La importancia de conocer y cumplir las disposiciones sobre notificaciones de su contrato

Cuando las cosas van bien y los proyectos avanzan sin problemas, todo el mundo está contento, pero la situación puede cambiar rápidamente en los proyectos de construcción. Las instrucciones del propietario, los cambios en el calendario, los problemas meteorológicos, los problemas con los proveedores y las condiciones imprevistas de la obra pueden convertirse rápidamente en problemas que causen retrasos importantes y un aumento de los costes. Saber cómo lidiar con estos problemas, incluyendo cuándo y qué notificación requiere su contrato, puede ser fundamental para reclamar posteriormente los derechos contractuales. Sin embargo, el momento de familiarizarse con los requisitos específicos de notificación de su contrato debe ser mucho antes de que se vea afectado por cualquiera de estos problemas en su lugar de trabajo. Comprender los requisitos de la cláusula de notificación de su contrato antes de que surjan los problemas es fundamental para preservar sus derechos ante impactos imprevistos que puedan afectar a su trabajo.

Aunque pueda parecer sencillo, muchos contratistas incumplen los requisitos contractuales de notificación o no notifican las posibles reclamaciones cuando surgen, lo que pone en peligro la recuperación de las reclamaciones válidas. Este artículo sirve para esbozar las cuestiones clave relacionadas con las notificaciones contractuales, describe las diferentes formas en que los tribunales resuelven a veces los litigios relacionados con las notificaciones y ofrece sugerencias sobre las mejores prácticas a la hora de tratar las cuestiones relacionadas con las notificaciones contractuales.

Cuestiones clave relacionadas con las disposiciones sobre notificaciones

Las disposiciones contractuales relativas a las notificaciones son elementos clave de los contratos de construcción, que generalmente exigen que el contratista notifique al propietario o al contratista de nivel superior cuando el contratista de nivel inferior considera que tiene derecho a una orden de cambio, a costes adicionales o a una prórroga del plazo. Sin embargo, los contratos pueden exigir diferentes formas de notificación y tener diferentes requisitos de plazos para la notificación de diferentes cuestiones. Las disposiciones relativas a las notificaciones, y el cumplimiento de estas disposiciones, son a menudo motivo de disputas. Por ello, se debe prestar especial atención a las disposiciones relativas a las notificaciones sobre cambios en el trabajo, posibles reclamaciones y compensaciones por retrasos. El cumplimiento de los requisitos de notificación es a menudo una condición previa que debe cumplirse para preservar las reclamaciones potencialmente meritorias.

Por lo general, cuanto más se puede ganar o perder, mayores son los requisitos contractuales
relacionados con la notificación. Los requisitos de notificación más estrictos suelen estar relacionados con la notificación de posibles reclamaciones de tiempo adicional, dinero adicional u otros ajustes contractuales. Las disposiciones sobre notificación varían de un contrato a otro, y es importante revisar tanto los contratos tipo como los personalizados para conocer los siguientes detalles:

• Plazos para notificar. El plazo para notificar puede variar, pero normalmente los contratos exigen que la notificación se realice en un plazo de entre siete y 21 días, y en ocasiones hasta 30 días, o tan solo 48 horas. Es fundamental conocer los plazos de notificación de cada proyecto. A menudo surgen disputas sobre cuándo un contratista tuvo conocimiento de una posible reclamación y cuándo comenzó a correr el plazo para notificarla.
• Detalles sobre la forma y el contenido requerido de la notificación. Los contratos pueden variar en cuanto al nivel de detalle que se requiere para una reclamación y si la notificación es un proceso de un solo paso o de varios pasos. Algunas disposiciones de notificación requieren inicialmente solo una notificación básica, con los detalles y la documentación de apoyo proporcionados dentro de un plazo específico después de la notificación original. Otros contratos pueden requerir información mucho más específica en la notificación inicial. Los detalles sobre qué información justificativa se requiere y cuándo puede ser clave para determinar posteriormente si se han cumplido los requisitos contractuales. Aunque puede resultar oneroso, es fundamental saber antes de que surja un problema que hay que recopilar y proporcionar información detallada en un breve plazo de tiempo, de modo que el contratista esté preparado para cumplir el requisito (mediante procesos de mantenimiento de registros más rigurosos, etc.).
• A quién debe enviarse la notificación. En los contratos de construcción es habitual que se designe a una persona específica o a un representante como destinatario de cualquier notificación formal exigida por el contrato. Es importante saber quién es esa persona y conocer el proceso para cambiar el destinatario designado.
• Cómo se puede o se debe enviar la notificación (correo certificado, mensajería, fax, correo electrónico o entrega en mano). Por lo general, la mayoría de los contratos exigen que la notificación se realice por escrito; sin embargo, han surgido disputas sobre cómo se define «por escrito». Se ha argumentado, en ocasiones con éxito, que la documentación del proyecto (como las actas de las reuniones y las actualizaciones del calendario del proyecto) era una notificación por escrito suficiente de una reclamación, en lugar de una carta de reclamación formal más típica. Además, en esta era de comunicaciones electrónicas, como el correo electrónico y los mensajes de texto, es importante evitar disputas sobre lo que significa «por escrito» y si la notificación puede enviarse por vía electrónica, por correo postal o por ambos medios. Por ejemplo, para abordar el impacto de la correspondencia electrónica entre las partes interesadas en la construcción moderna, el Instituto Americano de Arquitectos ha actualizado recientemente muchos de sus documentos contractuales tipo para permitir que determinadas notificaciones se envíen por vía electrónica, si las partes así lo acuerdan en el momento de redactar el contrato. Por ejemplo, el A401 — Formulario estándar de acuerdo entre contratista y subcontratista— incluyó estos cambios en la sección 14.4, pero mantuvo el requisito de que una «Notificación de reclamaciones» solo fuera efectiva si se enviaba por correo certificado o registrado, o por mensajería con acuse de recibo.

Diferencias jurisdiccionales en disputas sobre notificaciones

Para los contratistas que trabajan en varios estados, no es seguro asumir que la forma en que los tribunales de un estado aplican las disposiciones sobre notificaciones será la misma que en otras jurisdicciones (o, en ocasiones, en otros tribunales del mismo estado). Las decisiones sobre el cumplimiento de las disposiciones sobre notificaciones suelen depender de las circunstancias específicas de cada caso, y algunos estados son más estrictos que otros a la hora de hacer cumplir los requisitos contractuales.

Los tribunales de Florida, Nueva York, Washington, Ohio, Massachusetts y Nueva Jersey han dictaminado en ocasiones que los contratistas pueden quedar completamente excluidos de la recuperación si no han cumplido rigurosamente todos los requisitos de la cláusula de notificación operativa. Por ejemplo, en el reciente caso de Massachusetts Endicott Constructors Corp. contra E. Amanti & Sons, Inc.,^{1 cuando} Endicott no pudo aportar pruebas de que había dado el aviso adecuado en el plazo de siete días, tal y como exigía el contrato para una reclamación por ampliación del plazo, el tribunal confirmó que, en general, el incumplimiento estricto de la disposición sobre notificación debería impedir toda reparación solicitada en la reclamación. Como resultado, el tribunal dictó sentencia sumaria contra Endicott y denegó la reclamación por ampliación del plazo. Si se trabaja en estados que adoptan este enfoque estricto del cumplimiento, se debe tener especial cuidado para evitar un resultado igualmente severo.

Por otro lado, en estados como California, Alaska, Pensilvania, Rhode Island, Virginia y Connecticut, los tribunales suelen adoptar un enfoque más matizado y aplicar normas basadas en el perjuicio, la justicia y la equidad. En estos estados, el cumplimiento sustancial por parte del contratista de las disposiciones relativas a la notificación suele ser suficiente para evitar que se desestime una reclamación, si el contratista puede demostrar que la otra parte no ha sufrido perjuicios y que tenía conocimiento real o implícito de la reclamación y de los hechos que la sustentaban. Sin embargo, incluso en estos estados, la falta total de notificación puede ser fatal.

Mejores prácticas y conclusiones clave

Debido a las graves consecuencias que puede acarrear el incumplimiento de las disposiciones sobre notificaciones de su contrato, es muy importante revisar dichas disposiciones antes de firmar los contratos. Muchas disposiciones contractuales sobre notificaciones son complejas, confusas y están mal redactadas. Se pueden evitar disputas posteriores si las partes acuerdan disposiciones sobre notificaciones razonables y claras al celebrar el contrato.

Además, deben establecerse procedimientos para garantizar el cumplimiento oportuno de los requisitos de notificación. En el caso de los contratistas que trabajan en varios proyectos simultáneamente, el personal del proyecto responsable de realizar el seguimiento y notificar las posibles reclamaciones debe conocer los requisitos de notificación de cada proyecto y no dar por sentado que los requisitos de notificación son los mismos en todos los proyectos o contratos. Si su contrato no establece un plazo específico para notificar las reclamaciones, lo mejor es notificarlas tan pronto como se produzca la reclamación o el impacto. De este modo, se reduce la posibilidad de que la otra parte alegue posteriormente que la notificación tardía le ha perjudicado de alguna manera y ha mermado su capacidad para resolver el problema en tiempo real.

Si no está seguro de si un incidente es una reclamación o si da lugar a un cambio válido que requiere notificación, lo mejor es notificar el posible impacto. Aunque no conviene ser demasiado agresivo y estar constantemente enviando notificaciones, si se descubre que el motivo de la reclamación o el cambio es erróneo, la notificación puede retirarse. Sin embargo, si no se ha enviado la notificación y el problema cobra importancia, existe un riesgo real de que se rechace una reclamación válida por no haberla notificado.

La notificación debe realizarse por escrito formal, aunque un escrito electrónico puede ser suficiente si así lo acuerdan las partes. Si prefiere una forma y un método determinados para notificar, asegúrese de que se incluyan en su contrato. Es mucho más fácil afirmar posteriormente que una notificación formal era válida al presentar una reclamación que intentar basarse en otros documentos del proyecto (actas de reuniones, informes diarios, solicitudes de información) para demostrar que la otra parte estaba al corriente de su reclamación. Un registro documental formal, bien documentado y contemporáneo aumenta las posibilidades de prevalecer en el futuro.

Por último, si todo lo demás falla y surge una disputa significativa de suficiente valor, consultar con un abogado con experiencia en construcción puede ayudar a presentar una reclamación que incluya una disputa sobre la idoneidad de la notificación para lograr una resolución más satisfactoria.

Referencias

1. Endicott Constructors Corp. contra E. Amanti & Sons, Inc., n.º
1:14-CV-12807-LTS, 2017 WL 3028877 (D. Mass. 14 de julio de 2017).