Lo que todo importador debe saber sobre... el cumplimiento de las normas aduaneras

El artículo inaugural de nuestra serie sobre normativa en materia de comercio internacional, cumplimiento y aplicación,«Lo que toda organización multinacional debe saber sobre... las aduanas», ofrecía una lista de señales de alerta y errores aduaneros que solemos observar en los principales importadores. Desde entonces, hemos recibido solicitudes para elaborar una lista de verificación complementaria sobre cumplimiento aduanero que ayude a los importadores a evaluar la solidez de su programa de cumplimiento aduanero y que sirva de orientación a las empresas que deseen compararse con las mejores prácticas sugeridas. Para ayudar en esta tarea, hemos elaborado esta guía de cumplimiento aduanero.

Implementación de las mejores prácticas en materia de cumplimiento de las normas aduaneras

La existencia de un programa de cumplimiento eficaz es uno de los primeros aspectos que comprueba la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los Estados Unidos (CBP) en una auditoría. Una revisión proactiva del programa de cumplimiento es el punto de partida para mejorar el cumplimiento de las normas aduaneras y debe comenzar con lo siguiente:

• Determine el alcance de las importaciones. Obtenga un informe del Entorno Comercial Automatizado ( ACE) para determinar todos los productos para los que su organización y sus filiales actúan como importadores registrados. Asegúrese de que el informe incluya todas las filiales que puedan actuar como importadores registrados.
• Evaluar las importaciones de alto riesgo. Determinar qué importaciones son más propensas a ser objeto de escrutinio por parte de la CBP, incluidas las importaciones procedentes de China (aranceles elevados de la Sección 301), los productos fabricados en terceros países utilizando insumos significativos de origen chino (posibles reclamaciones por elusión de los derechos de la Sección 301), los productos que podrían estar sujetos a órdenes de derechos antidumping o compensatorios (alto potencial de aranceles adicionales) mercancías que se benefician de medidas arancelarias preferenciales (acuerdos de libre comercio, preferencias del SGP, uso de zonas de comercio exterior, etc.) y mercancías que se acogen a la regla de la primera venta para minimizar los aranceles. Sometan a un escrutinio especial estas entradas para garantizar la exactitud en el pago de todos los aranceles adeudados.
• Realizar una revisión de la clasificación y valoración. Los importadores deben revisar periódicamente los artículos que importan habitualmente y confirmar la exactitud de las clasificaciones del HTS. Estas clasificaciones deben mantenerse en una base de datos de clasificación arancelaria a la que puedan acceder los agentes de aduanas o cualquier otra parte responsable de garantizar la correcta entrada. Los importadores también deben revisar las metodologías que se utilizan para calcular el valor ad valorem de las entradas, prestando especial atención a las transacciones con afiliados y a si la valoración incluye todos los artículos fuera de factura, como regalías y ayudas.
• Realizar una revisión de los productos sujetos a derechos antidumping y compensatorios. El cobro íntegro de los aranceles antidumping y compensatorios y la prevención de la elusión de los cientos de órdenes antidumping y compensatorias actualmente en vigor es una prioridad de la CBP. Las empresas que importan mercancías sujetas a estas órdenes deben revisar cuidadosamente sus entradas para asegurarse de que se realizan correctamente, con el pago íntegro de los derechos, así como la declaración coherente del país de origen correcto (estatus de entrada 3) y la cobertura de las órdenes.
• Confirme el pago adecuado de los aranceles de la Sección 232 y la Sección 301. Dados los elevados aranceles asociados a la Sección 232 y la Sección 301, los importadores deben revisar cuidadosamente sus importaciones de aluminio y acero y sus importaciones procedentes de China, respectivamente, para asegurarse de que estas importaciones se registran adecuadamente, incluido el pago de todos los aranceles adeudados.
• Evaluar las solicitudes de FTA. Los importadores deben revisar las instrucciones de cualquier programa de FTA o de preferencias arancelarias para determinar su exactitud. Las cuestiones comunes que hay que confirmar son si se cumplen los requisitos de contenido regional, si se dispone de los certificados de origen necesarios en el momento de la entrada y si se conserva durante el período de tiempo adecuado toda la documentación necesaria para justificar las preferencias de libre comercio solicitadas.
• Certificados de origen actualizados. Los acuerdos de libre comercio, incluido el USMCA, suelen imponer el requisito de disponer de certificados de origen para poder solicitar las preferencias arancelarias previstas. Si estos certificados de origen no se encuentran disponibles en el momento de la entrada, esta no podrá acogerse a las preferencias arancelarias, incluso si se cumplen las demás normas del acuerdo de libre comercio. Los importadores deben colaborar con sus agentes de aduanas para asegurarse de que disponen de todos los certificados de origen necesarios y de que cumplen los requisitos actuales del TLC (por ejemplo, no utilizar certificados de origen del TLCAN caducados).
• Evaluar el seguimiento de las ayudas. Las ayudas (el suministro de materiales de fabricación, como moldes, herramientas o matrices) son aportaciones adicionales al valor que a menudo se olvidan porque no aparecen en las facturas. Todos los importadores que proporcionan dichos materiales para ayudar a la producción en el extranjero deben disponer de un sistema que permita realizar un seguimiento adecuado de todas las ayudas y asignarlas a las entradas correctas, que debe revisarse periódicamente para garantizar su funcionamiento preciso.
• Evaluar los procesos de documentación y mantenimiento de registros. El mantenimiento de registros completos y precisos es fundamental para el cumplimiento de las normas aduaneras y la preparación para auditorías. Los importadores deben confirmar que mantienen registros de todas las transacciones de importación y exportación, incluidos los documentos de envío, las facturas y la correspondencia; garantizar la conservación de los registros durante el período requerido; e implementar un sistema de gestión de documentos que permita localizar de manera eficiente cualquier registro solicitado.
• Realizar comprobaciones periódicas de cumplimiento. De forma regular, un empleado designado debe realizar confirmaciones posteriores a la entrada de una muestra de entradas para garantizar la exactitud de la información proporcionada a la CBP, así como para mitigar cualquier error detectado. Una vez obtenidos los documentos pertinentes (por ejemplo, factura del agente, factura del proveedor, formulario de aduanas 7501 o 3461, conocimiento de embarque), el empleado debe confirmar que los distintos documentos contienen información coherente y que todos los elementos clave se han registrado con precisión (por ejemplo, país de origen, clasificación, valoración, cualquier ayuda aplicable, todos los AD/CVD, Sección 301, Sección 232 u otros derechos especiales). Las correcciones necesarias pueden realizarse mediante el proceso de correcciones posteriores al resumen, siempre que hayan transcurrido menos de 310 días desde el momento de la entrada.
• Coordinarse con los transitarios y los agentes de aduanas.Los importadores deben ponerse en contacto con sus transitarios y agentes de aduanas para determinar si se cumplen sistemáticamente los requisitos aduaneros y deben coordinar el mantenimiento de los registros necesarios. Aunque es aceptable delegar la responsabilidad de las importaciones a terceros, desde el punto de vista de la CBP, la responsabilidad última del manejo de las entradas recae en el importador registrado.

Evaluar las oportunidades de ahorro en aranceles

Su organización debería considerar si existen estrategias aduaneras que puedan minimizar los aranceles.

• Considere la posibilidad de almacenar los productos en un depósito aduanero. Los depósitos aduaneros son edificios o lugares seguros en los que se pueden almacenar o modificar productos sujetos a derechos de aduana sin pagar dichos derechos durante un máximo de cinco años. Si los productos se exportan, se destruyen bajo la supervisión de la CBP o se retiran sin consumirse en los Estados Unidos, no se adeudan derechos de aduana sobre ellos.
• Devolución de derechos. Una devolución de derechos es un reembolso o una remisión de un derecho de aduana, tasa o impuesto interno previamente impuesto. Los reembolsos se producen cuando el producto se exporta desde los Estados Unidos o se destruye. Se trata de un proceso complejo, ya que implica importaciones y exportaciones y un seguimiento minucioso de las entradas y salidas, pero para determinados tipos de transacciones puede suponer un ahorro real en los derechos y la devolución de casi todos los aranceles pagados en el momento original de la entrada.
• Zona de comercio exterior (FTZ). Una zona de comercio exterior es un lugar seguro dentro o cerca de los puertos de la CBP donde no se aplican aranceles mientras el producto permanece en la FTZ. El producto puede almacenarse, exhibirse, montarse, fabricarse o procesarse en esta zona sin que se apliquen derechos de aduana.
• Importación temporal bajo fianza. Un importador puede depositar una fianza por el doble del importe de los derechos y, a continuación, debe exportar o destruir los artículos importados en un plazo determinado o pagar una indemnización por daños y perjuicios. Dependiendo del tipo de transacción, el uso de una TIB puede suponer un ahorro en los derechos.
• Uso de la regla de primera venta.Las empresas que importan desde China, en particular, buscan utilizar la regla de primera venta, que es un medio por el cual el importador registrado puede utilizar el precio más bajo para el comprador intermediario en lugar del precio para el importador registrado como medio para determinar el valor declarado. Aunque se trata de una medida reconocida para ahorrar aranceles, la Aduana ha indicado que es necesario cumplir estrictamente con cada uno de los requisitos exigentes para invocar la regla.

Evaluar cuestiones relacionadas con la gestión aduanera

A continuación, debe confirmar que su organización se ha ocupado de cuestiones administrativas aduaneras que a menudo se pasan por alto.

• Regístrese en ACE. Los importadores que aún no se hayan registrado en ACE deben hacerlo lo antes posible, en lugar de depender del acceso a ACE por parte del agente de aduanas de la empresa. Entre las ventajas se incluyen la eliminación de los resúmenes de entrada en papel, la reducción de los costes administrativos, la mejora de las capacidades de los informes ACE y la presentación de resúmenes de entrada desde ubicaciones remotas.
• Solicite datos de la Oficina del Censo. Las Normas de Administración de Exportaciones (EAR) exigen que los exportadores conserven cierta información relativa a las exportaciones durante un período de cinco años a partir de la fecha de exportación. Para ayudar a cumplir con este requisito, es recomendable solicitar una vez al año los datos de la Oficina del Censo correspondientes a los 12 meses anteriores.
• Suficiencia de la fianza. La CBP supervisa la suficiencia de las fianzas de entrada continua para determinar si la fianza cubre la actividad de importación probable. Las determinaciones de insuficiencia de la CBP pueden dar lugar a aumentos en el importe de la fianza en un breve periodo de tiempo (15 días). Los importadores deben revisar periódicamente la suficiencia de la fianza con los agentes de aduanas, ya que el incumplimiento puede dar lugar a que la CBP declare la fianza insuficiente, lo que obligaría a utilizar fianzas de entrada única más costosas.
• Incluir varios principales en el mismo bono. Las empresas deben considerar si tiene sentido incluir varias entidades en el mismo bono. Aunque hacerlo permite ahorrar en bonos, cada entidad es responsable solidaria y está obligada a pagar cualquier reclamación, independientemente de cuál sea la entidad culpable. Cualquiera de las entidades puede rescindir el bono en cualquier momento, lo que puede causar problemas si la gestión del bono no está coordinada.
• Poderes notariales para agentes de aduanas. Aunque es habitual otorgar poderes notariales a los agentes de aduanas, estos poderes deben supervisarse para garantizar que sean precisos y que no existan autorizaciones heredadas innecesarias. La revisión de los datos ACE permite identificar fácilmente a todos los agentes de aduanas que han realizado entradas en nombre de un importador registrado, mediante la revisión de los códigos de declarante en las entradas. Cualquier poder notarial innecesario debe revocarse.
• Actualice los nombres y direcciones registrados en la CBP. La CBP mantiene un programa de importadores registrados que tiene como objetivo supervisar más de cerca a las empresas importadoras con el fin de evitar que los importadores poco fiables evadan los aranceles (en particular, los aranceles antidumping y compensatorios). La CBP utiliza el nombre y la información de contacto del formulario 5106 para comunicarse con los importadores. Los importadores deben revisar la información registrada en la CBP para garantizar la exactitud de toda la información y que cumple con los requisitos actuales de seguimiento de importadores.
• Manifiesto de tratamiento confidencial. Gran parte de la información presentada como parte del proceso de entrada está disponible para su revisión por parte de empresas como PIERS y Panjiva, que la recopilan y venden, incluso a la competencia. Al presentar una solicitud de confidencialidad al gobierno y mantenerla actualizada, los importadores pueden tomar medidas para mantener la confidencialidad de los datos de importación.
• Protección de marcas comerciales y nombres comerciales.La CBP tiene la capacidad de ayudar a impedir las entradas que violen las marcas comerciales y los nombres comerciales registrados en la CBP. Las empresas que crean estar ante importaciones infractoras deben considerar la posibilidad de tomar medidas para proteger su propiedad intelectual mediante el proceso de registro o deben considerar si es apropiado solicitar las protecciones a la importación de la sección 337.

Realizar formación

Todo el personal pertinente debe recibir formación periódica sobre los requisitos aduaneros. El personal pertinente que debe considerar la formación incluye a las personas encargadas del cumplimiento de las normas aduaneras, el personal de adquisiciones y los empleados de los departamentos de transporte/logística. Algunos de los temas que debe abarcar la formación son: (1) cómo clasificar las mercancías, (2) cómo interactuar con los transitarios y los agentes de aduanas, (3) las responsabilidades de los importadores registrados, (4) las responsabilidades del TLC/TLCAN si se solicitan preferencias, (5) cómo determinar el país de origen, (6) las responsabilidades de mantenimiento de registros para las importaciones y exportaciones, y (7) las responsabilidades de control y otras responsabilidades a la hora de exportar.

¿Cómo puede Foley ayudarme a gestionar los asuntos relacionados con el cumplimiento de las normas aduaneras?

Rellene nuestro cuestionario de evaluación de riesgos y nuestros abogados especializados en aduanas ayudarán a su organización a evaluar los riesgos relacionados con la importación. Haga clic aquí para realizar la encuesta.