Ha recibido una notificación de infracción de la CPSC. ¿Y ahora qué?

Cada año, la Comisión de Seguridad de Productos de Consumo de EE. UU. (la «CPSC» o «Comisión») utiliza su programa de vigilancia de importaciones, realiza estudios de mercado y revisa los informes de los consumidores y las empresas para identificar infracciones de las leyes, reglamentos y normas obligatorias federales que aplica.¹ La CPSC emite miles de «Notificaciones de infracción»,² en los que identifica las presuntas infracciones y solicita al fabricante, importador o minorista destinatario que adopte determinadas medidas correctivas. 

Para muchas empresas del sector de los productos de consumo, recibir una notificación de infracción (Notice of Violation, NOV) puede resultar abrumador. Sin embargo, si comprenden el objetivo y el proceso de la CPSC en relación con las NOV y aplican determinadas prácticas recomendadas, las empresas pueden convertir la recepción de una NOV en una oportunidad para establecer una buena relación con la CPSC y reforzar y fortalecer las prácticas de cumplimiento existentes. En última instancia, al responder a una NOV, las empresas pueden lograr dos objetivos: (1) confirmar que solo hay productos seguros y conformes en el mercado y (2) reducir los riesgos y responsabilidades comerciales.

He recibido una NOV: ¿qué es? 

La Oficina de Cumplimiento de la CPSC emite una NOV (a veces denominada «Notificación de incumplimiento» o, en los puertos de entrada, «Carta de aviso») en virtud de la autoridad investigadora y ejecutiva de la Comisión.³ Cada NOV suele incluir dos componentes:⁴

1. Una denuncia de incumplimiento, en la que se identifique la ley federal, el reglamento y/o la norma obligatoria que se alega que se ha infringido, como la Ley de Seguridad de los Productos de Consumo, la Ley Federal de Sustancias Peligrosas o la Ley de Tejidos Inflamables; y
2. Medidas correctivas solicitadas, identificando los pasos que la CPSC desea que se tomen para remediar el presunto incumplimiento, que pueden incluir:
   • Corregir la producción futura. La CPSC puede solicitar a una empresa que corrija el diseño o el proceso de fabricación de un producto para eliminar los defectos identificados o cumplir con una norma de seguridad obligatoria, al tiempo que permite la distribución o venta continuada de las existencias actuales dentro de los Estados Unidos.
   • Incautación de productos. Los productosno pueden entrar en los Estados Unidos ni distribuirse. La disposición final de los productos incautados la determina la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los Estados Unidos (CBP).
   • Liberación condicional de los productos. Los productosse liberarán condicionalmente a un almacén aduanero designado, donde permanecerán en cuarentena y no podrán venderse, distribuirse ni trasladarse sin la aprobación previa de la CPSC. A continuación, los productos deberán reacondicionarse para que cumplan con la normativa o destruirse.
   • Reacondicionamiento. La empresa debe repararlos productos para que cumplan con los requisitos de seguridad obligatorios.
   • Destrucción. La empresa deberá destruir losproductos, corriendo con los gastos, de manera que queden inutilizables y se eliminen de conformidad con la normativa medioambiental. La destrucción deberá completarse en un plazo de 30 días naturales y es posible que se soliciten requisitos adicionales para su verificación, como la presentación de documentos o el consentimiento para la inspección.
   • Suspender la venta. La empresa debesuspender inmediatamentela venta, distribución e importación del producto y corregir toda la producción futura. La empresa también debe notificar a los distribuidores y redes minoristas que el producto incumple los requisitos de seguridad federales y que continuar con la distribución y venta del producto infringe la ley federal.
   • Detener la operación. La empresa debecesar la operación del producto mencionado, lo que puede incluir el cierre de las instalaciones donde se fabrica el producto.
   • Retirada del mercado. La empresa debe retirar elproducto de la distribución y ofrecer una solución sin coste alguno, como un reembolso o una sustitución a los consumidores. La empresa también debe emitir inmediatamente una orden de suspensión de la venta y presentar la información solicitada.

La mayoría de las infracciones identificadas entre 2016 y 2019 se referían a los requisitos de etiquetado de seguimiento (26 %), el plomo en productos infantiles (20 %) y los requisitos de certificación por terceros (11 %).⁵

He recibido una NOV: ¿qué opciones tengo?

No todas las NOV dan lugar a una retirada, incautación o destrucción del producto, ya sea a petición de la CPSC o no. Al recibir una NOV, el destinatario tiene dos opciones de respuesta: aceptar o impugnar.⁶

Si el destinatario está de acuerdo con las conclusiones de la CPSC, la empresa puede aceptar las medidas correctivas descritas en la NOV o negociar medidas correctivas alternativas con la CPSC. La CPSC normalmente supervisará la aplicación de las medidas correctivas y cerrará el caso una vez que las medidas se hayan aplicado «adecuadamente».

Si el destinatario decide impugnar las conclusiones de la CPSC y/o las medidas correctivas propuestas, deberá responder con prontitud y exponer claramente los motivos de su desacuerdo. Una respuesta rápida permitirá entablar un diálogo con la CPSC y dará a la empresa la oportunidad de responder a preguntas, corregir posibles malentendidos y evitar errores de comunicación. La empresa también puede solicitar una audiencia informal con la Oficina de Cumplimiento, especialmente si las discusiones llegan a un punto muerto.

Aunque en ocasiones la respuesta es clara, muchas veces la decisión sobre cómo responder requiere que la empresa tenga en cuenta varios factores, algunos de los cuales pueden empujarla en direcciones diferentes. En cualquier caso, el objetivo es doble: (1) confirmar que solo hay productos seguros y conformes en el mercado, y (2) reducir los riesgos y responsabilidades empresariales. Mediante la implementación de las mejores prácticas, los destinatarios de NOV pueden alcanzar ambos objetivos.

He recibido una NOV: ¿qué debo hacer? 

Al evaluar una NOV y determinar la respuesta adecuada, las empresas deben contratar a abogados con experiencia, comprender y evaluar todos los riesgos, y tomar medidas afirmativas para implementar las mejores prácticas. Algunos ejemplos son:

• Responda de manera inmediata y profesional.Acuse recibo de la notificación sin demora, agradezca a la CPSC por informarle sobre el asunto e indique que está evaluando el supuesto problema. Una comunicación oportuna y respetuosa establece un tono productivo.
• Designe un punto de contacto central.Asigne a un responsable de cumplimiento normativo o a un asesor jurídico para que se comunique con la CPSC en relación con la NOV. Esto garantiza la coherencia y la puntualidad, reduce la posibilidad de malentendidos y transmite disciplina organizativa.
• Ponga en marcha sus planes de cumplimiento proactivo y reactivo.Los programas y prácticas de cumplimientosólidosdeben implementar planes de cumplimiento proactivos y reactivos que incluyan la revisión de nuevos productos, la auditoría de los ya existentes, el mantenimiento de la documentación pertinente y procesos paso a paso para abordar las cuestiones de seguridad de los productos. La puesta en marcha de estos planes le ayudará a evaluar los riesgos de seguridad reales y percibidos, así como los incumplimientos.
• Compartir documentación relevante sobre el cumplimiento normativo. Proporcionar voluntariamente los informes de pruebas de la CPSC, las especificaciones del producto y los registros de control de calidad para corroborar los compromisos de seguridad. Esto puede demostrar el cumplimiento normativo, la transparencia y la buena fe.
• Participe en la resolución colaborativa de problemas.Ofrezca posibles soluciones o alternativas prácticas. Demostrar que se toma en serio la seguridad puede influir en la percepción que la CPSC tiene de su empresa.
• Considere la posibilidad de celebrar reuniones presenciales o virtuales. Reunirse con el personal de la CPSC puede humanizar a la empresa y a las personas que trabajan para resolver el problema, aclarar rápidamente los malentendidos y ayudar a establecer una relación continua.
• Evalúa tu cultura de cumplimiento. Aprovechaesta oportunidad para evaluar tus prácticas actuales de cumplimiento, reforzar lo que funciona bien y fortalecer aquellas prácticas que quizá no hayan funcionado como se esperaba. Los programas y prácticas de cumplimiento sólidos fomentan una cultura de cumplimiento, priorizan la seguridad por encima de las ventas e incentivan la denuncia interna.

Al adoptar estas buenas prácticas, las empresas pueden demostrar su compromiso proactivo y de buena fe con la CPSC, establecer una buena relación, evitar malentendidos, reforzar y fortalecer las prácticas de cumplimiento existentes y, en última instancia, reducir los riesgos y responsabilidades empresariales al disminuir la posibilidad de que entren en el mercado productos inseguros y no conformes y limitar las posibles perturbaciones futuras derivadas de las NOV.

Para obtener más información sobre cómo una NOV puede afectar a su empresa y las medidas que puede tomar para responder y reducir el riesgo de recibir una NOV, póngase en contacto con el equipo de productos de consumo de Foley & Lardner. equipo de productos de consumo.