado. Por ello, no hemos tratado los cambios en dichos planes en este artículo. No obstante, puede encontrar más información sobre dichos cambios aquí.
[8] Para mayor claridad, este artículo analiza las normas aplicables a los planes del Código §457(b) y §457(f) mantenidos por organizaciones no gubernamentales, exentas de impuestos y sin fines de lucro. Es posible que se apliquen normas diferentes a los planes del Código §457(b) mantenidos por entidades gubernamentales.
[9] Sin embargo, están sujetos a otras disposiciones de la ley ERISA, como los procedimientos de reclamación y apelación de la ERISA.
[10] Esto ocurre ocasionalmente, especialmente cuando solo un empleado recibe una prestación del Plan 457. La mejor práctica es mencionar el Plan 457 en el contrato de trabajo del empleado, al tiempo que se documenta por separado el acuerdo del Plan 457.
[11] El análisis de los parámetros del Código §409A queda fuera del alcance de este artículo. Considérate afortunado.
