¿Está su organización sin ánimo de lucro recortando prestaciones para compensar los recortes de la financiación federal?
Actúe con cautela ante las recientes órdenes ejecutivas
El 6 de febrero de 2025, la administración Trump (la Administración) emitió una orden ejecutiva (la Orden de Revisión) que ordenaba a los jefes de los departamentos y agencias ejecutivas federales (Agencias) revisar toda la financiación que las Agencias proporcionan a las "Organizaciones No Gubernamentales"[1] A las Agencias se les ordenó además alinear todas las decisiones futuras de financiación con los intereses de los Estados Unidos y los objetivos y prioridades de la Administración.
La emisión por parte de la Administración de la Orden de Revisión, unida a una orden ejecutiva anterior (la Orden de Financiación) por la que se congelaba el gasto federal en subvenciones, préstamos y otras iniciativas,[2 ] ha conmocionado a la comunidad sin ánimo de lucro al amenazar la financiación de las organizaciones sin ánimo de lucro tanto en Estados Unidos como en todo el mundo. Las organizaciones sin ánimo de lucro están sopesando ahora sus opciones para gestionar el impacto potencial que la Orden de Financiación y la Orden de Revisión pueden tener en sus operaciones y finanzas.
Mientras que algunas organizaciones sin ánimo de lucro pueden recurrir a despidos o reducciones de plantilla como medio de recortar gastos,[3 ] otras pueden considerar la posibilidad de reducir las aportaciones de la empresa a sus planes de prestaciones para mantenerse a flote mientras se desarrolla la lucha por la financiación. Al igual que los empleadores con ánimo de lucro, los empleadores sin ánimo de lucro reconocen el importante papel que desempeñan las prestaciones generosas a la hora de contratar y retener a empleados con talento, y entienden que reducir las prestaciones a mitad de año no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Este artículo analiza algunos de los problemas de cumplimiento a los que pueden enfrentarse las organizaciones sin ánimo de lucro si deciden hacerlo.
Planes de asistencia sanitaria
Las empresas sin ánimo de lucro (al igual que el resto de empresas) suelen fijar los niveles de cotización de los empleados a sus planes de salud y bienestar para todo el año del plan y no los ajustan hasta el año siguiente. En consecuencia, si un empleador desea aumentar las aportaciones de los empleados durante el año del plan, debe realizar tales cambios con cuidado.
Modificaciones del plan y notificaciones a los empleados:
Un empleador sin ánimo de lucro debe trabajar con su administrador externo y/o asesor jurídico para modificar los términos de los documentos de su plan de salud con el fin de aplicar cualquier aumento previsto en las contribuciones de los empleados. A la hora de determinar la fecha de entrada en vigor de los cambios, la empresa debe tener en cuenta cuándo debe notificar el cambio a sus empleados y cuál es la mejor forma de hacerlo.
DOCUP y PME. En virtud de ERISA, las empresas deben proporcionar a los partícipes de los planes de prestaciones de jubilación y previsión[4] una "descripción resumida del plan" (SPD, por sus siglas en inglés) que describa las condiciones de sus planes de forma sencilla y comprensible para los partícipes. Si una empresa modifica un plan de prestaciones en virtud de ERISA de forma que se modifique sustancialmente la SPD, debe facilitar a los partícipes del plan un "resumen de modificaciones sustanciales" (SMM) en el que se describa el cambio. Por lo general, el SMM debe facilitarse a los partícipes del plan en un plazo de 210 días a partir del final del año del plan en el que la empresa adoptó el cambio.
No obstante, se aplican normas de calendario diferentes si el empresario modifica un plan de salud o bienestar para reducir sustancialmente los "servicios o prestaciones cubiertos" del plan. Una reducción sustancial de los servicios o prestaciones cubiertos puede deberse a un aumento de las "primas, deducibles, coaseguros, copagos u otros importes que deba abonar un partícipe o beneficiario"[5] Cuando una empresa modifica un plan de salud o bienestar para reducir sustancialmente los servicios o prestaciones cubiertos por el plan, debe facilitar a los partícipes del plan una SMM en la que se describa el cambio en un plazo de 60 días a partir de la adopción de dicho cambio.
SBCs. En ocasiones, también puede exigirse a la empresa que notifique por adelantado a los afiliados y beneficiarios los cambios que se produzcan en el plan de salud de la empresa. En virtud de la Ley de Protección al Paciente y Asistencia Asequible (ACA, por sus siglas en inglés), las empresas deben facilitar a sus empleados un "Resumen de prestaciones y cobertura" (SBC, por sus siglas en inglés), un resumen fácil de entender de cada cobertura ofrecida por el plan de salud de la empresa. Si una modificación sustancial de un plan de salud afecta al contenido del SBC del plan, la empresa debe notificar el cambio a los participantes y beneficiarios con antelación, al menos 60 días antes de la fecha en que el cambio entre en vigor.
Elecciones del Plan de Cafetería:
Aunque un aumento de las primas aportadas por los empleados no afecte al SBC de un plan de salud, desde un punto de vista práctico, es probable que la empresa desee notificar con antelación cualquier aumento de las primas a los participantes en el plan. De este modo, la empresa podrá contextualizar el aumento y, si lo permite el artículo 125 del Código o el plan "cafetería" de la empresa, comunicar a los empleados la posibilidad de elegir nuevas prestaciones con arreglo a dicho plan.
Un plan de cafetería permite a los empleados adquirir (o pagar el coste de) determinadas prestaciones sociales (como las primas de las prestaciones sanitarias colectivas, la cobertura de vida y AD&D colectivas, la asistencia para el cuidado de dependientes, etc.) antes de impuestos. Sin embargo, para recibir esa prestación, el empleado debe elegirla durante el periodo de inscripción abierta (antes del inicio del año del plan aplicable) y suele ser irrevocable durante todo el año.
No obstante, los empleados pueden modificar sus elecciones si experimentan determinados "cambios de estatus", como matrimonio, nacimiento/adopción de un hijo, etc. También pueden modificar sus elecciones anteriores debido a un cambio "significativo" de coste o cobertura[6]. El carácter significativo de un cambio en el coste o la cobertura depende de los hechos y circunstancias pertinentes, incluido el impacto relativo en la población de empleados, los incrementos de costes anteriores, etc. Si se considera "significativo" el aumento de las contribuciones de los empleados a las primas de asistencia sanitaria, se les debe dar la oportunidad de cambiar sus elecciones anteriores en materia de asistencia sanitaria.
Posibles sanciones de la ACA:
Si se permite a los empleados cambiar sus elecciones en materia de asistencia sanitaria debido a un aumento de sus contribuciones a las primas de asistencia sanitaria, podrían optar por abandonar por completo la cobertura de asistencia sanitaria de un empleador sin ánimo de lucro. Esto podría tener consecuencias imprevistas para el empleador. Por ejemplo, si después de abandonar la cobertura sanitaria de la empresa, el empleado obtiene una cobertura alternativa en un mercado estatal de la ACA y tiene derecho a una subvención de la prima (porque la cobertura de la empresa se considera ahora inasequible), la empresa podría estar sujeta a sanciones de la ACA.
Planes de jubilación con ventajas fiscales
Planes §401(k) y §403(b) del Código:
Una empresa sin ánimo de lucro puede optar por ofrecer a sus empleados acceso a un plan § 401(k) del Código, a un plan § 403(b), o (en algunos casos) a ambos, para que puedan ahorrar para su jubilación[7]. Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden ofrecer a sus empleados aportaciones no electivas o de contrapartida como beneficio adicional. Si, como medida de recorte de gastos, una entidad sin ánimo de lucro desea reducir sus aportaciones empresariales a un plan de este tipo, deberá fijarse en primer lugar en las condiciones del plan.
Contribuciones discrecionales. Si el plan concede al empresario la facultad de determinar si se realizarán aportaciones no electivas o de contrapartida cada año, no será necesaria una modificación del plan. El empresario puede simplemente reducir -o suspender por completo- sus aportaciones en el futuro. (Tenga en cuenta que cualquier cambio de este tipo tendría que hacerse de forma prospectiva).
Dado que no es necesario modificar el plan, técnicamente el empresario no estaría obligado a notificar el cambio a los empleados. Sin embargo, una comunicación abierta con los empleados sobre la reducción/suspensión es probablemente la mejor opción, ya que permitirá al empresario explicar los motivos del cambio. Los empleados, por su parte, pueden querer ajustar sus propios aplazamientos optativos debido a la reducción/suspensión de las contribuciones del empresario.
Tipo fijo de cotización. Si el plan especifica el tipo de las cotizaciones no optativas o de contrapartida de la empresa, ésta deberá modificar el plan para aplicar una reducción/suspensión de dichas cotizaciones.
En este caso no es necesario notificar la modificación con antelación, pero la empresa estará obligada a facilitar a los partícipes del plan un SMM. Aunque la SMM no se debe entregar hasta 210 días después del final del año del plan en el que se adopta la modificación, una vez más, el empleador sin ánimo de lucro debe considerar si comunicar el cambio más pronto que tarde (proporcionando la SMM a los participantes lo antes posible o por otros medios) tiene sentido dadas las circunstancias.
"Planes "puerto seguro. Se considerará que un plan de "puerto seguro" §401(k) o §403(b) cumple ciertos requisitos de no discriminación si la empresa patrocinadora satisface varios requisitos de aportación y notificación a los participantes.
Si una empresa realiza aportaciones de contrapartida "safe harbor" en nombre de los partícipes, puede modificar su plan para reducir/suspender dichas aportaciones a mitad de año si:
- El empresario "opera con pérdidas económicas" durante el año del plan; o
- Por cualquier motivo, si el aviso de "puerto seguro" proporcionado anualmente a los participantes del plan incluye una declaración que permita al empresario reducir o suspender las aportaciones de contrapartida de "puerto seguro" durante el año.
La modificación del plan no puede entrar en vigor antes de transcurridos 30 días desde que la empresa entregue a los trabajadores un aviso complementario de "puerto seguro" en el que se describa la reducción/suspensión de las cotizaciones empresariales.
Las empresas que utilicen un formato de plan preaprobado deben ponerse en contacto con los proveedores de su plan para que les ayuden a preparar la modificación necesaria (colaborando con su asesor jurídico en caso necesario) y a coordinar la fecha de entrada en vigor de la modificación con la distribución del aviso complementario de "puerto seguro".
Las empresas que realicen aportaciones no electivas de "puerto seguro" en nombre de los partícipes del plan también pueden modificar su plan para reducir o suspender dichas aportaciones. Aunque, por lo general, estas empresas ya no están obligadas a proporcionar un aviso anual de puerto seguro (en virtud de la Ley de Mejora de la Jubilación en Todas las Comunidades (SECURE)), las empresas deben considerar la posibilidad de notificar el cambio a los empleados con la debida antelación.
SMM necesarios. Incluso si un empresario debe notificar a los partícipes del plan con antelación la reducción/suspensión de las contribuciones "safe harbor" del empresario (mediante la entrega de una notificación complementaria "safe harbor"), el empresario también tendrá que proporcionar a los partícipes una SMM que describa el cambio dentro del plazo mencionado anteriormente.
Planes de retribución diferida no cualificados
Planes §457(b) y §457(f) del Código:
Una organización no gubernamental sin ánimo de lucro exenta de impuestos[8] puede establecer un plan conforme al artículo 457(b) del Código para permitir que un grupo selecto de sus empleados altamente remunerados o directivos reserve fondos adicionales para su jubilación (por encima de las cantidades aportadas a un plan conforme al artículo 401(k) o 403(b) del Código). Las empresas sin ánimo de lucro también pueden realizar aportaciones en nombre de los participantes en el plan §457(b) del Código.
Para poder diferir inmediatamente los impuestos sobre esas aportaciones del empleador y del empleado, un plan del Código §457(b ) debe cumplir determinados requisitos, como los límites de las aportaciones anuales (combinadas entre las aportaciones del empleado y del empleador), el calendario de las distribuciones, etc. Los planes de retribución diferida no cualificados que no cumplen los requisitos del Código §457(b) (normalmente porque el total de aportaciones al plan supera el límite de aportaciones anuales) se clasifican como planes del Código §457(f). (En conjunto, este artículo se refiere a dichos planes como "Planes 457").
¿Es necesaria una modificación? Al igual que los planes §401(k) y §403(b), la necesidad de modificar un Plan 457 para reducir/suspender el porcentaje de las aportaciones del empleador (en su caso) dependerá de si los documentos del plan otorgan al empleador discrecionalidad para determinar sus aportaciones cada año, o de si dicho lenguaje está horneado en el documento del plan. Si un plan 457 concede al empresario total discrecionalidad para realizar las aportaciones, no será necesaria ninguna modificación. Sin embargo, si el Plan 457 contiene un lenguaje que describe el nivel de contribuciones del empleador, el Plan 457 tendrá que ser modificado si el empleador desea reducir/suspender las contribuciones del empleador.
No necesita SMM. Aunque sea necesaria una modificación (porque el documento del Plan 457 especifique que el empleador sin ánimo de lucro realizará un determinado nivel de aportaciones patronales), el empleador no está obligado a proporcionar a los partícipes del Plan 457 un SMM. Dado que la participación en los Planes 457 se limita a un pequeño grupo de empleados (al menos presumiblemente) financieramente sofisticados, los Planes 457 se consideran planes "top-hat". Los planes de alto nivel no están sujetos a las normas de información de ERISA,[9 ] incluida la obligación de proporcionar un DSP a los partícipes o de actualizar dicho DSP con un SMM cada vez que se modifique sustancialmente el plan.
Aun así, dado que entre los participantes en el Plan 457 se incluirán probablemente los altos ejecutivos y el personal de la entidad sin ánimo de lucro, una entidad sin ánimo de lucro que modifique sus Planes 457 para reducir/suspender las contribuciones del empleador probablemente deseará ser abierta con los participantes sobre los cambios en sus contribuciones y la justificación de dichos cambios.
Beneficios en los contratos de trabajo. La capacidad de un empleador sin ánimo de lucro para modificar un Plan 457 puede verse limitada si la concesión de beneficios en virtud del Plan 457 sólo está documentada en el acuerdo de empleo de un participante con derecho a ello[10]. En ese caso, cualquier modificación de la obligación del empleador de contribuir al acuerdo estará sujeta a los términos del acuerdo de empleo y, en consecuencia, puede estar sujeta a la aprobación del empleado.
Código §409A Cuestiones. Los planes del Código §457(b) están exentos de los requisitos del Código §409A, mientras que los planes del Código §457(f) no lo están. El artículo §409A del Código impone normas estrictas tanto sobre el momento del pago como sobre los cambios en el momento del pago en virtud de acuerdos de retribución diferida no cualificada[11]. El incumplimiento de los requisitos del artículo §409A del Código puede acarrear importantes sanciones para el empleado (y dar lugar a incumplimientos en la presentación de información por parte de la empresa). Aunque la reducción/suspensión de las aportaciones del empleador a un plan del Código §457(f) probablemente no afecte al Código §409A, el empleador sin ánimo de lucro debe consultar con su asesor fiscal o jurídico antes de introducir cambios en dichos planes.
[1] La Orden de Revisión no define específicamente qué es una "organización no gubernamental". Sin embargo, dado el amplio alcance de la Orden de Revisión, parece razonable suponer que el término incluye a cualquier organización sin ánimo de lucro que acepte fondos federales.
[2] La orden de financiación fue impugnada ante un tribunal federal por los fiscales generales demócratas de 22 estados y el Distrito de Columbia. Aunque el Tribunal de Distrito que conoció de esa impugnación consideró que una "amplia congelación categórica y radical de los fondos federales" era "probablemente inconstitucional", la lucha para obligar a la Administración a reanudar los pagos de los programas federales sigue su curso.
[3] Las organizaciones sin fines de lucro que estén considerando la posibilidad de realizar despidos o cesantías como medio para ahorrar fondos deben revisar nuestro artículo anterior sobre el impacto de las cesantías de los empleadores en los beneficios de los empleados. Aunque fue escrito al principio de la pandemia de COVID-19, el artículo proporciona una guía útil para las organizaciones sin ánimo de lucro que navegan por los efectos potenciales que una suspensión o despido puede tener en los beneficios de su fuerza de trabajo. Tenga en cuenta, sin embargo, que los programas de ayuda de COVID-19 mencionados en ese artículo ya no se aplican.
[4] Los beneficiarios que reciban prestaciones en virtud del plan también tienen derecho a recibir un DOCUP.
[5] Véase 29 CFR §2520.104b-3(d)(3).
[6] Véase 26 CFR §1.125-4(f).
[7] Aunque algunas organizaciones sin ánimo de lucro pueden ofrecer planes de pensiones de prestación definida a sus empleados, esto no es tan común como en el pasado. Por ello, no hemos analizado en este artículo los cambios en dichos planes. No obstante, puede encontrar información adicional sobre dichos cambios aquí.
[8] En aras de la claridad, este artículo analiza las normas aplicables a los planes §457(b) y §457(f) del Código mantenidos por organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro exentas de impuestos. Pueden aplicarse normas diferentes a los planes §457(b) del Código mantenidos por entidades gubernamentales.
[9] No obstante, están sujetas a otras disposiciones de ERISA, como los procedimientos de reclamación y apelación de ERISA.
[10] Esto ocurre ocasionalmente, sobre todo cuando sólo un empleado recibe una prestación del Plan 457. La mejor práctica es mencionar el Plan 457 en el contrato de trabajo del empleado y documentar el acuerdo del Plan 457 por separado. La mejor práctica consiste en mencionar el Plan 457 en el contrato de trabajo del empleado y documentar el acuerdo del Plan 457 por separado.
[11] Una discusión de los parámetros del Código §409A está fuera del alcance de este artículo. Considérese afortunado.
