La importancia de las auditorías internas de salarios y horas trabajadas
Las demandas colectivas y por salarios y horas trabajadas siguen siendo algunas de las reclamaciones laborales más comunes. En un entorno normativo en el que el Departamento de Trabajo federal (DOL) opera con recursos reducidos, es probable que sigan aumentando los litigios privados en el ámbito de los salarios y las horas trabajadas.
Como saben los empleadores que se han enfrentado a este tipo de reclamaciones, una vez que se inicia el litigio, el coste de los errores en materia de salarios y horarios se acumula rápidamente, dada la imposición de indemnizaciones por daños y perjuicios y el pago de los honorarios de los abogados. Por lo tanto, todos los empleadores harían bien en revisar sus prácticas salariales para detectar posibles riesgos.
El lugar obvio para comenzar dicha revisión es con las prácticas salariales para los empleados no exentos. Las áreas de riesgo comunes para la remuneración de los empleados no exentos son:
- Prácticas de control del tiempo. ¿Se exige a los empleados que fichan al entrar y al salir? Si se cambian de ropa o necesitan ropa o equipo de protección especializado, ¿fichan antes de cambiarse? ¿Dónde se encuentran los relojes registradores en relación con los puestos de trabajo de los empleados? Una clave para realizar una auditoría interna exhaustiva de los salarios y las horas de trabajo es revisar y comprobar las prácticas de los empleados al llegar y salir del lugar de trabajo. ¿Hay algún tiempo de trabajo (reuniones, informes de turnos, etc.) que tenga lugar antes o después del turno de un empleado y que no se registre? Todas estas cuestiones conllevan un riesgo potencial.
- Bonificaciones no discrecionales. Las bonificaciones no discrecionales a los empleados no exentos son otra área de riesgo para los empleadores. Estas bonificaciones suelen ser poco frecuentes y se consideran independientes del proceso habitual de pago por hora y horas extras. Sin embargo, en la mayoría de los casos deben incluirse en el cálculo de la tarifa habitual para determinar la prima por horas extras adecuada. Un dato clave es el período de tiempo que cubre la bonificación. Una vez completado el recálculo de la tarifa regular para ese período de tiempo, se debe realizar un pago de horas extras «retroactivo».
- Otros problemas relacionados con el cálculo de la tarifa normal. Entre los errores más comunes se incluyen no tener en cuenta los diferenciales por turnos, los cambios en la tarifa por hora durante la semana y cualquier otro pago no estándar en la tarifa normal.
- Descansos. Una revisión interna también debe tener en cuenta los descansos de los empleados. ¿Los empleados fichan al salir a descansar? ¿Los descansos se deducen automáticamente de las horas trabajadas? Si es así, ¿existe un proceso para corregir la deducción cuando se pierden los descansos? Los empleadores que operan en varios estados también deben asegurarse de consultar los requisitos específicos en materia de descansos de los estados en los que trabajan los empleados no exentos. Los estados pueden variar mucho, desde no exigir ningún descanso hasta exigir descansos específicos, remunerados o no, por determinados periodos de tiempo trabajado.
Una vez completada la revisión de las prácticas de tiempo y remuneración de los empleados no exentos, los empleadores no han terminado.
Un elemento clave de una revisión interna de salarios y horarios es recordar que las reclamaciones relacionadas con salarios y horarios pueden afectar no solo a los empleados no exentos de una empresa, sino también a los empleados exentos y a los contratistas.
Las reclamaciones por clasificación errónea son un elemento frecuente en los litigios sobre salarios y horarios. Como parte de una auditoría exhaustiva de salarios y horarios, los empleadores deben revisar todos los puestos exentos para confirmar que están correctamente clasificados. Si bien las funciones del puesto son lo más importante en esta revisión, los empleadores no deben olvidar que el umbral salarial también es un elemento clave para la exención de las horas extras. Muchos estados han establecido umbrales salariales más altos que los requisitos federales, lo que también debe tenerse en cuenta. En lo que respecta a las funciones del puesto, una buena auditoría interna no solo examinará las descripciones de los puestos, sino que también tratará de comprender cuáles son realmente las funciones de los empleados. Una descripción del puesto que parezca cumplir los requisitos para un puesto exento no eximirá al empleador de su responsabilidad si las funciones reales del puesto son diferentes.
En lo que respecta a los contratistas independientes, la revisión presenta la complicación añadida de que a menudo existen normas contradictorias y cambiantes sobre la condición de contratista. Los empleadores deben familiarizarse no solo con la norma utilizada por el Departamento de Trabajo y cualquier criterio judicial aplicable, sino también comprender si existen requisitos adicionales a nivel estatal.
En resumen, el ámbito salarial y laboral está plagado de requisitos complejos y riesgos. Las auditorías periódicas son una herramienta esencial para ayudar a los empleadores a evitar costosas responsabilidades en litigios colectivos y demandas colectivas.
