Consecuencias prácticas de la aplicación de las leyes de inmigración en los planes de jubilación
La segunda administración Trump está intensamente centrada en la aplicación de las leyes de inmigración de Estados Unidos. Comprensiblemente, los empleadores están preocupados por las visitas de inmigración y el cumplimiento del Formulario I-9, y los profesionales de recursos humanos se preparan para posibles interrupciones de la fuerza de trabajo y un mayor escrutinio de los procedimientos de contratación. Los administradores de planes de jubilación también deben considerar las consecuencias de la participación de trabajadores indocumentados en los planes de jubilación de la empresa.
Cómo un trabajador indocumentado se convierte en partícipe de un plan 401(k)
A pesar del proceso del formulario I-9 de la empresa, los empleados pueden facilitar documentación incorrecta, engañosa o falsa como prueba de que están legalmente autorizados a trabajar en EE.UU. Si la empresa no dispone de sistemas adecuados para verificar la documentación facilitada, dicho empleado puede, no obstante, convertirse en participante en el plan 401(k) de la empresa de acuerdo con las condiciones de elegibilidad del plan. Por ejemplo, una empresa puede inscribir automáticamente a los nuevos empleados en su plan 401(k) al tres por ciento de la remuneración. La empresa también puede aportar una contribución complementaria o no electiva nómina por nómina. En este caso, un trabajador no autorizado podría empezar a acumular con relativa rapidez un saldo de cuenta como participante en el plan 401(k). El mismo resultado podría producirse para los trabajadores indocumentados en virtud de las condiciones de elegibilidad de la mayoría de los planes de jubilación.
Lenguaje del plan relativo a "empleado" y ERISA
La mayoría de los planes de jubilación definen "empleado", "empleado elegible" o "participante" sin hacer referencia a la condición de inmigrante. Por ejemplo, una definición común de "empleado" podría ser similar a la siguiente
Empleado: persona física que figura en los registros de nóminas del empresario como empleado de derecho común.
Aunque pueda parecer contrario a la intuición, los trabajadores indocumentados están protegidos por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), que aplica el Departamento de Trabajo (DOL). Curiosamente, el DOL también aplica la Employee Retirement Income Security Act (ERISA), que no se ocupa de la situación migratoria de los empleados. En otras palabras, un individuo es un empleado cubierto (protegido) por ERISA, esté o no documentado. Por lo tanto, las empresas deben proceder con el entendimiento de que un participante en el plan -sin tener en cuenta la situación de inmigración- tiene derecho a las prestaciones obtenidas en virtud de un plan de jubilación.
Es importante distinguir a los trabajadores indocumentados de la exclusión de los "extranjeros no residentes" de la elegibilidad que figura en muchos planes de jubilación. Los extranjeros no residentes sin ingresos procedentes de Estados Unidos suelen estar expresamente excluidos de la participación en planes de jubilación. Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), un extranjero es cualquier persona física que no sea ciudadano o nacional de Estados Unidos. Un extranjero no residente es un extranjero que no ha superado la prueba de la tarjeta verde o la prueba de la presencia sustancial. Dado que los trabajadores indocumentados tienen ingresos de origen estadounidense, esa exclusión del plan de jubilación no aborda las cuestiones que puedan surgir en relación con los trabajadores indocumentados.
Con la ayuda de un abogado, las empresas pueden plantearse si es factible modificar el plan para excluir expresamente a los trabajadores indocumentados, es decir, a los empleados que no presenten documentación que acredite que están legalmente autorizados a trabajar en EE.UU. Hay que tener cuidado para asegurarse de que dicha modificación pueda administrarse correctamente sin desencadenar consecuencias imprevistas. Además, la enmienda no debe infringir inadvertidamente la legislación aplicable en materia de discriminación laboral.
Distribuciones a los trabajadores indocumentados deportados y despedidos
Si un partícipe indocumentado es deportado o se ausenta del trabajo durante un periodo prolongado sin previo aviso, la empresa puede rescindir su contrato. En tales casos, como cualquier otro partícipe, un partícipe indocumentado tiene derecho a recibir la distribución de las prestaciones adquiridas en virtud de un plan de jubilación al término de la relación laboral. La cuestión es cómo procesar la distribución cuando los registros del formulario I-9 del empleador incluyen un número de identificación fiscal individual (ITIN) o un número de la Seguridad Social (SSN) incorrectos o falsos. Los empleadores, y en particular los encargados de los registros de los planes, necesitan un ITIN o SSN correcto para poder informar correctamente sobre la distribución de un plan de jubilación en el Formulario 1099-R. La obtención de esta información de una persona indocumentada puede ser difícil. Obtener esta información de un partícipe indocumentado puede ser difícil porque puede estar detenido, vivir en otro lugar o evitar el contacto intencionadamente. En estas circunstancias, la empresa debe designarlos como "partícipes desaparecidos o perdidos" y tomar medidas coherentes con las mejores prácticas del DOL para tratar a dichos partícipes (consulte nuestros artículos anteriores relacionados con los partícipes desaparecidos en planes de jubilación aquí y aquí).
Tenga en cuenta que el empleador debe considerar la orientación del DOL si la distribución es un retiro de saldo pequeño, una transferencia automática a una cuenta IRA o una serie de pagos a plazos. Después de que el empleador haya agotado sus responsabilidades bajo la guía del DOL, puede transferir ciertas distribuciones pequeñas ($1,000 o menos) a fondos estatales de propiedad no reclamada como se describe bajo el reciente Boletín de Asistencia de Campo 2025-01.
Distribuciones a quienes tratan de ayudar a familiares deportados
Los empleados afectados por las medidas de control de la inmigración pueden estar interesados en acceder a sus cuentas de jubilación para proporcionar ayuda financiera a amigos y familiares deportados. Si el empleador patrocina un plan 401(k), entonces el plan puede permitir préstamos o distribuciones en servicio sin penalización (si el participante ha cumplido 59½ años).
Además, tal y como permite SECURE 2.0, un plan 401(k) puede modificarse para permitir a los empleados realizar distribuciones libres de penalización de hasta 1.000 $ (o cantidades inferiores que dejen al menos 1.000 $ de beneficios adquiridos en la cuenta después) si certifican que la cantidad es para una emergencia personal o familiar. Estas distribuciones de emergencia deben reembolsarse al plan en un plazo de tres años a partir de su recepción para que sigan estando exentas de penalización.
Medidas
- Evalúe los riesgos. En función de la demografía de la plantilla, la proximidad de la actividad de aplicación de la ley de inmigración y otros factores relacionados, considere la probabilidad de que las agencias de aplicación de la ley de inmigración seleccionen a la empresa para una revisión in situ o la deportación de un trabajador. En tal caso, considere la posibilidad de modificar el plan 401(k) para permitir distribuciones de emergencia a quienes deseen prestar ayuda financiera a familiares deportados.
- Auditoría. Los profesionales de recursos humanos, nóminas y prestaciones deben colaborar para determinar si los trabajadores indocumentados pueden acogerse actualmente a las prestaciones del plan de jubilación (o a cualquier otra prestación ofrecida por la empresa). Considere la conveniencia de contratar un servicio de investigación de antecedentes para verificar la documentación de autorización de los empleados del formulario I-9.
- Revisar las mejores prácticas del Departamento de Trabajo sobre participantes desaparecidos. Revisar y documentar los procedimientos y procesos utilizados para localizar a los participantes desaparecidos, incluidos aquellos que puedan estar en riesgo de deportación.
- Consulte con el administrador del plan. Póngase en contacto con el administrador del plan para averiguar qué procedimientos tiene establecidos para procesar las distribuciones y los Formularios 1099-R cuando hay un ITIN o SSN incorrecto (o ninguno).
- Busque asesoramiento jurídico. Pregunte al asesor jurídico si es factible modificar el plan de jubilación para excluir expresamente a los trabajadores indocumentados.
