Leyes espinosas que los proveedores de ICHRA deben tener en cuenta, parte 2
Como se resume en nuestro artículo anterior sobre este tema, los acuerdos de reembolso de gastos médicos individuales (ICHRAs) están ganando popularidad y constituyen una parte cada vez mayor del mercado global de cobertura médica proporcionada por los empleadores. Como proveedores de servicios, los vendedores de ICHRA tienen la tarea de ayudar a sus clientes empleadores con los requisitos normativos impuestos al plan ICHRA, así como centrarse en sus propias responsabilidades de cumplimiento como administradores externos y agencias de seguros, cuando corresponda. Nuestro último artículo resumía algunos de los retos de cumplimiento normativo a los que se enfrentan los proveedores de ICHRA; este artículo constituye la segunda parte.
Deducciones salariales por exceso de prima – Documento POP
Si una asignación ICHRA no cubre la totalidad de la prima del plan de salud individual, el proveedor de ICHRA puede ayudar al empleador a facilitar las deducciones de la nómina de los empleados para pagar la prima excedente. Por lo general, esto se puede hacer antes de impuestos si el plan de salud individual se contrata fuera del mercado público (fuera del mercado) y el empleador mantiene lo que se conoce como un «plan de cafetería» o «plan solo de prima» (POP) por escrito. Aunque técnicamente es obligación del empleador, los proveedores de ICHRA pueden ayudar a crear una plantilla de documento POP.
Requisitos de privacidad y seguridad de la HIPAA
Un plan ICHRA es una «entidad cubierta» según la HIPAA. Como proveedor de servicios del plan ICHRA, un proveedor ICHRA actuará generalmente como «socio comercial» según la HIPAA y deberá cumplir con obligaciones de cumplimiento específicas. Estas incluyen, entre otras, celebrar acuerdos de socio comercial HIPAA con contratistas intermedios que acceden a información médica protegida y ayudar a mitigar cualquier violación de la información médica protegida.
Cuestiones relacionadas con la concesión de licencias a agencias de seguros
Si un proveedor de ICHRA está ayudando con la colocación o la inscripción en las pólizas de seguro individuales por las que se reembolsa a los empleados a través del plan ICHRA, es probable que el proveedor de ICHRA necesite tener una licencia como agencia o correduría de seguros. Recientemente, los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) y los reguladores estatales han adoptado la postura de que, independientemente del lugar en el que se realice la actividad de inscripción, se necesita una licencia, incluso si la inscripción se realiza de forma remota.
Nombramiento de transportista
Una vez que se trata de una agencia de seguros autorizada, un proveedor de ICHRA normalmente debe ser designado por una aseguradora para utilizar los portales en línea de esta, ayudar a las personas a completar los formularios de inscripción, recibir comisiones y utilizar opciones de pago directo.
Consentimiento del afiliado para la selección del plan
Una de las prioridades actuales de la CMS es abordar la inscripción en planes de salud individuales por parte de «agentes de seguros deshonestos» sin el permiso del titular de la póliza. Los proveedores de ICHRA pueden considerar la posibilidad de abordar sus actividades de inscripción en cualquier acuerdo, condiciones de uso o documentos similares que el empleado deba aceptar o firmar como parte del proceso de inscripción en ICHRA.
Aviso sobre la Parte D de Medicare
La obligación de informar sobre la Parte D de Medicare y la notificación de cobertura acreditable de la Parte D de Medicare se aplican a los acuerdos de reembolso de gastos médicos (HRA). Aunque la notificación de la Parte D no se aplica fácilmente al concepto de ICHRA, los empleadores que patrocinan planes ICHRA están técnicamente obligados a informar a los CMS y a notificar a los participantes de la misma manera que si patrocinaran un plan médico colectivo tradicional.
Comunicaciones electrónicas a los miembros de ICHRA
Si el patrocinador del plan ICHRA está sujeto a la ley ERISA, la mayoría de los avisos y comunicaciones relacionados con el plan ICHRA estarán sujetos a las normas de distribución electrónica de la ley ERISA (aunque algunos avisos, como los avisos HIPAA, están sujetos a sus propias normas). A alto nivel, las normas de distribución electrónica de la ERISA tienen un puerto seguro que permite al patrocinador del plan enviar documentos electrónicamente si el empleado tiene acceso a un ordenador en el lugar de trabajo y el acceso al sistema informático es una parte esencial de sus funciones laborales, y si se cumplen determinados requisitos de contenido y de otro tipo. Si un empleado no tiene acceso a un ordenador en el lugar de trabajo, el empleador necesita el consentimiento del empleado para enviar documentos electrónicamente y cumplir con el puerto seguro. Fuera de la salvaguardia, el empleador debe poder demostrar que ha compartido los avisos y las comunicaciones de una manera razonablemente calculada para que se produzca la recepción efectiva.
Contratistas independientes, PEO y grupos de múltiples empleadores
En términos generales, un plan ICHRA debe cubrir solo a los empleados de un único empleador, pero también puede cubrir a los empleados de cualquier filial o empresa asociada de ese empleador. Por lo general, un plan ICHRA no puede cubrir a empleados de empleadores no relacionados. La creación de un ICHRA como acuerdo de bienestar para múltiples empleadores (MEWA) desencadena un importante escrutinio regulatorio. Esto plantea problemas en situaciones especiales, como las organizaciones profesionales de empleadores (PEO), las empresas de selección de personal, los contratistas independientes, las asociaciones y las empresas que no tienen suficiente propiedad compartida, aunque se pueden aprovechar ciertas estrategias para intentar lograr el mismo objetivo de economías de escala.
Error familiar e ICHRAs
En 2022, el IRS publicó una guía destinada a corregir lo que se conocía como el «fallo familiar». Esta norma de 2022 eliminó en general la norma anterior que solo tenía en cuenta el coste de la cobertura del empleado para determinar si un miembro de la familia podía optar a una subvención para la prima en el mercado federal. La norma de 2022 tiene en cuenta el coste de la cobertura familiar en este escenario. Sin embargo, esta nueva norma no aborda las ICHRA y no ajustó la forma en que se calcula la asequibilidad de las ICHRA. Si se permite la participación de los dependientes y sus gastos son reembolsables en virtud de la ICHRA, la determinación de la asequibilidad sigue basándose únicamente en el coste del empleado.
Tarjetas Flex y cuentas de gastos médicos (HRA)
Aunque el sector suele asociar las «tarjetas flexibles» con las cuentas de gastos flexibles para la atención médica, las directrices del IRS permiten que las tarjetas flexibles se utilicen para acuerdos de reembolso de gastos médicos. Es posible que el mundo de las ICHRA acabe adoptando el uso de tarjetas flexibles. Antes de adentrarse en el mundo de las tarjetas flexibles, los proveedores de ICHRA deben familiarizarse con las directrices de justificación y justificación automática para tarjetas flexibles y deben actuar con la debida diligencia en cuanto a cualquier responsabilidad que puedan tener en materia de tecnología financiera o PayFac.
El departamento de prestaciones sanitarias de Foley conoce bien las cuestiones mencionadas anteriormente y asesora con frecuencia a proveedores de ICHRA y otros administradores de prestaciones sanitarias sobre cuestiones de cumplimiento normativo como estas.
