Reforma de la PAGA: cómo pueden actuar ahora los empleadores de California para limitar su posible responsabilidad
En 2004, California promulgó la Ley General de Abogados Privados (PAGA), un mecanismo pionero en el país para ampliar la aplicación de las sólidas protecciones del Código Laboral del estado para los empleados. Los defensores de la PAGA celebraron su objetivo de permitir a los empleados de California solicitar sanciones significativas contra los empleadores «poniéndose en el lugar» del estado. Durante las últimas dos décadas, los empleadores de California han soportado una avalancha de demandas basadas en la PAGA, en las que se solicitaban sanciones con pocas o ninguna garantía procesal. La defensa de las demandas basadas en la PAGA tuvo un impacto significativo en el «coste de hacer negocios» en California y, como resultado, surgieron iniciativas de reforma lideradas por un grupo de empresas, organizaciones sin ánimo de lucro, defensores de la justicia social y granjas familiares que formaban la «Fix PAGA Coalition» (Coalición para la Reforma de la PAGA). Tras conseguir las firmas suficientes para someter a votación una medida de reforma de la PAGA, la coalición entabló negociaciones directas con la legislatura de California y el gobernador Gavin Newsom para reformar la PAGA, lo que culminó con la promulgación de enmiendas a la PAGA, que se convirtieron en ley el 1 de julio de 2024 y entraron en vigor el 19 de junio de 2024.
Teniendo en cuenta los intereses políticos clave en juego —eliminar el abuso de la PAGA, proteger a las empresas que actúan correctamente y asignar una mayor parte de las sanciones a los empleados—, las reformas de la PAGA incluyen límites máximos a las sanciones, mayores garantías procesales para los empleadores e incentivos para tomar todas las «medidas razonables» para cumplir con el Código Laboral de California. Las «medidas razonables» permitidas por la reforma pueden dar lugar a una reducción total de las sanciones de hasta el 85 %. Por consiguiente, es fundamental que los empleadores se familiaricen con estas medidas.
Los empleadores deben tomar todas las medidas razonables ahora para garantizar el cumplimiento y limitar la exposición.
Quizás el mayor éxito para los defensores de la reforma de la PAGA sea la creación de incentivos claros para que los empleadores tomen medidas proactivas para cumplir con la normativa de forma inmediata. Los empleadores pueden reducir su exposición potencial en un 70-85 % mediante la instauración de medidas claras y objetivas para cumplir con el Código Laboral de California, entre las que se incluyen: (1) realizar auditorías de nóminas; (2) mantener políticas escritas que cumplan con la normativa; (3) impartir formación sobre el cumplimiento del Código Laboral y las órdenes salariales aplicables; (4) tomar medidas correctivas contra los supervisores; y (5) documentar cualquier esfuerzo relacionado con el cumplimiento. La reforma de la PAGA recompensa el cumplimiento proactivo antes de recibiruna notificación o demanda de la PAGA, reduciendo las posibles sanciones en un 85 %. Los empleadores que tomen estas «medidas razonables» en un plazo de 60 días tras recibir una notificación de la PAGA tienen derecho a una reducción del 70 %.
Ha recibido una notificación PAGA. ¿Y ahora qué?
Si bien siempre hemos aconsejado a los empleadores que evalúen inmediatamente la posible exposición y tomen medidas para garantizar el cumplimiento al recibir una notificación PAGA, las reformas establecen plazos claros y específicos dentro de los cuales se deben tomar ciertas medidas para aprovechar las reducciones de sanciones. El siguiente cuadro tiene por objeto proporcionar una hoja de ruta para navegar con éxito por los litigios PAGA dentro del nuevo marco a partir de la fecha del matasellos de la notificación PAGA:
| FECHA LÍMITE | ACCIÓN | BENEFICIO |
| Antes de la recepción | Tomar todaslas «medidas razonables»para cumplir de forma prospectiva con el Código Laboral de California y las Órdenes Salariales aplicables. | Elimine el 85 % de las posibles sanciones. |
| En un plazo de 33 días a partir de la fecha del matasellos de la notificación PAGA. | Todos los empleadores tienen derecho a «subsanar» las infracciones del Código Laboral más comúnmente alegadas. En el caso de las empresas más grandes (es decir, con 100 o más empleados), la subsanación debe completarse en un plazo de 33 días a partir de la recepción de la notificación PAGA. Si la empresa empleaba a menos de 100 empleados en total durante el período cubierto por la notificación PAGA (es decir, los 12 meses anteriores), el empleador puede presentar una propuesta confidencial a la LWDA para subsanar una o varias de las presuntas infracciones. | Eliminar todas las sanciones civiles por infracciones que hayan sido subsanadas. |
| En un plazo de 60 días a partir de la fecha del matasellos de la notificación PAGA. | Tomar todas las «medidas razonables» para cumplir de forma prospectiva con el Código Laboral de California y las Órdenes Salariales aplicables. | Elimine el 70 % de las posibles sanciones. |
| Tras la presentación de la demanda PAGA ante el tribunal (es decir, al menos 60 días después de la notificación) | Los empleadores con 100 o más empleados pueden presentar una solicitud de «conferencia de evaluación temprana» y solicitar la suspensión de los procedimientos judiciales. Esto es, en la práctica, similar a una conferencia de conciliación y ofrece a los empleadores una vía adicional para aprovechar los esfuerzos de subsanación con el fin de reducir o eliminar posibles sanciones. Nota: este proceso no entrará en vigor hasta el 1 de octubre de 2024. | Permite a los empleadores participar en un proceso similar a la mediación para recibir una evaluación neutral de las reclamaciones y un proceso supervisado de subsanación que puede conducir a una reducción significativa de las sanciones. |
Manténgase firme: estrategias para defenderse en litigios relacionados con la PAGA
Además de recompensar las medidas proactivas para prevenir o remediar las infracciones laborales, las reformas de la PAGA crean garantías procesales adicionales que los empleadores pueden aprovechar para presentar una defensa sólida en los litigios. Son de especial interés dos reformas: (1) el aumento de los requisitos de legitimación; y (2) la habilitación de los tribunales para gestionar las reclamaciones de la PAGA. Antes de las reformas, los empleados solo tenían que demostrar que habían sufrido una infracciónen cualquier momento antes de poder proceder a solicitar sanciones en nombre de otros en virtud de la PAGA. Para empeorar las cosas, los tribunales de primera instancia eran incapaces de gestionar eficazmente litigios tan poco restringidos. Ahora, los empleadores pueden finalmente pasar a la ofensiva impugnando la legitimación de un empleado desde el principio. Mediante el uso eficaz de la divulgación temprana, los empleadores pueden tratar de limitar la capacidad de los empleados para presentar reclamaciones que no hayan sufrido personalmente. Además, los tribunales de primera instancia ahora están facultados para «limitar las pruebas que se presentarán en el juicio o limitar de otro modo el alcance de cualquier reclamación» para garantizar que pueda «ser juzgada de manera eficaz». Si bien aún quedan por definir los contornos de estas mayores salvaguardias, los empleadores que confían en sus esfuerzos de cumplimiento disponen de más herramientas que nunca para defenderse eficazmente contra los litigios de la PAGA.
