Sobrecomplicación de las horas extraordinarias: Cómo deben evaluar los empresarios los cambios fiscales sobre las horas extraordinarias del proyecto de ley One Big Beautiful
Uno de los temas de mayor tendencia en la blogosfera laboral y fiscal en las últimas semanas ha sido la aprobación de la Ley One Big Beautiful Bill (OBBBA), que, entre otras disposiciones, permite una deducción fiscal de hasta 12.500 $ (25.000 $ para declarantes conjuntos) en "compensación cualificada de horas extraordinarias".
El hecho de que la OBBBA prevea una deducción fiscal puede interpretarse como una buena noticia para los empresarios a corto plazo, porque significa que no están obligados a modificar inmediatamente los importes de las retenciones cheque por cheque. Más bien, los empresarios tendrán que registrar y declarar la compensación de las horas extraordinarias que cumplan los requisitos en los formularios fiscales de fin de año de los empleados. Esto significa que lo principal que los empresarios deben evaluar cuidadosamente ahora mismo son sus sistemas de control y registro del tiempo para asegurarse de que pueden cumplir los nuevos requisitos de información a final de año.
Tal vez se pregunte: "¿tan difícil puede ser?". Bueno, un aspecto potencialmente pasado por alto de la OBBBA se cierne sobre este punto: ¿qué compensación por horas extras realmente "califica" para la deducción?
La respuesta a esta pregunta es sorprendentemente matizada, así que vamos a desglosarla.
La OBBBA, como ley federal, no exime ni puede eximir de todos los impuestos a los salarios por horas extraordinarias; sólo puede afectar a los impuestos federales de los empleados. Esta es precisamente la razón por la que la OBBBA define las horas extraordinarias que "cumplen los requisitos" para la deducción como salarios por horas extraordinarias "según la definición del artículo 7 de la Ley de Normas Laborales Justas de 1938". Esta definición crea dos excepciones principales, lo que significa que los empleadores: (1) en los estados con impuestos estatales y locales sobre los salarios de las horas extraordinarias; y / o (2) que pagan voluntariamente una tasa de horas extraordinarias más alta que la requerida por la FLSA (por ejemplo, doble jornada), deben ser capaces de diferenciar entre - y realizar un seguimiento adecuado - las horas extraordinarias que califican para la deducción OBBBA y las horas extraordinarias que no lo hacen.
Dando un paso más, algunos estados han abordado directamente la cuestión fiscal en los últimos meses ante la posibilidad -y ahora la certeza- de la aprobación de la OBBBA, mientras que otros han guardado silencio al respecto. Un ejemplo de estado que ha abordado la ecuación fiscal es Colorado, que aprobó la ley H.B. 1296 en mayo de 2025. La ley de Colorado establece que cualquier ingreso por horas extraordinarias que en el futuro pudiera quedar exento de la base imponible federal seguirá tributando a nivel estatal. Curiosamente, Colorado tiene ahora una legislación pendiente para revertir efectivamente esta política, pero esa nueva legislación no se someterá a votación hasta noviembre de 2026.
La conclusión de este duelo legislativo en Colorado es que los empleadores deben evaluar los requisitos fiscales estatales y locales en los estados en los que operan para asegurar que sus registros fiscales de fin de año se alinean correctamente con sus requisitos de información fiscal estatal y federal para los salarios de los empleados que califican y no califican para horas extras.
Para muchos empleadores, sus políticas internas -al igual que los propios requisitos de mantenimiento de registros- no se han ajustado en años, pero la OBBBA ha dado paso a un nuevo paradigma de mantenimiento de registros. Por lo tanto, no hay mejor momento que el presente para que los empleadores revisen sus políticas, aborden las lagunas en la forma en que las horas extraordinarias se contabilizan a efectos federales y estatales en virtud de los nuevos requisitos de mantenimiento de registros y presentación de informes, y consulten con sus asesores fiscales y laborales, todo ello para garantizar que la "One Big Beautiful Bill" no se convierta rápidamente en la "One Big End-of-Year Paperwork Nightmare".
