Conceptos básicos sobre prestaciones: cuando un empleado se divorcia. Guía de recursos para profesionales de RR. HH. y prestaciones.
Mientras que la tasa de divorcios en Estados Unidos ha disminuido en general en los últimos años, más de 1,8 millones de estadounidenses siguen divorciándose cada año. El divorcio es uno de los complejos y estresantes acontecimientos vitales a los que se pueden enfrentar sus empleados, ya que no solo afecta a su vida familiar, sino que también puede provocar cambios o alteraciones importantes en el trabajo. Cuando un empleado anuncia que se va a divorciar, sus equipos de recursos humanos (RR. HH.) y de prestaciones para empleados deben trabajar juntos para evaluar cómo puede afectar el divorcio a las designaciones de beneficiarios, las prestaciones de jubilación, la cobertura sanitaria colectiva y el bienestar general del empleado.
Esta guía proporciona un recurso de referencia de alto nivel, en formato de plan por plan, sobre cómo abordar cada acuerdo de prestaciones cuando un empleado se divorcia, y ofrece algunos consejos prácticos sobre cuestiones relacionadas con las prestaciones de los empleados que pueden surgir al gestionar la respuesta de su empresa al divorcio de un empleado.
La información proporcionada en esta guía es de carácter general y no pretende abordar todas las cuestiones relacionadas con las prestaciones o los impuestos que pueden surgir al tratar el divorcio de un empleado, ni otros matices que pueden surgir al considerar el impacto del divorcio de un empleado en los planes de prestaciones de su empresa. Además, cualquier norma fiscal o de otro tipo descrita en esta guía es válida en la fecha de publicación de la misma y no implica que las normas descritas en esta guía sean las únicas (fiscales o de otro tipo) que puedan aplicarse, y están sujetas a cambios. Por lo tanto, siempre recomendamos que consulte con su asesor jurídico interno o externo u otros asesores fiscales o de prestaciones para empleados cuando trate cuestiones relacionadas con la remuneración y las prestaciones en relación con el divorcio de un empleado.
Esta guía forma parte de la práctica de prestaciones para empleados y remuneración de ejecutivos de Foley «Conceptos básicos sobre prestaciones»; consulte nuestras otras guías de recursos para conocer aspectos importantes que deben tenerse en cuenta en materia de prestaciones cuando empleado fallece, queda discapacitadoo es despedido.
RESUMEN DE LA LEGISLACIÓN PERTINENTE
Antes de analizar el impacto del divorcio de un empleado en la administración de los planes de compensación y beneficios de su empresa, es importante tener un conocimiento general sobre cómo se gestionan los divorcios. Las decisiones de los tribunales estatales que juzgan el divorcio de un empleado pueden afectar directamente a la forma en que se dividirán entre el empleado y su excónyuge las prestaciones previstas en los planes de su empresa. Además, es útil comprender cómo la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA), una ley federal que regula la mayoría de los planes de jubilación y prestaciones sociales patrocinados por los empleadores, interactúa con las leyes estatales cuando un empleado se divorcia.
La ley estatal regula el divorcio.
En los Estados Unidos, el divorcio se rige principalmente por la legislación estatal, y cada estado promulga sus propias leyes y reglamentos que regulan la disolución de los matrimonios. Estas leyes describen los motivos sustantivos para el divorcio y los requisitos procesales para solicitarlo, tales como los períodos de residencia, los procesos de presentación y los períodos de espera obligatorios.
Los requisitos para obtener el divorcio pueden variar significativamente de un estado a otro. Por ejemplo, un estado puede permitir el divorcio tanto por «culpa» como «sin culpa», mientras que otros estados han eliminado la «culpa» como motivo para el divorcio. Además, los tribunales estatales deben determinar su competencia para conocer de un caso de divorcio basándose en si al menos uno de los miembros de la pareja que se divorcia ha cumplido los requisitos de residencia del estado, que pueden ser tan cortos como seis semanas o tan largos como seis meses o un año.
Los tribunales estatales ejercen la jurisdicción primaria sobre los procedimientos de divorcio, ocupándose de asuntos como la división de los bienes matrimoniales (incluidas las prestaciones acumuladas en virtud de planes de prestaciones patrocinados por el empleador), la custodia y manutención de los hijos y la pensión alimenticia.
Interacción entre la ley ERISA y las leyes estatales
El artículo 514(a) de la ley ERISA prevalece explícitamente sobre las leyes estatales que «se refieren» a los planes de prestaciones para empleados regulados por la ley ERISA, con excepciones limitadas para determinadas leyes federales en materia de seguros, banca y valores. Los tribunales han interpretado de manera sistemática que el artículo 514(a) significa que cualquier ley estatal que se refiera directamente a los planes de prestaciones para empleados, o que afecte indirectamente a dichos planes, no será aplicable a los planes regulados por la ley ERISA.
Por ejemplo, muchos estados tienen algún tipo de ley de «revocación por divorcio», es deciruna ley que, tras el divorcio de una pareja, revoca automáticamente la designación del cónyuge de una persona como beneficiario con respecto a determinadas prestaciones. La ley ERISA prevalece sobre la aplicación de dichas leyes con respecto a los planes de prestaciones cubiertos por la ERISA. Si un plan ERISA exige a los participantes divorciados que cambien afirmativamente su designación de beneficiario tras el divorcio, los términos del plan prevalecerán a pesar de la existencia de la ley estatal de revocación por divorcio. (La decisión del Tribunal Supremo de los Estados Unidos de 2001 en Egelhoff contra Egelhoff confirmó este enfoque, sosteniendo que la ley ERISA prevalecía sobre una ley estatal que revocaba las designaciones de beneficiarios en caso de divorcio).
PLANES ERISA VS. PLANES NO ERISA
Determinar si un plan de prestaciones está cubierto por la ley ERISA puede resultar complicado. La mayoría de los planes de jubilación y prestaciones sociales patrocinados por el empleador, como los planes 401(k), los planes de pensiones y los planes de prestaciones médicas, dentales, oftalmológicas u otras prestaciones sociales, se rigen por la ley ERISA. Sin embargo, los matices de las normas de la ley ERISA pueden permitir que algunos planes, como determinadas prestaciones o pólizas por discapacidad o indemnización por despido, se estructuren de manera que queden exentos de la ley ERISA. Los programas de bonificaciones, los planes de compensación diferida y otras prestaciones voluntarias o prácticas salariales no suelen estar sujetos a la ley ERISA. Consulte con sus asesores de planes de prestaciones si no está seguro de si los planes de prestaciones de su empresa se rigen por la ley ERISA.
¿Qué significa esto para la administración de los planes de prestaciones de su empresa?
- Cuando se trata de un plan ERISA, solo hay que consultar los términos del plan para determinar el tratamiento de los beneficiarios cónyuges en caso de divorcio. Puede ignorar cualquier ley de revocación en caso de divorcio que haya promulgado su estado, ya que la ley ERISA prevalecerá sobre ella. En su lugar (suponiendo que el documento del plan no lo revoque automáticamente), la designación de beneficiario más reciente del participante seguirá siendo válida hasta que (y a menos que) el participante la actualice (incluso si nombra al excónyuge del participante).
- En el caso de los planes que no están sujetos a la ley ERISA, también debe consultar la legislación estatal pertinente para determinar en qué medida puede respetar cualquier designación de beneficiarios. Por lo tanto, en el caso de dichos planes, si su estado cuenta con una ley de revocación en caso de divorcio, la designación de beneficiarios de un participante que nombre a su excónyuge como beneficiario quedaría automáticamente sin efecto (a menos que la sentencia de divorcio de la pareja disponga lo contrario).
¿ES OBLIGATORIO QUE LOS EMPLEADOS LE NOTIFIQUEN SU DIVORCIO?
Dado que se trata de un asunto personal, es posible que algunos empleados no deseen notificarle su próximo divorcio o el que se ha producido recientemente, y prefieran mantener esa información en privado. Otros pueden no ser conscientes del impacto que su divorcio puede tener en su plan de prestaciones y en sus opciones fiscales. Lamentablemente, el hecho de que un empleado no le notifique su divorcio, ya sea de forma intencionada o no, puede afectar negativamente a la administración de los planes de prestaciones de su empresa y provocar estrés y problemas financieros al empleado debido a elecciones incorrectas de retención de impuestos y al incumplimiento de los plazos para actualizar las elecciones de cobertura de prestaciones. (Consulte la sección sobre COBRA más adelante para obtener más detalles sobre este punto).
Por consiguiente, debe animar a sus empleados a que notifiquen al equipo de RR. HH. y prestaciones de la empresa una vez finalizado su divorcio (o, en algunos casos, mientras el divorcio esté pendiente). Puede ser útil incluir una mención que recuerde a los empleados esta obligación en el manual del empleado o en las descripciones resumidas del plan de prestaciones (SPD). Además, aunque no es un requisito legal, el empleador puede considerar la posibilidad de adoptar una política que exija a los empleados informar de sus divorcios a los equipos de RR. HH. y prestaciones de la empresa.
MEDIDAS PRÁCTICAS QUE SE DEBEN TOMAR CUANDO SE NOTIFICA EL DIVORCIO DE UN EMPLEADO
Notificación y primeros pasos
Notificación. En la mayoría de los casos, usted se enterará del divorcio de un empleado directamente por parte del empleado (por ejemplo, si se comunica para actualizar su estado civil o realizar un cambio de beneficiario) o a través de la recepción por parte de la empresa de una sentencia o decreto de divorcio o una orden de relaciones domésticas que pretenda dividir los planes de prestaciones del empleado. Algunos empleadores pueden tener políticas que exigen a los empleados informar de su divorcio en un breve plazo tras la finalización del mismo, proporcionando una sentencia de divorcio u otra prueba del cambio en el estado civil. Estas políticas pueden ayudar a garantizar que el empleado cumpla con los distintos plazos de elección relacionados con las prestaciones.
Planes y acuerdos que deben revisarse. Una vez que tenga conocimiento del divorcio (o divorcio pendiente) de su empleado, el primer paso es determinar los planes y acuerdos de prestaciones en los que participa el empleado y si se verán afectados por el divorcio. Por lo general, esto incluirá planes de jubilación, planes de salud y bienestar, cobertura de seguro de vida y programas de compensación diferida no calificados. La información sobre estos planes puede provenir de registros internos de RR. HH. o de administradores externos (encargados del mantenimiento de registros, administradores de planes, aseguradoras, etc.).
Reúna a su equipo. Es probable que sus equipos de recursos humanos y prestaciones se encarguen de revisar los planes y registros de prestaciones de su empresa. Es posible que también sea necesario involucrar a su equipo jurídico o a un asesor externo si las prestaciones del plan de jubilación del empleado están sujetas a división en virtud de una «orden de relaciones domésticas cualificada» (que se analiza con más detalle a continuación) o si necesita determinar si un plan o acuerdo concreto está sujeto a la ley ERISA. Como se ha comentado anteriormente, el tratamiento de los planes que están sujetos a la ley ERISA y los que no lo están puede ser muy diferente. Por último, su equipo de nóminas participará si el divorcio del empleado da lugar a cambios en sus retenciones y exenciones fiscales, embargos de su salario, etc.
PLANES DE BENEFICIOS PARA EMPLEADOS
Planes de jubilación cualificados
En general, los empleados no pueden ceder sus prestaciones de planes de jubilación cualificados (por ejemplo,, 401(k), 403(b) y planes de pensiones) a otras personas. Esta norma (la norma de no cesión) protege los beneficios del plan de jubilación de un participante para que no sean utilizados, por ejemplo, por el participante como garantía para un préstamo externo o para que no sean embargados por los acreedores del participante para pagar las deudas de este.
Sin embargo, existen excepciones a la regla de no cesión, incluida la excepción para las órdenes de relaciones domésticas (DRO) que cumplen los requisitos de una «orden de relaciones domésticas cualificada» o QDRO. Una QDRO describe los derechos de un «beneficiario alternativo» (por ejemplo, el excónyuge del participante, un hijo a su cargo u otra persona a su cargo) a recibir (sin perjuicio de la regla de no transferibilidad) la totalidad o una parte de las prestaciones del plan cualificado pagaderas al participante en el plan. A menos que cumpla los requisitos legales para ser una QDRO (que se analizan a continuación), una orden judicial estatal que intente ceder o dividir las prestaciones cubiertas por la ERISA de un participante en un divorcio no será ejecutable y el plan de jubilación calificado no podrá ceder o dividir las prestaciones de jubilación del empleado de acuerdo con los términos de la orden.
¿Qué es una DRO? Siuna QDRO es una «DRO que cumple ciertos requisitos», entonces, ¿qué es una DRO? Según la ley ERISA, una DRO es una «sentencia, decreto u orden (incluida la aprobación de un acuerdo de liquidación de bienes)» dictada de conformidad con la legislación estatal,1 relativa «a la prestación de manutención infantil, pagos de pensión alimenticia o derechos sobre los bienes gananciales a un cónyuge, excónyuge, hijo u otro dependiente de un participante». Las DRO suelen ser emitidas por los tribunales de familia de un estado como parte de un procedimiento de divorcio y pueden redactarse como órdenes judiciales independientes o incluirse en sentencias de divorcio o acuerdos de liquidación de bienes sancionados por el tribunal.
Hemos recibido una DRO, ¿y ahora qué? Antes incluso de recibir una DRO que pretenda ser una QDRO, debe contar con un proceso para revisar e implementar las QDRO. Su encargado del registro u otro administrador externo puede tener procedimientos que prefiera seguir, o usted puede adoptar sus propios procedimientos. Muchos encargados del registro también ofrecen servicios de revisión/aprobación de QDRO a sus clientes. En cualquier caso, su plan de jubilación debe tener políticas escritas de revisión y aprobación de QDRO (y la empresa debe utilizar esas políticas cada vez que reciba una DRO).
Aunque los procedimientos de QDRO pueden variar de una empresa a otra, normalmente exigen que el administrador del plan notifique tanto al participante como al beneficiario alternativo que se ha recibido la DRO, y solicite al encargado del registro del plan que bloquee la cuenta del participante, separando la prestación propuesta para el beneficiario alternativo del resto de la cuenta mientras el administrador del plan determina si la DRO es una QDRO válida. (Esta retención puede durar hasta 18 meses. Impide que el participante retire fondos de su cuenta antes de que se determine la condición de la DRO como QDRO). A continuación, el administrador del plan, el encargado del registro del plan o el asesor jurídico del empleador (ya sea interno o externo) deben determinar si la DRO cumple los requisitos de una QDRO.
¿Qué información debe incluir una QDRO? La lista de información que debe contener una DRO para ser considerada una QDRO no es larga: una QDRO debe contener la siguiente información:
- el nombre y la última dirección postal conocida del participante y de cada beneficiario alternativo;
- el nombre de cada plan al que se aplica la orden;
- el importe en dólares o el porcentaje (o el método para determinar el importe o el porcentaje) de la prestación que se pagará al beneficiario alternativo; y
- el número de pagos o el período de tiempo al que se aplica el pedido.
Los administradores del plan pueden solicitar al participante y al beneficiario alternativo que faciliten sus números de la Seguridad Social y números de teléfono con fines identificativos. Sin embargo, dado que los DRO son registros públicos, dicha información debe facilitarse al administrador del plan por separado para evitar posibles problemas de privacidad de los datos.
¿Qué no debe incluirse en una QDRO? Para que una DRO se considere una QDRO no debe, sin embargo, contener:
- disposiciones que exigen que el plan calificado proporcione al beneficiario alternativo un tipo o forma de prestación, o cualquier opción, que no esté prevista en el plan;
- disposiciones que exigen que el plan prevea un aumento de las prestaciones (determinadas sobre la base del valor actuarial);
- disposiciones que exigen que el plan pague prestaciones a un beneficiario alternativo que ya deben pagarse a otro beneficiario alternativo en virtud de una QDRO emitida anteriormente; y
- Disposiciones que exigen que el plan pague prestaciones a un beneficiario alternativo en forma de una renta vitalicia conjunta y de supervivencia cualificada durante la vida del beneficiario alternativo y de su cónyuge posterior.
Una DRO que cumpla con todos estos requisitos no dejará de ser una QDRO solo porque se emita después del fallecimiento del participante, la finalización del divorcio o el inicio de los pagos de beneficios del participante en virtud del plan.
Hay problemas con la DRO: ¿se pueden solucionar? Si después de revisar la DRO, el administrador del plan (u otro revisor) considera que la DRO no cumple los requisitos para ser una QDRO (ya sea porque no incluye la información requerida indicada anteriormente o no incluye disposiciones prohibidas), el primer paso para resolver el problema es ponerse en contacto con la parte que presenta la DRO y solicitar los cambios necesarios en la DRO para garantizar que se trate como una QDRO.
Si la DRO ya ha sido emitida (y firmada) por el tribunal que preside, eso puede significar que las partes tendrán que solicitar al tribunal una orden modificada. Para evitar ese posible resultado, los empleadores suelen preparar formularios «modelo» de QDRO. Estos formularios incluyen todos los términos requeridos por la QDRO y proporcionan una plantilla que pueden utilizar los abogados que representan a los beneficiarios alternativos para solicitar la división de las prestaciones del plan de un participante.
Si un beneficiario alternativo (o participante) no está de acuerdo con la decisión del administrador del plan sobre si una DRO constituye una QDRO, la parte puede impugnar la decisión ante los tribunales. (Dicho esto, es probable que las partes prefieran resolver cualquier desacuerdo sobre la calificación de una DRO como QDRO fuera de los tribunales).
Recordatorio rápido:
Los planes de «contribución definida» (incluidos los planes 401(k) y 403(b)) ofrecen prestaciones basadas en las aportaciones del propio empleado, las aportaciones del empleador (contrapartida, participación en los beneficios, otras no electivas) y las ganancias o pérdidas de inversión de dichas aportaciones. La prestación final del empleado se limita al saldo acumulado de estos conceptos, y el empleado asume el riesgo de la volatilidad del mercado.
Los planes de «prestaciones definidas» (planes de pensiones) ofrecen a los participantes una fuente de ingresos previsible durante toda la vida, calculada mediante una fórmula de jubilación que incorpora factores como los años de servicio del participante, su historial salarial, su edad, etc. El empleador asume el riesgo de la volatilidad del mercado, ya que está obligado a proporcionar las prestaciones establecidas en la fórmula, independientemente del rendimiento de las inversiones del plan.
¿Cómo dividen las QDRO los beneficios del plan de los participantes? La forma en que una QDRO divide los beneficios de jubilación de un participante dependerá de varios factores, como el tipo de plan de jubilación en cuestión (beneficio definido o contribución definida); el tipo de beneficios que recibirá el participante; y el motivo por el que las partes desean dividir los beneficios.2
Enfoques comunes. Existen dos enfoques comunes para dividir los beneficios del plan de un participante a través de una QDRO: el enfoque de «pago compartido» y el enfoque de «interés separado». Cualquiera de los dos enfoques puede utilizarse para planes de beneficios definidos o para planes de contribución definida.
Según el enfoque de «pago compartido» para dividir las prestaciones, las prestaciones del plan de jubilación del participante se dividen entre el participante y el beneficiario alternativo a medida que se abonan (de acuerdo con los términos de la QDRO). Este enfoque se utiliza a menudo si el participante ya está recibiendo pagos de prestaciones del plan y puede aplicarse más fácilmente a los planes de prestaciones definidas.
Una desventaja del enfoque de pago compartido es que el beneficiario alternativo no recibirá ningún pago en virtud de la QDRO si el participante nunca alcanza la fecha de inicio de la anualidad (es decir, el primer día del primer período durante el cual el participante tiene derecho a recibir prestaciones de jubilación). Esto podría ocurrir si el participante falleciera antes de alcanzar la fecha de inicio de la anualidad.
Con el enfoque de «interés separado», al beneficiario alternativo se le concede un derecho independiente y separado para recibir la totalidad o una parte de la prestación de jubilación del participante. Este enfoque se utiliza a menudo en las QDRO que se ocupan de los pagos en virtud de los planes 401(k) y 403(b), ya que puede permitir al beneficiario alternativo recibir las prestaciones en momentos y formas diferentes a los del participante (dependiendo de las condiciones del plan).
Cuando se utiliza el enfoque de intereses separados, el redactor de la QDRO deberá especificar la cantidad o el porcentaje de la cuenta del plan de jubilación del empleado que recibirá el beneficiario alternativo. Si el plan lo permite, los beneficiarios alternativos que reciban prestaciones en virtud del enfoque de intereses separados podrán tener derecho a recibir una distribución inmediata de la parte que se les haya asignado de las prestaciones del plan del participante.
¿Qué sucede si sabemos que un empleado está divorciado, pero no hemos recibido una QDRO? Incluso si sabe que un empleado está divorciado, si no ha recibido una QDRO válida, no puede distribuir los beneficios del plan de jubilación del empleado a su excónyuge, hijo u otro dependiente. Esto es así incluso si se le presenta una sentencia de divorcio o un acuerdo de liquidación: si la sentencia de divorcio o el acuerdo de liquidación no cumplen los requisitos de una QDRO, no puede reconocer legalmente las reclamaciones del excónyuge, hijo u otro dependiente en virtud del plan de jubilación.
Sin embargo, dependiendo de sus términos, usted podría revisar la sentencia de divorcio o el acuerdo de conciliación de la misma manera que lo haría con una DRO separada destinada a ser una QDRO. En ese caso, usted podría comunicar a la parte que presenta la DRO cualquier cambio necesario para tratar la sentencia o el acuerdo de conciliación como una QDRO. Ese enfoque permitiría a la parte que presenta la DRO realizar las correcciones necesarias para garantizar que la sentencia o el acuerdo se trate como una QDRO. También puede ordenar al administrador del plan que separe una parte de la cuenta del participante, aunque es posible que encuentre resistencia si el participante desea acceder a esos fondos.
Designación de beneficiarios. Además de ocuparse de las QDRO, los empleados también deberán considerar si desean cambiar la designación de beneficiarios de sus planes de jubilación. Por lo general, los participantes casados en un plan de jubilación nombran a su cónyuge como beneficiario. Tras un divorcio, es posible que eso ya no tenga sentido.
Como se ha mencionado anteriormente, dado que la mayoría de los planes de jubilación patrocinados por el empleador están sujetos a la ley ERISA, las leyes estatales sobre la revocación de la designación de beneficiarios en caso de divorcio no serán de aplicación. Por lo tanto, los términos del plan determinarán si la designación previa del empleado de su ahora excónyuge queda automáticamente revocada por el divorcio. Si no es así, dependiendo de los términos del plan aplicable, el excónyuge puede seguir siendo considerado beneficiario del empleado hasta que este actualice sus elecciones.
Independientemente de cómo aborden los planes de jubilación cualificados de su empresa las designaciones de beneficiarios tras un divorcio, debe recordar a los empleados divorciados que revisen sus designaciones de beneficiarios y realicen los cambios necesarios o deseados. (Esto es así incluso si sus planes revocan automáticamente la designación del cónyuge en caso de divorcio del empleado. En ese caso, a menos que el empleado nombre a un nuevo beneficiario, se aplicarán las normas predeterminadas del plan en materia de beneficiarios).
Planes de bienestar social
Planes de salud grupales
Determinar los derechos de un empleado en virtud de los planes de salud colectivos de su empresa tras un divorcio puede causar muchos quebraderos de cabeza a sus equipos de recursos humanos y prestaciones. Suponiendo que su plan de salud forme parte de un plan «cafetería» del Código de Rentas Internas (Código) §125, el divorcio de un empleado supondrá un cambio de situación que permitirá modificaciones en la elección a mitad de año. Además, es probable que el divorcio sea un evento que califique para COBRA para el excónyuge del participante (suponiendo que el cónyuge pierda la cobertura de su plan de salud) y los hijos dependientes (si ya no se les considera dependientes del empleado).
El divorcio como un cambio en la situación personal. El divorcio, junto con la separación legal,3 constituye un cambio en la situación personal que permitirá al empleado modificar sus elecciones en los planes de salud colectivos. Por lo tanto, un empleado divorciado puede optar por cambiar sus elecciones y eliminar la cobertura de su excónyuge. El empleado dispondrá de un plazo limitado (normalmente, entre 30 y 60 días, según lo establecido en el plan) para realizar dicho cambio.
La decisión de un empleado de eliminar la cobertura de su excónyuge. El cambio en la elección del empleado debe ser coherente con el cambio de situación; por ejemplo, un empleado podría optar por eliminar la cobertura de su excónyuge tras el divorcio de la pareja. Sin embargo, el empleado no podría cambiar la elección de cobertura para sí mismo ni para otros dependientes no afectados por el divorcio. Tras la pérdida de la cobertura, el excónyuge y los hijos afectados pueden tener derecho a las prestaciones de COBRA (o mini-COBRA, dependiendo del tamaño de su empresa), como se explica a continuación.
Elección de cobertura por parte de un empleado. Si uno de sus empleados tiene cobertura bajo el plan de salud de su excónyuge, su divorcio constituirá un cambio en su situación. Por lo tanto, si el excónyuge del empleado lo excluye de la cobertura, el empleado puede optar por participar en el plan de salud de su empresa debido a su divorcio y a la pérdida de la cobertura bajo el plan de su excónyuge.
Dentro del plazo establecido por el plan (normalmente entre 30 y 60 días) tras la pérdida de la cobertura del plan de su excónyuge, el empleado puede optar por inscribirse en la cobertura de su plan de salud. La cobertura del empleado comenzará según lo dispuesto en los términos del plan. (El Código §125 no suele permitir inscripciones retroactivas).
El momento oportuno es clave. Si bien el plazo para realizar cambios en la elección lo establece el plan, es importante que el empleado cumpla con todos los plazos indicados. Si un empleado no cancela a tiempo la cobertura de su excónyuge, podría seguir pagando por una cobertura a la que el excónyuge ya no tiene derecho (ya que los excónyuges no pueden participar en su plan de salud). Del mismo modo, si el empleado no elige a tiempo participar en su plan, es posible que no tenga cobertura sanitaria hasta el próximo año del plan.
Planes de salud grupales sujetos a COBRA. Si el cónyuge y/o los hijos dependientes cubiertos de un empleado pierden la cobertura de salud grupal bajo los planes de salud grupales de su empresa debido a un divorcio, eso constituirá un evento calificado para los fines de la cobertura de continuación de COBRA. COBRA generalmente se aplica a los planes cubiertos por ERISA que proporcionan beneficios de salud, incluidos los planes médicos, dentales y oftalmológicos.
Si su empresa ofrece una cuenta de gastos médicos flexibles (FSA), es posible que tenga una obligación COBRA limitada con respecto al excónyuge y los hijos dependientes del empleado en virtud de la FSA.
Ofrecer COBRA. Su empresa estará sujeta a las normas federales de COBRA si, en general, tiene 20 o más empleados. Si su plan de salud colectivo establece que los cónyuges cubiertos no pueden participar en dichos planes tras divorciarse de un empleado cubierto, un excónyuge experimentará un evento calificativo en la fecha de dicho divorcio.4
Según la ley COBRA, para que un excónyuge pueda acogerse a COBRA, el empleado o el excónyuge deben notificar al administrador del plan de salud el divorcio de la pareja en un plazo de 60 días a partir de la fecha del divorcio. A menos que usted tenga conocimiento independiente o informal del divorcio del empleado, el plan no está obligado a ofrecer COBRA al excónyuge si dicha notificación no se proporciona a tiempo.5 El administrador del plan debe proporcionar una notificación de elección de COBRA al excónyuge en un plazo de 14 días después de haber sido notificado del divorcio de la pareja.
El excónyuge tendrá entonces 60 días a partir de la fecha del evento calificativo (es decir, el divorcio) para elegir la cobertura de continuación COBRA. Si el excónyuge elige COBRA, la cobertura continuará hasta por 36 meses. (Se aplicará un período de cobertura COBRA similar a los hijos del empleado si dejan de ser dependientes del empleado debido al divorcio).
¿Qué sucede si no se nos notifica a tiempo el divorcio de un empleado y el cónyuge no elige COBRA a tiempo? Como se ha señalado anteriormente, en virtud de COBRA, el plan no está obligado a ofrecer COBRA a un excónyuge si el administrador del plan no recibe a tiempo la notificación del divorcio de la pareja. La pérdida de la posibilidad de optar por la cobertura de continuación COBRA por parte del excónyuge podría ser significativa. Por lo tanto, es importante que sus empleados le notifiquen cuando se divorcien. Asegúrese de que la descripción resumida del plan de salud (SPD) y cualquier otro documento similar describan claramente el proceso de notificación.
Si ni el empleado ni el excónyuge le notifican su divorcio dentro del plazo de notificación de 60 días (y usted no se entera de manera informal), puede rescindir retroactivamente la cobertura del excónyuge en el plan, siempre y cuando su SPD sea claro sobre la necesidad de notificar inmediatamente al administrador del plan sobre un divorcio. En ese caso, según las directrices del Departamento de Trabajo, la rescisión retroactiva no se considerará una rescisión inadmisible en virtud de la Ley de Asistencia Asequible.
¿Qué ocurre si COBRA no se aplica a nuestra empresa? Si usted es un pequeño empresario (con menos de 20 empleados) que no está sujeto a las normas federales de COBRA, es posible que siga estando sujeto a requisitos similares en virtud de una ley estatal «mini-COBRA». Si su plan de salud está sujeto a una ley mini-COBRA, no dé por sentado que su compañía de seguros administrará las disposiciones mini-COBRA de su póliza de salud. En muchos casos, las pólizas de seguro imponen obligaciones administrativas al empleador, como la obligación de notificar a los participantes sobre sus derechos a los beneficios mini-COBRA.
Cuentas de ahorro para gastos médicos (HSA)
Si su empresa ofrece una opción de plan de salud con deducibles altos, los empleados que participen en ese plan pueden ser elegibles para contribuir a una cuenta de ahorros para gastos médicos (HSA). La HSA del empleado (incluidas las aportaciones del empleador a la HSA) puede estar sujeta a división en caso de divorcio. Dado que las HSA no están sujetas a la ley ERISA, el administrador de la HSA puede dividir la HSA del empleado según lo establecido en la sentencia de divorcio, el acuerdo de manutención separada u otro acuerdo. No es necesaria una QDRO.
Según el Código §223(f)(7), los intereses de un empleado en su HSA pueden transferirse a una HSA independiente establecida para el excónyuge del empleado, de conformidad con los términos de una sentencia de divorcio, un acuerdo de manutención independiente u otro acuerdo. La transferencia de una parte de la HSA del empleado a la nueva HSA de su excónyuge no estará sujeta a impuestos para el excónyuge, ni someterá al empleado al impuesto especial adicional del 20 % sobre las distribuciones no permitidas de la HSA. Una vez completada la transferencia de activos de la HSA del empleado a la nueva HSA del excónyuge, este tendrá los mismos derechos sobre los fondos de su HSA que cualquier otro titular de una HSA.
Seguro de vida y otras prestaciones aseguradas
Seguro de vida. Aunque hay muchos tipos de seguros de vida, dos de las opciones más populares son la cobertura «integral» y la cobertura «temporal». El seguro de vida «integral» es un tipo de inversión que proporciona cobertura permanente y de por vida, con la posibilidad de acumular valor en efectivo en la propia póliza. Por el contrario, la cobertura del seguro de vida «temporal» se limita a un período de tiempo específico y no acumula valor en efectivo. Por lo general, los seguros de vida proporcionados por las empresas son de cobertura temporal, aunque los altos ejecutivos pueden participar en acuerdos de compensación más complejos (como planes de seguro de vida de dólar dividido y acuerdos similares) que incorporan pólizas de vida integral.
En el caso de las pólizas temporales, es probable que la mayor preocupación de un empleado en caso de divorcio sea quién figura como beneficiario en la póliza. Es probable que el empleado haya designado a su excónyuge como beneficiario y quiera cambiarlo. Al igual que con los planes calificados, si la cobertura del seguro de vida ofrecida constituye un plan ERISA, los empleados deberán realizar cualquier cambio de beneficiario de acuerdo con los términos del acuerdo. Se debe animar a los empleados a que revisen las designaciones de beneficiarios de sus pólizas y, si lo desean, eliminen y sustituyan al excónyuge, según lo dispuesto en el plan.
Dado que las pólizas de seguro de vida entera suelen tener al menos algún valor fuera de la indemnización por fallecimiento que proporcionan (debido al valor de rescate en efectivo que pueden haber acumulado), las pólizas de seguro de vida entera independientes (incluso si las ha adquirido la empresa en nombre de un empleado) pueden estar sujetas a división en los procedimientos de divorcio. Si una póliza de seguro de vida entera se utiliza como mecanismo de financiación en un acuerdo de compensación más complejo, será necesario revisar cuidadosamente los términos de dicho acuerdo para determinar si el excónyuge del participante tendrá algún derecho en virtud del mismo.
Otras prestaciones aseguradas. La elegibilidad de un empleado para recibir prestaciones pagaderas en virtud de un seguro de incapacidad a corto y largo plazo, cobertura por muerte accidental y desmembramiento, y otras coberturas similares, no se ve afectada por el divorcio. Sin embargo, cualquier prestación por fallecimiento pagadera en virtud de esas pólizas puede plantear los mismos problemas de designación de beneficiarios que el seguro de vida. Los empleados divorciados deben revisar sus designaciones de beneficiarios en cualquiera de estos programas para asegurarse de que sus beneficiarios estén actualizados según lo deseado.
¿Qué es un plan «Top Hat»?
Un plan «top hat» es un plan NQDC sin financiación mantenido por un empleador en beneficio de un grupo selecto de directivos o empleados con remuneraciones elevadas. Los planes «top hat» están exentos de los requisitos de participación, adquisición de derechos, financiación y fiduciarios de la ley ERISA. Sin embargo, siguen estando sujetos a determinadas normas de información y divulgación de la ley ERISA. (No obstante, estas obligaciones se flexibilizarán si se presenta a tiempo ante el Departamento de Trabajo una declaración «top hat» relativa al plan NQDC).
PLANES DE COMPENSACIÓN DIFERIDA NO CUALIFICADA (NQDC)
Los planes NQDC son un tipo de plan de jubilación que no cumple los requisitos impuestos a los planes de jubilación «cualificados» en virtud de la ley ERISA y el artículo 401(a) del Código. Los planes NQDC que se consideran planes «top hat» (véase el recuadro) están exentos de muchos aspectos de la ley ERISA, aunque no de todos.
Esto incluye la obligación de respetar las QDRO válidas que pretenden dividir los beneficios ofrecidos en virtud de un plan NQDC entre el empleado y su excónyuge. Sin embargo, dado que los planes NQDC están sujetos a otras disposiciones de la ley ERISA, podría decirse que están exentos de las leyes estatales que rigen la división de los bienes conyugales. Como resultado, los empleadores que patrocinan planes NQDC se encuentran en una posición única: no están obligados respetar las DRO, pero pueden optar por hacerlo si lo desean. (Véase nuestro artículo anterior para obtener más información sobre la capacidad de los planes NQDC para cumplir con las DRO).
Dado que los planes NQDC pueden respetar los DRO si el empleador así lo decide, si un empleado en proceso de divorcio participa en dicho plan, será importante revisar cuidadosamente los términos del plan NQDC para determinar el enfoque que adopta el plan. Si el plan NQDC prevé específicamente el reconocimiento de las DRO, se permitirá la aceleración del pago al excónyuge del empleado. (Esto es así incluso si el plan NQDC está sujeto a los estrictos requisitos del Código §409A. Existe una exención específica de la norma general contra la aceleración del Código §409A para los pagos realizados de conformidad con las DRO).
Si tras revisar el plan NQDC no queda claro que este respeta las DRO, no debe respetar ninguna DRO recibida en relación con el divorcio del empleado. En esas circunstancias, cualquier aceleración de las prestaciones para pagar al excónyuge en virtud del plan NQDC se consideraría una aceleración no permitida de las prestaciones en virtud del artículo 409A del Código, lo que daría lugar a importantes impuestos y sanciones para el participante.
REPERCUSIONES SECUNDARIAS EN LOS EQUIPOS DE RECURSOS HUMANOS Y PRESTACIONES
Cómo gestionar las solicitudes de documentos y las citaciones judiciales
Los casos de divorcio pueden ser complicados y confusos. Sus equipos de recursos humanos y prestaciones pueden recibir solicitudes o citaciones para presentar documentos e información, incluidas solicitudes sobre el salario o sueldo del empleado, prestaciones, historial laboral y otros datos similares. Antes de proporcionar cualquier información en respuesta a dicha solicitud (incluso a lo que pueda parecer una citación redactada correctamente), debe proporcionar a su empleado una copia de la solicitud/citación y dar tiempo al empleado y a su abogado para que la revisen y se opongan a la presentación de cualquier elemento o documento solicitado.
Preocupaciones sobre la privacidad
Es posible que se solicite a los equipos de recursos humanos y prestaciones que traten datos personales sensibles en relación con el divorcio de un empleado. Dado que dicha información se considera confidencial, sus equipos deben tener cuidado de no divulgarla fuera de la empresa. Las copias de las sentencias de divorcio, la correspondencia, las notificaciones y las designaciones de beneficiarios actualizadas deben conservarse de forma segura. Además, en la medida en que se trate de planes de salud colectivos, tenga en cuenta los requisitos de privacidad de la HIPAA y evite compartir información sanitaria protegida fuera de las funciones de administración del plan sin la debida autorización.
[1] Las órdenes de restricción temporal (DRO) también pueden ser emitidas por los tribunales tribales de conformidad con la legislación tribal.
[2] Véase Pregunta 3-1, publicación del Departamento de Trabajo de EE. UU. «QDRO: la división de las prestaciones de jubilación mediante órdenes de relaciones domésticas».
[3] El término «separación legal» no se define a efectos del artículo 125 del Código. Por el contrario, la separación legal de una pareja se determinará con arreglo a los principios del derecho de familia aplicables en el estado correspondiente.
[4] Estas normas también se aplican a los hijos dependientes de un empleado si dejan de ser dependientes con derecho a la cobertura del plan de salud debido al divorcio del empleado.
[5] Véase el Reglamento del Tesoro §54.4980B-6, Q-2.
