El nuevo panorama de aplicación de la ley bajo las órdenes ejecutivas de la Administración Trump

Las órdenes ejecutivas del presidente Trump, firmadas el 20 de enero de 2025, han alterado significativamente el panorama de la aplicación de la ley de inmigración. Los cambios clave incluyen:

• Declarar una emergencia nacional en la frontera sur
• Ampliación de las prioridades de aplicación de la ley para incluir categorías más amplias de inmigrantes expulsables
• Aumento de la presencia del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) para más operaciones de control en los lugares de trabajo
• Revocación de la financiación federal a las jurisdicciones que no cumplan las leyes federales de inmigración

Estas acciones señalan un enfoque renovado en la aplicación de la ley en el lugar de trabajo, con un aumento de las auditorías, redadas y sanciones más estrictas por violaciones del I-9. Los empleadores deben estar preparados para visitas no anunciadas que podrían interrumpir las operaciones y potencialmente conducir a detenciones de empleados a la luz de las recientes órdenes ejecutivas de la administración Trump sobre la aplicación de la ley de inmigración, ICE y la unidad de Detección de Fraude y Seguridad Nacional (FDNS) de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). La siguiente guía describe los pasos críticos que los empleadores deben tomar para garantizar el cumplimiento de I-9, el cumplimiento de E-Verify y prepararse para posibles visitas al sitio.

Guía de cumplimiento del I-9

La piedra angular del cumplimiento de la normativa de inmigración para los empresarios es la cumplimentación y el mantenimiento adecuados de los formularios I-9. Estos son los pasos esenciales para garantizar el cumplimiento del I-9:

1. Finalización puntual

• Asegúrese de que el empleado cumplimenta la sección 1 el primer día de trabajo o antes.
• Cumplimente la sección 2 en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del empleado.

2. Verificación de documentos

• Examinar físicamente los documentos presentados por los empleados para determinar su identidad y autorización de trabajo.
• Para los participantes en E-Verify, asegúrese de que los documentos de la Lista B contienen una fotografía.

3. Mantenimiento de registros

• Conserve los formularios I-9 de todos los empleados actuales y de los despedidos, tal y como exige la ley.
• Guarde los formularios I-9 de forma segura, separados de otros registros de personal.

4. Auditorías periódicas

• Realizar auditorías internas de los formularios I-9 para identificar y corregir errores.
• Considere la posibilidad de utilizar sistemas electrónicos I-9 para agilizar el cumplimiento y reducir los errores.

5. Formación

• Impartir formación exhaustiva al personal de RRHH sobre los requisitos de cumplimiento del I-9.
• Asegurarse de que el personal comprende la forma adecuada de cumplimentar, almacenar y conservar los formularios.

Guía de cumplimiento de E-Verify

Para prepararse para una posible visita de E-Verify, las empresas deben tomar las siguientes medidas de cumplimiento:

1. Mantenimiento de cuentas

• Asegúrese de que al menos un administrador del programa figura en la cuenta de E-Verify.
• Mantenga actualizado el perfil de la empresa.
• Verifique que todos los usuarios hayan completado los tutoriales requeridos, incluida la formación de actualización.

2. Documentación y registros

• Mantener un almacenamiento organizado y seguro de todos los formularios I-9 y registros de E-Verify.
• Esté preparado para presentar toda la información presentada originalmente con las peticiones de E-Verify.
• Asegúrese de que los documentos de identidad de la Lista B tienen foto.

3. Corregir los registros, según sea necesario

• Según el Manual del usuario de E-Verify, si un empleador descubre que no ha creado un caso por error antes del tercer día laborable, debe ponerse en conformidad inmediatamente creando un caso para el empleado. Sin embargo, esto se aplica a las contrataciones recientes, no a los empleados a largo plazo. 
• El Manual del Usuario de E-Verify continúa diciendo: "No cree un caso para un empleado cuyo primer día de trabajo sea anterior a la fecha de entrada en vigor del MOU del empleador"[1] Como tal, para los empleados que han estado en la empresa durante un tiempo, presentar un caso de E-Verify mucho después de su fecha de inicio generalmente no es recomendable.

4. Notificaciones en el lugar de trabajo

• Exponer claramente los carteles de Aviso de participación en E-Verify y Derecho al trabajo en inglés y español.
• Considere la posibilidad de exponer los carteles en formato digital, en línea o de entregar copias con las solicitudes de empleo.

5. Formación y preparación

• Asegúrese de que todo el personal implicado en la verificación I-9 esté bien formado y al día de los procedimientos.
• Realizar auditorías internas periódicas para identificar y corregir cualquier problema de cumplimiento.
• Considere la posibilidad de que un abogado realice una auditoría externa para preservar la confidencialidad.

Preparación de las visitas

Ante la posibilidad cada vez mayor de que se produzcan visitas del ICE o del FDNS, los empresarios deben tomar medidas proactivas para prepararse:

1. Elabore un protocolo de respuesta por escrito: cree un plan exhaustivo que describa:

• Puntos de contacto designados para gestionar las visitas in situ;
• Pasos para verificar la identidad y la autoridad de los agentes visitantes;
• Procedimientos de notificación al asesor jurídico y a la dirección; y
• Directrices para la interacción de los empleados con los agentes.

2. Designar y formar al personal clave

• Designar contactos principales y suplentes familiarizados con el cumplimiento de la normativa de inmigración.
• Asegúrese de que estos representantes estén preparados para recibir a los inspectores y facilitar la visita.
• Formar a los empleados de primera línea sobre cómo responder a la llegada de agentes.

3. Conozca sus derechos y límites

• Comprender la diferencia entre las órdenes administrativas y judiciales.
• Tenga en cuenta que los agentes del ICE no pueden entrar en zonas privadas sin una orden judicial válida o consentimiento.
• Marque y designe claramente las zonas privadas de su lugar de trabajo.

4. Preparar la documentación

• Mantener los registros I-9 organizados y fácilmente accesibles.
• Tenga a mano copias de las peticiones de visado, solicitudes de condición laboral y otros documentos de inmigración pertinentes para los empleados extranjeros.
• Considere la posibilidad de crear una "carpeta de cumplimiento" con información clave sobre su organización y sus empleados.

5. Educar a los empleados

• Informar a los empleados sobre sus derechos durante una visita in situ, incluido el derecho a permanecer en silencio y solicitar representación legal, y el derecho a negarse a firmar documentos sin asesoramiento jurídico.
• Proporcione a los empleados tarjetas "Conozca sus derechos", disponibles en varios idiomas.
• Realizar visitas simuladas a los centros para formar y familiarizar al personal con los procedimientos y enseñarles a responder mejor a las preguntas de forma educada y asertiva.

Durante una visita in situ:

Si llegan agentes del ICE o del FDNS a su lugar de trabajo, siga estos pasos:

• Verifique las credenciales: Pida ver y anotar los números de identificación y placa de los agentes.
• Revise las órdenes judiciales: Si se le presenta una orden judicial, revise cuidadosamente su alcance y validez.
• Póngase en contacto con un asesor jurídico: Notifique inmediatamente a su representante legal designado.
• Limitar el acceso: Sólo proporcionar acceso a las áreas y documentos especificados en una orden válida (para visitas ICE) o (en visitas FDNS) documentos, información y entrevistas relacionadas con la información que se proporcionó en una presentación de beneficios de inmigración para un trabajador extranjero.
• Documente la visita: Tome notas detalladas de todas las interacciones, incluidas las preguntas formuladas y las respuestas dadas.
• Acompañe a los agentes: No deje a los agentes desatendidos en su lugar de trabajo.
• Mantenga la calma: Anime a los empleados a mantener la calma y la profesionalidad durante todo el proceso.

Acciones posteriores a la visita

Tras una visita a las instalaciones, siga los siguientes pasos:

• Debriefing con el asesor jurídico y el equipo directivo.
• Revise las notas y la documentación de la visita.
• Abordar cualquier problema de cumplimiento detectado durante la inspección.
• Considere la posibilidad de realizar una auditoría I-9 completa, si no se ha completado recientemente.
• Reforzar la formación de los empleados basándose en la experiencia de la visita.

Posibles consecuencias y sanciones

Los empresarios deben ser conscientes del aumento de las sanciones por infracciones del I-9 en 2025:

Además, la participación en E-Verify puede darse por terminada y los empleadores serán denunciados a las agencias que investigan actividades ilegales de empleo si E-Verify encuentra pruebas de uso indebido, abuso, discriminación y/o fraude.

Estas elevadas sanciones subrayan la importancia de cumplir estrictamente las leyes de inmigración y estar preparado para posibles visitas in situ.

En conclusión

A medida que el panorama de la aplicación de la ley evoluciona bajo la nueva administración, los empleadores deben dar prioridad al cumplimiento del I-9 y a la preparación para posibles visitas in situ. Mediante la implementación de programas de cumplimiento sólidos, la formación del personal y el desarrollo de protocolos de respuesta claros, las empresas pueden mitigar los riesgos asociados con las acciones de aplicación de las leyes de inmigración.

Recuerde que, aunque la cooperación suele ser aconsejable, los empresarios también tienen derechos durante estas visitas. Es fundamental encontrar un equilibrio entre la cooperación y la protección de sus intereses empresariales. Si se mantienen informados, preparados y proactivos, los empresarios pueden navegar por este difícil entorno sin dejar de cumplir las normas.

[1] "MOU" se refiere al Memorando de Entendimiento de E-Verify para Empleadores.