Actualización del formulario 1095-C: lo que los empleadores deben saber para la presentación de informes de 2026
Durante más de una década, las grandes empresas aplicables (ALE), aquellas con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo, han tenido la obligación de informar anualmente sobre la cobertura del seguro médico al IRS y a los empleados en el formulario 1095-C, y de distribuir el formulario 1095-C a los empleados. El 23 de diciembre de 2024, se promulgó la Ley Pública 118-167, conocida como «Ley de Reducción de la Carga Administrativa» (la Ley), con el fin de simplificar este proceso de presentación de informes. El IRS publicó un aviso con orientación sobre la Ley que establece que los empleadores ya no están obligados a proporcionar automáticamente los formularios 1095-C a las personas, y que ahora existe una forma alternativa para que los empleadores proporcionen estos formularios y cumplan con los requisitos de presentación de informes.
Aunque estos cambios no son nuevos, la fecha de promulgación a finales de 2024 supuso que fuera demasiado tarde para que muchos empleadores implementaran el formato de declaración alternativo a tiempo para la declaración de la cobertura de 2024 en 2025. Sin embargo, los empleadores que aún no hayan realizado el cambio pueden considerar esta opción para la próxima temporada de declaración 1095-C en 2026 para la cobertura de 2025.
Opción alternativa de presentación de informes: La Ley introduce un enfoque más flexible para la entrega de los formularios 1095-C de declaraciones de seguro médico. Según la Ley:
Los empleadores pueden cumplir con los nuevos requisitos de información del formulario 1095-C publicando un aviso claro y visible, que sea razonablemente accesible para todos los empleados afectados, en el sitio web o el portal de prestaciones del empleador.
El aviso debe informar a las personas que pueden solicitar una copia de su formulario 1095-C e instrucciones para solicitarlo.
El aviso debe publicarse en el sitio web del empleador en el momento en que, de otro modo, se debería proporcionar el formulario 1095-C a las personas, y debe permanecer en el sitio web del empleador hasta el 15 de octubre del año siguiente al año natural al que se refiere la declaración.
Si se solicita, el empleador debe proporcionar el formulario 1095-C a la persona que lo solicite antes del 31 de enero del año siguiente al año al que se refiere el formulario 1095-C o en un plazo de 30 días a partir de la fecha en que se reciba la solicitud.
El aviso debe estar redactado en un lenguaje sencillo y con letras de un tamaño suficiente, incluyendo cualquier indicio visual o figura gráfica, para llamar la atención del lector sobre el hecho de que la información se refiere a declaraciones fiscales y a la cobertura del seguro médico.
El aviso debe incluir la dirección de correo electrónico, la dirección física y el número de teléfono del empleador para que las personas puedan ponerse en contacto con él en caso de tener alguna pregunta.
Tenga en cuenta que los empleadores deben seguir cumpliendo con los requisitos estatales para presentar los formularios 1095-C, ya que algunos estados aún exigen que los formularios 1095-C se envíen por correo postal a las personas. Además, los formularios 1095-C deben seguir presentándose ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS), incluso si no se proporcionan a todos los empleados.
Este cambio está diseñado para aliviar la carga administrativa asociada con la presentación de informes sobre seguros médicos, reduciendo el papeleo innecesario. Permite a los empleados acceder a su formulario 1095-C con un modelo de acceso bajo demanda y elimina la confusión de otro aviso para los empleados que no necesitan su formulario 1095-C.
Si está pensando en implementar la opción de presentación de informes alternativa y tiene alguna pregunta, póngase en contacto con su abogado de Foley o con un miembro del equipo de Beneficios para Empleados y Compensación Ejecutiva de Foley.
