Employers Get Ready: I-9 Fine Increases Are Here — and More I-9 Inspections Are on the Horizon

Le département américain de la Sécurité intérieure (DHS) a récemment annoncé qu'il imposerait des amendes plus élevées aux employeurs qui ne se conforment pas aux règles complexes régissant le formulaire I-9 (vérification de l'admissibilité à l'emploi). De plus, dans quelques mois seulement, les employeurs pourraient être davantage exposés au risque de faire l'objet d'une inspection I-9 par le gouvernement. Si une nouvelle administration est mise en place à Washington D.C. en 2025, l'Immigration and Customs Enforcement (ICE), une division du DHS, se concentrera à nouveau sur le contrôle des lieux de travail, notamment en multipliant les inspections I-9.

Augmentation des sanctions en cas d'infractions à la loi I-9

Le 28 juin 2024, le DHS a annoncé le barème des amendes suivant :

Infractions relatives aux formalités administratives I-9 : de 281 $ à 2 789 $ par formulaire I-9
Emploi délibéré d'un étranger en situation irrégulière (première infraction) : de 698 $ à 5 579 $ par infraction
Emploi délibéré d'un étranger en situation irrégulière (deuxième infraction) : de 5 579 $ à 13 946 $ par infraction
Emploi délibéré d'un étranger en situation irrégulière (troisième infraction ou plus) : de 8 369 $ à 27 894 $ par infraction
Employeurs E-Verify – Défaut d'informer le DHS de la poursuite de l'emploi après une non-confirmation définitive : 973 $ à 1 942 $ par employé concerné

Au début de l'année 2024, le ministère américain de la Justice a alourdi les sanctions applicables en cas d'abus de documents et de pratiques discriminatoires dans le cadre du traitement des questions relatives au formulaire I-9. Il y a généralement abus de documents lorsqu'un employeur demande des documents spécifiques ou des documents supplémentaires ou différents après que l'employé a déjà présenté les documents I-9 requis. Les règles I-9 exigent que l'employeur laisse à l'employé le choix du ou des documents à présenter parmi la « liste des documents acceptables I-9 ». L'employeur doit ensuite examiner les documents présentés afin de confirmer qu'ils répondent aux exigences de vérification. Des pratiques d'emploi injustes liées à l'immigration peuvent se produire lorsqu'un employeur traite les candidats à un emploi et/ou les nouveaux employés de manière différente en fonction de leur statut d'immigration lors de la mise en œuvre des procédures I-9 ou du traitement des questions relatives au formulaire I-9.

Selon le nouveau barème du ministère américain de la Justice, les amendes pour abus de documents et pratiques déloyales en matière d'emploi liées à l'immigration sont les suivantes :

Abus de documents : 230 $ à 2 304 $ par infraction
Pratiques déloyales en matière d'emploi liées à l'immigration (première infraction) : de 575 $ à 4 610 $ par personne à l'encontre de laquelle l'employeur a été reconnu coupable de discrimination.
Pratiques déloyales en matière d'emploi liées à l'immigration (deuxième infraction) : de 4 610 $ à 11 524 $ par personne à l'encontre de laquelle l'employeur a été reconnu coupable de discrimination.
Pratiques déloyales en matière d'emploi liées à l'immigration (troisième infraction ou plus) : de 6 913 $ à 23 048 $ par personne à l'encontre de laquelle l'employeur a été reconnu coupable de discrimination.

Mesures visant à améliorer la conformité au formulaire I-9

Pour se prémunir au mieux contre le risque de sanctions liées au formulaire I-9, les employeurs doivent revoir leurs procédures I-9, former les employés chargés de veiller à la conformité I-9 et effectuer des audits internes périodiques. Voici quelques conseils clés en matière de conformité :

Utilisez la version la plus récente du formulaire I-9 pour toutes les nouvelles embauches et les nouvelles vérifications. La dernière version du formulaire I-9 porte la date d'émission du 1er août 2023 et est devenue obligatoire à compter du 1er novembre 2023.
Les employeurs E-Verify qui souhaitent recourir à la vérification à distance des documents I-9 doivent s'assurer qu'ils remplissent les conditions requises pour utiliser la procédure à distance et qu'ils prennent les mesures spéciales requises par cette procédure alternative. Seuls les employeurs E-Verify en « règle » peuvent utiliser les procédures de vérification à distance. Être en règle signifie que l'employeur utilise les procédures de vérification à distance uniquement sur les sites couverts par E-Verify et qu'il se conforme à toutes les exigences d'E-Verify. L'employeur doit également continuer à être en règle chaque fois qu'il utilise la procédure alternative de vérification des documents à distance.
Ne vous reposez pas sur vos lauriers si vous utilisez un logiciel électronique I-9. Un professionnel des ressources humaines qualifié doit toujours suivre attentivement toutes les étapes du formulaire I-9, notamment vérifier que le document présenté est en cours de validité et semble authentique à première vue, qu'il correspond à la personne qui l'a présenté et qu'il figure sur la liste des documents acceptables du formulaire I-9. Comme l'ICE et le DOJ l'ont rappelé aux employeurs, le logiciel I-9 ne constitue pas une garantie de sécurité. Ces agences fédérales ont infligé des amendes à plusieurs employeurs pour avoir utilisé un logiciel I-9 défectueux ou pour ne pas avoir rempli correctement les formulaires I-9, même si ces employeurs s'appuyaient sur un logiciel électronique I-9.
Vérifiez que l'employeur détient un formulaire I-9 conforme pour chaque employé actuel embauché à compter du 7 novembre 1986, ainsi que pour les anciens employés pendant la période de conservation (la plus longue des deux périodes suivantes : un an après la date de cessation d'emploi ou trois ans après la date d'embauche). Outre les formulaires I-9 frauduleux, les formulaires I-9 manquants constituent la violation la plus grave.
Mettre en œuvre des procédures pour garantir que les formulaires I-9 sont remplis dans les délais imposés par le gouvernement fédéral : § 1 (section employé) avant le premier jour d'emploi, § 2 (section employeur) avant le troisième jour ouvrable d'emploi, et supplément B (section de revérification) avant la date d'expiration de la preuve d'autorisation d'emploi existante. Un nombre élevé de formulaires I-9 remplis en retard ou avec un retard important constitue une infraction très grave et entraîne des amendes plus élevées.
Consultez nos publications précédentes pour obtenir d'autres conseils sur la conformité au formulaire I-9. Demandez conseil à un avocat si vous ne savez pas comment répondre à des questions difficiles concernant le formulaire I-9.

Meilleure pratique: Les employeurs doivent faire de la conformité I-9 un élément important de leurs activités commerciales normales. La fonction I-9 est une tâche importante. Ne la considérez pas comme une simple tâche administrative. Les employeurs doivent former leurs employés avant de leur confier des tâches liées à la conformité I-9. Le programme de conformité I-9 d'un employeur doit se concentrer sur le moment de l'embauche, la revérification (le cas échéant) et les audits internes périodiques I-9. Enfin, les efforts de conformité I-9 doivent commencer bien avant l'arrivée de l'ICE avec l'avis d'inspection.

Pour toute question, veuillez contacter votre avocat spécialisé en droit du travail et de l'emploi chez Foley & Lardner LLP.

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