作者：尼古拉斯·科尔
文件审查的顺序对确定审查员处理文件的速度以及客户的总体成本具有重要影响。事实上，这可能是合同审查初期最关键的考量因素。当文件按主题分类时，审查速度往往得以提升，从而降低客户成本。以下是我亲身经历的一个案例，佐证了这一理论。
在最近一次文件审查中，由于时间极其紧迫，聘请了一支合同审查团队进行初步审查，并对文件相关性进行初步筛选。诉讼支持项目经理（PM）负责将文件分批整理，供合同律师审查。法律团队决定按时间顺序分批次向审查员提供文件，这是文件审查中最常见的分批方式。 法律团队青睐此排序方式，因其易于理解，且认为能为审阅者提供时间线和背景信息，有助于更好地掌握案件事实。审阅工作启动后，项目经理开始向法律团队报告令人担忧的审阅者数据：每位审阅者的审阅速度低于每小时30份文件，远低于行业标准的每小时50-60份。 按初始进度推算，初审完成日期将远超合同截止期限，且仅合同审查预算就将耗尽整个案件的预算额度。审查人员必须加快进度。为此，团队展开了详细调查：评估审查人员质量、分析待审文件类型，并制定潜在解决方案以提升审查效率。
首先，项目经理分析了待批量审核的文件类型，以确定是否因大型复杂文件导致审核效率低下。文件集合中确实包含异常大量复杂冗长的文件，遗憾的是，我们无法改变可能响应取证请求的文件类型。但通过了解文件集合构成，我们得以有效分析审核人员的进度。 项目经理对比了审阅人员的质量水平，以判断其审阅效率是否存在差异。初步结果显示部分审阅人员效率显著高于他人。但当考虑文件类型和规模因素后，审阅效率的差异几乎消失。 部分被评为"效率低下"的审阅者，实则因其批次中包含更多复杂文件。招募新审阅者或重新培训并不能提升审阅速度——这原本是团队为赶工期考虑的首选方案。
事实上，新加入的审阅者反而更可能拖慢进度。任何新审阅者都需要时间熟悉文件类型和案件问题。鉴于我们无法改变文件构成，也没有"不合格"审阅者可替换，我们尝试在文件集中标注关键词，引导审阅者聚焦文件关键部分，从而提升文件审阅效率。遗憾的是，标注关键词同样未能加快审阅速度。 审查工作刚启动两周多，截止日期迫在眉睫，团队亟需解决方案。
其次，在与法律团队进行长时间会议后，项目经理说服他们进行实验：对文件强制应用概念化的"排序规则"，以评估其对审查效率的影响。项目经理重新整理了文件审查批次，先按邮件线程/链条排序，再将这些链条进行概念化分组。 半数审阅员被分配处理重新排序的批次，其余人员则继续使用按时间顺序排列的原始批次。两天后，两组审阅效率对比完成：处理时间顺序批次的合同审阅员效率仍维持在每小时30份文件左右。 而处理概念化排序批次的审阅者效率突破每小时60份。概念化排序使审阅效率翻倍——审阅者因处理单一主题相关文件，既能加速阅读又能快速完成编码决策，无需反复停顿思考各主题与案件关联性，也无需在问题编码表中频繁跳转。
评审人员自身也证实，按概念排序的批次能提升工作效率。受访的评审人员表示，由于每次只需处理单一主题而非关联所有议题，他们得以加快评审速度。无需反复查阅编码/背景手册来重温特定主题或问题编码的细微差别。 修订后的排序方案使团队重回正轨，得以满足截止期限与预算限制。客户按小时支付合同审阅人员的费用，而优化文档审阅顺序后，每份文件的成本实际减半。此外，二审推翻率未见上升，表明修订后的排序方案并未对初审人员的错误率产生负面影响。 综上所述，启动合同审查时，监督团队需重点考量以下要素：首先，高亮标注对审查效率影响甚微。无论选择放弃关键术语高亮，还是大量标注术语，上述案例中均未观察到审查效率的显著变化。其次，需准确把握文件集合的构成类型，方能合理评估审阅人员资质，并制定切合实际的文件审查效率预期。 若文件集以邮件为主而非独立文档，审查邮件串能提供与时间线审查同等的上下文关联性，同时大幅提升审查效率。最后，应协同诉讼支持人员确定文件集类型，评估可用的诉讼工具以加速审查流程，某些情况下甚至需判断是否仍需采用传统线性审查方式。