未发出诉讼保留令可能导致证据灭失裁定

在2012年7月24日针对苹果公司起诉三星电子专利侵权案的裁决中，加州一名美国地方法官判定：三星承认早在2010年8月就已知悉苹果将提起专利侵权诉讼，却未启动诉讼保留通知程序。因此三星对电子邮件的自动删除行为持续至2011年4月——即苹果正式提起诉讼之时。 苹果公司索赔金额超过25亿美元。庭审中，陪审团将收到不利推断指示：三星未保留电子邮件的原因在于这些邮件对其案情不利。

为何必须遵守

毋庸置疑，电子证据开示已彻底改变了诉讼模式，成为每起诉讼的组成部分。据估算，全球每日产生的电子邮件超过3500亿封，而如今人人随身携带可接收邮件的智能手机，所有商业活动都已转向电子信息化运作。另有数据显示，超过99%的信息以电子形式存在。

这对你意味着什么？首先，你无法永久保存所有内容，因为磁盘和磁带的存储成本存在自然限制，而且3500亿封电子邮件中，许多都是无人问津的垃圾邮件，必须通过某种方式予以删除。

记录保留政策

管理电子存储信息（这是联邦民事诉讼规则对该类信息的最新定义）已成为当今企业的必然之举，原因诸多。其中一个重要理由在于：记录保留政策能明确告知员工记录的保存期限，并允许销毁那些已无商业价值的特定文件。因此，有人将此类政策称为记录销毁政策，因为该政策为删除记录提供了正当理由。

然而，制定记录保留政策最重要的理由在于：若卷入诉讼且对方指控你不当删除了电子存储信息（ESI），只要该信息销毁行为符合记录保留政策，你很可能获得法律保护。反之，若虽有记录保留政策却未遵守，则可能面临法官认定你蓄意销毁电子存储信息的风险。

诉讼保留通知

当您决定起诉他人时，即使您是原告，也应发布诉讼保留通知，以保护可能与诉讼相关的员工的电子存储信息（ESI）。同样地，当您收到可能被起诉的迹象时，也应发布诉讼保留通知以保护电子存储信息。在两种情况下，您都应正式修改记录保留政策，以防止电子存储信息的销毁。

如需获取更多信息或讨论与记录保留政策及诉讼保留令相关的问题，请联系审判合伙人彼得·S·沃格尔（Peter S. Vogel），他是Gardere律师事务所电子取证与文件保留业务部的负责人（邮箱：[email protected]，电话：214.999.4422）。 您亦可随时联系诉讼合伙人马克·W·拜尔（Mark W. Bayer，邮箱：[email protected]，电话：214.999.4521）及克雷格·弗洛伦斯（Craig Florence，邮箱：[email protected]，电话：214.999.4796）。