Empleadores, prepárense: llegan los aumentos en las multas por el formulario I-9 y se avecinan más inspecciones del formulario I-9.

El Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) anunció recientemente que impondrá multas más elevadas a los empleadores que incumplan las complejas normas que rigen el formulario I-9 (Verificación de elegibilidad para el empleo). Además, en solo unos meses, los empleadores podrían correr un mayor riesgo de ser objeto de una inspección gubernamental del formulario I-9. Si en 2025 hay una nueva administración en Washington D. C., el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), una división del DHS, volverá a centrarse en la aplicación de la ley en los lugares de trabajo, lo que incluirá más inspecciones del formulario I-9. 

Aumento de las sanciones por infracciones del formulario I-9

El 28 de junio de 2024, el DHS anunció el siguiente calendario de multas:

• Infracciones relacionadas con el formulario I-9: entre 281 y 2789 dólares por cada formulario I-9.
• Contratación consciente de extranjeros no autorizados (primera infracción): entre 698 y 5579 dólares por infracción.
• Contratación consciente de extranjeros no autorizados (segunda infracción): entre 5579 y 13 946 dólares por infracción.
• Contratación consciente de extranjeros no autorizados (tercera infracción o más): entre 8369 y 27 894 dólares por infracción.
• Empleadores que utilizan E-Verify: por no informar al DHS de la continuidad del empleo tras una no confirmación definitiva: entre 973 y 1942 dólares por cada empleado afectado.

A principios de 2024, el Departamento de Justicia de los Estados Unidos aumentó las sanciones por abuso de documentos y prácticas discriminatorias al abordar cuestiones relacionadas con el formulario I-9. El abuso de documentos suele producirse cuando un empleador solicita documentos específicos o más documentos o documentos diferentes después de que el empleado ya haya presentado los documentos I-9 que le dan derecho a trabajar. Las normas del formulario I-9 exigen que el empleador permita al empleado elegir qué documento o documentos presentar de la «Lista de documentos aceptables del formulario I-9». A continuación, el empleador debe revisar lo que se presenta para confirmar si el documento o documentos cumplen los requisitos de verificación. Pueden producirse prácticas laborales injustas relacionadas con la inmigración cuando un empleador trata a los solicitantes de empleo y/o a los nuevos contratados de forma diferente en función de su situación migratoria al aplicar los procedimientos del formulario I-9 o al tratar cuestiones relacionadas con el mismo. 

Según el nuevo calendario del Departamento de Justicia, las multas por abuso de documentos y prácticas laborales injustas relacionadas con la inmigración son las siguientes:

• Abuso de documentos: entre 230 y 2304 dólares por infracción.
• Prácticas laborales injustas relacionadas con la inmigración (primera infracción): entre 575 y 4610 dólares por cada persona a la que se haya discriminado.
• Prácticas laborales injustas relacionadas con la inmigración (segunda infracción): entre 4610 y 11 524 dólares por cada persona a la que se haya discriminado.
• Prácticas laborales injustas relacionadas con la inmigración (tercera infracción o más): entre 6913 y 23 048 dólares por cada persona contra la que se haya determinado que el empleador ha discriminado. 

Pasos para mejorar el cumplimiento del formulario I-9

Para defenderse mejor contra el riesgo de sanciones relacionadas con el formulario I-9, los empleadores deben revisar sus procedimientos relacionados con el formulario I-9, capacitar a los empleados asignados para manejar el cumplimiento del formulario I-9 y realizar auditorías internas periódicas. A continuación, se incluyen algunos consejos clave para el cumplimiento:

• Utilice la versión más reciente del formulario I-9 para todas las nuevas contrataciones y reverificaciones. La versión más reciente del I-9 tiene fecha de emisión del 1 de agosto de 2023 y es obligatoria desde el 1 de noviembre de 2023.
• Los empleadores de E-Verify que deseen utilizar la verificación remota de documentos I-9 deben asegurarse de que cumplen los requisitos para utilizar el procedimiento remoto y de que siguen los pasos especiales que exige este procedimiento alternativo. Solo los empleadores de E-Verify que estén «al corriente» pueden utilizar los procedimientos de verificación remota. Estar en regla significa que el empleador utiliza los procedimientos de verificación remota solo en los sitios cubiertos por E-Verify y cumple con todos los requisitos de E-Verify. El empleador también debe seguir estando en regla cada vez que utilice el procedimiento alternativo de verificación remota de documentos.
• No se confíe si utiliza un software electrónico I-9. Un profesional de recursos humanos capacitado debe completar cuidadosamente todos los pasos del I-9, incluyendo la revisión del documento presentado para confirmar que no haya caducado y parezca auténtico a simple vista, que se refiera a la persona que lo presentó y que esté incluido en la Lista de documentos aceptables del I-9. Tal y como han recordado el ICE y el DOJ a los empleadores, el software I-9 no proporciona un refugio seguro. Estas agencias federales han multado a varios empleadores por utilizar software I-9 defectuoso o por no completar correctamente los formularios I-9, a pesar de que dichos empleadores confiaban en el software electrónico I-9.
• Confirme que el empleador tiene un formulario I-9 válido para cada empleado actual contratado a partir del 7 de noviembre de 1986 y para los antiguos empleados dentro del período de retención (el más largo de un año después de la fecha de terminación o tres años después de la fecha de contratación). Aparte de los formularios I-9 fraudulentos, los formularios I-9 que faltan constituyen la infracción más grave.
• Implemente procedimientos para garantizar que los formularios I-9 se completen dentro de los plazos establecidos por el gobierno federal: § 1 (sección del empleado) antes del primer día de empleo, § 2 (sección del empleador) antes del tercer día hábil de empleo y el Suplemento B (sección de reverificación) antes de la fecha en que expire la prueba existente de autorización de empleo. Un número elevado de formularios I-9 presentados fuera de plazo o con un retraso significativo constituyen infracciones muy graves y dan lugar a multas más elevadas.
• Consulte nuestras publicaciones anteriores para obtener más consejos sobre el cumplimiento del formulario I-9. Consulte con un asesor legal si no está seguro de cómo abordar cuestiones difíciles relacionadas con el formulario I-9.

Mejores prácticas: Los empleadores deben considerar el cumplimiento del formulario I-9 como una parte importante de las operaciones comerciales normales. La función del formulario I-9 es una tarea sustantiva. No la trate como una simple tarea administrativa. Los empleadores deben formar a sus empleados antes de permitirles realizar cualquier tarea relacionada con el cumplimiento del formulario I-9. El programa de cumplimiento del formulario I-9 de un empleador debe centrarse en el momento de la contratación, la reverificación (si procede) y las auditorías internas periódicas del formulario I-9. Por último, los esfuerzos de cumplimiento del formulario I-9 deben comenzar mucho antes de que el ICE llegue con la Notificación de inspección. 

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con su abogado laboralista de Foley & Lardner LLP.