米国国土安全保障省（DHS）は最近、雇用資格確認書（Form I-9）に関する複雑な規則に違反した雇用主に対し、より高額な罰金を科す方針を発表した。 さらに、わずか数か月後には、雇用主が政府によるI-9検査を受けるリスクが高まる可能性がある。2025年にワシントンD.C.で新政権が発足した場合、DHS傘下の移民関税執行局（ICE）は、より多くのI-9検査を含む職場での取り締まりに再び注力する見込みである。
I-9違反に対する罰則強化
2024年6月28日、国土安全保障省（DHS）は下記の罰金体系を発表した：
- I-9書類違反：I-9フォーム1件あたり281ドルから2,789ドル
- 故意に不法滞在外国人を雇用（初犯）：違反1件につき698ドルから5,579ドル
- 故意に不法滞在外国人を雇用（2回目違反）：違反1件につき5,579ドルから13,946ドル
- 故意に不法滞在外国人を雇用（3回目以降の違反）：違反1件につき8,369ドルから27,894ドル
- E-Verify参加事業主 – 最終的な不確認後も継続雇用を国土安全保障省（DHS）に報告しなかった場合：該当する従業員1人あたり973ドルから1,942ドル
2024年前半、米国司法省はI-9問題への対応における書類乱用と差別的慣行に対する罰則を強化した。書類乱用は通常、従業員が既に適格なI-9書類を提示した後、雇用主が特定の書類、あるいは追加・異なる書類を要求する際に発生する。I-9規則では、雇用主は従業員が「I-9受入可能書類リスト」から提示する書類を選択することを許可しなければならない。 その後、雇用主は提示された書類を確認し、検証要件を満たしているかどうかを審査しなければなりません。雇用主がI-9手続きの実施やI-9問題への対応において、求職者や新規採用者を移民ステータスに基づいて差別的に扱う場合、不公正な移民関連の雇用慣行が発生する可能性があります。
司法省の新スケジュールに基づく、文書乱用および不公正な移民関連の雇用慣行に対する罰金は以下の通りです：
- 文書不正使用：違反1件につき230ドルから2,304ドル
- 不公正な移民関連の雇用慣行（初犯）：雇用主が差別したと認定された個人1人につき575ドルから4,610ドル
- 不公正な移民関連の雇用慣行（再犯）：雇用主が差別を行ったと認定された個人1人につき4,610ドルから11,524ドル
- 不公正な移民関連の雇用慣行（3回目以降の違反）：雇用主が差別したと認定された個人1人あたり6,913ドルから23,048ドル
I-9コンプライアンス改善の手順
I-9罰則リスクを効果的に回避するためには、雇用主はI-9手続きの見直し、I-9コンプライアンス担当従業員への研修実施、定期的な内部監査の実施が必要です。主なコンプライアンス対策のポイントは以下の通りです：
- 新規採用および再確認手続きには、最新版のI-9フォームを使用してください。最新版のI-9フォームには2023年8月1日の発行日が記載されており、2023年11月1日より使用が義務付けられています。
- E-Verify参加事業主でI-9書類の遠隔確認を利用したい場合は、遠隔手続きの利用資格を満たし、この代替手続きで要求される特別な手順を踏むことを確認してください。遠隔確認手続きを利用できるのは「適正状態」にあるE-Verify参加事業主のみです。良好な状態とは、雇用主がE-Verifyの対象となる拠点でのみ遠隔検証手続きを利用し、かつ全てのE-Verify要件を遵守している状態を指します。雇用主は代替遠隔書類検証手続きを利用するたびに、良好な状態を維持し続ける必要があります。
- 電子I-9ソフトウェアを使用する場合でも、油断してはいけません。訓練を受けた人事担当者が、提示された書類が有効期限内で表面上本物であること、提示者本人に関連するものであること、かつI-9受入可能書類リストに記載されていることを確認するなど、I-9の全手順を慎重に完了する必要があります。 ICE（移民関税執行局）とDOJ（司法省）が雇用主に注意喚起している通り、I-9ソフトウェアは安全な避難場所を提供しません。これらの連邦機関は、欠陥のあるI-9ソフトウェアの使用やI-9の適切な完了を怠った複数の雇用主に対して罰金を科しています。たとえ当該雇用主が電子I-9ソフトウェアに依存していた場合でもです。
- 雇用主が、1986年11月7日以降に雇用された現従業員全員、および保持期間内（解雇日から1年後または雇用日から3年後のいずれか長い方）の元従業員について、適法なI-9フォームを保持していることを確認すること。不正なI-9フォームを除けば、I-9フォームの未提出が最も重大な違反となる。
- 連邦政府が定める期限内にI-9書類が完了するよう手順を実施すること：§1（従業員用）は雇用初日までに、§2（雇用主用）は雇用後3営業日以内に、補足書類B（再確認用）は既存の就労資格証明書の有効期限までに完了させること。I-9書類の遅延提出が多数発生した場合、または著しく遅延した場合は重大な違反となり、より高額な罰金につながる。
- 追加のI-9コンプライアンスに関するヒントについては、当社の以前の投稿をご覧ください。困難なI-9に関する質問への対応方法が不明な場合は、法的助言を得るために弁護士に相談してください。
ベストプラクティス：雇用主は、I-9コンプライアンスを通常の業務運営の重要な一部とすべきです。I-9業務は実質的な業務です。 単純な事務作業として扱ってはならない。雇用主は、従業員にI-9コンプライアンス業務を任せる前に、必ず研修を実施しなければならない。雇用主のI-9コンプライアンスプログラムは、採用時、再確認（該当する場合）、および定期的な内部I-9監査に重点を置くべきである。最後に、I-9コンプライアンスへの取り組みは、ICEが検査通知書を持って到着するかなり前には開始しておく必要がある。
ご質問がございましたら、Foley & Lardner LLPの労働・雇用法担当弁護士までお問い合わせください。
