Estimado ex empleado, hay algunas cosas que quiero que sepas.
¿Proporciona a los empleados despedidos información sobre sus prestaciones laborales tras el despido? Si no es así, considere hacerlo ahora, especialmente si suele proporcionar gran parte de la información sobre prestaciones en su intranet, a la que los empleados perderán acceso tras el despido. Aunque por lo general no existe ningún requisito legal que lo exija, proporcionar a los empleados que abandonan la empresa una carta que incluya recordatorios importantes y plazos relacionados con sus prestaciones es beneficioso por dos razones: (1) ahorrará tiempo a su departamento de RR. HH., ya que reducirá el número de consultas relacionadas con las prestaciones que reciben de los antiguos empleados, lo que les permitirá centrar su tiempo en tareas más valiosas, y (2) la carta puede ayudar a defenderse de una reclamación de un antiguo empleado que pierda sus prestaciones por haber incumplido un plazo.
A continuación, le ofrecemos una lista no exhaustiva de los elementos que recomendamos incluir en su carta a los empleados que abandonan la empresa en relación con sus prestaciones:
Recuérdeles las fechas y plazos importantes, y proporcióneles otra información relevante sobre sus prestaciones, incluyendo:
- La fecha en la que dejarán de estar cubiertos por su seguro médico y otros seguros.
- Si se les pagarán las vacaciones acumuladas.
- ¿Cuándo pueden esperar recibir su último cheque de pago?
- Si procede, la fecha límite para ejercer sus opciones sobre acciones pendientes.
- Su derecho a convertir su cobertura de seguro de vida colectivo en una póliza individual.
- La fecha límite para utilizar los saldos de sus cuentas de gastos flexibles (FSA).
**Tenga en cuenta que California aprobó recientemente una ley que exige a los empleadores notificar a los empleados de cuentas de gastos flexibles ( , FSA) a partir del 1 de enero de 2020 cualquier fecha límite para retirar fondos de sus FSA antes de que finalice el año del plan, como por ejemplo cuando un empleado deja su empleo.¡Si redacta esta carta ahora, podrá adelantarse a este requisito!
- Si procede, la fecha en que comenzarán los pagos de compensación diferida no cualificada.
Proporcióneles una lista de los documentos importantes que deben buscar en el correo para evitar que los empleados tiren inadvertidamente estos documentos importantes, incluyendo:
- Paquetes de distribución de planes 401(k) o pensiones
- Paquetes electorales COBRA
Recuérdeles que deben informarles a usted y a los administradores del plan si cambian de dirección ( tanto la dirección residencial como la dirección de correo electrónico), y proporcióneles la información de contacto a quien deben enviar la información actualizada, ya que usted necesitará esta información para enviarles el formulario W-2 definitivo y los administradores del plan la necesitarán para poder proporcionarles información y avisos sobre el plan.
Como se mencionó anteriormente, esta es una lista no exhaustiva. Considere reunir a su personal profesional de recursos humanos y beneficios para una sesión de lluvia de ideas de 15 minutos sobre otros temas que se pueden incluir.Estamos seguros de que se le ocurrirán otros elementos útiles.
