2024年7月1日，《芝加哥带薪休假及带薪病假与安全假条例》（简称PLO或"条例"）正式生效。我们曾在2023年11月该条例公布时进行过报道，指出其文本存在若干关键细节缺失。 所幸芝加哥商业事务与消费者保护局（BACP）于2024年5月发布了最终实施细则（以下简称"细则"），对PLO进行了解释。尽管细则在合规义务方面提供了一些明确指引，但总体而言对雇主而言仍属喜忧参半。本文将简要回顾该条例本身，并解析BACP新细则对合规义务的影响。
芝加哥的PLO：快速回顾
《带薪休假条例》要求芝加哥多数雇主除提供40小时带薪病假（PSL）外，还须为符合条件的员工提供至少40小时带薪休假（PL）。员工若在任何120天周期内为雇主工作至少80小时，且工作地点位于芝加哥地理边界内，即视为"符合条件"，有权累积带薪休假和带薪病假。 若员工满足此门槛，每工作35小时应累积1小时带薪休假及1小时带薪病假。雇主可制定高于条例最低标准的政策，但须确保其政策符合关于累积、结转及使用的核心要求。
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远程工作者
远程工作者若符合上述"适用员工"的定义，则受该条例保护。因此，即使雇主位于芝加哥，只要员工未在该市实体办公，则不累积休假。但凡在芝加哥市内实体办公的远程工作者，即使雇主位于芝加哥以外地区（或不同州），仍须累积带薪休假（PL）和病假（PSL）。
预付制与应计制
该规则明确规定，对于采用累积制休假政策的雇主，必须允许员工将最多80小时的未用带薪病假（PSL）和16小时的未用带薪休假（PL）从一个福利年度结转至下一个年度。 对于采用"预付"休假模式（即在雇佣开始时一次性提供全部带薪休假和特别休假时长，而非采用累积制）的雇主，其优势在于无需遵循带薪休假方面的结转规定。但规则明确指出，预付模式并不能免除雇主在特别休假结转方面的义务。 换言之，无论通过累积或预付方式，最多80小时的未使用病假必须结转。若采用预付方式，这80小时将叠加在福利年度开始或雇佣开始时提供的40小时病假之上。 因此，若采用预付方式，部分员工年初可能享有120小时（或15天）的PSL额度。
带薪休假政策：结转与等待期
鉴于80小时带薪病假结转规则适用于所有情况，无论休假是否提前集中使用。
采用单一带薪休假账户（PTO）而非分别设置病假（PL）和特别休假（PSL）账户的雇主面临困境。由于该条例未对预先...
现有带薪休假政策方面，实施此类政策的雇主可能面临人员配置问题，因为这些政策必须完全符合《条例》规定——包括80小时病假结转条款。 因此，若雇主预先发放80小时带薪休假（涵盖40小时带薪病假与40小时带薪休假），部分员工年初可能拥有160小时（即20天）的休假额度。
带薪休假政策在设定休假等待期方面也更为严格。该条例规定，雇员自受雇第90个日历日起即可使用带薪病假。但带薪特别休假可在第30个日历日后使用。对于实施带薪休假政策的雇主，必须适用更为宽松的30天等待期规定。
限制使用
在使用方面，该条例除要求"合理预先批准"外，未明确雇主可如何或何时限制雇员使用带薪假，但《细则》制定了平衡测试标准，用于判定雇主基于"运营需求"可拒绝带薪假申请的情形。
雇主基于此理由拒绝带薪休假请求时应考虑的因素包括：
- 在特定时间段内授予PL将对业务运营产生重大影响；
- 雇主为芝加哥市民的健康、安全或福利提供关键性需求或服务；
- 在审查、批准和拒绝带薪休假（PL）时，处境相似的员工应获得同等对待；
- 员工在既定福利年度内对所有应享带薪休假享有"实质性使用权"。此处"实质性使用权"指员工具备合理能力使用已累积的带薪休假和带薪病假。
为提供更多指导，该规则列举了若干关于带薪休假使用限制合理性的示例。合理政策应允许员工在提出申请后七天内的周五休假。但规则同时指出，休假政策可设置"限制期"。例如，若某周五恰逢雇主年度最繁忙日，雇主可禁止员工在此日休假。 过度限制性政策的典型案例是禁止在周一和周五使用带薪休假。
定义12个月周期——福利年度
从行政角度来看，该规则赋予雇主更大的灵活性来确定12个月周期或"福利年度"。福利年度可基于以下因素确定，例如：
日历年度、财政年度或雇员的工作周年日。换言之，雇主可为每位受保雇员设定不同的日期，或选择同时向所有受保雇员授予福利。
通知要求
除关于预付、结转和使用方面的指导外，新规还明确了雇主必须如何遵守《带薪休假法》的不同通知要求。雇主必须提供的两项主要通知包括：(1) 根据《带薪休假法》享有的权利通知（"权利通知"）；以及 (2) 可供使用的带薪休假和病假额度更新通知（"额度通知"）。 权利通知的提供存在若干不同要求，但主要包括两项：在醒目位置张贴通知，并在员工首笔薪资单中附上该通知，同时每年7月1日前30天内发放的薪资单中也须包含该通知。雇主提供额度通知的方式则更为多样，包括但不限于：在工资条上注明、通过在线系统发布或采用手写记录形式。
收获
该条例现已生效，雇主应审查其带薪休假、带薪病假或带薪休假政策，确保符合《带薪休假条例》及《带薪休假政策新规》的要求。条例允许雇主调整政策，但必须在变更实施前五日内向员工提供书面通知（若变更涉及薪酬调整，通知期将相应延长）。
对于不确定自身政策是否符合《带薪休假法》（PLO）要求的雇主——无论是涉及休假累积、使用、结转还是通知要求——应咨询法律顾问以确定实施必要更新的最佳方式。
特别感谢福里律师事务所芝加哥办公室暑期实习律师梅雷迪思·麦克达菲对本文的贡献。
