Domesticar los aranceles: cuestiones relacionadas con las prestaciones de los empleados para los empleadores en tiempos de incertidumbre económica: despidos colectivos de empleados.
Este artículo ofrece algunos recordatorios sobre cuestiones relacionadas con las prestaciones de los empleados que deben tenerse en cuenta si su empresa está considerando realizar despidos colectivos como forma de hacer frente al impacto comercial de los aranceles. Según nuestra experiencia, los empleadores suelen ofrecer prestaciones mejoradas a los empleados que pierden su empleo como parte de un despido colectivo. Aunque las prestaciones mejoradas pueden suponer un aumento temporal de los costes para el empleador, a largo plazo siguen siendo menos costosas que los costes continuos que supone mantener una plantilla activa más numerosa.
Otra opción de ahorro que puede considerar un empleador es reducir o suspender las contribuciones del empleador a los planes de jubilación, lo que se analiza con más detalle aquí.
Este artículo no aborda los aspectos laborales de un despido colectivo, como por ejemplo si el despido colectivo da lugar a una notificación WARN federal o estatal u otros requisitos similares, y los empleadores deben consultar a sus asesores y abogados laboralistas siempre que consideren un despido colectivo de empleados.
¿Cuáles son las repercusiones de una rescisión colectiva en nuestro plan 401(k)?
Adquisición de derechos. Cuando un empleado cesa en su empleo (ya sea en un contexto de despido individual o colectivo), pasa a tener derecho a recibir una distribución de cualquier beneficio adquirido en virtud del plan 401(k) de la empresa. Aunque los planes 401(k) rara vez prevén la consolidación total cuando un empleado sufre un despido iniciado por el empleador, si el grupo de empleados despedidos es lo suficientemente grande, el plan 401(k) puede experimentar una «terminación parcial del plan», lo que requiere que determinadas cuentas del plan 401(k) se consoliden totalmente.
Un plan 401(k) sufre una «terminación parcial» durante un año del plan si se produce un cambio significativo en el plan o un acontecimiento corporativo significativo que afecte al derecho de los empleados a adquirir derechos sobre las prestaciones del plan. Aunque determinar si se ha producido una terminación parcial del plan es una prueba de hechos y circunstancias, la orientación actual del IRS presume que existe una terminación parcial del plan cuando al menos el 20 % de los participantes activos del plan 401(k) experimentan una terminación del empleo iniciada por el empleador (fuera de la rotación «normal» de la empresa) durante un año del plan o en relación con el mismo evento corporativo (por ejemplo, una reducción de plantilla planificada o coordinada). Cuando se produce una terminación parcial del plan, el empleador debe conceder la titularidad plena a cualquier empleado que haya dejado el empleo durante el año del plan correspondiente, incluidas las personas que hayan dejado el empleo voluntariamente. Hay varios matices en este análisis, por lo que recomendamos que la empresa comente cualquier reducción de plantilla a gran escala prevista con el administrador de su plan 401(k) y sus asesores legales para determinar la aplicación de las normas de terminación parcial del plan en esa circunstancia.
Si no se está produciendo una terminación parcial del plan, también puede considerar la posibilidad de conceder voluntariamente derechos adquiridos sobre las cuentas del plan 401(k) a las personas afectadas por una terminación colectiva iniciada por el empleador, siempre que el grupo de empleados no reciba una remuneración desproporcionadamente elevada (según se define en las normas del IRS). Para ello será necesario modificar el plan y coordinarse con el administrador de su plan 401(k) para gestionar el cambio.
Contribuciones anuales del empleador. Si su plan 401(k) ofrece contribuciones del empleador que requieren un número específico de horas de servicio durante el año y/o un requisito de empleo hasta el último día del año como condición para recibir esta contribución, tal vez desee considerar la posibilidad de renunciar a esos requisitos para los empleados afectados por la rescisión colectiva, siempre que el grupo de empleados no reciba una remuneración desproporcionadamente alta. Esto requerirá una modificación del plan; sin embargo, no es necesario mantener esta disposición en el plan en el futuro; por ejemplo, la modificación podría redactarse de manera que se aplique a los empleados que experimenten un despido colectivo solo durante un periodo de tiempo limitado (por ejemplo, 2025) o de manera que solo se aplique a los despidos en una planta o ubicación específica.
Compensación elegible del plan. Otro aspecto que hay que tener en cuenta es que, si se proporcionan indemnizaciones por despido a los empleados, estas nunca podrán estar sujetas a aplazamientos del plan 401(k) ni, en general, tenerse en cuenta para determinar las contribuciones del empleador en virtud de un plan 401(k). Esto contrasta con ciertos pagos regulares posteriores a la terminación relacionados con el pago final o las prestaciones por los servicios prestados (por ejemplo, el último sueldo o el pago de vacaciones) que pueden estar sujetos a aplazamientos del plan 401(k) y a las contribuciones del empleador correspondientes, dependiendo de cómo defina la compensación su plan 401(k). Coordine con el administrador de su plan 401(k) y los encargados de procesar las nóminas para asegurarse de que los aplazamientos del plan 401(k) y las contribuciones del empleador solo se apliquen a la remuneración elegible.
¿Qué pasa con la indemnización por despido?
Los empleadores que rara vez ofrecen prestaciones por despido o que lo hacen de forma puntual suelen adoptar un programa de despido más formal en relación con los despidos colectivos. Esto puede resultar especialmente útil si se espera que los empleados trabajen hasta una fecha determinada para recibir la indemnización; la promesa de prestaciones por despido puede servir como herramienta de retención. Las indemnizaciones por despido típicas incluyen el pago de la indemnización y, en ocasiones, prestaciones de recolocación y primas COBRA subvencionadas (véase la siguiente pregunta para obtener más información sobre COBRA). El hecho de que un programa de indemnizaciones por despido se considere un plan sujeto a las normas de la ERISA depende de si existe un «plan administrativo». La regla general es que, si las indemnizaciones por despido se pagan a lo largo del tiempo según las prácticas normales de nómina, en lugar de en un pago único, recomendamos que el programa de indemnizaciones por despido se establezca de manera que cumpla con la ley ERISA. Un programa de indemnización por despido que cumpla con la ley ERISA debe estar por escrito, incluir procedimientos específicos de reclamación y apelación, y proporcionar una descripción resumida del plan (que a menudo también puede servir como documento escrito del plan) a los empleados que cumplan los requisitos. Si el programa cubre a más de 100 empleados, también será necesario presentar el formulario 5500.
A diferencia de muchas prestaciones de la ley ERISA, no hay normas que exijan prestaciones por despido iguales, por lo que los empleados con remuneraciones elevadas pueden recibir prestaciones por despido más cuantiosas que los empleados con remuneraciones más bajas, o las prestaciones pueden variar según la ubicación o el puesto. Además, no existe ningún requisito legal que obligue a mantener el plan de indemnización por despido de forma indefinida, sino que puede permanecer en vigor solo durante un período limitado.
¿Qué ocurre con la cobertura sanitaria de los empleados que son despedidos?
En circunstancias normales, los empleados despedidos que estén inscritos en un plan de salud colectivo de su empresa (ya sea médico, de medicamentos recetados, dental, oftalmológico o cuentas de gastos flexibles para la salud) pueden continuar con esta cobertura, por lo general, hasta 18 meses según las normas federales COBRA, o para empresas más pequeñas según las leyes estatales específicas «mini-COBRA», pagando el coste total de dicha cobertura.
En ocasiones, los empleadores pueden optar (o estar obligados por un contrato de trabajo o una política de indemnización por despido) por subvencionar la totalidad o parte de los costes de las primas del empleado despedido para la cobertura de continuación COBRA. Por ejemplo, puede permitir que los empleados despedidos sigan pagando las tarifas de los empleados en activo por la cobertura COBRA. En ese caso, debe tener en cuenta si su plan de salud es un plan autoasegurado o totalmente asegurado, ya que podría haber diferentes obligaciones de declaración de impuestos sobre dichos subsidios en función de cómo se proporcionan las prestaciones. Si su plan de salud está totalmente asegurado, los empleados despedidos no tendrán consecuencias fiscales debido a las primas COBRA subvencionadas. Sin embargo, si su plan de salud es autoasegurado y las primas COBRA subvencionadas favorecen a los empleados con remuneraciones elevadas, es posible que el importe de esa subvención deba tratarse y gravarse como remuneración. Tenga en cuenta que si decide proporcionar la subvención en forma de pago en efectivo, independientemente de si el antiguo empleado la gasta en la cobertura COBRA o en otra cosa, siempre se considerará una remuneración sujeta a impuestos, incluso si realmente la utiliza para comprar la cobertura COBRA. Las empresas deben tener cuidado de comunicar, documentar y declarar fiscalmente de forma adecuada y retener cualquier beneficio de la subvención de la cobertura COBRA.
¿Cómo se tratan las opciones sobre acciones pendientes u otras concesiones del plan de incentivos sobre acciones?
Deberá consultar los documentos del plan de incentivos sobre acciones y los acuerdos de concesión individuales para determinar adecuadamente cualquier impacto sobre las concesiones pendientes en caso de despido de un empleado. Además, no puede quedarse ahí: también debe asegurarse de que no haya otras normas que puedan aplicarse a las concesiones de acciones de un empleado en virtud de un contrato de trabajo existente, una política de indemnización por despido aplicable o cualquier otro contrato individual. A menos que la concesión prevea una adquisición acelerada en caso de despido, cualquier concesión de acciones pendiente y no adquirida se perdería normalmente al término de la relación laboral. En una situación de despido colectivo, los empleadores suelen considerar si conviene prever una adquisición adicional si el plan o el acuerdo de concesión no lo exige ya. Si se desea una adquisición adicional, recuerde consultar el plan de acciones o el acuerdo de concesión para determinar el proceso necesario para aprobar la adquisición adicional, por ejemplo, si se requiere la aprobación del consejo de administración o de un directivo para realizar ese cambio.
¿La empresa tendrá que realizar pagos en concepto de planes de remuneración diferida?
Posiblemente, dependiendo de los términos del plan de compensación diferida. El cese en el empleo (denominado «separación del servicio» según las normas de la Sección 409A del Código) es uno de los eventos de pago permitidos por la Sección 409A del Código para los planes de compensación diferida no calificados. En la medida en que los empleados despedidos participen en un plan de compensación diferida, deberá revisar cuidadosamente el plan y los acuerdos de adjudicación para determinar cualquier impacto del despido en las obligaciones de devengo o pago. Si la separación del servicio es un evento que da lugar al pago, la empresa deberá estar preparada para realizar los pagos requeridos, que provendrán de los activos generales de la empresa, a menos que esta haya establecido una de las formas limitadas en que una empresa puede reservar ciertos fondos para obligaciones de compensación diferida. El desembolso de efectivo para realizar estos pagos deberá considerarse como parte de los costos generales de una terminación grupal.
¿Se aplican las mismas consideraciones a los empleados que están cubiertos por un convenio colectivo?
Al considerar el despido de cualquier empleado representado por un sindicato, siempre debe comprobar primero los términos de los convenios colectivos aplicables y consultar con sus asesores laborales sobre las obligaciones de la empresa en relación con un despido colectivo. Si bien los resúmenes anteriores se aplican en general a las prestaciones de jubilación y bienestar patrocinadas por el empleador, puede haber disposiciones específicas en un convenio colectivo o en los planes de prestaciones patrocinados por el sindicato que exijan determinadas medidas por parte de la empresa o que obliguen a esta a negociar más a fondo con el sindicato en caso de una reducción de plantilla prevista.
¡No te olvides de los lanzamientos!
Si decide ofrecer prestaciones mejoradas a los empleados en relación con un despido colectivo, considere la posibilidad de condicionar dichas prestaciones mejoradas a que los empleados afectados firmen una renuncia general a sus reclamaciones. Es difícil condicionar las prestaciones mejoradas del plan 401(k) a la firma de una renuncia, pero las renuncias funcionan bien en relación con las otras mejoras de prestaciones mencionadas anteriormente. Debe coordinarse con sus asesores laborales y de prestaciones para determinar la forma adecuada de cualquier renuncia a reclamaciones que los empleados proporcionarán en relación con un despido colectivo.
