Las nuevas directrices del Departamento de Trabajo sobre los participantes desaparecidos: Consejos para su aplicación en el mundo real

A estas alturas, probablemente ya habrá leído acerca de la nueva nuevas orientaciones sobre la localización de partícipes desaparecidos en planes de jubilación. Y, como probablemente ya sabrá, la desaparición de partícipes (y beneficiarios⁾¹ puede ser un verdadero quebradero de cabeza para los patrocinadores de planes, ya que retrasa tanto el pago de las distribuciones obligatorias (pagos a la edad normal de jubilación, reintegros de saldos pequeños, distribuciones mínimas obligatorias, etc.) como la distribución de la información obligatoria del plan (informes anuales resumidos, resúmenes de modificaciones sustanciales, etc.).

La guía del DOL, publicada el 12 de enero de 2021, incluye una serie de buenas prácticas (las "Mejores Prácticas") que los patrocinadores del plan y otros fiduciarios pueden utilizar para localizar a los participantes desaparecidos o que no responden. Lamentablemente, no todas las buenas prácticas son adecuadas para todos los planes. En este artículo, le ayudaremos a clasificar las Mejores Prácticas para determinar cuáles pueden funcionar mejor para su plan.

Admitir que se tiene un problema es el primer paso para solucionarlo

Los patrocinadores de planes no pueden solucionar un problema que no saben que tienen. Consciente de ello, las directrices del Departamento de Trabajo describen ciertas "señales de alarma" que pueden alertar al promotor de un plan de la ausencia o falta de respuesta de los partícipes. Entre ellas se incluyen:

• No son pocos: (i) partícipes desaparecidos o que no responden, o (ii) partícipes con derechos adquiridos que han alcanzado la edad normal de jubilación pero no han solicitado ni empezado a percibir prestaciones;
• Información de contacto, datos censales o ambos que falten, sean inexactos o incompletos: direcciones postales, direcciones de correo electrónico u otra información de contacto incorrectas o no actualizadas, números de seguro social parciales, fechas de nacimiento que falten, información sobre el cónyuge que falte, etc.; y
• Falta de políticas y procedimientos razonables para gestionar el correo devuelto/no entregado o los cheques no cobrados (además, el correo devuelto y los cheques no cobrados son en sí mismos una señal de problemas).

Si alguna de estas señales de alarma se aplica a su plan, es posible que tenga un problema de falta de partícipes. 

Ayúdenos, DOL, es nuestra única esperanza

Una vez que se da cuenta de que tiene un problema de partícipes desaparecidos, su primera reacción puede ser ignorarlo y esperar que los partícipes desaparecidos aparezcan por arte de magia cuando llegue el momento de pagar sus prestaciones. Desgraciadamente, es poco probable que esto ocurra, y podría violar sus obligaciones fiduciarias para con el plan. Lo mejor es considerar la posibilidad de utilizar algunas (o todas) las Buenas Prácticas para abordar el problema.

Las buenas prácticas pueden dividirse en dos categorías:

1. Medidas que pueden tomar los patrocinadores del plan para evitar el problema de los partícipes ausentes o que no responden (por ejemplo, mantener información censal precisa y aplicar estrategias de comunicación eficaces); y
2. Medidas que pueden tomar los patrocinadores del plan para solucionar el problema si se produce (es decir, métodos para buscar a los partícipes desaparecidos).

Evitar que los participantes desaparezcan (o "¿Cómo podemos perderte si sabemos dónde estás?")

La talla única no sirve para todos (pero puede servir para algunos). Dado que es más fácil evitar el problema de los partícipes que faltan si se les sigue la pista desde el principio que si se les localiza más tarde, las Buenas prácticas contienen sugerencias para mantener registros censales precisos. La eficacia de estos procedimientos dependerá del tamaño de su plan, del personal de RR.HH., de la plataforma que utilice para ponerse en contacto con los partícipes (comunicaciones en línea/electrónicas o en papel), etc.

Por ejemplo, las Buenas Prácticas sugieren que los fiduciarios del plan se pongan en contacto periódicamente con los partícipes del plan (tanto actuales como jubilados) para confirmar o actualizar su información de contacto. Dicha información podría incluir direcciones particulares y profesionales, números de teléfono particulares y móviles, información de contacto en redes sociales y contactos de emergencia. Se trata de un buen consejo, pero puede resultar difícil de cumplir para los planes con un gran número de partícipes actuales y antiguos, o para los que cuentan con un personal de RR.HH. reducido. Asimismo, los planes que se ponen en contacto con los afiliados por vía electrónica pueden tener menos dificultades con esta práctica que los planes que se comunican mediante notificaciones en papel.

Hable conmigo - Constantemente. Sin embargo, todos los patrocinadores del plan deben comunicarse con sus partícipes. Incluir un texto en las notificaciones, divulgaciones y otras comunicaciones obligatorias puede ser una forma eficaz de recordar a los destinatarios que faciliten su información de contacto actualizada. Los patrocinadores que utilicen plataformas en línea podrían incluir un aviso similar en la página de inicio de su sitio, asegurándose de que los participantes lo vean siempre que lo visiten. Los patrocinadores del plan deben contar con procedimientos para compartir cualquier información de contacto actualizada que reciban a través de estos métodos con los departamentos internos adecuados (RRHH, prestaciones, nóminas) y los gestores de registros.

El mensaje del promotor debe ser fácil de entender para los partícipes, utilizar un lenguaje sencillo y dejar claro rápidamente de qué se trata. Si los cambios en la propiedad del patrocinador (por ejemplo, fusiones y adquisiciones) han dado lugar a cambios en el nombre del patrocinador y/o del plan, debe hacerse referencia tanto al nombre nuevo como al antiguo. Siempre que sea oportuno, debe ofrecerse ayuda en lengua no inglesa.

Además, el proceso para actualizar su información también debe ser fácil de utilizar para los participantes. Por ejemplo, proporcionar un número de teléfono gratuito y/o la dirección de correo electrónico del departamento de Recursos Humanos puede facilitar el proceso. Asimismo, los partícipes deben poder actualizar sus datos de contacto en el sitio web del plan.

Los patrocinadores del plan pueden incluso recurrir a la "vieja escuela": ponerse en contacto con los partícipes por "correo postal" para solicitar cualquier cambio de contacto. Si un patrocinador del plan adopta este enfoque, debe hacer que la carta parezca "atractiva", quizás indicando el motivo de la carta en el propio sobre. Los patrocinadores pueden incluso considerar la posibilidad de proporcionar a los partícipes sobres con su dirección y franqueo para facilitar la devolución de los cambios de contacto.

(Por favor, no) Devolver al remitente. Las Buenas Prácticas subrayan la importancia de marcar los cheques no cobrados o el correo no entregado para realizar un seguimiento posterior. Establecer procedimientos para investigar estos problemas con prontitud (incluida la coordinación con los gestores de registros del plan) puede ayudar al patrocinador del plan a localizar a un participante antes de que se dé oficialmente por desaparecido.

Confíe, pero verifique. Algunos patrocinadores de planes pueden delegar en su gestor la responsabilidad de obtener (y mantener) la información de contacto actualizada de los participantes. Si lo hace, asegúrese de supervisar la actuación del gestor. Recuerde que, en última instancia, usted es el responsable de distribuir las prestaciones a los participantes en el plan y de asegurarse de que dispone de la información de contacto correcta para hacerlo.

Localización de participantes desaparecidos (o "¿No vais a venir a casa, participantes en el plan, no vais a venir a casa?")

Las Mejores Prácticas reiteran muchas de las tácticas de búsqueda que el DOL ha sugerido en el pasado, como el uso de motores de búsqueda gratuitos en línea, registros públicos y bases de datos comerciales, obituarios y el Índice de Defunciones de la Seguridad Social para localizar a los partícipes desaparecidos. Los patrocinadores de planes también pueden registrar a los partícipes desaparecidos en registros de pensiones públicos y privados (si dichos registros cuentan con protecciones de privacidad y ciberseguridad).

Además, las Buenas Prácticas recomiendan revisar los registros del plan y de la empresa y ponerse en contacto con los beneficiarios designados (cónyuge/hijos) y los familiares más próximos/contactos de emergencia para obtener información de contacto actualizada de los partícipes desaparecidos. Cuando existan problemas de privacidad, las Buenas Prácticas sugieren pedir al beneficiario/contacto que remita una carta al partícipe. En ese caso, los patrocinadores del plan deben tener cuidado de no revelar demasiada información personal del partícipe/posibles prestaciones en la comunicación, para evitar beneficiarios/contactos "útiles" que puedan intentar establecer una identidad falsa y reclamar las prestaciones para sí mismos.

Estos métodos de probada eficacia deberían funcionar para la mayoría de los planes, aunque su facilidad de uso puede disminuir a medida que aumenta el número de partícipes desaparecidos. Dicho esto, las Buenas Prácticas también incluyen métodos para localizar a los partícipes desaparecidos que pueden plantear problemas a algunos patrocinadores de planes.

Hacer una lista y comprobarla dos veces. Las Buenas Prácticas sugieren a los patrocinadores del plan que se pongan en contacto con antiguos compañeros de los partícipes desaparecidos para localizarlos. Un patrocinador podría, por ejemplo, ponerse en contacto con empleados que hayan trabajado en la misma oficina que el partícipe desaparecido para obtener alguna pista sobre su paradero.

Según las Buenas Prácticas, el patrocinador también podría publicar una lista de los partícipes que faltan en su intranet, enviarla por correo electrónico a los empleados en activo o incluirla en las comunicaciones a los jubilados que ya reciben las prestaciones del plan. Esta medida podría funcionar si la lista contuviera un número relativamente pequeño de partícipes desaparecidos que no inundara a los empleados y jubilados con una avalancha de solicitudes de direcciones u otra información de contacto de los partícipes desaparecidos.

Aunque una lista de partícipes desaparecidos pueda ayudar a localizarlos, algunos patrocinadores de planes pueden tener reservas a la hora de utilizar este enfoque. Dependiendo de la información incluida en las listas, es posible que este enfoque aumente el potencial de robo de identidad. Asimismo, podría poner en peligro a los partícipes que hayan desaparecido por cuestiones de seguridad personal o a aquellos que puedan tener otros problemas de privacidad. Debido a estos riesgos, si un patrocinador de un plan opta por utilizar esta Buena Práctica, debe tener cuidado con la información del partícipe que incluye en la lista, quizás pecando de no incluir toda la información necesaria, aunque ello pueda dificultar la localización del partícipe desaparecido.

Mariposas (mediáticas) sociales. Las Buenas Prácticas sugieren buscar en las redes sociales (por ejemplo, Facebook, LinkedIn, Twitter y Snapchat, por nombrar algunas) para localizar a los partícipes desaparecidos. La eficacia de estas búsquedas dependerá del número de partícipes desaparecidos que tenga el plan y del personal disponible para navegar por Internet para encontrarlos. Determinar qué "Mary Smith" de Chicago es la partícipe desaparecida que está buscando puede resultar una tarea desalentadora y lenta.

Sin embargo, las buenas prácticas no se limitan a las búsquedas, sino que sugieren que los patrocinadores del plan intenten ponerse en contacto con los partícipes desaparecidos a través de las redes sociales. Esto plantea varios problemas, ya que no hay forma de garantizar que el mensaje del patrocinador llegue realmente al partícipe desaparecido. 

En primer lugar, el patrocinador del plan puede ponerse en contacto por error con una persona que se llame igual o parecido que el partícipe desaparecido (Mary Smith de Chicago dice "hola"). Esto podría retrasar el contacto con el partícipe real. Pero lo más preocupante es que el receptor accidental pueda ser un mal actor que intente cobrar fraudulentamente las prestaciones del partícipe para sí mismo. También existe el temor constante de que las redes sociales de un participante sean pirateadas y el mensaje interceptado por otro malhechor (por desgracia, los hay en todas partes) en busca de un golpe rápido.

Por último, aunque se ponga en contacto con el partícipe desaparecido correcto, es posible que éste no crea que se está poniendo en contacto con él en nombre del plan y piense que se trata de una especie de estafa. Hemos oído historias de partícipes desaparecidos que se niegan a creer que las llamadas y las cartas que han recibido del patrocinador del plan sean reales, por lo que no es descabellado pensar que los partícipes sean reacios a interactuar con quien les envía mensajes privados en Facebook sobre sus prestaciones de pensión. 

Documento, Documento, Documento

El Departamento de Trabajo señala que las mejores prácticas funcionarán... bueno... mejor, si forman parte de una cultura continua de cumplimiento fiduciario por parte del patrocinador del plan, en lugar de ser una solución puntual a un problema de falta de participantes. Supervisar los problemas potenciales (correo no entregado, cheques no cobrados, lagunas en el censo) y garantizar que las comunicaciones continuas con los partícipes del plan les ayuden a comprender la importancia de mantener actualizada su información de contacto (es decir, para recibir las prestaciones de jubilación que tanto les ha costado ganar) es tan importante para el cumplimiento fiduciario como los métodos del patrocinador para buscar a los partícipes desaparecidos. Dado que no todas las Buenas Prácticas son apropiadas para todos los planes, los patrocinadores deben considerar qué Buenas Prácticas producirán los resultados más rentables para sus poblaciones de partícipes concretas.

Los patrocinadores del plan también deben asegurarse de documentar los procedimientos y procesos que utilizan para mantener información censal precisa y comunicarse con los participantes (para evitar que se conviertan en participantes desaparecidos ), así como los métodos de búsqueda utilizados para localizar a los participantes que desaparecen del radar del patrocinador. La documentación ayudará a garantizar que los procedimientos del plan son ejecutados de forma coherente tanto por el promotor del plan como por sus gestores. También servirá como prueba de que el patrocinador del plan se tomó en serio su obligación de localizar a los partícipes desaparecidos, en caso de que el Departamento de Trabajo llame a la puerta.

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