Conceptos básicos sobre prestaciones: fallecimiento de un empleado. Guía de recursos para profesionales de RR. HH. y prestaciones.

Como miembro del departamento de recursos humanos o de prestaciones para empleados de su empresa, una de las llamadas más difíciles que puede recibir es la de un compañero de trabajo o un familiar de un empleado para notificarle el fallecimiento de un empleado. Esta situación exige que dé lo mejor de sí mismo: se le pedirá que ayude a la plantilla de su empresa a superar la pérdida de un compañero y que ayude al departamento de recursos humanos y a los familiares en duelo a gestionar las numerosas cuestiones relacionadas con las prestaciones y las indemnizaciones que deben resolverse en relación con el empleado fallecido. Esta guía proporciona un recurso de referencia de alto nivel, en formato de plan por plan, sobre cómo abordar cada tipo de compensación o acuerdo de beneficios cuando fallece un empleado, y ofrece algunos consejos prácticos sobre cuestiones de beneficios para empleados que pueden surgir al gestionar la administración de compensaciones y beneficios de su empresa para un empleado fallecido.

La información proporcionada en esta guía es de carácter general y no pretende abordar todas las prestaciones o cuestiones fiscales que pueden surgir al tratar el fallecimiento de un empleado, ni otros matices que pueden surgir al considerar al empleado fallecido (o su situación familiar y sucesoria específica) o los detalles de los planes de prestaciones de su empresa. Además, cualquier norma fiscal o de otro tipo descrita en esta guía es válida en la fecha de su publicación y no implica que las normas descritas sean las únicas (fiscales o de otro tipo) que puedan aplicarse, y están sujetas a cambios. Por lo tanto, siempre recomendamos que consulte a su asesor jurídico interno o externo u otros asesores fiscales o de prestaciones para empleados cuando trate cuestiones relacionadas con la remuneración y las prestaciones en caso de fallecimiento de un empleado.

Resumen de la legislación pertinente

Antes de entrar en detalle sobre las cuestiones relacionadas con la administración de los planes de compensación y prestaciones de su empresa, es importante tener un conocimiento general del proceso de sucesión, ya que, como explicamos a continuación, lo que ocurre en la sucesión puede afectar a quién tiene derecho a determinadas prestaciones por fallecimiento. Además, es útil comprender cómo la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA), una ley federal que regula la mayoría de los planes de jubilación y prestaciones sociales, interactúa con las leyes estatales cuando se trata de prestaciones por fallecimiento.

Resumen del proceso sucesorio

La «sucesión» es el proceso legal mediante el cual un tribunal nombra a un albacea (en algunos estados, denominado representante personal) para administrar el patrimonio del empleado fallecido y valida un testamento (si lo hay) o decide quién hereda el patrimonio del fallecido si no hay testamento. Si el fallecido tenía un testamento, ese documento normalmente nombraría a una o más personas para que actuaran como albaceas del patrimonio. Si el empleado fallece sin testamento, la ley estatal proporciona una lista de personas que pueden desempeñar esa función.

En última instancia, un tribunal nombrará a una o varias personas para que actúen como albaceas de la herencia del empleado fallecido, mediante la emisión de «cartas de administración», «cartas domiciliarias» o simplemente «cartas», que otorgan al albacea la autoridad para actuar. (También pueden aplicarse otros términos a la forma del documento utilizado para este nombramiento).

Sin embargo, hay dos casos en los que puede que no sea necesario un proceso sucesorio para determinar quién tiene derecho a la compensación o prestaciones pendientes de un empleado fallecido:

• Designaciones de beneficiarios. Si el empleado fallecido ha dispuesto que sus activos se transfieran directamente a uno o más beneficiarios sin pasar por el proceso de sucesión, entonces estos activos no se contabilizan como parte del patrimonio sucesorio. En el contexto de las prestaciones para empleados, esto ocurriría cuando un empleado ha designado beneficiarios en relación con una prestación. Por lo tanto, si el plan de compensación o prestaciones de su empresa cuenta con un proceso de designación de beneficiarios que ha sido utilizado por el empleado, por lo general no es necesario esperar al proceso de sucesión para distribuir las prestaciones por fallecimiento. Por eso es importante que los planes de compensación y prestaciones de los empleadores permitan (y fomenten el uso de) las designaciones de beneficiarios, ya que esto ayuda a los empleados (especialmente a los ejecutivos) en su proceso de planificación patrimonial y puede permitir que las prestaciones acumuladas por el empleado pasen directamente a sus beneficiarios sin las molestias y los retrasos de la sucesión.

• Declaración jurada de patrimonio reducido. Si el valor del patrimonio del empleado fallecido es inferior al umbral establecido por la legislación estatal, los herederos del empleado pueden utilizar una «declaración jurada de patrimonio reducido». Esto permite a los herederos recibir los activos del empleado sin tener que pasar por el proceso de sucesión (o permite una sucesión acelerada). En otras palabras, si recibe una declaración jurada de patrimonio reducido, cualquier pago adeudado al patrimonio del fallecido se abonará directamente a los herederos que figuran en la declaración jurada.

Interacción entre la ley ERISA y las leyes estatales

La sección 514(a) de la ley ERISA prevalece explícitamente sobre las leyes estatales que «se refieren» a un plan de prestaciones para empleados sujeto a la ley ERISA, con excepciones limitadas para determinadas leyes sobre seguros, banca y valores. Los tribunales han interpretado que esta cláusula de prevalencia significa que cualquier ley estatal que se refiera directamente a un plan de prestaciones para empleados, o que afecte indirectamente a un plan de prestaciones para empleados, no es aplicable a un plan de prestaciones para empleados regulado por la ley ERISA. Por ejemplo, si un plan de prestaciones de la ERISA establece que la prestación por fallecimiento debe pagarse al cónyuge, pero la ley estatal establece que la prestación por fallecimiento en virtud de un plan de prestaciones debe pagarse al patrimonio, entonces prevalecerán los términos del plan en lugar de la ley estatal. El Tribunal Supremo de los Estados Unidos confirmó este enfoque en su dictamen de 2001 en el caso Egelhoff contra Egelhoff (la ley ERISA prevalece sobre una ley estatal que revoca las designaciones de beneficiarios en caso de divorcio). De manera similar, en su dictamen de 2009 en el caso Kennedy contra el administrador del plan de ahorro e inversión de DuPont, el Tribunal Supremo de los Estados Unidos sostuvo que un plan puede basarse únicamente en sus documentos para determinar el beneficiario adecuado de una prestación por fallecimiento, y puede ignorar los documentos ajenos que contradigan los términos del plan (como una sentencia de divorcio).

¿Qué significa esto para usted a la hora de administrar planes de prestaciones?

• Cuando se trata de un plan ERISA, solo hay que consultar los términos del plan (incluidas las designaciones de beneficiarios, si procede en virtud de dicho plan) para determinar quién tiene derecho a recibir los pagos o prestaciones tras el fallecimiento de un empleado.  
• Sin embargo, en el caso de los planes que no se rigen por la ley ERISA, el resultado no está tan claro. En ese caso, habría que consultar la legislación estatal pertinente para determinar en qué medida se puede respetar la designación de beneficiarios. Por ejemplo, muchos estados establecen que, en caso de divorcio, cualquier designación de beneficiarios que nombre al excónyuge como beneficiario queda automáticamente sin efecto, a menos que la sentencia de divorcio disponga lo contrario. En el caso de los planes ERISA, se ignora esa norma porque la ERISA prevalece sobre la ley estatal y se aplicaría la designación de beneficiario más reciente. Sin embargo, en el caso de los planes no ERISA, si el empleado fallecido había nombrado a su cónyuge como beneficiario y luego se divorciaron, por lo general se debe anular esa designación de beneficiario si así lo exige la ley estatal.

UNA BREVE NOTA SOBRE LOS PLANES ERISA Y NO ERISA

Determinar si un plan de prestaciones está cubierto por la ley ERISA puede resultar complicado. Aunque los planes de jubilación y prestaciones sociales más comunes de su empresa, como los planes 401(k), los planes de pensiones y las prestaciones médicas, dentales, oftalmológicas u otras prestaciones sociales, probablemente se rijan por la ley ERISA, existen muchos matices en las normas que eximen a determinados planes de prestaciones en función de cómo estén estructurados. Esta cuestión suele surgir con determinadas prestaciones o políticas por discapacidad o indemnización por despido. Los programas de bonificaciones, los planes de compensación diferida u otras prestaciones voluntarias o prácticas salariales no suelen estar sujetos a las normas de prevalencia de la ley ERISA. Sin embargo, debido a la complejidad de estas normas, si no está seguro de si un programa de prestaciones es un plan ERISA o no, consulte con sus asesores de planes de prestaciones a la hora de decidir si permite la designación de beneficiarios.

Medidas prácticas que se deben tomar cuando fallece un empleado

A quién debes involucrar

Si recibe la llamada inicial sobre el fallecimiento de un empleado por parte de un familiar, es imprescindible que se ponga en contacto inmediatamente con las siguientes personas de su organización: el director de RR. HH. de la unidad de negocio del empleado (que, a su vez, deberá ponerse en contacto con el superior y los compañeros de trabajo del fallecido), el departamento de nóminas, el equipo de administración de acciones (si lo hay), el equipo de compensaciones (si lo hay) y todos los miembros pertinentes del equipo de prestaciones para empleados. Es posible que también tenga que informar a su departamento financiero o contable si el empleado fallecido tiene cantidades significativas de compensación no devengada que se devengarán o deberán pagarse debido a su fallecimiento. Cada una de estas personas desempeñará un papel importante en las próximas semanas (y, en ocasiones, meses o años).

Después de revisar los planes y acuerdos en los que participaba el fallecido, también debe ponerse en contacto con los proveedores del plan correspondiente o con los administradores externos, si los hay, que puedan necesitar tomar ciertas medidas para dar cuenta del fallecimiento del participante.

Aunque no es un tema que se trate en esta guía, colabore con su equipo de RR. HH. (y con la familia del fallecido) para determinar el formato y el contenido adecuados de cualquier mensaje que se envíe al resto de la plantilla, e incluso a los clientes u otros proveedores, sobre el fallecimiento del empleado.

NOTA SOBRE LAS COMUNICACIONES RELATIVAS A LAS PRESTACIONES

Cuando fallece un empleado, hay un número significativo de personas ajenas al departamento de RR. HH. de la empresa que deberán participar en las comunicaciones relacionadas con la remuneración y las prestaciones del fallecido o que pueden solicitar información sobre las prestaciones al equipo de RR. HH., entre ellas el albacea, los familiares y otros posibles beneficiarios. Por lo tanto, recuerde tener en cuenta quién tiene derecho a recibir comunicaciones o información sobre cada tipo de prestación, en función de las condiciones del plan, quién es el beneficiario designado o quién es la persona autorizada para representar el patrimonio del fallecido. Además, asegúrese de obtener toda la documentación necesaria que identifique a la persona con la que la empresa o el plan están autorizados a hablar sobre cualquier asunto relacionado con las prestaciones del fallecido antes de proporcionar información detallada sobre las prestaciones. Considere la posibilidad de designar a una sola persona del equipo de recursos humanos de la empresa para que se encargue de las comunicaciones relacionadas con las prestaciones del fallecido, a fin de mantener la coherencia durante todo el proceso.

La información que necesita

Hay tres documentos que debe obtener del albacea o de la familia o los beneficiarios del fallecido antes de tomar cualquier medida relacionada con la indemnización y las prestaciones:

• Una copia del certificado de defunción. Esto no solo demostrará el fallecimiento del empleado, sino que también proporcionará información importante, como si el empleado estaba casado, y será un documento necesario para tramitar determinadas prestaciones.

• Una copia de las «Cartas de administración», o simplemente «Cartas», emitidas por un tribunal testamentario y en las que se nombra al albacea o albaceas, o una copia de una «declaración jurada de patrimonio reducido» debidamente cumplimentada. Este documento le permitirá saber con quién está autorizado a tratar en relación con cualquier compensación o prestación para la que no exista una designación de beneficiario en el expediente.

• Un formulario W-9 del albacea en relación con el patrimonio o de cada heredero que figure en una declaración jurada de patrimonio pequeño, así como de cualquier miembro de la familia o beneficiario con derecho a prestaciones o pagos (tal y como se describe a continuación). La información del formulario W-9 proporcionará a su departamento de nóminas y a los administradores de su plan de prestaciones la información que necesitan para asegurarse de que los pagos se declaran correctamente al IRS y a las autoridades fiscales estatales.

También deberá averiguar en qué planes o programas de prestaciones estaba inscrito el empleado o en cuáles tenía acumuladas prestaciones, y si el empleado tenía algún acuerdo individual en vigor con la empresa (como concesiones de acciones, contratos de trabajo, préstamos a empleados, etc.) y asegurarse de que dispone de copias de todos esos documentos y, si procede, de cualquier designación de beneficiarios realizada por el empleado. Esta información puede proceder de los registros internos de RR. HH. o de administradores o proveedores externos de planes de prestaciones. También debe determinar si el plan en cuestión se rige por la ley ERISA, ya que, como se ha comentado anteriormente en «Resumen de la legislación pertinente» y se explica a continuación, en el caso de los planes no sujetos a la ley ERISA, es posible que tenga que revisar la legislación estatal para determinar a quién se le debe el pago o la prestación.

Acuerdos de efectivo y capital

Visión general

Cuando fallece un empleado, deberá tener en cuenta el impacto que esto tendrá en diversos conceptos de remuneración o prestaciones en acciones. En primer lugar, debe examinar todas las remuneraciones en efectivo y en acciones que se adeuden o puedan adeudarse al fallecido. Es casi seguro que se deberá abonar una última nómina. También debe tener en cuenta lo siguiente:

• ¿El fallecido tiene algún cheque de pago pendiente que se haya emitido, pero que aún no se haya cobrado a la fecha de su fallecimiento?
• ¿El fallecido tiene vacaciones acumuladas u otras vacaciones pagadas que deban pagarse según la legislación estatal aplicable y las políticas de vacaciones pagadas de la empresa?
• ¿El fallecido tiene gastos comerciales que se incurrieron o se presentaron a la empresa, pero que aún no se han reembolsado?
• ¿Existe algún plan de bonificaciones en efectivo anuales o a largo plazo que prevea un pago en caso de fallecimiento y, en caso afirmativo, cuándo? (Los planes de bonificaciones a veces se pagan automáticamente al alcanzar el objetivo en caso de fallecimiento, o pueden prever que el pago se realice al final del período de rendimiento en función del nivel de consecución del rendimiento real, ya sea a prorrata o en su totalidad).
• ¿Hay que pagar comisiones?
• ¿Existe algún contrato de trabajo que contemple pagos en caso de fallecimiento?
• ¿El fallecido tiene derechos sobre acciones, como opciones sobre acciones o unidades de acciones restringidas?
• ¿Hay algún importe depositado en una cuenta del plan de compra de acciones para empleados del fallecido que estuviera pendiente de utilizarse para comprar acciones de la empresa?
• Por otro lado, ¿el fallecido tiene alguna deuda con la empresa, como por ejemplo un préstamo personal? Y si es así, ¿los términos del préstamo permiten a la empresa compensar el importe del préstamo con otras indemnizaciones?

En segundo lugar, tras identificar los acuerdos, políticas y disposiciones en virtud de los cuales puede devengarse una remuneración en efectivo o en acciones, determine si el acuerdo, la política o la disposición están sujetos a la ley ERISA. Si no está seguro, consulte con sus asesores legales o de prestaciones sociales sobre este punto.

• Si está sujeto a la ley ERISA, siga las disposiciones del plan relativas al pago de la prestación por fallecimiento, si las hubiera. Dado que la ley ERISA prevalece sobre la legislación estatal, se le permite pagar de acuerdo con los términos del plan, incluida la designación de beneficiarios que figure en el expediente de un plan que permita la designación de beneficiarios.

• Si no está sujeto a la ley ERISA, entonces debe verificar si el programa permitía designar un beneficiario (y, de ser así, si hay una designación de beneficiario registrada) o si los términos del programa establecían un beneficiario predeterminado, como el cónyuge. Si es así, debe verificar las leyes estatales pertinentes para asegurarse de que se pueda respetar la designación de beneficiario o la disposición predeterminada. Como se ha comentado en el apartado «Interacción entre la ley ERISA y las leyes estatales», algunas leyes estatales pueden anular la designación de beneficiarios o los términos del programa y exigirle que realice el pago según lo dispuesto por la ley, y no según lo descrito en sus documentos.

Si el programa no menciona nada sobre los beneficiarios, compruebe si el estado en el que trabajaba el empleado tiene una ley de pago de salarios que dicte a quién se deben pagar las indemnizaciones mencionadas anteriormente. Si no existe ninguna ley al respecto, el albacea de la herencia del empleado o los herederos que figuran en una declaración jurada de herencia de pequeño valor, según corresponda, tendrán derecho a los pagos o a la equidad.

Forma de pago y tributación

Cualquier indemnización pagada al albacea de una sucesión deberá hacerse pagadera a «[Nombre del albacea], albacea, sucesión de [Nombre del empleado]» o simplemente a «Sucesión de [Nombre del empleado]» o una variante similar de esta. Cualquier indemnización pagada a los herederos del fallecido en virtud de una declaración jurada de sucesión de pequeño valor deberá dividirse entre los herederos nombrados y pagarse directamente a cada uno de ellos.

En cuanto a los salarios pagados al patrimonio, los herederos o los beneficiarios durante el año en que fallece el empleado, debe retener el FICA (impuestos del Seguro Social y Medicare) y el FUTA (impuestos federales por desempleo) sobre el pago e informar el monto solo como salario en el Formulario W-2 del empleado fallecido, casilla 3 (salarios del Seguro Social) y casilla 5 (salarios de Medicare) emitido para el año del fallecimiento. Los impuestos FICA y FUTA retenidos se declaran en las casillas 4 y 6, respectivamente. Sin embargo, no se declaran los pagos en la casilla 1 del formulario W-2 y no se retienen los impuestos federales sobre la renta habituales. Si se realizan los pagos después del año del fallecimiento, dichos pagos no se declaran en el formulario W-2 y no se retienen impuestos.

Independientemente de si el pago se realiza en el año del fallecimiento o después, también debe informar de los pagos realizados al patrimonio, los herederos o los beneficiarios en el cuadro 3 del formulario 1099-MISC. En general, no se requiere ninguna retención del impuesto federal sobre la renta, aunque pueden aplicarse normas de retención de respaldo a estos pagos si el destinatario no le proporciona el número de identificación fiscal o el número de la Seguridad Social para procesar los pagos.

Siempre debe trabajar en estrecha colaboración con su departamento de nóminas y los equipos fiscales relacionados para determinar la retención fiscal y la declaración adecuadas para cualquier pago relacionado con la remuneración o los acuerdos de participación en el capital de un empleado fallecido.

Cuestiones especiales relativas a las concesiones de acciones

Adquisición y transferencia de premios en acciones. Para todos los tipos de premios en acciones, deberá determinar qué ocurre con los premios no adquiridos tras el fallecimiento del empleado, por ejemplo, ¿se pierde el premio, se acelera la adquisición o continúa la adquisición tras el fallecimiento? El tratamiento de los premios en acciones tras el fallecimiento del empleado se discutirá en el documento del plan de acciones o en el acuerdo de premio emitido al empleado en el momento de la concesión. En ocasiones, el contrato de trabajo también puede describir qué ocurre con las concesiones de acciones en caso de fallecimiento.

Si el empleado tiene opciones sobre acciones pendientes, también debe determinar el período de ejercicio posterior al fallecimiento para esas opciones. Una vez más, esta información debe estar disponible en el documento del plan de acciones, en el acuerdo de concesión individual o, posiblemente, en el contrato de trabajo. Informe al beneficiario, al patrimonio o a los herederos del fallecido, según corresponda, del plazo que tienen para ejercer la concesión tras el fallecimiento del fallecido, según los términos del plan o del acuerdo de concesión, y proporcióneles información sobre cómo ejercer dichas concesiones. Además, notifique al administrador externo de su plan de acciones (si lo hay) el fallecimiento del fallecido y especifique las medidas que debe tomar en relación con las concesiones de dicho empleado.

Tratamiento fiscal de las concesiones de acciones. Al igual que otros tipos de compensación mencionados anteriormente, no se exige la retención del impuesto sobre la renta para ninguna transacción de concesión de acciones que se produzca después del fallecimiento del difunto. Por el contrario, cualquier ingreso por compensación reconocido para esta transacción debe declararse en un formulario 1099-MISC emitido al beneficiario, al patrimonio o a los herederos del empleado.

Las implicaciones fiscales de los impuestos FICA y FUTA para las concesiones de acciones tras el fallecimiento de un empleado son más complicadas:

• Se aplican retenciones fiscales FICA y FUTA (que deben declararse en el formulario W-2 final del empleado) a cualquier premio que (1) se haya devengado antes del fallecimiento del difunto (no los premios que se devengan debido al fallecimiento del difunto) y (2) se haya ejercido/liquidado antes del final del año natural del fallecimiento del difunto.

• Sin embargo, la retención de impuestos FICA y FUTA no se aplica a (1) ninguna concesión (o parte de una concesión) cuya adquisición se acelere tras el fallecimiento del difunto, independientemente de cuándo se ejerza o liquide, ni a (2) las concesiones ejercidas o liquidadas después del año natural en el que se produce el fallecimiento del difunto.

Planes de prestaciones para empleados

Planes de jubilación cualificados

401(k) y otros tipos de planes de jubilación de contribución definida. Los planes 401(k) son la prestación de jubilación más común que ofrecen las empresas a sus empleados. Si un empleado fallece con un saldo en una cuenta de un plan 401(k), lo primero que hay que determinar es si el empleado fallecido tenía derechos adquiridos sobre las prestaciones del plan en el momento de su fallecimiento y, en caso contrario, si el plan prevé la adquisición de derechos completos en caso de fallecimiento mientras se está empleado (lo que casi siempre es el caso). Compruebe también las condiciones del plan para ver si el empleado tiene derecho a alguna contribución del empleador (contribución paralela, participación en los beneficios u otra contribución no electiva) correspondiente al año del fallecimiento. Aunque algunos planes pueden exigir que el empleado esté normalmente empleado a 31 de diciembre o haya completado 1000 horas de servicio durante el año para recibir una contribución del empleador, esos requisitos suelen eximirse si el empleado fallece mientras está empleado. Deberá revisar el documento del plan 401(k) y la descripción resumida del plan para determinar qué normas se deben aplicar a la cuenta del plan 401(k) del empleado. También debe trabajar siempre con el encargado de llevar los registros del plan para revisar la información de la cuenta del fallecido y determinar que se aplican los cálculos de adquisición de derechos adecuados a la cuenta.

Si existe una cuenta con derechos adquiridos y el participante está casado en el momento de su fallecimiento, las leyes que rigen los planes de jubilación de contribución definida exigen que el cónyuge del participante sea automáticamente el beneficiario de la cuenta, a menos que dicho cónyuge haya renunciado a su derecho a serlo. El cónyuge renuncia a su derecho a ser el beneficiario si el participante ha completado correctamente un formulario de designación de beneficiarios en el que nombra a otra persona o personas como beneficiarios, el cónyuge ha firmado ese formulario y la firma del cónyuge ha sido certificada por un notario público o un representante del plan. En tal caso, la cuenta consolidada pertenece al beneficiario designado, y no al cónyuge.

Si el participante no está casado y no hay ningún beneficiario designado en el expediente, los términos del plan determinarán quién será considerado el beneficiario. Los planes suelen enumerar a los miembros de la familia en un orden determinado, por ejemplo, los hijos, luego los padres, luego los hermanos y hermanas, y así sucesivamente. En última instancia, un plan casi siempre indicará que el último beneficiario, si no hay otros, será el patrimonio del empleado.

Una vez que haya determinado quién es el destinatario adecuado del saldo de la cuenta del plan, notifique a la persona (o al albacea, si se trata del patrimonio) que tiene derecho a la prestación y entréguele una copia de la descripción resumida del plan, para que comprenda cuándo y cómo puede solicitar el inicio de las prestaciones.

En general, los planes 401(k) permiten al beneficiario mantener la cuenta 401(k) en el plan, transferirla (incluso directamente para evitar retenciones) a otro plan cualificado del empleador o a una cuenta de jubilación individual (IRA), o recibir una distribución como suma global. Algunos planes de contribución definida también ofrecen distribuciones en forma de pagos a plazos o de una renta vitalicia. Un cónyuge beneficiario tiene las mismas opciones de transferencia que habría tenido el empleado, es decir, recibir una distribución o transferirla a una IRA o a un plan calificado del empleador en el que participe el cónyuge. Un beneficiario que no sea el cónyuge también puede optar por una transferencia, pero solo a una IRA. Véase más abajo la «Advertencia» sobre cómo los pagos realizados a un patrimonio no son elegibles para la transferencia.

Según las normas del Código de Rentas Internas que rigen las distribuciones mínimas obligatorias, si el beneficiario no comienza a recibir las distribuciones durante un período que no exceda su esperanza de vida antes del 31 de diciembre del año siguiente al fallecimiento del participante (o, en el caso de un cónyuge beneficiario, antes del 31 de diciembre del año en que el participante habría alcanzado la edad mínima obligatoria para recibir las distribuciones), entonces, por lo general, la totalidad de la cuenta debe pagarse al beneficiario antes del 31 de diciembre del año en que se cumpla el^décimo aniversario del fallecimiento del participante. Se aplican normas diferentes si no hay beneficiario, como por ejemplo, si el pago se debe a la herencia; en ese caso, la distribución debe completarse en un plazo de 5 años naturales a partir del año del fallecimiento del empleado. Es importante señalar que, si bien un plan no puede pagar las prestaciones después de estas fechas, los términos del plan pueden exigir que los pagos se realicen antes, y existen otros matices en las normas de distribución mínima obligatoria que pueden aplicarse en función de las circunstancias particulares del empleado y del beneficiario. Debe consultar los términos del plan y consultar con el administrador del plan para determinar cuándo deben pagarse las prestaciones al beneficiario o al patrimonio del empleado.

Planes de pensiones. Aunque los planes de pensiones son cada vez menos habituales, muchos empleadores siguen manteniéndolos, a pesar de que, en la actualidad, casi todas las prestaciones del plan se han congelado. El siguiente análisis parte del supuesto de que el empleado no ha comenzado a percibir su prestación de jubilación en el momento de su fallecimiento; si lo hubiera hecho, el pago de cualquier prestación por fallecimiento dependería de la forma de pago seleccionada por el empleado en el momento de comenzar a percibir las prestaciones (por ejemplo, una renta vitalicia conjunta y de supervivencia, una renta vitalicia a plazo fijo, etc.). Dado que la mayoría de los planes de pensiones no permiten a los empleados comenzar a percibir sus prestaciones de jubilación mientras están empleados (en gran parte porque la ley no lo permite), el resto de esta sección parte del supuesto de que el empleado no había comenzado a percibir sus prestaciones de jubilación en el momento de su fallecimiento.

La primera cuestión que hay que considerar es si el empleado fallecido tenía derechos adquiridos sobre las prestaciones del plan en el momento de su fallecimiento y, en caso contrario, si el plan prevé la adquisición de derechos plenos en caso de fallecimiento. Si el fallecido tiene derechos adquiridos en virtud del plan, la ley exige que el plan de pensiones pague una prestación por fallecimiento al cónyuge del participante. Este tipo de prestación por fallecimiento del cónyuge se conoce como «renta de supervivencia previa a la jubilación cualificada» o «QPSA».  Hay dos circunstancias en las que es posible que no se pague una QPSA, incluso si el participante está casado en el momento del fallecimiento: (i) a menudo, un plan exigirá que el participante y su cónyuge hayan estado casados durante el año anterior al fallecimiento para que el cónyuge tenga derecho a la prestación, y (ii) aunque es poco frecuente, un plan puede haber permitido al participante renunciar a la QPSA para evitar que se aplique una deducción a su prestación para «pagar» la protección de la QPSA. Deberá revisar los documentos del plan y coordinarse con el administrador del plan para determinar qué resultado se aplicará en cada circunstancia y si el cónyuge tiene derecho a la prestación QPSA.

Aunque en los planes de pensiones típicos no se pagan prestaciones por fallecimiento si el fallecido no está casado (o no ha estado casado durante al menos un año), no siempre es así. Algunos planes de pensiones que describen sus prestaciones como un saldo hipotético de cuenta o como una suma global, como los planes de saldo en efectivo o de equidad de pensiones, pueden prever que la prestación total en forma de suma global prevista en el plan se pague al cónyuge supérstite, al beneficiario designado por el participante o, en su defecto, al patrimonio. Si el participante nombró a un beneficiario y estaba casado en el momento de su fallecimiento, la designación del beneficiario será nula si el cónyuge no había dado su consentimiento a la designación del beneficiario, tal y como se menciona en el apartado «401(k) y otros tipos de planes de contribución definida», más arriba. Si la designación del beneficiario es nula, normalmente el cónyuge tendrá derecho a cualquier prestación por fallecimiento.

El pago al cónyuge, beneficiario o patrimonio se realizará en el momento y en la forma descritos en el documento del plan. Una vez que haya determinado quién es el destinatario adecuado de la prestación por fallecimiento, notifique a la persona (o al albacea, si se trata del patrimonio) que tiene derecho a la prestación y entréguele una copia de la descripción resumida del plan, para que comprenda cuándo y cómo puede solicitar el inicio de las prestaciones.

ADVERTENCIA SOBRE LOS PAGOS DEL PLAN A LOS PATRIMONIOS (INCLUIDAS LAS DECLARACIONES JURADAS DE PATRIMONIOS PEQUEÑOS)

Cualquier distribución pagada al albacea de una sucesión debe hacerse a nombre de «[Nombre del albacea], como albacea de la sucesión de [Nombre del empleado]» o simplemente a «Sucesión de [Nombre del empleado]» (o una variación similar). Tenga en cuenta que el administrador de su plan puede tener otras formas de designar al beneficiario cuando se trata de una sucesión. Cualquier distribución pagada a los herederos del fallecido en virtud de una declaración jurada de patrimonio pequeño debe dividirse entre los herederos nombrados y pagarse directamente a cada uno de ellos. Si bien las normas del IRS normalmente permiten a los beneficiarios optar por transferir una prestación por fallecimiento de un plan cualificado a una cuenta IRA (para evitar la retención de impuestos sobre la distribución), ni el patrimonio ni los herederos que figuran en una declaración jurada de patrimonio pequeño pueden optar por una distribución por transferencia. Por lo tanto, deberá trabajar con el administrador de su plan para asegurarse de que, si las prestaciones por fallecimiento se pagan directamente a las personas a través de una declaración jurada de patrimonio pequeño, dichas prestaciones no puedan transferirse a una cuenta IRA.

Planes de bienestar social

Seguro de vida. Como se ha indicado anteriormente, necesitará una copia del certificado de defunción. Obviamente, esto es fundamental para la administración de cualquier prestación del seguro de vida. Se debe notificar el fallecimiento del empleado a la compañía de seguros de vida (o al administrador externo, si es autofinanciado) y proporcionarle una copia del certificado de defunción. Compruebe si existe una designación de beneficiario en el expediente para la prestación del seguro de vida y comunique la designación a la compañía de seguros de vida, en la medida en que esta no disponga ya de dicha información. Además, considere la posibilidad de confirmar que la compañía de seguros de vida tramita correctamente la reclamación y paga la prestación del seguro de vida al beneficiario sin problemas. Si la compañía de seguros de vida deniega una reclamación, es posible que se sorprenda al recibir una demanda presentada por un supuesto beneficiario contra el plan y la empresa, alegando que la prestación del seguro de vida fue denegada indebidamente o que la prestación se pagó a la persona equivocada. Aunque puede ser obligación de la compañía aseguradora pagar cualquier prestación del seguro de vida, un empleador puede verse envuelto en este tipo de litigio como patrocinador del plan ERISA y podría existir una responsabilidad potencial, por ejemplo, si se determina que el patrocinador ha incumplido sus obligaciones fiduciarias relacionadas con las comunicaciones con los participantes o con cuestiones de inscripción relativas a la prestación del seguro de vida.

Además, si la empresa patrocina prestaciones opcionales de seguro de vida para dependientes, compruebe si el empleado fallecido había elegido el seguro de vida para dependientes y colabore con el dependiente y la aseguradora para averiguar si el dependiente desea convertir (o «transferir») la póliza en una póliza individual.  

Planes de salud grupales tradicionales. En el caso de los planes de salud grupales tradicionales, como los planes médicos, dentales y oftalmológicos, deberá informar a las compañías aseguradoras y/o a los administradores externos sobre el fallecimiento del empleado y determinar cuándo finalizará la cobertura para los dependientes inscritos (por ejemplo, en la fecha del fallecimiento, el último día del mes en que se produjo el fallecimiento o el último día del período de pago en que se produjo el fallecimiento).

Si la empresa está sujeta a las normas federales COBRA (por lo general, los empleadores con al menos 20 empleados están sujetos a COBRA), debe notificar al administrador de COBRA el fallecimiento del empleado en un plazo de 30 días a partir de la fecha del fallecimiento, y luego el administrador de COBRA tiene 14 días para enviar el paquete de elección de COBRA a los dependientes inscritos. Si administra COBRA internamente, entonces tiene un total de 44 días para enviar el paquete de elección de COBRA. Recuerde que el período máximo de cobertura de COBRA es de hasta 36 meses (en lugar de los 18 meses estándar) cuando el fallecimiento del empleado es el evento calificativo que da derecho a un dependiente a inscribirse en la cobertura de COBRA.

Dado que un empleador puede cobrar hasta el 102 % del importe total de la prima (tanto la parte del empleador como la del empleado) a cualquier persona que se inscriba en la cobertura COBRA, el cónyuge supérstite y los dependientes tal vez deseen considerar si disponen de otra cobertura más asequible. Por ejemplo, un dependiente podría tener derecho a una cobertura sanitaria colectiva a través de su propio empleador a una tarifa más económica. El dependiente debería tener derecho a inscribirse en el plan de salud de su propio empleador, en un plazo de 30 días a partir de la pérdida de la cobertura de su plan, en virtud del derecho de inscripción especial de la HIPAA, pero este derecho especial a inscribirse a mitad del año del plan suele quedar sin efecto si se opta por COBRA. Los dependientes también pueden considerar la posibilidad de inscribirse en una póliza de seguro médico individual ofrecida a través del mercado gubernamental. Además, deberá revisar cualquier contrato de trabajo con el empleado fallecido para confirmar si la empresa ha acordado pagar la totalidad o parte de las primas COBRA de los dependientes elegibles en caso de fallecimiento del empleado.

Si usted es un pequeño empresario no sujeto a las normas federales COBRA, es posible que aún existan requisitos similares en virtud de una ley estatal «mini COBRA» que debe conocer. No debe dar por sentado que la compañía aseguradora se encargará de administrar las disposiciones mini COBRA de su póliza de seguro; a menudo, las pólizas de seguro imponen ciertas obligaciones administrativas al empresario, como las obligaciones de notificación relacionadas con los requisitos mini COBRA.

NO OLVIDES LAS NORMAS DE LA HIPAA

Cuando se trate de planes de salud colectivos, no olvide la HIPAA. Los requisitos de privacidad de la HIPAA siguen aplicándose a la información médica protegida (PHI) relativa a una persona fallecida durante un período de 50 años. Por lo tanto, si se trata de la PHI del fallecido derivada de un plan de salud colectivo, debe determinar si la HIPAA permite su divulgación sin autorización. Por ejemplo, el patrocinador de un plan puede, por lo general, divulgar información individualizada del plan de salud sin autorización para las funciones de administración del plan. Si se requiere autorización, debe obtener una autorización firmada por el representante personal del fallecido (por lo general, el albacea). El representante personal puede ejercer todos los derechos de la HIPAA del fallecido en nombre de este.

Cuentas de gastos flexibles (FSA). Si el fallecido participaba en una FSA de salud o una FSA de cuidado de dependientes en el momento de su fallecimiento, debe determinar rápidamente cuándo finaliza la participación en la FSA de acuerdo con los términos del documento del plan. A menudo, el documento del plan indica que la participación finaliza en la fecha del fallecimiento. Sin embargo, el albacea debe poder presentar reclamaciones de reembolso por los gastos que cumplan los requisitos incurridos durante el año del plan hasta la fecha del fallecimiento. Recuerde que la mayoría de los planes FSA tienen un plazo límite para presentar reclamaciones, conocido como «período de vencimiento» de las reclamaciones. Se debe informar al albacea del período de vencimiento y concederle tiempo suficiente para presentar las reclamaciones en nombre del fallecido antes de que finalice dicho período. Las cantidades no utilizadas para reembolsar los gastos elegibles se perderán en virtud de la norma «úsalo o piérdelo» que se aplica a las FSA (a menos que se elija COBRA, como se explica más adelante).

En el caso de una cuenta de gastos médicos flexibles (FSA), la cobertura COBRA debe ofrecerse a los dependientes elegibles en determinadas circunstancias. La mayoría de las FSA de salud cumplen los requisitos para una obligación COBRA limitada, lo que permite al empleador ofrecer la cobertura COBRA a los dependientes del fallecido solo cuando la cuenta de este tiene un saldo insuficiente (es decir, cuando se ha aportado más dinero a la FSA hasta la fecha del fallecimiento que lo que se ha reembolsado) y, por lo general, solo durante el resto del año del plan. La elección de COBRA permitiría a los dependientes obtener el reembolso de sus propios gastos médicos incurridos después del fallecimiento del participante hasta el final del año del plan.

Cuentas de ahorro para gastos médicos (HSA). Si usted patrocina un plan de salud con deducible alto (HDHP) y contrata (y paga) a un administrador específico de HSA para que cree cuentas individuales para sus empleados (lo que a menudo incluye permitir las contribuciones de los empleados a través de deducciones de nómina), considere qué hacer con la HSA individual del difunto. Aunque la mayoría de las HSA no están sujetas a la ley ERISA y, por lo general, el empleador tiene responsabilidades limitadas con respecto a las HSA en comparación con otros planes de prestaciones, sigue siendo una buena idea plantear la cuestión a los dependientes supervivientes para determinar el impacto de la muerte de la persona en esa cuenta. A diferencia de las FSA de salud, los fondos de las HSA siguen siendo propiedad del titular de la cuenta HSA; las HSA no tienen la característica de «úsalo o piérdelo».

Cuando fallece el titular de una cuenta HSA, los fondos restantes se transfieren a la persona designada como beneficiario de la HSA. Si no existe tal designación, se aplicarán los términos del contrato de custodia de la HSA. Si el cónyuge supérstite es designado beneficiario, la cuenta se tratará como la HSA del cónyuge tras el fallecimiento del empleado. El cónyuge mantiene la HSA a su nombre y sigue teniendo acceso a los fondos de la HSA antes de impuestos. Si se designa como beneficiario a otra persona que no sea el cónyuge (por ejemplo, un hijo adulto), la cuenta deja de recibir los beneficios de impuestos diferidos de una HSA y el valor justo de mercado de la cuenta pasa a ser imponible para el beneficiario. El importe imponible se reducirá por cualquier distribución realizada después del fallecimiento para reembolsar los gastos médicos que cumplan los requisitos y en los que haya incurrido el titular de la cuenta antes de su fallecimiento. Las reclamaciones pueden presentarse hasta un año después del fallecimiento.

Planes de compensación diferida no calificados

Al igual que los planes de pensiones y los planes 401(k), la primera cuestión que hay que considerar es si el fallecido tenía derechos adquiridos sobre la totalidad de sus prestaciones o de su cuenta del plan en el momento de su fallecimiento y, en caso contrario, si el plan prevé la adquisición de derechos plenos en caso de fallecimiento. Si alguna parte del saldo de la cuenta o de las prestaciones no tiene derechos adquiridos, se perderá de acuerdo con los términos del plan. Suponiendo que haya un saldo adquirido, deberá comprobar si el plan permite la elección de beneficiarios y, en caso afirmativo, si el fallecido designó a algún beneficiario. Si hay una designación de beneficiario, el pago deberá realizarse a esta persona. Si no hay ninguna designación de beneficiario, el pago deberá realizarse de acuerdo con las normas del plan para los pagos en caso de fallecimiento. La mayoría de los planes prevén que el pago se realice al patrimonio del fallecido si no hay una designación de beneficiario. El pago al beneficiario o al patrimonio de la persona debe realizarse en el momento y en la forma elegidos por el fallecido y/o según lo dispuesto en el documento del plan.

Si el plan cuenta con un administrador externo, comuníquese con él lo antes posible para notificarle el fallecimiento del empleado e indicarle las medidas que debe tomar con respecto a la cuenta o los beneficios del fallecido en virtud del plan (por ejemplo, la pérdida de saldos o el inicio de pagos).

Otras cuestiones específicas a tener en cuenta

Requisitos de divulgación de información pública para ejecutivos

No hay requisitos del formulario 8-K. Por lo general , el cese de un directivo de una empresa que cotiza en bolsa obliga a presentar un informe actualizado en el formulario 8-K ante la Comisión de Bolsa y Valores (Securities and Exchange Commission, SEC). Sin embargo, la SEC ha publicado una guía en la que se establece que una empresa no tiene que presentar un informe actualizado en el formulario 8-K para comunicar el fallecimiento de uno de sus directivos.

Presentación del formulario 4. El fallecimiento de un ejecutivo no da lugar a la presentación del formulario 4, ni tampoco lo hace ninguna transacción relacionada con las acciones de la empresa que se inicie después del fallecimiento del ejecutivo (como el ejercicio de una opción por parte del beneficiario del ejecutivo). Sin embargo, si el ejecutivo fallecido inició una transacción antes de su fallecimiento que aún no se había notificado en un formulario 4 o 5 (por ejemplo, si el fallecido vendió acciones el día antes de su fallecimiento), entonces existe la obligación de notificar oportunamente dichas transacciones que se produjeron antes del fallecimiento del ejecutivo. Los informes del ejecutivo fallecido pueden ser firmados y presentados ante la SEC por el albacea de la sucesión del iniciado o por el emisor o un empleado del emisor. Independientemente de quién firme y ejecute el informe, el ejecutivo fallecido debe figurar como persona informante en la casilla 1 del informe, y la persona que ejecute el informe en nombre del empleado fallecido debe firmar el informe en su propio nombre, indicando la capacidad en la que firma.

Estatutos de Slayer

La mayoría de los estados, si no todos, cuentan con las denominadas «leyes contra los asesinos», que básicamente prohíben a los asesinos beneficiarse de sus delitos. Si se encuentra ante una situación en la que el beneficiario del fallecido es también su asesino, es posible que no sepa qué hacer: ¿pagar al beneficiario según los términos del plan o seguir la ley estatal? En el caso de los planes que no están sujetos a la ley ERISA, puede seguir la ley estatal. Sin embargo, en el caso de los planes ERISA, la situación no está tan clara. Aunque ha habido varios casos relacionados con el derecho a las prestaciones a la luz de las «leyes contra los asesinos», el Tribunal de Apelación del Séptimo Circuito de los Estados Unidos se convirtió en el primer tribunal de circuito en decidir si la ley ERISA prevalece sobre una ley contra los asesinos en el caso Laborers’ Pension Fund v. Miscevic. ¿Cuál fue su conclusión? La ley ERISA no prevalece sobre la ley estatal sobre homicidas y, como resultado, la ley impidió que el asesino fuera el beneficiario de las prestaciones de jubilación de la ley ERISA del fallecido. Fuera del Séptimo Circuito, sigue habiendo cierta ambigüedad. En un caso más reciente, el Tribunal de Apelaciones del Sexto Circuito de los Estados Unidos decidió no pronunciarse sobre la aplicación de la prevalencia de la ley ERISA sobre una «ley sobre homicidas» de Tennessee, sino que se basó en el derecho consuetudinario federal para concluir que una persona que asesinó a un fallecido no podía cobrar el seguro de vida como beneficiario de la póliza de seguro de vida del fallecido. Dada esta ambigüedad, una forma de abordarla es incluir esta excepción directamente en el documento del plan de la ley ERISA, de modo que, cuando llegue el momento, se puedan seguir las normas sobre beneficiarios del plan. Sin embargo, a falta de esta cláusula, se debe consultar con un asesor jurídico o, en caso de no ser posible, solicitar a un juez que decida quién debe ser el beneficiario.