Lo que toda empresa multinacional debe saber sobre... la realización de investigaciones internas internacionales
Llevar a cabo investigaciones internas transfronterizas eficaces es más importante que nunca para las empresas que se enfrentan a marcos normativos cada vez más complejos en todo el mundo. Con el aumento del escrutinio por parte de las autoridades reguladoras y la diversidad de los entornos jurídicos, la gestión de las investigaciones internas requiere precisión, conciencia cultural y un profundo conocimiento de los distintos marcos jurídicos. Los errores en las investigaciones internas pueden exponer a las empresas a mayores riesgos legales, reputacionales y financieros. Mediante la realización de investigaciones exhaustivas y bien gestionadas, las empresas pueden garantizar el cumplimiento normativo, mitigar los riesgos y reforzar la confianza entre las principales partes interesadas.
¿Por qué realizar una investigación interna?
Las investigaciones internas son la herramienta mediante la cual una empresa que recibe denuncias de irregularidades puede determinar los hechos ocurridos y, si es necesario, desarrollar las medidas correctivas adecuadas. Según la Evaluación de los Programas de Cumplimiento Corporativo (ECCP) del Departamento de Justicia, «una característica distintiva de un programa de cumplimiento bien diseñado es la existencia de un mecanismo eficiente y fiable mediante el cual los empleados puedan denunciar de forma anónima o confidencial» las sospechas o los casos reales de conducta indebida. El ECCP instruye a los fiscales para que «evalúen los procesos de la empresa para gestionar las investigaciones de dichas denuncias, incluyendo la remisión de las denuncias al personal adecuado, la realización oportuna de investigaciones exhaustivas y el seguimiento y las medidas disciplinarias adecuadas». Por lo tanto, las investigaciones internas son una parte fundamental de un programa de cumplimiento corporativo eficaz.
Cómo llevar a cabo investigaciones eficaces
Para empezar, los principios fundamentales de una investigación internacional exitosa son similares a los de cualquier investigación interna sólida. Al adherirse a cuatro principios clave, las empresas pueden navegar por las complejidades de las investigaciones internacionales de manera coherente y eficaz:
- La independencia significa que los investigadores deben trabajar sin presiones externas ni sesgos. La pregunta clave que hay que plantearse al evaluar la independencia es: ¿Cómo percibiría su elección de investigador y su decisión sobre la supervisión de la investigación alguien que esté en condiciones de cuestionar sus conclusiones?
- La objetividad/imparcialidad significa que los resultados de la investigación se basan en hechos y no en ideas preconcebidas. Las empresas y los investigadores deben preguntarse si están evaluando los informes/denuncias y llevando a cabo las investigaciones de forma imparcial y objetiva. Hay que tener en cuenta que las denuncias graves pueden quedar ocultas entre quejas «frívolas».
- La exhaustividad garantiza que se tenga en cuenta toda la información relevante, lo que da lugar a conclusiones y resultados bien fundamentados y respaldados. Los procedimientos de investigación deben adaptarse a la naturaleza de la denuncia, pero deben ser tan exhaustivos como sea necesario para descubrir de forma completa y justa todos los hechos relevantes. Tener en cuenta a todos los posibles destinatarios y cómo cada uno de ellos podría percibir la exhaustividad de sus procedimientos puede ayudar a evaluar si es necesario adoptar procedimientos adicionales.
- La confidencialidad protege la información sensible, lo que fomenta un entorno seguro para informar sobre inquietudes y garantiza la integridad de los materiales y procesos privilegiados. Al inicio de una investigación, es fundamental considerar si es posible que desee hacer valer el privilegio sobre el proceso de investigación y la conclusión. Se deben tomar medidas desde el principio y a lo largo de la investigación, incluida la preservación de la confidencialidad. Las técnicas de investigación sólidas incluyen obtener versiones independientes y sin contaminar de los hechos de los testigos y evitar la destrucción de pruebas.
Las investigaciones internas siempre son ejercicios difíciles. Las investigaciones internacionales o transfronterizas aumentan aún más el nivel de dificultad. A continuación se exponen cinco pasos clave y mejores prácticas para gestionar eficazmente las investigaciones internas internacionales, garantizando que las empresas aborden estas complejas cuestiones con integridad y transparencia.
1. Conseguir un buen asesoramiento jurídico en el país
Contratar a un abogado local con conocimientos especializados es fundamental para las investigaciones internacionales, ya que estos aportan un profundo conocimiento del panorama jurídico, los matices culturales y las normativas específicas de la jurisdicción. Los abogados locales pueden orientarse en leyes complejas que difieren de las del país de origen de la empresa, lo que garantiza el cumplimiento normativo y minimiza los riesgos legales. Su conocimiento de las costumbres y prácticas locales les permite diseñar estrategias de investigación que son eficaces y culturalmente adecuadas, lo que fomenta la cooperación con las autoridades locales y las partes interesadas. Además, la experiencia local ayuda a salvaguardar los intereses de la empresa, ya que ofrece asesoramiento sobre los riesgos legales y mantiene la confidencialidad durante todo el proceso. En última instancia, el aprovechamiento de los servicios de un abogado local refuerza la integridad y la eficacia de la investigación, lo que permite a las empresas abordar los problemas con mayor éxito a escala mundial.
Un buen punto de partida son nuestras empresas asociadas de Concilium Compliance, Investigations & Defense Network, que ofrecen a los clientes corporativos especialistas de confianza.
2. Preste atención a las leyes de privacidad de datos.
Tener en cuenta las leyes de privacidad de datos durante las investigaciones internas internacionales es fundamental para garantizar el cumplimiento y proteger la integridad de la investigación. Las leyes de privacidad de datos en los Estados Unidos difieren significativamente de las leyes de privacidad de datos de otras jurisdicciones, tanto en su enfoque como en su alcance. El marco jurídico de los Estados Unidos se caracteriza por un mosaico de leyes federales y estatales, que se centran en regulaciones específicas de cada sector en lugar de en una norma nacional integral. Esto significa que las protecciones de la privacidad pueden variar mucho entre los distintos sectores, con leyes como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) para la atención sanitaria y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) para los datos de los consumidores.
A diferencia de las leyes de privacidad de datos de EE. UU., normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y la Ley de Protección de Información Personal (PIPL) de China imponen controles más estrictos sobre cómo se recopilan, almacenan y procesan los datos personales. Estas diferencias pueden tener numerosas implicaciones para las investigaciones internas. Por ejemplo, la imposición de retenciones legales para conservar los datos durante una investigación debe evaluarse con arreglo a las normas de algunas jurisdicciones que exigen minimizar la conservación de datos personales. Del mismo modo, la práctica habitual en las investigaciones internas nacionales de revisar los correos electrónicos de los empleados debe considerarse a la luz de las protecciones que ofrecen algunas jurisdicciones a los mensajes personales de los empleados, incluso en los sistemas de correo electrónico administrados por la empresa.
Las transferencias de datos también son delicadas: la PIPL, al igual que el RGPD, exige el consentimiento explícito de las personas antes de tratar sus datos, obliga a nombrar a un delegado de protección de datos y establece normas detalladas para las transferencias transfronterizas de datos. También impone sanciones severas por incumplimiento, lo que subraya la necesidad de que las empresas den prioridad a la privacidad de los datos. Las regulaciones de China reflejan un enfoque más centralizado e impulsado por el Estado, que se centra tanto en la privacidad individual como en la seguridad nacional, lo que crea retos adicionales de cumplimiento para las empresas globales.
Ignorar o malinterpretar las leyes extranjeras sobre privacidad de datos puede acarrear importantes repercusiones legales y financieras, incluyendo multas y sanciones. Lo último que debe hacer un investigador es crear nuevos problemas para sus clientes o su empresa. Manténgase informado y siga las normas.
3. Considerar cuestiones relacionadas con los privilegios
Las normas sobre el privilegio varían significativamente entre los Estados Unidos y muchos otros países, lo que da lugar a diferentes protecciones para las comunicaciones con los abogados. En los Estados Unidos, el privilegio abogado-cliente es una doctrina sólida que protege la confidencialidad de las comunicaciones entre los clientes y sus abogados, lo que fomenta un diálogo abierto y honesto, esencial para una representación legal eficaz. Este privilegio se extiende normalmente a todas las comunicaciones realizadas con el fin de obtener asesoramiento jurídico y, por lo general, protege las investigaciones internas realizadas por abogados o bajo su dirección, cuando el objetivo de la investigación es proporcionar asesoramiento jurídico al cliente.
Sin embargo, muchos países tienen una visión más restrictiva del privilegio abogado-cliente u ofrecen protecciones limitadas. Por ejemplo, en Alemania, aunque se reconoce el privilegio abogado-cliente, no es absoluto y no siempre se aplica a los registros de los archivos de los clientes de un abogado en el marco de una posible acción coercitiva. En 2017, un fiscal de Múnich registró las oficinas de Jones Day, bufete de abogados de Volkswagen AG, para incautar documentos relacionados con su investigación interna. El Tribunal Constitucional alemán lo confirmó, ratificando el alcance limitado del privilegio en estos casos.[1] Por su parte, en la India, el privilegio abogado-cliente no se aplica a los abogados internos en virtud de la Ley de Pruebas de la India: los tribunales tratan a los abogados internos como parte de la dirección de la empresa, y no como asesores jurídicos independientes; por lo tanto, se debe contratar a un abogado externo para preservar el privilegio en las investigaciones.
Las empresas que operan a nivel internacional y llevan a cabo investigaciones internacionales deben navegar con cuidado por estas normas de privilegio variables para garantizar la protección de sus comunicaciones y del producto de su trabajo que desean mantener confidencial. Por otra parte, si parece que no se podrá disponer de la protección del privilegio, el plan de investigación debe ajustarse en consecuencia, por ejemplo, segmentando la investigación en diferentes partes en diferentes jurisdicciones.
4. Identifique el verdadero problema
Prestar mucha atención a las denuncias de los denunciantes es fundamental para las empresas estadounidenses que se rigen por el cumplimiento normativo. Estas denuncias suelen revelar información crucial sobre posibles infracciones de la ley, lo que las convierte en un sistema de alerta temprana de problemas internos que, de otro modo, podrían permanecer ocultos. Al abordar estas denuncias de forma rápida y exhaustiva, las empresas pueden evitar que las infracciones menores se conviertan en escándalos importantes, protegiendo así su reputación y evitando sanciones legales sustanciales.
Al evaluar las quejas procedentes de otros países, especialmente aquellas de personas que no son hablantes nativos de inglés o que provienen de contextos culturales desconocidos, es fundamental estar alerta. No pase por alto ni descarte las preocupaciones graves relacionadas con el cumplimiento simplemente porque estén mezcladas con ataques frívolos o personales. Según nuestra experiencia, no es raro que los problemas graves se mezclen con críticas más generales dirigidas a la dirección o a los compañeros de trabajo.
5. Prepárese para las medidas policiales durante la investigación.
Los enfoques de las fuerzas del orden varían mucho entre las distintas jurisdicciones y pueden influir significativamente en una investigación interna. Consideremos los siguientes ejemplos:
- Suecia: Los fiscales suecos dirigen las investigaciones, presentan las causas y las juzgan ante los tribunales. Suecia aún no ha adoptado un sistema de negociación de acuerdos.[2] Los acusados suelen permanecer en prisión preventiva, y la legislación sueca no establece un límite de tiempo para la prisión preventiva.[3] Las prisiones preventivas extremadamente largas son algo excepcional, pero no es raro que duren más de un año si la investigación es especialmente complicada.[4]
- Japón: El sistema jurídico japonés hace hincapié en la estrecha cooperación entre las fuerzas del orden y el poder judicial, y la policía se basa en gran medida en las confesiones para obtener condenas. Los acusados suelen ser puestos en prisión preventiva y los detenidos no pueden solicitar la libertad bajo fianza mientras se encuentran en prisión preventiva. Tras la acusación, la tasa de condenas supera el 99 %[5]. Esto contrasta claramente con el sistema acusatorio estadounidense, en el que los acusados tienen más derechos, entre ellos el derecho a guardar silencio y a acceder a representación legal.
Estas diferencias pueden afectar significativamente a las investigaciones internas, especialmente si los resultados deben comunicarse a los organismos reguladores estadounidenses, pero podrían dar lugar a detenciones o acusaciones en otro país. Disponga siempre de un plan de contingencia y prepárese para las posibles alteraciones que los diferentes sistemas jurídicos podrían causar en el curso de su investigación.
Conclusión
Al adherirse a estos principios fundamentales y mantenerse informados sobre la evolución de las normativas globales, los abogados internos pueden guiar a sus empresas a través de investigaciones complejas con confianza.
Si tiene alguna pregunta o duda sobre este artículo, no dude en ponerse en contacto con cualquiera de los autores o con su abogado de Foley & Lardner. Si desea recibir futuras actualizaciones sobre «Lo que toda empresa multinacional debe saber» acerca del funcionamiento del complejo mundo del comercio internacional actual, suscríbase a nuestra lista de correo electrónico quincenal. Haga clic aquí para registrarse.
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[1] Denuncias constitucionales relacionadas con el registro de un bufete de abogados en relación con el «escándalo de las emisiones diésel» sin éxito, Bundesverfassungsgericht (6 de julio de 2018), https://www.bundesverfassungsgericht.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/EN/2018/bvg18-057.html.
[2] El papel del fiscal, Fiscalía de Suecia (última visita el 30 de septiembre de 2024), https://www.aklagare.se/en/the-role-of-a-prosecutor/.
[3] Elin Hofverberg, FALQs: Leyes suecas sobre prisión preventiva, Blogs de la Biblioteca del Congreso (15 de agosto de 2019), https://blogs.loc.gov/law/2019/08/falqs-swedens-pre-trial-detention-laws/.
[4] Id.
[5] Acusación, Embajada y Consulados de los Estados Unidos en Japón (última visita el 30 de septiembre de 2024), https://jp.usembassy.gov/services/indictment/.
