新冠疫情中汲取的RFP经验教训

新冠疫情引发的供应链中断及其应对措施，促使采购团队重新审视是否应终止与疫情期间表现欠佳的供应商的合作。 在此背景下，提案请求（RFP）流程仍是商品与服务采购方评估新供应及服务解决方案的重要工具。当前正是审视采购方RFP策略及随附标准合同是否存在改进空间的最佳时机。

当买方掌控招标流程时，便处于有利地位，可就合同中某些条款展开谈判——这些条款在疫情前可能被轻描淡写地带过。未来买方应特别关注的几项条款包括：不可抗力、便利终止权以及暂停执行权。 

• 不可抗力。买方应确保不可抗力条款要求供应商在不可抗力事件发生时及时通知。不可抗力条款还应允许在供应商无法在合理时间内恢复履约时终止合同。此外，买方需确保不可抗力事件的构成要件范围得到适当限制。

• 便利终止权。新冠疫情凸显了供应与服务合同中灵活处理方式的重要性。尽管便利终止权对商品与服务采购方始终至关重要，但在招标过程中选择供应商时，应将买方享有单向便利终止权（附合理通知期）视为关键条款——尤其当供应关系具有排他性或包含特定供货量要求时。

• 暂停条款。暂停条款可在无需援引不可抗力条款的严格措辞的情况下，实现延迟供应商履约的目标。从买方角度看，理想的暂停条款应倾向于买方利益，允许买方因任何理由暂停履行供应或服务合同，并规定在买方发出通知后恢复合同履行。

如今，买方标准合同必须与招标文件同时发送，其重要性较以往更为突出。由于某些供应商遴选流程的紧迫性，人们往往倾向于先发送招标文件，随后再补发标准合同，甚至在某些情况下，新供应商选定后才提供标准合同。  在RFP流程初期即提供标准合同，并要求供应商在响应文件中提交修订标注版本，将使采购方在合同谈判中掌握更多主动权，有助于早期识别潜在重大合同障碍，同时预判未来与该供应商合作可能面临的协作难度。 

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