Conceptos básicos sobre prestaciones: cuando se despide a un empleado: guía de recursos para profesionales de RR. HH. y prestaciones

Cuando finaliza el contrato de un empleado, ya sea por un despido rutinario, una separación negociada o un despido inesperado por causa justificada, los equipos de recursos humanos y jurídico deben coordinarse con rapidez y cuidado. La salida de un empleado, independientemente del motivo, desencadena una serie de acontecimientos que afectan a los salarios, las bonificaciones, las concesiones de acciones, las prestaciones de jubilación, la cobertura sanitaria y otros programas patrocinados por la empresa. La forma en que se gestionen cada una de estas prestaciones dependerá de las circunstancias del despido, de la redacción exacta de los documentos que lo regulan y de los requisitos legales aplicables. Los errores pueden ser costosos, tanto desde el punto de vista financiero como de la reputación, por lo que es esencial abordar cada situación de despido con cuidado y coherencia.

La información proporcionada en esta guía es de carácter general y no pretende abordar todas las cuestiones relacionadas con el pago de salarios, prestaciones o impuestos que puedan surgir al despedir a un empleado, ni otros matices que puedan surgir al considerar al empleado despedido o las particularidades de los planes de prestaciones de su empresa. Además, cualquier norma fiscal o de otro tipo descrita en esta guía está vigente en la fecha de publicación de la misma y no implica que las normas descritas sean las únicas (fiscales o de otro tipo) que puedan aplicarse, y están sujetas a cambios. Por lo tanto, siempre recomendamos que consulte a su asesor jurídico interno o externo u otros asesores fiscales o de prestaciones para empleados cuando trate cuestiones relacionadas con la remuneración y las prestaciones en el marco del despido de un empleado. 

Esta guía forma parte de la serie de recursos «Conceptos básicos sobre prestaciones» de la práctica de prestaciones para empleados y remuneración de ejecutivos de Foley «Conceptos básicos sobre prestaciones»; consulte nuestras guías de recursos anteriores para conocer aspectos importantes que deben tenerse en cuenta en materia de prestaciones cuando fallece un empleado o queda discapacitado. 

RESUMEN DE LA LEGISLACIÓN PERTINENTE

Antes de entrar en detalle sobre las cuestiones relacionadas con la administración de los planes de compensación y prestaciones de su empresa, es importante tener un conocimiento general del proceso de rescisión y de los aspectos legales y administrativos básicos relacionados con él. 

Reúna sus documentos

Antes de tomar cualquier medida, reúna todos los documentos pertinentes. Esto puede incluir algunos o todos los siguientes:

• La carta de oferta o el contrato de trabajo del empleado.
• Cualquier acuerdo de indemnización por despido o política de indemnización por despido patrocinada por la empresa.
• Cualquier acuerdo de bonificación por cambio de control, firma, retención o similar.
• Cualquier documento relativo a préstamos a empleados.
• El manual del empleado.
• Todos los acuerdos de concesión de acciones y documentos relacionados con el plan y, si procede, el acuerdo de accionistas, el acuerdo operativo u otros documentos de gobernanza.
• Todos los planes de bonificaciones y comisiones.
• Documentos de planes de jubilación calificados y no calificados y descripciones resumidas de los planes.
• Pólizas de seguro y acuerdos con administradores externos.
• Folletos sobre prestaciones y resúmenes descriptivos del plan.
• Notificaciones COBRA.
• Cualquier acuerdo de restricción contractual (como acuerdos de no competencia o de confidencialidad).

La forma y el alcance en que cada uno de estos documentos será relevante depende en gran medida de las circunstancias de la rescisión. 

Comprender los motivos del despido

Una vez que haya localizado todos los documentos pertinentes, el primer paso práctico es comprender claramente los motivos del despido del empleado. Los despidos «por causa justificada» son poco frecuentes y suelen estar relacionados con conductas indebidas, como robo, fraude, negligencia grave o incumplimiento grave de la política de la empresa. Este tipo de despido suele dar lugar a la pérdida de determinadas prestaciones y de los derechos posteriores al empleo. Un despido «sin causa justificada» suele producirse por motivos empresariales no relacionados con una conducta indebida, como la eliminación de un puesto, una reestructuración o cambios en la dirección de la empresa, y puede dar derecho al empleado a una indemnización por despido y a seguir participando en determinados planes de incentivos.

NOTA PRÁCTICA: La definición de «causa» en un contrato de trabajo, un plan de bonificaciones o una concesión de acciones puede diferir de la definición que figura en el manual del empleado, o incluso entre estos acuerdos. Asegúrese de saber qué definición aplicar antes de continuar. Mejor aún, realice una auditoría de alcance limitado de todos los documentos que incluyan una definición de «causa» y asegúrese de que se coordinan eficazmente entre sí.  

Revisar la ley

A continuación, asegúrese de cumplir con todos los requisitos federales, estatales y locales aplicables. Esto incluye proporcionar la notificación adecuada en virtud de leyes como la Ley WARN, emitir los cheques de pago finales a tiempo y seguir cualquier restricción sobre las deducciones de nómina. Los requisitos de estas leyes exceden el alcance de este artículo, pero su cumplimiento es muy importante, ya que incumplir un plazo legal o no proporcionar las notificaciones u otra documentación requerida puede generar riesgos legales innecesarios. 

Como se explica con más detalle a continuación, es importante tener en cuenta la Sección 409A del Código de Rentas Internas (Sección 409A), que regula el momento y la forma de determinados pagos de compensación diferida. Los pagos realizados en un momento inadecuado o los cambios en la forma de entrega de las prestaciones pueden dar lugar a la inclusión inmediata de ingresos para el antiguo empleado, además de un impuesto adicional del 20 % y otras sanciones impuestas por el Servicio de Impuestos Internos. Por lo tanto, antes de modificar las condiciones de pago, los departamentos de recursos humanos y jurídico deben confirmar que las revisiones no tendrán consecuencias fiscales negativas no deseadas.

Prepare la documentación

Si ofrece indemnizaciones por despido, bonificaciones aceleradas o derechos de participación en el capital social como parte del paquete de separación de un empleado que abandona la empresa (o si alguno de estos elementos es obligatorio en virtud de los contratos, planes o acuerdos de concesión aplicables), estas prestaciones suelen estar condicionadas a que el empleado firme un acuerdo de separación que incluya una renuncia general a reclamaciones. Al preparar el acuerdo de separación, asegúrese de que la renuncia cumpla con todas las leyes aplicables, incluida la Ley de Protección de Beneficios para Trabajadores Mayores (OWBPA) para empleados mayores de 40 años, y que la contraprestación por la renuncia esté claramente descrita. Los empleados mayores de 40 años suelen disponer de 21 días para considerar el acuerdo y de siete días adicionales después de la firma para revocar su acuerdo de renuncia a reclamaciones por edad. Por lo general, la renuncia no debe presentarse para su ejecución hasta el último día de empleo del empleado o después, aunque hay circunstancias en las que puede presentarse antes del último día para que comience a correr el período de consideración de la OWBPA. Los pagos no deben comenzar hasta que se haya firmado la renuncia y haya expirado cualquier período de revocación o, si es posterior, la fecha requerida en virtud de los términos de cualquier acuerdo que esté sujeto a la Sección 409A. Las leyes estatales también pueden exigir ciertos períodos de espera adicionales, advertencias o lenguaje de renuncia expresa o avisos para que la renuncia sea efectiva, por lo que es importante comprender las obligaciones locales en función del lugar de trabajo físico del empleado.

Si el empleado es despedido «por causa justificada», asegúrese de documentar cuidadosamente las circunstancias que dieron lugar al despido «por causa justificada» y considere cómo incluirlas de manera eficaz en cualquier considerando del acuerdo de separación. Además, si el empleado sigue sujeto a alguna cláusula restrictiva, asegúrese de que exista una contraprestación válida para dichas cláusulas, ya que la jurisprudencia reciente sugiere que las concesiones de acciones que se pierden en caso de despido pueden no ser una contraprestación válida para este tipo de restricciones posteriores al despido.

ACUERDOS DE EFECTIVO Y CAPITAL 

Resumen general 

Cuando se despide a un empleado, deberá tener en cuenta el impacto que esto tendrá en diversos importes de compensación en efectivo o beneficios en acciones. En primer lugar, debe examinar toda la compensación en efectivo y en acciones que se le debe o se le pueda deber al empleado. Es casi seguro que se le deberá abonar una última nómina. También debe determinar si el empleado ha acumulado vacaciones u otras vacaciones pagadas que puedan tener que pagarse en función de la legislación estatal aplicable y las políticas de vacaciones pagadas de la empresa, o los gastos comerciales en los que se haya incurrido o que se hayan presentado a la empresa pero que aún no se hayan reembolsado. Estos requisitos, y los plazos de pago correspondientes, se rigen por la legislación estatal y la política de la empresa.

Pagos en efectivo

En el caso de los planes de bonificaciones en efectivo y los acuerdos de comisiones, se deben revisar los documentos del plan para confirmar si el empleado debe estar activamente empleado en la fecha de pago ordinaria para recibir un pago o, si el despido no es por causa justificada, si se debe pagar una bonificación prorrateada en función del servicio prestado durante el período de rendimiento. En muchos despidos justificados, las bonificaciones no pagadas se pierden por completo, independientemente de los resultados del rendimiento, pero esto depende de las condiciones del plan y, en ocasiones, de la legislación estatal. 

Por otro lado, debe determinar si el empleado debe dinero a la empresa en el momento del despido. Si la obligación de reembolso se debe a un préstamo, asegúrese de determinar si el préstamo vence en el momento del despido y si las condiciones del préstamo permiten a la empresa compensar el importe del préstamo con otras compensaciones. Asegúrese de revisar los documentos para determinar si el empleado puede estar sujeto a una obligación de recuperación/reembolso si no se ha cumplido algún requisito de servicio relacionado con una bonificación pagada anteriormente (por ejemplo, por una bonificación por firma o por permanencia).

Acuerdos de capital

Las concesiones de acciones plantean otras cuestiones. Los acuerdos de concesión y los documentos del plan relacionados especificarán si las opciones no consolidadas, las acciones restringidas, las unidades de acciones restringidas o las concesiones por rendimiento se pierden inmediatamente tras el despido, o si se aplica algún tipo de consolidación acelerada o prorrateada a los despidos sin causa justificada. Si el empleado es despedido «con causa justificada», revise cualquier acuerdo de acciones (y acuerdos de accionistas) para determinar si las concesiones (incluidas las concesiones adquiridas) se pierden o están sujetas a derechos de recompra específicos de la empresa. En el caso de las opciones sobre acciones, preste especial atención al período de ejercicio posterior al despido. El plazo estándar es de 90 días tras el despido, pero algunas empresas ofrecen períodos más largos para las personas que son despedidas sin causa justificada. La ampliación del período de ejercicio requiere precaución, ya que las modificaciones pueden afectar al tratamiento fiscal de la concesión —por ejemplo, convertir una opción sobre acciones incentivada en una opción no cualificada— y también pueden tener implicaciones en virtud del artículo 409A si se amplía más allá de la fecha de vencimiento original o si la modificación de la ampliación se ejecuta después de que expire el período de ejercicio posterior al despido. Además, algunos acuerdos o pactos de accionistas permiten a la empresa recomprar acciones (incluidas las acciones adquiridas cuando un empleado despedido ejerce opciones sobre acciones consolidadas) tras el despido a su valor de mercado o a otro precio calculado según una fórmula. Estos derechos deben revisarse con antelación para poder cumplir los plazos asociados. Por último, si la empresa mantiene un plan de compra de acciones para empleados, debe determinar si hay una cantidad depositada en una cuenta del plan de compra de acciones para empleados para el empleado que estaba esperando ser utilizada para comprar acciones de la empresa y determinar cómo se debe administrar después de la terminación.

Indemnización por despido

Como se ha señalado anteriormente, los empleados pueden tener derecho a una indemnización por despido de conformidad con los términos de la política general de la empresa o del acuerdo individual. Revise los documentos pertinentes para determinar la elegibilidad y las condiciones de la indemnización por despido. Una empresa también puede optar por ofrecer una indemnización por despido a un empleado que haya sido despedido sin causa justificada en circunstancias particulares, especialmente si la empresa desea obtener una renuncia a reclamaciones por parte del empleado y este no está recibiendo otras prestaciones por el despido que ya estén condicionadas a la ejecución de una renuncia a reclamaciones.

Las indemnizaciones por despido pagadas en un solo pago o a plazos, en su totalidad, dentro de los dos meses y medio siguientes al final del año en que el empleado cesa en su empleo, suelen estar exentas de las normas de la Sección 409A. También existe una cláusula de salvaguardia de la Sección 409A sobre indemnizaciones por despido que exime de las normas de la Sección 409A a las indemnizaciones que no superen el menor de los siguientes importes: (i) el doble de la remuneración anualizada del empleado durante el año anterior al despido, o (ii) el doble del límite establecido en la Sección 401(a)(17) del Código (que es de 345 000 dólares en 2025), siempre que todos los pagos por separación se realicen antes de que finalice el segundo año siguiente a la separación. Si la indemnización por despido supera estos límites o se paga a plazos más allá del período de salvaguardia, el acuerdo debe cumplir determinados requisitos de la Sección 409A, entre ellos especificar fechas de pago fijas o calendarios objetivamente determinables, y no debe permitir la aceleración o la discrecionalidad con respecto al calendario de pagos. Si los pagos están sujetos a que el empleado firme una renuncia a reclamaciones, es necesario tener en cuenta determinadas consideraciones relativas al calendario de pagos para cumplir con las normas de la Sección 409A.

Para obtener más información sobre cómo se aplica la Sección 409A a los acuerdos de indemnización por despido, consulte nuestro artículoaquí. 

PLANES DE BENEFICIOS PARA EMPLEADOS

Planes de jubilación cualificados

401(k) y otros tipos de planes de jubilación de contribución definida. Los planes 401(k) son la prestación de jubilación más común que ofrecen los empleadores a sus empleados, pero los pequeños empleadores pueden ofrecer otros planes de jubilación, como los planes SIMPLE-IRA o SEP-IRA. Cuando un empleado deja su empleo, el saldo acumulado en un plan 401(k) u otro plan de jubilación de contribución definida calificado suele estar disponible para su distribución, transferencia a otro plan calificado a efectos fiscales o puede mantenerse en el plan, dependiendo del tamaño de la cuenta y las normas del plan. A diferencia de otros tipos de prestaciones descritos en esta guía, el hecho de que un empleado sea despedido por causa justificada o injustificada no debería tener ningún impacto en los derechos del empleado sobre el saldo acumulado de su plan 401(k). La medida más importante que deben tomar los profesionales de recursos humanos cuando se despide a un empleado es notificar inmediatamente el despido al administrador externo del plan 401(k), de modo que este pueda iniciar el proceso estándar para notificar de forma adecuada y oportuna a la persona sobre sus derechos de distribución y opciones de transferencia (que incluyen ciertas notificaciones exigidas por la ley).  Este es también un buen momento para animar al empleado a que compruebe las designaciones de beneficiarios y se asegure de que, en el futuro, el plan disponga de la información de contacto correcta.

Si el empleado que se va tiene un préstamo 401(k) pendiente, también debe comunicarle las opciones de pago y las consecuencias del incumplimiento, según lo exija el plan y su política actual de préstamos del plan; muchos planes exigen que los préstamos pendientes se paguen o compensarán el saldo 401(k) del empleado poco después de la terminación. Si la política de préstamos permite que un empleado despedido continúe realizando los reembolsos del préstamo 401(k) (lo que tendría que hacerse mediante pagos directos separados de la persona, ya que el empleado ya no estará en la nómina de la empresa), entonces debe comunicar ese proceso a la persona (o lo hará el administrador externo). Si el reembolso de un préstamo 401(k) pendiente no continúa después de la terminación, entonces esos montos impagos se considerarán una distribución imponible para el empleado que se va en el momento establecido en la política de préstamos del plan 401(k).

Otros aspectos a tener en cuenta:

• Si los despidos forman parte de una reducción de plantilla más amplia (o de una serie de reducciones planificadas), los empleadores pueden considerar la posibilidad de acelerar la consolidación de los saldos no consolidados de los planes 401(k) de los empleados afectados. Esto suele estar permitido por las normas de los planes 401(k), pero puede requerir una modificación del plan u otra autorización adecuada para hacerlo. Además, si los despidos de la empresa u otras rescisiones sin causa justificada durante un año del plan son lo suficientemente significativos, las normas del plan 401(k) pueden exigir que el plan trate las reducciones como una «rescisión parcial del plan», lo que requeriría que el plan consolide totalmente los saldos de las cuentas de las personas afectadas. Estas normas parciales del plan son complejas y matizadas, por lo que le sugerimos que consulte con un abogado cuando se produzcan despidos o reducciones de plantilla para confirmar si se requiere la consolidación acelerada.
• Una «trampa» que hay que tener en cuenta es asegurarse de que las contribuciones diferidas de los empleados solo se retengan de los pagos elegibles posteriores al cese. La clave es recordar que las indemnizaciones por despido nunca son elegibles para las contribuciones al plan 401(k) (ni para las contribuciones equivalentes del empleador), pero, dependiendo de los términos de su plan 401(k), ciertos «pagos posteriores al cese» podrían ser elegibles. Las indemnizaciones por despido son cualquier tipo de pago o prestación que no esté relacionado con los servicios prestados por el empleado hasta la fecha de la rescisión (es decir, si el empleado no hubiera sido despedido, ese tipo de pagos no se habrían abonado, como las indemnizaciones por despido en efectivo). Contrasta esto con los pagos posteriores a la rescisión, que incluyen salarios o prestaciones que se pagan tras la rescisión, pero que se habrían pagado si el empleo hubiera continuado, como la última nómina de un empleado que se marcha o el pago de las vacaciones acumuladas. Es posible que estos últimos tipos de pagos deban retenerse en el plan 401(k) (y ser elegibles para las aportaciones equivalentes del empleador) si se realizan dentro de determinados plazos legales tras el empleo y el documento de tu plan así lo exige. Se trata de un ámbito habitual en el que se producen errores operativos involuntarios en los planes 401(k) (que pueden requerir costosas medidas correctivas para solucionar y mantener la condición fiscal del plan), por lo que es importante asegurarse de que se comprenden las normas del plan sobre los pagos realizados después de la rescisión y coordinarse con los administradores de nóminas y del plan 401(k) para garantizar que se cumplen los términos del plan.

Planes de pensiones de prestaciones definidas. En el caso de los planes de pensiones de prestaciones definidas o de saldo en efectivo, la cuestión fundamental es si el participante tiene derechos adquiridos en el momento de la rescisión o, en caso contrario, si el plan prevé la adquisición plena de derechos en esa circunstancia concreta. Si es así, los participantes pueden tener derecho a comenzar a percibir las prestaciones a la edad normal de jubilación o, si el plan lo permite, en una fecha anterior. Al igual que en los planes 401(k), los despidos por causa justificada no suelen afectar a los derechos adquiridos, pero podrían afectar a determinadas subvenciones por jubilación anticipada, dependiendo del diseño del plan. 

Las normas sobre la terminación parcial de planes abordadas en el apartado anterior sobre los planes 401(k) también se aplican a los planes de pensiones cualificados, por lo que es importante consultar con un abogado cuando se produzcan despidos o reducciones de plantilla para confirmar si es necesario acelerar la adquisición de derechos.

Al despedir a un empleado que también participa en un plan de pensiones, debe colaborar estrechamente con los administradores del plan para garantizar que las notificaciones obligatorias y otras comunicaciones se distribuyan a tiempo a la persona en cuestión. Además, este es un buen momento para asegurarse de que el registro del plan contenga todos los datos históricos necesarios sobre las prestaciones (incluidas las fechas de servicio, remuneración, contratación y despido, y los datos específicos del participante) para calcular y pagar correctamente las prestaciones de jubilación, y animar al empleado a que compruebe las designaciones de beneficiarios y la información de contacto actualizada para futuras comunicaciones y notificaciones.

Planes de salud grupales

La pérdida de la cobertura médica colectiva debido al despido suele ser un evento que da derecho a la cobertura de continuación COBRA. COBRA suele aplicarse a los planes que ofrecen prestaciones médicas, incluidos los planes médicos, dentales y oftalmológicos. La mayoría de las cuentas de gastos flexibles (FSA) de salud cumplen los requisitos para una obligación COBRA limitada, que permite al empleador ofrecer la cobertura COBRA solo cuando la cuenta del empleado tiene un saldo insuficiente (lo que significa que se ha aportado más dinero a la FSA en la fecha de despido que lo que se ha reembolsado), y normalmente solo durante el resto del año del plan. Existe una excepción COBRA limitada y poco utilizada para los despidos por «falta grave», pero se trata de un estándar legal elevado que muchos despidos por causa justificada no cumplen, por lo que los empleadores deben consultar a un abogado antes de aplicarla.

Si la empresa está sujeta a las normas federales COBRA (por lo general, los empleadores con al menos 20 empleados están sujetos a COBRA), debe notificar al administrador de COBRA el despido del empleado en un plazo de 30 días a partir de la fecha de despido, y luego el administrador de COBRA tiene 14 días para enviar el paquete de elección de COBRA. Si administra COBRA internamente, entonces tiene un total de 44 días para enviar el paquete de elección de COBRA. Además, deberá revisar cualquier contrato de trabajo para confirmar si la empresa ha acordado pagar la totalidad o parte de las primas de COBRA en caso de despido del empleado.

Si usted es un pequeño empresario no sujeto a las normas federales COBRA, es posible que aún existan requisitos similares en virtud de una ley estatal «mini COBRA» que debe conocer. No debe dar por sentado que la compañía aseguradora se encargará de administrar las disposiciones mini COBRA de su póliza de seguro; a menudo, las pólizas de seguro imponen ciertas obligaciones administrativas al empresario, como las obligaciones de notificación relacionadas con los requisitos mini COBRA. 

Seguro de vida y discapacidad

En el caso de los seguros de vida y discapacidad que incluyen cláusulas de transferibilidad o conversión, asegúrese de proporcionar los avisos necesarios que permitan al empleado (y, si procede, a sus dependientes) convertir la cobertura colectiva en una póliza individual, normalmente en un plazo de 31 días a partir de la fecha de cese. Si su empresa tiene una póliza de seguro para personas clave sobre un ejecutivo, recuerde que el cese del empleo no afecta a la titularidad de la póliza por parte de la empresa, salvo que se especifique lo contrario en el contrato. Por último, revise cualquier cesión de garantía o acuerdo de división de dólares para garantizar una gestión adecuada.

Otros beneficios

Los planes de cuentas para el cuidado de dependientes solo reembolsan los gastos que permiten al empleado o a su cónyuge trabajar, por lo que las reclamaciones suelen cesar al finalizar la relación laboral. Los saldos no utilizados suelen perderse, a menos que el plan permita un período de gracia limitado. En el caso de otras prestaciones complementarias, como los desplazamientos, el reembolso de matrículas, el alquiler de coches, las prestaciones para teléfonos móviles o los programas de bienestar, asegúrese de cancelar las deducciones y comunicar los plazos para presentar reclamaciones o suspender las prestaciones.

Asegúrese de no pasar por alto los reembolsos de gastos comerciales. Como se ha señalado anteriormente, muchas leyes estatales sobre el pago de salarios exigen que todos los gastos comerciales pendientes se reembolsen con el último cheque de pago. Además, asegúrese de auditar las cuentas de las tarjetas corporativas para garantizar que no se realicen nuevos cargos después de la rescisión del contrato.

Planes de compensación diferida no calificados

Los ejecutivos y determinados empleados clave pueden participar en planes de compensación diferida no calificados. Al igual que los planes de pensiones y los planes 401(k), la primera cuestión que hay que considerar es si el empleado tenía derecho a la totalidad de sus prestaciones o de su cuenta del plan en el momento del cese. Algunos planes también imponen una pérdida adicional si el cese es por causa justificada o si el participante incumple los acuerdos posteriores al empleo, como los acuerdos de no competencia o de no captación. El documento del plan definirá si las cantidades no adquiridas se pierden en caso de cese y si el cese da lugar a un pago. 

Si alguna parte del saldo de la cuenta o de los beneficios no está consolidada (o deja de estarlo como resultado de un despido por causa justificada), se perderá de acuerdo con los términos del plan. 

Si alguna parte de la cuenta está consolidada, el documento y, si procede, las elecciones de aplazamiento del empleado determinarán si se debe realizar un pago tras la rescisión del contrato del empleado (lo que, en este contexto, se denomina separación del servicio en virtud del artículo 409A). En las empresas públicas, tenga en cuenta que los «empleados especificados» están sujetos a un retraso de seis meses para la mayoría de los pagos posteriores a la terminación. Las aceleraciones y los nuevos aplazamientos de los pagos de planes no calificados están generalmente prohibidos en virtud de la Sección 409A, salvo en circunstancias muy concretas, por lo que debe consultar con un abogado antes de realizar cualquier cambio en el calendario de pagos.

Si el plan cuenta con un administrador externo, comuníquese con él lo antes posible para notificarle el cese del empleado e indicarle las medidas que debe tomar con respecto a la cuenta o los beneficios del empleado en el marco del plan (por ejemplo, la pérdida de saldos o el inicio de pagos).

OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA

Consideraciones sobre las empresas públicas

Requisito del formulario 8-K. Por lo general, cuando una empresa que cotiza en bolsa despide a su director ejecutivo (CEO), presidente, director financiero (CFO), director de operaciones, director de contabilidad o cualquier otro directivo ejecutivo designado, es necesario presentar un informe actualizado en el formulario 8-K ante la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). Además, si la empresa celebra un «acuerdo de compensación sustancial» (o modifica sustancialmente un acuerdo existente) en relación con la salida de un director ejecutivo, director financiero o directivo ejecutivo designado (por ejemplo, celebrando un acuerdo de separación o modificando las condiciones de las prestaciones de separación existentes), es necesario presentar el formulario 8-K. Este requisito de divulgación debe cumplirse en un plazo de cuatro días hábiles a partir del evento relevante, por lo que es importante comprender cuándo se activará esta obligación lo antes posible para que la empresa esté preparada para presentar estos documentos a tiempo. Además, es posible que sea necesario presentar un acuerdo de separación u otro acuerdo celebrado con un ejecutivo como anexo a los informes trimestrales o anuales de la empresa, como contrato importante, por lo que es fundamental una estrecha coordinación con los equipos de valores y divulgación de la empresa cuando el empleado despedido es un ejecutivo.

Informes de representación. Si el empleado despedido es un «directivo designado» cuya remuneración debe divulgarse en la próxima declaración de representación de la empresa, es posible que cualquier medida relacionada con la remuneración tomada en relación con la separación del directivo deba discutirse en la sección «Discusión y análisis de la remuneración» de la próxima declaración de representación. Es posible que cualquier importe pagado en relación con la separación (o el valor incremental de las concesiones de acciones modificadas) también deba divulgarse en la declaración de representación y cuantificarse como parte de la divulgación de posibles pagos tras el despido. 

Sección 16: Notificación. Si el empleado despedido es un directivo sujeto a las obligaciones de notificación de la Sección 16 (incluido el requisito de notificar las transacciones con acciones de la empresa en los formularios 4), cualquier medida que adopte la empresa con respecto a las concesiones o participaciones accionariales del directivo en relación con el despido, especialmente si dichas medidas se producen antes de que el directivo pierda su condición de «persona con información privilegiada» según la Sección 16, puede dar lugar a la obligación de notificarlo en el formulario 4.

Retraso de seis meses en el pago a determinados empleados. Como se ha señalado anteriormente, los pagos realizados a determinados empleados clave (denominados «empleados especificados») de empresas que cotizan en bolsa al término de su relación laboral pueden estar sujetos a un retraso de seis meses en virtud de las normas sobre remuneración diferida del artículo 409A del Código. Una discusión detallada sobre quién es un «empleado específico» excede el alcance de esta guía, pero los «empleados específicos» pueden incluir (entre otras personas) hasta 50 de los directivos mejor remunerados de la empresa, si su remuneración es superior a un umbral indexado (230 000 dólares para 2025). La determinación de si alguien es un «empleado especificado» y qué pagos pueden tener que retrasarse en virtud de estas normas se rige por normas complejas y matizadas, y la empresa debe consultar con un abogado según sea necesario para tomar estas decisiones y programar los pagos de acuerdo con estas normas.

CONCLUSIONES CLAVE

Las decisiones sobre prestaciones y compensaciones cuando una empresa despide a un empleado deben tomarse prestando especial atención a los documentos del plan, los requisitos legales y las normas temporales. Es fundamental:

• Clasifique con precisión el despido como justificado o injustificado, de acuerdo con las definiciones aplicables del plan.
• Reúna y revise todos los acuerdos y documentos del plan de prestaciones pertinentes lo antes posible.
• Tenga en cuenta los plazos legales de notificación, los plazos para la elección de COBRA y los requisitos de procesamiento de nóminas.
• Evite los inconvenientes de la sección 409A al modificar los plazos de pago o los períodos de ejercicio de las acciones.
• Documente todas las decisiones, comunicaciones y pagos en el expediente del empleado.

Al abordar el proceso de forma metódica, los responsables de RR. HH. y los asesores jurídicos internos pueden garantizar que la organización cumpla con sus obligaciones legales, trate a los empleados de forma coherente con los términos del plan y evite las trampas tan habituales que dan lugar a disputas o sanciones.