Opciones políticas para abordar la compleja situación de los requisitos de baja remunerada por enfermedad
El año pasado, escribimossobre los retos de cumplimiento normativo a los que se enfrentan las empresas con presencia en varios estados, que están obligadas a cumplir con las cada vez más numerosas y contradictorias leyes estatales y locales sobre bajas remuneradas por enfermedad. La situación no está mejorando.
Actualmente, los siguientes estados han promulgado leyes sobre bajas remuneradas por enfermedad: Arizona, California, Connecticut, Maryland, Massachusetts, Michigan, Nueva Jersey, Oregón, Rhode Island, Vermont y Washington, así como el Distrito de Columbia. Además, varias localidades han promulgado sus propias leyes sobre bajas remuneradas por enfermedad, entre ellas Chicago, Nueva York, Filadelfia y varias localidades de California.
Algunas leyes locales sobre bajas remuneradas por enfermedad han sido objeto de impugnaciones legales, lo que ha dado lugar a la invalidación de la ley, por ejemplo, en Pittsburgh (Pensilvania) y Austin (Texas). Además, en algunos lugares, los empleadores están obligados a cumplir tanto la ley estatal sobre bajas remuneradas por enfermedad como la ley local (por ejemplo, Maryland y el condado de Montgomery, Maryland), con disposiciones contradictorias. Para complicar aún más las cosas, algunos contratistas federales también están obligados a proporcionar a sus empleados hasta siete días de baja remunerada por enfermedad al año. Además, aparte de las leyes sobre bajas remuneradas por enfermedad, también se están promulgando a un ritmo bastante rápido leyes sobre bajas remuneradas por motivos familiares. Actualmente, California, Massachusetts, Nueva Jersey, Nueva York, Rhode Island y Washington han promulgado leyes sobre bajas remuneradas por motivos familiares. No es de extrañar que nos hayamos referido a este mosaico de leyes como un «edredón loco»de legislación.
En lo que respecta a los requisitos de licencia remunerada por enfermedad, existen básicamente dos tensiones contrapuestas: limitar las prestaciones o la cobertura a lo que exige la ley frente a la facilidad de administración. Por ejemplo, la acumulación de bajas remuneradas por enfermedad en virtud de la Orden Ejecutiva 13706 solo se exige para el tiempo dedicado a trabajar en proyectos federales cubiertos, pero según los requisitos estatales o locales, la acumulación se basa generalmente en el tiempo total trabajado. Por lo tanto, los contratistas y empleadores federales deben ser conscientes de que limitarse a aplicar una política de PTO puede tener algunas consecuencias no deseadas.
Aquí hay dos opciones para los empleadores que se enfrentan a una variedad de leyes sobre bajas remuneradas por enfermedad, con la salvedad de que, por lo general, no hay una solución única que se adapte a todos los casos.
Opción 1: Revise su política actual de PTO y realice las modificaciones que su empresa considere adecuadas para aplicar a todos los empleados.
Muchos empleadores están optando por aplicar los requisitos más generosos, y posiblemente tengan algunas variaciones basadas en los requisitos locales, pero sin tener una política separada para cada jurisdicción. Por ejemplo, la política puede permitir tiempo libre remunerado por cualquier motivo cubierto por todas las jurisdicciones. Esto puede incluir ausencias relacionadas con el cierre de una escuela o cuando un empleado obtiene asistencia para un miembro de la familia relacionado con la violencia doméstica, incluso para los empleados en lugares donde no se requiere dicho tiempo libre remunerado. La variable puede ser si el empleador puede optar por establecer requisitos de documentación de las ausencias en las jurisdicciones donde se permite.
En general, si su política de PTO cumple con sus obligaciones en materia de bajas por enfermedad remuneradas, no tiene que proporcionar días adicionales de baja por enfermedad remunerados, incluso si el empleado utiliza todo el tiempo que se le ha concedido para vacaciones. La dificultad para cumplir con la normativa radica en asegurarse de que la política satisfaga los requisitos aplicables en materia de tasa de acumulación, traspaso y notificación.
Por supuesto, es fundamental que la política se aplique de manera coherente para evitar reclamaciones por represalias. Por lo tanto, es necesario impartir una buena formación a los supervisores. Cabe destacar que el estado de Washington es una jurisdicción especialmente difícil, con leyes locales contradictorias en materia de bajas remuneradas en vigor en Seattle, Tacoma y SeaTac (sectores de la hostelería y el transporte), lo que puede justificar un suplemento estatal propio para las empresas multinacionales.
Opción 2: Considerar la posibilidad de adelantar los pagos.
Muchas leyes sobre bajas remuneradas por enfermedad ofrecen la opción de anticipar las bajas remuneradas anuales al comienzo de cada año. ¿Es la anticipación la solución?
Para los empleadores con una plantilla significativa de trabajadores a tiempo parcial o temporales, existe la preocupación de que un empleado utilice su tiempo acumulado al principio del año solo para renunciar al día siguiente. Por otro lado, para los empleadores con una plantilla sin mucha rotación, la acumulación inicial puede proporcionar la facilidad administrativa necesaria al no tener que realizar un seguimiento del tiempo de baja por enfermedad acumulado de cada empleado. Aunque la acumulación inicial parece ser una opción viable para muchas jurisdicciones, plantea retos para los empleadores con empleados en el estado de Washington.
Para cumplir con la ley de Washington, el empleador debe adelantar el importe de la baja remunerada por enfermedad que el empleado habría recibido a razón de una hora de baja por cada 40 horas trabajadas. Si el empleador no conoce ese importe por adelantado, es difícil calcular con certeza el importe de la baja. Además, según la ley de Washington, el adelanto no exime a los empleadores del requisito de transferencia, como ocurre en otras jurisdicciones. Los empleadores de Nueva Jersey tampoco pueden eludir las disposiciones de transferencia mediante el pago anticipado. En su lugar, se ofrece a los empleados la opción de transferir cualquier tiempo de baja por enfermedad no utilizado o el pago del importe total del tiempo de baja por enfermedad no utilizado.
En general, estas políticas pueden resultar muy frustrantes. Es fácil que los empleados abusen de ellas tomando tiempo libre en el último momento y alegando que se debe a una razón cubierta. A la hora de crear o actualizar las políticas de permisos remunerados, se recomienda a los empleadores que consulten con un asesor laboral para trazar un rumbo que maximice el objetivo empresarial de facilitar la administración y garantice el cumplimiento de la miríada de obligaciones potenciales en materia de bajas remuneradas por enfermedad.