미국 국토안보부(DHS)는 최근 I-9 양식(고용 자격 확인)을 규율하는 복잡한 규칙을 준수하지 않는 고용주에 대해 더 높은 벌금을 부과할 것이라고 발표했습니다. 또한 불과 몇 달 안에 고용주들은 정부의 I-9 서류 검사를 받을 위험이 더 커질 수 있습니다. 2025년 워싱턴 D.C.에 새 행정부가 출범할 경우, 국토안보부 산하 기관인 이민세관단속국(ICE)은 작업장 단속, 특히 I-9 서류 검사에 대한 집중을 재개할 예정입니다.
I-9 위반에 대한 처벌 강화
2024년 6월 28일, 국토안보부(DHS)는 다음과 같은 벌금 부과 기준을 발표했습니다:
- I-9 서류 위반: I-9 양식당 281달러에서 2,789달러
- 고의로 불법 체류 외국인 고용(첫 번째 위반): 위반 건당 698달러에서 5,579달러
- 고의로 불법 체류 외국인 고용(2차 위반): 위반 건당 5,579달러에서 13,946달러
- 고의로 불법 체류 외국인 고용(3회 이상 위반): 위반 건당 8,369달러에서 27,894달러
- E-Verify 고용주 – 최종 비확인 후 계속 고용 사실을 국토안보부(DHS)에 통보하지 않은 경우: 관련 개별 근로자당 973달러에서 1,942달러
2024년 초, 미국 법무부는 I-9 문제 처리 과정에서 문서 남용 및 차별적 관행에 대한 처벌을 강화했습니다. 문서 남용은 일반적으로 고용주가 근로자가 이미 적격한 I-9 서류를 제출한 후에도 특정 서류나 추가·다른 서류를 요구할 때 발생합니다. I-9 규정상 고용주는 근로자가 'I-9 허용 서류 목록'에서 제출할 서류(들)을 선택할 수 있도록 허용해야 합니다. 고용주는 제출된 서류를 검토하여 해당 서류가 확인 요건을 충족하는지 확인해야 합니다. 고용주가 I-9 절차를 시행하거나 I-9 문제를 처리하는 과정에서 구직자 및/또는 신규 채용자를 이민 신분에 따라 차별적으로 대우할 경우 불공정한 이민 관련 고용 관행이 발생할 수 있습니다.
법무부의 새로운 일정표에 따르면, 문서 남용 및 불공정 이민 관련 고용 관행에 대한 벌금은 다음과 같습니다:
- 문서 남용: 위반 건당 230달러에서 2,304달러
- 불공정한 이민 관련 고용 관행 (첫 번째 위반): 고용주가 차별한 것으로 판명된 개인당 575달러에서 4,610달러
- 불공정한 이민 관련 고용 관행(2차 위반): 고용주가 차별한 것으로 판명된 개인당 4,610달러에서 11,524달러
- 불공정한 이민 관련 고용 관행(3회 이상 위반): 고용주가 차별한 것으로 판명된 개인당 6,913달러에서 23,048달러
I-9 규정 준수 개선을 위한 단계
I-9 관련 벌금 위험을 효과적으로 방어하기 위해 고용주는 I-9 절차를 검토하고, I-9 규정 준수를 담당하는 직원을 교육하며, 정기적인 내부 감사를 실시해야 합니다. 다음은 몇 가지 주요 규정 준수 팁입니다:
- 모든 신규 채용 및 재확인 시 최신 버전의 I-9 양식을 사용하십시오. 최신 I-9 양식은 2023년 8월 1일 발행일자를 포함하며, 2023년 11월 1일부터 의무적으로 적용됩니다.
- I-9 원격 문서 확인 절차를 이용하려는 E-Verify 고용주는 해당 원격 절차 사용 자격을 갖추었는지 확인하고, 이 대체 절차에서 요구하는 특별 단계를 반드시 수행해야 합니다. "양호한 상태"의 E-Verify 고용주만 원격 확인 절차를 사용할 수 있습니다. 양호한 상태란 고용주가 E-Verify 적용 대상 사업장에서만 원격 확인 절차를 사용하며 모든 E-Verify 요건을 준수함을 의미합니다. 또한 고용주는 대체 원격 문서 확인 절차를 사용할 때마다 계속해서 양호한 상태를 유지해야 합니다.
- 전자 I-9 소프트웨어를 사용한다고 해서 안심해서는 안 됩니다. 훈련된 인사 전문가는 여전히 모든 I-9 절차를 신중하게 완료해야 합니다. 여기에는 제출된 문서가 유효 기간이 지나지 않았고 표면상 진정해 보이며, 제출한 사람과 관련이 있고, I-9 허용 문서 목록에 포함되어 있는지 확인하는 검토 작업도 포함됩니다. ICE와 법무부(DOJ)가 고용주들에게 상기시킨 바와 같이, I-9 소프트웨어는 안전항(safe harbor)을 제공하지 않습니다. 해당 연방 기관들은 결함이 있는 I-9 소프트웨어를 사용하거나 I-9 절차를 제대로 완료하지 못한 여러 고용주들에게 벌금을 부과한 바 있으며, 해당 고용주들이 전자 I-9 소프트웨어에 의존하고 있었음에도 불구하고 그러했습니다.
- 고용주가 1986년 11월 7일 이후 채용된 현직 직원 및 보존 기간(퇴직일로부터 1년 또는 채용일로부터 3년 중 더 긴 기간) 내의 전직 직원에 대해 각각 적법한 I-9 양식을 보유하고 있는지 확인하십시오 . 위조된 I-9 양식 외에, 누락된 I-9 양식은 가장 심각한 위반 사항을 구성합니다.
- 연방 정부가 정한 기한 내에 I-9 서류를 완료하도록 절차를 시행하십시오: § 1(근로자 부분)은 고용 첫날까지, § 2(고용주 부분)은 고용 후 3영업일 이내, 보충서 B(재확인 부분)은 기존 취업 허가 증빙 서류의 만료일까지 완료해야 합니다. 지연된 I-9 서류가 많거나 현저히 지연된 경우 매우 심각한 위반 사항으로 간주되어 더 높은 벌금이 부과됩니다.
- 추가적인 I-9 규정 준수 팁은 이전 게시물을 참조하십시오. 어려운 I-9 관련 질문을 처리하는 방법에 대해 불확실할 경우 법률 자문을 구하십시오.
모범 사례: 고용주는 I-9 규정 준수를 일상적인 업무 운영의 중요한 부분으로 삼아야 합니다. I-9 업무는 실질적인 업무입니다. 단순한 사무 업무로 취급해서는 안 됩니다. 고용주는 직원들이 I-9 준수 업무를 처리하도록 허용하기 전에 반드시 교육을 실시해야 합니다. 고용주의 I-9 준수 프로그램은 채용 시점, 재확인(해당되는 경우), 그리고 정기적인 내부 I-9 감사에 중점을 두어야 합니다. 마지막으로, I-9 준수 노력은 ICE가 검사 통지서를 가지고 방문하기 훨씬 전에 시작되어야 합니다.
문의 사항이 있으시면 Foley & Lardner LLP의 노동 및 고용 변호사에게 연락해 주십시오.
