Es la temporada

Es la temporada...

Probablemente no pienses en el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos cuando escuchas esta frase. Pero el final de 2025 es un buen momento, incluso en plena temporada navideña, para echar la vista atrás y analizar lo que ha ocurrido, lo que aún queda por hacer en 2025 y mirar hacia 2026. 

A continuación, se indican algunas cuestiones que debemos tener en cuenta al dar la bienvenida al nuevo año: 

1. Evalúe las clasificaciones «cercanas» para determinar si los empleados están correctamente clasificados como «exentos» o «no exentos». Pregunte si las funciones de un puesto concreto han cambiado a lo largo del año, de modo que el empleado ya no cumple la «prueba de funciones». Confirme también que se cumplen los umbrales salariales para los empleados exentos.
2. ¿Tiene un inventario completo y conoce dónde trabajan los empleados remotos y si existen requisitos legales estatales específicos para los empleados que trabajan a distancia? ¿Está obligado a pagar una indemnización por accidente laboral o una prestación por desempleo a estos empleados remotos?
3. ¿Se han completado y presentado los informes requeridos, como los formularios EEO-1 y los planes AAP?
4. ¿Utiliza la IA en el proceso de contratación? En caso afirmativo, ¿está sujeto a alguna ley que regule la IA específica de su jurisdicción?
5. ¿Tiene un buen conocimiento práctico de las leyes laborales que se promulgaron en su jurisdicción en 2025 y que ya están en vigor o lo estarán pronto? ¿Ha implementado políticas y sistemas para garantizar su cumplimiento?
6. ¿Está preparado para las nuevas leyes que entrarán en vigor en su jurisdicción en 2026? Algunos estados serán más activos que otros. Por ejemplo, como ya hemos informado, Minnesota tiene una nueva ley sobre permisos remunerados que entrará en vigor el 1 de enero de 2026, y Colorado tiene una Ley de Seguro de Licencia Familiar y Médica (FAMLI) ahora cubrirá las estancias de los hijos de los trabajadores en la UCIN (unidad de cuidados intensivos neonatales). Además de las nuevas leyes sobre permisos, los estados han promulgado nuevas leyes con temas que van desde la negociación colectiva para los trabajadores temporales, la ampliación de los estatutos de igualdad salarial que exigen la divulgación de la información salarial (también conocida como «transparencia salarial»), la ampliación de la presentación de informes sobre datos salariales, el derecho a recuperar el pago de la formación si los empleados abandonan la empresa antes de un plazo determinado, restricciones o ampliaciones de la aplicación de los pactos de no competencia, restricciones a las cláusulas de confidencialidad y de no difamación en los acuerdos de separación, y requisitos de publicación y disponibilidad de la información para los empleados. (Esta lista no es exhaustiva). Consulte en su estado y municipio las leyes recientemente promulgadas o que entrarán en vigor próximamente.
7. Verifique el salario mínimo en su estado para 2026 y presupueste cualquier aumento.
8. Audite la elegibilidad de los empleados para trabajar en los Estados Unidos. En otras palabras, ¿qué tan eficaz es su cumplimiento del formulario I-9? Confirme si está sujeto a algún requisito de E-verify. Por ejemplo, la legislatura de Florida está considerando HB 197, que, si se aprueba, obligaría a todos los empleadores privados (independientemente de su tamaño) a utilizar E-verify.
9. Si se prevé una reducción de plantilla, considere si se aplican los umbrales de notificación de la Ley WARN estatal o federal y si se cumplirán. Deje tiempo suficiente para dar el aviso requerido antes de implementar la reducción de plantilla.
10. Considere la posibilidad de realizar un estudio sobre remuneración para determinar la equidad salarial y la adecuación al mercado de los empleados y los puestos.
11. Garantizar el cumplimiento de las leyes de privacidad, que abarcan desde la privacidad de los datos, la supervisión electrónica de los empleados, las notificaciones por violación de datos, el consentimiento para el uso de imágenes en los sitios web y las comunicaciones de la empresa, etc.

La lista anterior no pretende empañar la temporada navideña. Es un recordatorio amable de que los empleadores deben estar siempre al tanto de las leyes actuales y futuras que rigen las relaciones entre empleadores y empleados. Cada estado y municipio tendrá sus propias normas, al igual que las obligaciones variarán incluso entre sectores o tipos de empleadores. 

Sin embargo, todos los empleadores tienen la obligación de garantizar el cumplimiento del marco legal y normativo en constante cambio en el que operan.

Y, con eso, ¡disfruta de las vacaciones!