El nuevo panorama de aplicación de la ley bajo las órdenes ejecutivas de la administración Trump

Las órdenes ejecutivas del presidente Trump, firmadas el 20 de enero de 2025, han alterado significativamente el panorama de la aplicación de las leyes de inmigración. Los cambios clave incluyen:

• Declaración del estado de emergencia nacional en la frontera sur
• Ampliación de las prioridades de aplicación de la ley para incluir categorías más amplias de inmigrantes susceptibles de ser expulsados.
• Aumento de la presencia del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) para realizar más operaciones de control en los lugares de trabajo.
• Revocar la financiación federal a las jurisdicciones que no cumplan con las leyes federales de inmigración.

Estas medidas indican un renovado interés por la aplicación de la ley en los lugares de trabajo, con un aumento de las auditorías y redadas, y sanciones más estrictas por infracciones del formulario I-9. Los empleadores deben estar preparados para visitas sin previo aviso que podrían interrumpir las operaciones y dar lugar a la detención de empleados, a la luz de las recientes órdenes ejecutivas de la administración Trump sobre la aplicación de las leyes de inmigración, el ICE y la unidad de Detección de Fraudes y Seguridad Nacional (FDNS) del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). La siguiente guía describe los pasos fundamentales que deben seguir los empleadores para garantizar el cumplimiento de la I-9 y del E-Verify, y prepararse para posibles visitas al lugar de trabajo.

Guía de cumplimiento del formulario I-9

La piedra angular del cumplimiento de las normas de inmigración para los empleadores es la correcta cumplimentación y conservación de los formularios I-9. Estos son los pasos esenciales para garantizar el cumplimiento del formulario I-9:

1. Finalización oportuna

• Asegúrese de que el empleado complete la Sección 1 el primer día de empleo o antes.
• Complete la sección 2 en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha de inicio del empleado.

2. Verificación de documentos

• Examine físicamente los documentos presentados por los empleados para establecer su identidad y autorización para trabajar.
• Para los participantes en E-Verify, asegúrese de que los documentos de la Lista B contengan una fotografía.

3. Mantenimiento de registros

• Conserve los formularios I-9 de todos los empleados actuales y de los empleados que hayan dejado la empresa, tal y como exige la ley.
• Guarde los formularios I-9 de forma segura, separados de otros registros de personal.

4. Auditorías periódicas

• Realizar auditorías internas de los formularios I-9 para identificar y corregir errores.
• Considere la posibilidad de utilizar sistemas electrónicos I-9 para agilizar el cumplimiento normativo y reducir los errores.

5. Formación

• Proporcionar formación exhaustiva al personal de RR. HH. sobre los requisitos de cumplimiento del formulario I-9.
• Asegúrese de que el personal comprenda cómo completar, almacenar y conservar los formularios correctamente.

Guía de cumplimiento de E-Verify

Para prepararse para una posible visita de E-Verify, los empleadores deben tomar las siguientes medidas de cumplimiento:

1. Mantenimiento de la cuenta

• Asegúrese de que al menos un administrador del programa figure en la cuenta de E-Verify.
• Mantenga actualizado el perfil de la empresa.
• Verifique que todos los usuarios hayan completado los tutoriales obligatorios, incluida la formación de actualización.

2. Documentación y mantenimiento de registros

• Mantenga un almacenamiento organizado y seguro de todos los formularios I-9 y registros de E-Verify.
• Prepárese para presentar toda la información enviada originalmente con las solicitudes de E-Verify.
• Asegúrese de que los documentos de identidad de la Lista B tengan una foto.

3. Corregir los registros, según sea necesario.

• Según el Manual del usuario de E-Verify, si un empleador descubre que, por descuido, no ha creado un caso antes del tercer día hábil, debe cumplir con la normativa inmediatamente creando un caso para el empleado. Sin embargo, esto se aplica a los empleados recién contratados, no a los empleados con antigüedad. 
• El Manual del usuario de E-Verify continúa diciendo: «No cree un caso para un empleado cuyo primer día de empleo sea anterior a la fecha de entrada en vigor del memorando de entendimiento del empleador».[1] Por lo tanto, en el caso de los empleados que llevan tiempo en la empresa, no se recomienda presentar un caso de E-Verify mucho tiempo después de su fecha de inicio.

4. Notificaciones en el lugar de trabajo

• Exhiba claramente los carteles de Aviso de participación en E-Verify y Derecho a trabajar en inglés y español.
• Considere la posibilidad de mostrar los carteles en formato digital, en línea, o proporcionar copias con las solicitudes de empleo.

5. Formación y preparación

• Asegúrese de que todo el personal involucrado en la verificación del formulario I-9 esté bien capacitado y al día en cuanto a los procedimientos.
• Realizar auditorías internas periódicas para identificar y corregir cualquier problema de cumplimiento.
• Considere la posibilidad de que un abogado realice una auditoría externa para preservar el privilegio.

Preparación para las visitas al sitio

Ante la mayor posibilidad de visitas de ICE o FDNS, los empleadores deben tomar medidas proactivas para prepararse:

1. Desarrollar un protocolo de respuesta por escrito: crear un plan integral que describa:

• Puntos de contacto designados para gestionar las visitas al sitio;
• Pasos para verificar la identidad y autoridad de los agentes visitantes;
• Procedimientos para notificar al asesor jurídico y a la dirección; y
• Directrices para las interacciones de los empleados con los agentes.

2. Designar y formar al personal clave.

• Nombrar contactos principales y suplentes familiarizados con el cumplimiento de las normas de inmigración.
• Asegúrese de que estos representantes estén preparados para recibir a los inspectores y facilitar la visita.
• Capacite a los empleados de primera línea sobre cómo responder a la llegada de los agentes.

3. Conoce tus derechos y tus límites

• Comprender la diferencia entre órdenes administrativas y judiciales.
• Tenga en cuenta que los agentes del ICE no pueden entrar en zonas privadas sin una orden judicial válida o sin consentimiento.
• Marque y designe claramente las áreas privadas dentro de su lugar de trabajo.

4. Preparar la documentación

• Mantenga los registros I-9 organizados y fácilmente accesibles.
• Guarde copias de las solicitudes de visado, las solicitudes de condiciones laborales y otros documentos de inmigración relevantes para los empleados extranjeros a fin de tenerlos siempre a mano.
• Considere la posibilidad de crear una «carpeta de cumplimiento» con información clave sobre su organización y sus empleados.

5. Educar a los empleados

• Informe a los empleados sobre sus derechos durante una visita al lugar, incluido el derecho a permanecer en silencio y solicitar representación legal, y el derecho a negarse a firmar documentos sin asesoramiento legal.
• Proporcione a los empleados tarjetas con el título «Conozca sus derechos», disponibles en varios idiomas.
• Realizar visitas simuladas al sitio para capacitar/familiarizar al personal con los procedimientos y enseñarles cómo responder mejor a las consultas de manera cortés y asertiva.

Durante una visita al sitio:

Si agentes del ICE o del FDNS se presentan en su lugar de trabajo, siga estos pasos:

• Verificar credenciales: Solicite ver y registrar los números de identificación y de placa de los agentes.
• Revisar las órdenes judiciales: Si se le presenta una orden judicial, revise cuidadosamente su alcance y validez.
• Póngase en contacto con su asesor jurídico: Notifique inmediatamente a su representante legal designado.
• Acceso restringido: Solo se permite el acceso a las áreas y documentos especificados en una orden judicial válida (para visitas del ICE) o (en visitas del FDNS) a los documentos, información y entrevistas relacionados con la información proporcionada en una solicitud de beneficios de inmigración para un trabajador extranjero.
• Documentar la visita: tomar notas detalladas de todas las interacciones, incluyendo las preguntas formuladas y las respuestas proporcionadas.
• Acompañe a los agentes: No deje a los agentes sin supervisión en su lugar de trabajo.
• Mantenga la calma: Anime a los empleados a mantener la calma y la profesionalidad durante todo el proceso.

Acciones posteriores a la visita

Después de visitar el sitio, siga estos pasos:

• Reunión informativa con el asesor jurídico y el equipo directivo.
• Revisar las notas y la documentación de la visita.
• Abordar cualquier problema de cumplimiento identificado durante la inspección.
• Considere la posibilidad de realizar una auditoría completa del formulario I-9, si no se ha completado recientemente.
• Reforzar la formación de los empleados basándose en la experiencia de la visita.

Posibles consecuencias y sanciones

Los empleadores deben estar al tanto del aumento de las sanciones por infracciones del formulario I-9 en 2025:

Además, la participación en E-Verify puede ser cancelada y los empleadores serán denunciados a las agencias que investigan actividades de empleo ilegal si E-Verify encuentra pruebas de uso indebido, abuso, discriminación y/o fraude.

Estas severas sanciones subrayan la importancia de cumplir estrictamente las leyes de inmigración y estar preparados para posibles visitas in situ.

En conclusión

A medida que evoluciona el panorama de la aplicación de la ley bajo la nueva administración, los empleadores deben dar prioridad al cumplimiento del formulario I-9 y a la preparación para posibles visitas in situ. Mediante la implementación de programas de cumplimiento sólidos, la formación del personal y el desarrollo de protocolos de respuesta claros, las empresas pueden mitigar los riesgos asociados a las medidas de control de la inmigración.

Recuerde que, aunque en general es recomendable cooperar, los empleadores también tienen derechos durante estas visitas. Es fundamental encontrar el equilibrio entre la cooperación y la protección de los intereses de su empresa. Manteniéndose informados, preparados y proactivos, los empleadores pueden navegar por este entorno desafiante sin dejar de cumplir con la normativa.

[1] «MOU» se refiere al Memorando de Entendimiento de E-Verify para empleadores.