Sara Abarbanel y Jacqueline Hayduk evalúan las mejores prácticas de los programas de asistencia a los empleados
Buenas prácticas para programas eficaces de asistencia al empleado
Este artículo fue publicado originalmente en Law360 el 26 de noviembre de 2024, y se vuelve a publicar aquí con permiso.
Los programas de asistencia al empleado se han convertido en una prestación muy común ofrecida por las empresas estadounidenses.
Por ejemplo, según la Asociación Internacional de Profesionales de Asistencia al Empleado, aproximadamente el 97% de las empresas estadounidenses con más de 5.000 trabajadores, el 80% de las empresas estadounidenses con 1.001-5.000 trabajadores y el 75% de las empresas estadounidenses con 251-1.000 trabajadores ofrecen PAE[1].
Es probable que la prevalencia de los EAP se deba en parte a que las empresas intentan retener el talento y seguir siendo competitivas en el mercado laboral ofreciendo prestaciones completas, sobre todo de salud y bienestar, porque el bienestar y el autocuidado han cobrado cada vez más importancia para los trabajadores en los últimos años.
El tren de la salud y el bienestar no pierde velocidad.
De hecho, según un estudio publicado en enero por McKinsey & Company, solo en Estados Unidos, el mercado del bienestar ha alcanzado los 480.000 millones de dólares, con un crecimiento anual de entre el 5 % y el 10 %[2]. Las empresas de todo el país han seguido la tendencia y han aumentado su oferta de prestaciones de salud y bienestar, como suscripciones patrocinadas por la empresa a aplicaciones de bienestar, gimnasios in situ, guarderías y opciones de comida sana, retos de fitness, servicios de telesalud y PAE.
Esto es lo que deben saber los empresarios que utilizan o se plantean implantar PAE.
Actualización sobre los PAE
Un EAP puede servir a una empresa y a sus empleados de muchas maneras, pero en esencia los EAP ofrecen apoyo y asistencia a los empleados y a sus familiares que atraviesan dificultades personales.
Los PAE son una prestación en el lugar de trabajo que ayuda a los empleados a gestionar los retos cotidianos que podrían afectar negativamente a su vida personal y/o laboral. Los EAP pueden incluir una serie de servicios prestados por profesionales externos para abordar problemas de salud mental, abuso de sustancias, duelo y problemas familiares, desarrollo y formación profesional, y problemas financieros o legales.
Los PAE suelen incluir asesoramiento a corto plazo, derivaciones y/o servicios de seguimiento para ayudar a los empleados a afrontar los retos de la vida. A veces, los EAP también ayudan a los empleados a prevenir o afrontar la violencia en el lugar de trabajo u otras situaciones críticas.
El propósito de los EAP es proporcionar a los empleados apoyo para gestionar los retos de la vida, lo que a su vez permite a los empleados ser más eficientes, productivos y comprometidos con su trabajo. Los EAP son un recurso valioso que puede ayudar a los empleados con los retos personales que les distraen y afectan a su capacidad para rendir al máximo.
Los EAP pueden ayudar a reducir el absentismo, mejorar la productividad de los empleados y mitigar los costes relacionados con el abandono de la empresa. De hecho, según el Departamento de Trabajo de EE.UU., las empresas suelen ahorrar entre 5 y 16 dólares por cada dólar invertido en un PAE.
Los servicios ofrecidos a través de un EAP suelen ser gratuitos y confidenciales. Los empleados pueden acceder a los servicios del EAP a través de una remisión propia, una remisión informal por parte de un compañero o una remisión formal basada en la recomendación de un directivo o un profesional de RRHH. Aunque la mayoría de las remisiones al EAP serán voluntarias, las remisiones obligatorias basadas en el bajo rendimiento o en cuestiones disciplinarias plantean consideraciones jurídicas específicas, que se analizan a continuación.
Buenas prácticas
Los empresarios deben tener en cuenta las siguientes buenas prácticas a la hora de implantar los PAE.
Tener una política claramente definida.
Las normas de la Asociación de Profesionales de Asistencia al Empleado (Employee Assistance Professionals Association)[3] exigen que los PAE cuenten con políticas escritas que garanticen la confidencialidad de los clientes, un procedimiento formal para supervisar a los empleados que recurren al PAE y un número suficiente de profesionales de asistencia al empleado formados para prestar los servicios aplicables.
Además, la Asociación de Profesionales de Asistencia al Empleado recomienda que las empresas que ofrezcan PAE dispongan de una política escrita que defina la relación de la empresa con el PAE y especifique el alcance y las limitaciones de los servicios.
Los empleadores deben asegurarse de que su política define claramente el propósito y el proceso del EAP. Los empleadores deben consultar las normas de la Asociación de Profesionales de Asistencia al Empleado para conocer otros requisitos relativos a los EAP y las políticas de EAP.
Promocione su EAP entre los empleados.
Para que los empleados obtengan el máximo beneficio del PAE -y los empresarios el máximo rendimiento de la inversión-, los empleados tienen que utilizar realmente el PAE. Es fundamental que los empleados sepan qué ofrece realmente el PAE, ya que muchos desconocen los distintos servicios que ofrecen los PAE contemporáneos.
Las empresas deben informar a los empleados sobre los servicios de su EAP durante la orientación, el periodo de inscripción abierta a las prestaciones y mediante la difusión de preguntas frecuentes. Las empresas también pueden considerar la posibilidad de ofrecer seminarios web o almuerzos de trabajo periódicos sobre el tema.
Garantizar que los PAE se ajustan a las prácticas de la DEI.
Los empresarios deben asegurarse de que los servicios y el modelo de prestación de su EAP están en consonancia con sus iniciativas en materia de diversidad, equidad e inclusión.
Esto incluye, entre otras cosas, el uso de mensajes inclusivos, la oferta de material promocional y recursos en distintos idiomas, y la garantía de que los profesionales de los servicios estén preparados para hacer frente a las barreras lingüísticas, así como la sensibilidad ante las necesidades culturales particulares y los estigmas culturales en torno a los servicios de salud mental.
Proteger la confidencialidad y la privacidad.
Los empleadores deben dejar claro en sus políticas de EAP que la información del empleado se mantendrá estrictamente confidencial. Esto incluye no sólo lo que el empleado habla durante una sesión con el profesional del EAP, sino también la información identificable individualmente: por ejemplo, la identidad del empleado que utiliza el EAP y el tiempo y la frecuencia de la participación del empleado en el EAP.
Algunos estados, como Washington, han establecido por ley que este tipo de información debe mantenerse en privado, con algunas salvedades,[4] lo que no impide que el empresario obtenga información y estadísticas generales sobre el uso del PAE.
Comunicar a los empleados que un proveedor de EAP mantendrá la privacidad de su información, con la excepción de situaciones en las que la vida o la seguridad del empleado o de otra(s) persona(s) se vea gravemente amenazada.
Evite las trampas de la discriminación.
Los empleadores pueden animar a los empleados a utilizar el EAP siempre y cuando sea necesario, o proporcionar información sobre los servicios del EAP cuando un empleado revele un problema concreto. Sin embargo, obligar a un empleado a utilizar un PAE puede implicar la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y sus equivalentes estatales.
La ADA prohíbe a los empresarios discriminar a una persona cualificada que tenga una discapacidad o que sea percibida como tal. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE.UU., en una carta informal de 19 de julio de 2000, señaló que incluso la remisión a un PAE "en combinación con otras pruebas pertinentes, podría dar lugar a la inferencia de que el empresario consideraba que la persona tenía una discapacidad que la limitaba sustancialmente"[5].
En junio, en el caso EEOC v. Weis Markets Inc. en el Tribunal de Distrito de EE.UU. para el Distrito Medio de Pennsylvania, la EEOC resolvió un caso en el que el empleador, Weis Markets Inc., exigió a un empleado que participara en el EAP como condición para continuar en el empleo.[6] El EAP exigía al empleado que facilitara información médica a la empresa, que ésta utilizaría para determinar si el empleado pasaría a la situación de baja por incapacidad. El empleado se negó.
En una declaración realizada en el momento en que se presentó el caso, la EEOC declaró que el programa del empresario era ilegal en virtud de la ADA, que "prohíbe exigir a los empleados que se sometan a reconocimientos médicos o respondan a preguntas que puedan revelar si tienen discapacidades, a menos que el empresario pueda demostrar que los reconocimientos o las preguntas están relacionados con el trabajo y son coherentes con la necesidad empresarial"[7].
Si se considera la posibilidad de remitir obligatoriamente a un EAP, tenga en cuenta las circunstancias que rodean la remisión y si el programa requiere la divulgación de información médica o de salud mental o la evaluación, si la remisión está relacionada con el trabajo y es coherente con la necesidad empresarial.
Conclusión
Un PAE puede ser una herramienta poderosa tanto para los empresarios como para los empleados. Tener en cuenta los beneficios y las mejores prácticas puede ayudar a los empresarios a ofrecer a sus empleados un programa de EAP con valor para ambos.
[1] https://eapassn.org/page/FAQEAPA.
[2] https://www.mckinsey.com/industries/consumer-packaged-goods/our-insights/the-trends-defining-the-1-point-8-trillion-dollar-global-wellness-market-in-2024.
[3] https://cdn.ymaws.com/eapassn.org/resource/resmgr/eapa_standards_and_professio.pdf.
[4] https://lawfilesext.leg.wa.gov/biennium/2021-22/Pdf/Bills/Session%20Laws/Senate/5564-S.SL.pdf?q=20241115230900.
[5] https://www.eeoc.gov/foia/eeoc-informal-discussion-letter-7.
[6] https://www.eeoc.gov/newsroom/weis-markets-pay-75000-eeoc-sexual-harassment-disability-discrimination-suit.
[7] https://www.eeoc.gov/newsroom/eeoc-sues-weis-markets-sexual-harassment-and-unlawful-use-employee-assistance-program.
