Conceptos básicos sobre prestaciones: cuando un empleado sufre una discapacidad: guía de recursos para profesionales de RR. HH. y prestaciones
Cuando un empleado sufre una discapacidad, surgen diversas preguntas sobre su derecho a recibir una indemnización y prestaciones. Como miembro del departamento de recursos humanos o de prestaciones para empleados de su empresa, los empleados y sus familias suelen recurrir a usted para que les ayude a comprender el impacto de la discapacidad en las prestaciones y la indemnización del empleado durante lo que suele ser un momento estresante para ellos. Esta guía proporciona un recurso de referencia de alto nivel, en formato de plan por plan, sobre cómo abordar cada tipo de compensación o prestación cuando un empleado queda discapacitado, y ofrece algunos consejos prácticos sobre cuestiones relacionadas con las prestaciones de los empleados que pueden surgir al gestionar la administración de las compensaciones y prestaciones de su empresa para un empleado discapacitado.
La información proporcionada en esta guía es de carácter general y no pretende abordar todas las cuestiones relacionadas con las prestaciones o los impuestos que pueden surgir al tratar con un empleado discapacitado, ni otros matices que pueden surgir al considerar al empleado discapacitado o las características específicas de los planes de prestaciones de su empresa. Además, cualquier norma fiscal o de otro tipo descrita en esta guía es válida en la fecha de publicación de la misma y no implica que las normas descritas sean las únicas (fiscales o de otro tipo) que puedan aplicarse, y están sujetas a cambios. Por lo tanto, siempre recomendamos que consulte con su asesor jurídico interno o externo u otros asesores fiscales o de prestaciones para empleados cuando trate cuestiones relacionadas con la remuneración y las prestaciones de los empleados discapacitados.
Esta guía forma parte de la serie de recursos «Conceptos básicos sobre prestaciones» de la práctica de prestaciones para empleados y remuneración de ejecutivos de Foley «Conceptos básicos sobre prestaciones»; consulte nuestras guías de recursos adicionales para conocer aspectos importantes que deben tenerse en cuenta en materia de prestaciones cuando un empleado fallece,es despedido o se divorcia.
Una visión general del significado de la discapacidad
Antes de profundizar en el debate sobre las cuestiones relacionadas con la administración de los planes de compensación y prestaciones de su empresa, es importante tener en cuenta que no todas las discapacidades se definen de la misma manera. Por ejemplo, la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA) no aplica una definición única de discapacidad para todos los planes ERISA. Dependiendo del plan, la política o el programa en cuestión, es posible que encuentre múltiples definiciones de discapacidad en sus documentos. A continuación, le ofrecemos una visión general:
| Efecto de la discapacidad | Definición legalmente exigida de discapacidad | Fuente de la definición |
| Posibilidad de realizar un retiro del plan 401(k) por discapacidad. | Ninguno | Se rige por los términos del plan, pero es posible que desee alinearse con la definición de exención del impuesto especial (descrita a continuación). |
| Exención del impuesto especial del 10 % sobre distribuciones anticipadas de planes de jubilación cualificados. | Incapacidad para realizar cualquier actividad lucrativa sustancial debido a una discapacidad física o mental médicamente determinable que pueda provocar la muerte o tener una duración prolongada e indefinida. | IRC § 72(m)(7) |
| IRC § 409A: fines de distribución y aplazamiento del plan | No poder realizar ninguna actividad lucrativa sustancial debido a una discapacidad física o mental médicamente determinable que pueda provocar la muerte o que pueda durar un período continuo de no menos de 12 meses, O debido a una discapacidad física o mental médicamente determinable que pueda provocar la muerte o que pueda durar un período continuo de no menos de 12 meses, recibir prestaciones sustitutivas del ingreso durante un período no inferior a tres meses en virtud de un plan de accidentes y salud que cubra a los empleados del empleador del proveedor de servicios. | Reglamento del Tesoro § 1.409A – 3(i)(4) |
| Capacidad para detener los aplazamientos 409A (excepción a la regla de irrevocabilidad) | Discapacidad física o mental médicamente determinable que impide al proveedor de servicios desempeñar las funciones de su puesto o cualquier otro puesto sustancialmente similar, cuando se puede prever que dicha discapacidad provocará la muerte o que durará un período continuo de no menos de seis meses. | Reglamento del Tesoro § 1.409A- 3(j)(4)(xii) |
| Ampliación de COBRA a 29 meses | Determinación de discapacidad por parte de la Administración del Seguro Social (SSA) | IRC § 4980B(f)(2)(B)(i)(VIII) |
| El período de ejercicio de las opciones sobre acciones incentivadas se amplía de tres meses tras la finalización del contrato laboral a un año. | Incapacidad para realizar cualquier actividad lucrativa sustancial debido a una discapacidad física o mental médicamente determinable que pueda provocar la muerte, o que haya durado o se prevea que dure un período continuo de no menos de 12 meses. | IRC § 422(c)(6); referencias cruzadas a IRC § 22(e)(3) |
| Todos los demás, por ejemplo, la adquisición de derechos sobre prestaciones de jubilación, planes de incapacidad temporal (STD) y permanente (LTD), contratos de trabajo, derecho a bonificaciones, etc. | Sin definición específica. | Regido por los términos del plan o acuerdo |
¡Vaya! Como puede ver, hay varias definiciones de discapacidad, todas ellas con diferencias entre sí. Esto significa que, si alguien tiene una discapacidad, tendrá que revisar la definición de discapacidad en cada uno de los planes o acuerdos individuales para determinar si el empleado cumple los requisitos para todas o solo algunas de las disposiciones sobre discapacidad de ese plan o acuerdo.
Una buena práctica consiste en armonizar en la medida de lo posible las definiciones de los planes y acuerdos (excepto cuando una definición exigida por ley no lo permita). Esto agilizará considerablemente la administración.
Por último, en la medida de lo posible, considere definir la discapacidad de tal manera que usted, el empleador, pueda basarse en la determinación de discapacidad de un tercero, de modo que no tenga que tomar la decisión por sí mismo, lo cual puede resultar muy complicado. Por ejemplo, si puede definir la discapacidad en función de si una persona tiene derecho a prestaciones por discapacidad a largo plazo o ha recibido una determinación de discapacidad de la SSA, solo tendrá que basarse en la determinación de ese tercero y no tendrá que realizar su propia revisión de los registros médicos y laborales del empleado.
Una breve nota sobre los planes ERISA y NO ERISA
Determinar si un plan de prestaciones está cubierto por la ley ERISA puede resultar complicado. Si bien los planes de jubilación y prestaciones sociales más comunes de su empresa, como los planes 401(k), los planes de pensiones y las prestaciones médicas, dentales, oftalmológicas u otras prestaciones sociales, probablemente se rijan por la ley ERISA, existen muchos matices en las normas que eximen a determinados planes de prestaciones en función de cómo estén estructurados. Esta cuestión suele surgir con determinadas prestaciones o políticas por discapacidad o indemnización por despido. Los programas de bonificaciones, los planes de compensación diferida u otras prestaciones voluntarias o prácticas salariales (que se tratan con más detalle en el apartado «Discapacidad a corto plazo» más adelante) no suelen estar sujetos a las normas de prevalencia de la ley ERISA. Sin embargo, debido a la complejidad de estas normas, si no está seguro de si un programa de prestaciones es un plan ERISA o no ERISA, consulte con sus asesores de planes de prestaciones a la hora de decidir si permite la designación de beneficiarios.
Medidas prácticas que se deben tomar cuando un empleado sufre una discapacidad
A quién debes involucrar
La mayoría de las discapacidades de los empleados comienzan cuando un empleado solicita una licencia. En ese caso, simplemente siga el proceso normal de licencia, ya sea trabajando con el departamento interno de RR. HH. o derivando al empleado a un proveedor externo de licencias. Sin embargo, si el empleado está incapacitado y usted recibe la llamada inicial sobre la discapacidad del empleado de un familiar, es imprescindible que se ponga en contacto inmediatamente con las siguientes personas de su organización: el jefe de RR. HH. de la unidad de negocio del empleado (que, a su vez, debe ponerse en contacto con el responsable del empleado) y todos los miembros pertinentes del equipo de prestaciones sociales. A partir de ahí, debe seguir los mismos procedimientos de baja que seguiría en una situación que no fuera de emergencia, salvo que el familiar puede actuar en nombre del empleado para completar el papeleo y proporcionar cualquier información necesaria para solicitar la baja y cualquier prestación por incapacidad a corto plazo disponible, así como para comunicar los acuerdos de pago de cualquier prestación sanitaria y de otro tipo que continúe durante el periodo de baja.
Si se prevé que la discapacidad del empleado sea más que temporal y sus planes de jubilación permiten distribuciones por discapacidad o el inicio de la discapacidad, es posible que deba proporcionar información sobre la discapacidad al administrador de su plan para que el empleado pueda comenzar a recibir los beneficios del plan.
La información que necesita
La discapacidad de un empleado suele comenzar con una solicitud de baja por lesión, enfermedad o problema médico. En esos casos, debe seguir la política habitual de bajas de su empresa, ya sea un proceso interno o gestionado por un tercero que administre las bajas y/o las prestaciones por incapacidad temporal. Por lo general, esto implicará que el empleado rellene una solicitud y, cuando sea necesario, proporcione documentación que la respalde, como historiales médicos y una carta del médico del empleado. Si la discapacidad del empleado comienza con una situación más bien de emergencia, como un accidente o una enfermedad repentina, es posible que tenga que colaborar con un familiar del empleado para tramitar la solicitud de baja o de prestaciones por incapacidad temporal y recopilar la información necesaria.
Usted o su proveedor de permisos también deberán comunicar el impacto del permiso en las prestaciones de los empleados. Como se explica con más detalle a continuación, debe ofrecer al empleado la oportunidad de continuar con las prestaciones del plan de salud colectivo, como las prestaciones médicas, dentales, oftalmológicas y de cuenta de gastos médicos flexibles durante un permiso cubierto por la Ley de Permiso Médico Familiar (FMLA). En el caso de otros tipos de permisos y prestaciones, la continuación de las prestaciones dependerá de los términos de la póliza o el documento del plan aplicable. Si ofrece al empleado la oportunidad de cancelar todas o algunas de sus prestaciones elegidas durante el permiso, deberá recopilar dichas elecciones del empleado, mediante formularios de elección o un sistema en línea. Si el permiso es remunerado, las deducciones de las prestaciones suelen continuar a partir del salario del permiso. Si la baja no es remunerada (por ejemplo, sin STD u otra remuneración por baja) y el empleado desea continuar con las prestaciones médicas y de otro tipo durante la baja, también deberá proporcionarle información sobre cómo pagar dichas prestaciones en caso de que decida continuarlas. Si sigue un enfoque de pago directo (en contraposición, por ejemplo, a un enfoque de pago al reincorporarse al trabajo), usted o su proveedor deberán verificar la dirección o la dirección de correo electrónico para los extractos de facturación y obtener la información ACH cuando se ofrezca o se requiera el pago electrónico, y proporcionar esa información a la nómina.
También deberá averiguar en qué planes o programas de prestaciones estaba inscrito el empleado o en cuáles tenía acumuladas prestaciones, y si el empleado tenía algún acuerdo individual vigente con la empresa (como concesiones de acciones, contratos de trabajo, préstamos para empleados, etc.) y asegurarse de que dispone de copias de todos esos documentos. Esta información puede proceder de los registros internos de RR. HH. o de administradores o proveedores externos de planes de prestaciones. También deberá determinar si alguno de estos planes le obliga a tomar una decisión sobre la discapacidad o si esa decisión la toma un tercero.
Como se explica con más detalle a continuación, si la discapacidad del empleado continúa más allá del período de STD (por lo general, seis meses como máximo, dependiendo de los términos de su programa de STD), es posible que reciba una determinación de discapacidad de una aseguradora de discapacidad a largo plazo o de la Administración del Seguro Social y que deba seguir la política de la empresa para rescindir el contrato del empleado en el momento oportuno.
Una breve nota sobre la HIPAA
A menudo escuchamos a clientes que están preocupados por la HIPAA durante el proceso de licencia, ya sea porque les preocupa que no se les permita recopilar o almacenar la información necesaria para procesar y aprobar una solicitud de licencia o de prestaciones por incapacidad a corto plazo, o porque el empleado o los familiares del empleado señalan una preocupación relacionada con la HIPAA al proporcionar la información solicitada. La HIPAA no se aplica a los programas de permisos o prestaciones por incapacidad temporal, ni tampoco se aplica cuando un empleado le proporciona información médica, ya sea directamente o mediante una autorización para que un proveedor de atención médica le envíe la información médica del empleado. Sin embargo, e independientemente de si se aplica la HIPAA, siempre debe limitar el acceso a la información médica de un empleado únicamente a los miembros de RR. HH. o del departamento de prestaciones que deban tener acceso a dicha información para tramitar una solicitud de permiso o de prestaciones por incapacidad temporal, y siempre debe almacenar dicha información de forma segura. Si utiliza un proveedor externo para tramitar las prestaciones por baja o STD, debe asegurarse de que su contrato con dicho proveedor le obliga a proteger la información del empleado.
Acuerdos de efectivo y capital
Resumen general
Cuando un empleado queda discapacitado, hay que tener en cuenta diversos programas de compensación. En primer lugar, es importante que se examine toda la compensación en efectivo y en acciones que se debe o se podría deber al empleado discapacitado. Por ejemplo:
- ¿El empleado está cubierto por un plan de bonificaciones en efectivo anual o a largo plazo?
- ¿El empleado participa en un programa de comisiones?
- ¿El empleado tiene un contrato de trabajo vigente?
- ¿El empleado discapacitado tiene premios de equidad, tales como opciones de acciones o unidades de acciones restringidas?
En segundo lugar, tras identificar todos los acuerdos, políticas y disposiciones en virtud de los cuales puede devengarse una compensación en efectivo o en acciones, determine si existen disposiciones especiales aplicables a un empleado discapacitado, prestando especial atención a si los derechos surgen únicamente por el hecho de que la persona haya quedado discapacitada, o solo tras la terminación del empleo debido a dicha discapacidad.
Disposiciones típicas (incluida una trampa):
Derecho a bonificaciones y premios en acciones. En el caso de los programas de bonificaciones en efectivo, deberá revisar los términos de los documentos para determinar qué ocurre en caso de discapacidad. Los planes de bonificaciones suelen pagarse automáticamente al alcanzar el objetivo en caso de discapacidad (o cese por discapacidad) o pueden prever el pago al final del período de rendimiento en función del nivel de consecución del rendimiento real, ya sea a prorrata o en su totalidad.
Para todos los tipos de concesiones de acciones, el documento del plan rector o los acuerdos de concesión especificarán qué ocurre con las concesiones en caso de discapacidad del empleado. Al igual que los planes de bonificaciones en efectivo, las concesiones de acciones se consolidarán automáticamente en caso de discapacidad (o rescisión por discapacidad) o de forma prorrateada. En el caso de las concesiones de acciones sujetas a objetivos de rendimiento, la concesión puede estipular que el rendimiento se considera cumplido al nivel objetivo, o puede estipular que el pago se produzca al final del periodo de rendimiento en función del nivel de consecución del rendimiento real, ya sea de forma prorrateada o en su totalidad. Por último, en el caso de las opciones sobre acciones, es muy habitual que el empleado disponga de un periodo prolongado para ejercer sus opciones tras un cese por incapacidad.
Si el empleado discapacitado tiene una «opción sobre acciones incentivadas» (también denominada ISO), que es un tipo de opción que puede proporcionar un tratamiento fiscal beneficioso al empleado, en caso de cese normal del empleo, el empleado debe ejercer la ISO en un plazo de tres meses tras el cese como requisito para obtener un tratamiento fiscal favorable. Sin embargo, en caso de rescisión por discapacidad, el Código de Rentas Internas amplía este plazo a un año después de la rescisión. (¿Cuáles son los demás requisitos para obtener un tratamiento fiscal favorable? El empleado debe conservar las acciones adquiridas tras el ejercicio de la ISO durante un año a partir de la fecha de ejercicio y dos años a partir de la fecha de concesión. Este requisito de periodo de tenencia no cambia para los empleados discapacitados).
En ocasiones, un contrato de trabajo también puede describir qué ocurre con las bonificaciones o las concesiones de acciones en caso de discapacidad o de despido por discapacidad, por lo que también deben revisarse.
Hay una «trampa» que suele surgir en este tipo de acuerdos. Cuando se trata de una bonificación o premio prorrateado, el prorrateo suele aplicarse desde la fecha de cese del empleo por discapacidad, y no desde la fecha de inicio de la baja por discapacidad. Esto suele sorprender a los empleadores, especialmente a aquellos que no cuentan con un proceso sólido en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) para participar en un proceso interactivo que determine cuándo es apropiado el cese del empleo.[1] Observamos que estos empleadores suelen mantener a los empleados discapacitados como «empleados» durante un periodo de tiempo muy largo. Por lo tanto, cuando se trata de prorratear una bonificación o premio, el empleado se beneficia de un periodo de prorrateo muy largo, lo que a menudo da lugar a que acabe recibiendo la totalidad del premio, ya que su cese no se produce en absoluto durante el periodo de devengo de la bonificación o el premio en acciones o el periodo de rendimiento. Cuando esto sale a la luz, hemos observado que a la mayoría de los empleadores les gusta la idea de prorratear hasta el final de la baja por incapacidad temporal del empleado, que normalmente no dura más de seis meses. Esta norma no «castiga» a un empleado que necesita tomarse una baja de corta duración, pero tampoco supone una ganancia inesperada para los empleados que tienen una discapacidad más grave y acaban sin poder volver al trabajo. Este tipo de disposición de prorrateo tiene un inconveniente: muchos empleadores no disponen de sistemas para medir automáticamente cuándo finaliza la baja por enfermedad a corto plazo. Por lo tanto, independientemente de las normas de prorrateo que adopte, es importante considerar si su sistema de información de recursos humanos (HRIS) está preparado para gestionar las normas que implemente o si será necesario algún proceso de revisión e implementación manual.
Derecho a indemnización por despido. A menudo , el contrato de trabajo de un ejecutivo estipula el pago de una indemnización por despido si la rescisión del contrato se debe a una discapacidad. Preste mucha atención a este tipo de disposiciones, ya que en ocasiones requieren que se complete un determinado proceso para que la empresa pueda rescindir el contrato del ejecutivo, por ejemplo, que la junta directiva al completo determine la discapacidad o que esta se base en la conclusión de un médico externo. Y si sus contratos incluyen estas disposiciones, compruebe si su póliza de seguro de incapacidad a largo plazo tiene algún tipo de compensación por estos pagos, de modo que pueda advertir al ejecutivo despedido sobre el impacto que la indemnización por despido tendrá en sus prestaciones por incapacidad a largo plazo.
Planes de prestaciones
Planes de jubilación cualificados
Planes 401(k) y otros tipos de planes de contribución definida. Los planes 401(k) son la prestación de jubilación más común que ofrecen los empleadores a sus empleados. Aunque no es obligatorio, los planes 401(k) suelen permitir que el empleado retire parte o la totalidad del saldo de su cuenta acumulada en caso de discapacidad. Recomendamos incluir este tipo de disposiciones en los planes patrocinados por empleadores que, como se ha mencionado anteriormente, tienden a no tomar nunca medidas para rescindir el contrato de un empleado discapacitado. Al permitir la retirada por discapacidad, el empleado puede acceder al saldo de su cuenta cuando lo necesite, incluso si el empleador no ha rescindido su contrato.
Otros aspectos a tener en cuenta en los planes 401(k) son:
- ¿Qué tipos de indemnización por discapacidad puede aplazar un empleado? Por ejemplo, si el plan define la indemnización como toda la remuneración W-2 del empleado, eso funciona bien siempre que la indemnización por discapacidad se pague con cargo a la nómina del empleador. Pero cuando la indemnización la paga un tercero, como un administrador de STD o una compañía de seguros de LTD, ¿cómo funcionará eso en la práctica? En tal caso, será necesario revisar la definición del plan para aclarar que solo se trata de la indemnización pagada directamente por el empleador, o bien el empleador y el tercero deberán discutir la coordinación y el intercambio de información sobre la indemnización para determinar cómo el empleado puede seguir aplazando los pagos por incapacidad a corto plazo o a largo plazo en el plan 401(k).
- ¿Su plan prevé la adquisición total de derechos en caso de cese por incapacidad? Aunque no es un requisito legal, observamos que casi siempre es así.
- Si su plan exige que un empleado esté contratado el último día del año del plan o que haya completado 1000 horas de servicio como requisito para recibir una contribución del empleador para ese año, ¿existe alguna excepción a esas normas para los empleados discapacitados? Normalmente, ese sería el caso, pero no es un requisito legal.
Planes de pensiones. Aunque los planes de pensiones son cada vez menos frecuentes, muchos empleadores siguen manteniéndolos, a pesar de que, en la actualidad, casi todas las prestaciones que ofrecen se han congelado.
Si un empleado discapacitado que es despedido participa en un plan de pensiones, la primera cuestión que hay que considerar es si el empleado tiene derechos adquiridos sobre las prestaciones del plan y, en caso contrario, si el plan prevé la adquisición plena de derechos en esa circunstancia. Al igual que en los planes 401(k), observamos que los planes de pensiones suelen otorgar derechos adquiridos plenos a los participantes que cesan en su empleo por discapacidad. Incluso si el plan no prevé la adquisición plena de derechos en esta circunstancia, consulte las condiciones del plan para ver cuándo deja de contabilizarse el servicio para la adquisición de derechos. En ocasiones, un plan de pensiones puede prever normas favorables de acreditación de servicios durante las bajas por discapacidad.
La segunda cuestión a considerar es si el plan prevé una prestación por jubilación por discapacidad. Esto no es un requisito legal, por lo que muchos planes no incluyen una cláusula de jubilación por discapacidad. La jubilación por discapacidad suele permitir a un empleado despedido comenzar a percibir sus prestaciones de jubilación inmediatamente después de la terminación de su relación laboral, incluso si el empleado aún no ha alcanzado la edad de jubilación anticipada o normal, momento en el que normalmente se podrían comenzar a percibir las prestaciones. La jubilación por discapacidad también puede ofrecer algún tipo de prestación mejorada, como una pensión completa sin reducción por comenzar antes de tiempo. Si un empleado discapacitado puede tener derecho a una jubilación por discapacidad, debe informarle de ello para que pueda solicitar la prestación si lo desea.
Normativa sobre reclamaciones y apelaciones de la ERISA. La ERISA cuenta con una normativa específica sobre reclamaciones y apelaciones para los planes de discapacidad que impone una serie de requisitos a los administradores de los planes. Es importante destacar que estas normas también se aplican a los planes de jubilación en los que existe algún tipo de disposición sobre discapacidad y el plan establece que el administrador debe tomar su propia decisión sobre la discapacidad, en lugar de depender de un tercero, como la SSA o una compañía de seguros de LTD. Para evitar estos requisitos, que muchos administradores de planes consideran onerosos, debe considerar la posibilidad de modificar sus planes de jubilación para eliminar cualquier concepto de discapacidad determinada por el administrador del plan, teniendo en cuenta las siguientes cuestiones:
- Para todos los planes calificados, la nueva definición de discapacidad no puede afectar las reglas de adquisición de derechos de manera adversa para los participantes. En otras palabras, si el plan prevé la adquisición de derechos en caso de terminación por discapacidad, la nueva definición de discapacidad no puede ser más estricta que la anterior.
- En el caso de los planes 401(k) y otros planes de contribución definida, la nueva enmienda no puede dar lugar a la reducción de una prestación, un derecho o una característica protegidos. Por ejemplo, si el plan permite una retirada en caso de discapacidad, la nueva definición de discapacidad no debe ser más estricta que la anterior, de modo que no se vea afectado el derecho de la persona a la retirada.
- En los planes de pensiones de prestaciones definidas, las prestaciones por jubilación por discapacidad no suelen considerarse parte de las prestaciones acumuladas, lo que significa que se permite modificar un plan de pensiones de prestaciones definidas para eliminar por completo la jubilación por discapacidad si así se desea. Por ello, también se puede cambiar libremente los criterios para tener derecho a la jubilación por discapacidad, por ejemplo, redefiniendo la discapacidad para exigir una determinación de la SSA.
Por supuesto, para todo lo anterior, si el plan cubre a empleados sindicalizados, también deberá considerar si estos cambios requieren negociar con el sindicato.
Planes de bienestar social
Discapacidad a corto plazo. La mayoría de los planes de discapacidad a corto plazo son prácticas de nómina, en las que el empleador simplemente continúa pagando la totalidad o una parte del salario o la tarifa salarial por hora del empleado mientras este se encuentra de baja por discapacidad, que suele durar entre 90 días y seis meses. Por supuesto, una de las cosas fundamentales que debe garantizar es que el empleado (o un familiar que le ayude en su cuidado) comprenda sus derechos a las prestaciones del plan de discapacidad a corto plazo.
Debe tener en cuenta cómo las leyes estatales afectarán al diseño y funcionamiento del programa de STD. Por ejemplo, una ley de Wisconsin permite a los empleados que se acogen a un permiso de maternidad o paternidad no remunerado «sustituir» el permiso remunerado al que tendrían derecho por otros motivos por dicho permiso no remunerado. En otras palabras, el empleado puede utilizar su permiso remunerado por STD para seguir cobrando su salario durante su permiso de maternidad o paternidad, incluso si no se le considera discapacitado. Véase Wis. Stat. 103.10(5)(b). Además, muchos estados e incluso gobiernos locales tienen permisos remunerados obligatorios por discapacidad. Si tiene empleados en esos lugares, deberá considerar cómo coordinar estas disposiciones de permisos obligatorios con su programa de STD. Por ejemplo, si está cotizando a un fondo estatal de discapacidad en Nueva York, es posible que desee excluir a los empleados de Nueva York de su programa de STD en la medida en que lo permita la ley.
Es importante señalar que los programas de STD basados en nóminas no están sujetos a la ley ERISA, lo que significa que no disfrutan de algunas de las protecciones que ofrece dicha ley, como la obligación de que el empleado agote los procedimientos de reclamación y apelación del plan antes de interponer una demanda, y la limitación de los daños y perjuicios a las prestaciones del plan y, en algunos casos, a los honorarios de los abogados del empleado. Por otro lado, los planes de STD totalmente asegurados están sujetos a la ley ERISA y, por lo tanto, obtienen los beneficios que esta proporciona, así como las obligaciones, como el requisito de emitir una descripción resumida del plan.
Discapacidad a largo plazo. Los programas de LTD suelen estar totalmente asegurados, lo que significa que la única obligación del empleador es garantizar que el empleado, si está cubierto por el programa, sepa cómo solicitar el seguro y proporcionar toda la información que la compañía aseguradora de LTD solicite para determinar la discapacidad y el importe de las prestaciones adeudadas según los términos de la póliza.
El problema con este tipo de programas es que los empleadores, con la excusa de ayudar, no permiten que el participante solicite las prestaciones o le disuaden activamente de hacerlo. Un empleador nunca debe hacer esto, incluso cuando esté muy seguro de que la compañía de seguros rechazará la solicitud. La ley ERISA otorga a los empleados cubiertos por una póliza de seguro el derecho a solicitar prestaciones. Si bien está bien que un empleador establezca las expectativas del empleado, nunca debe impedir que un participante del plan solicite prestaciones en virtud de cualquier plan ERISA.
El tratamiento fiscal de las prestaciones por incapacidad permanente depende de cómo se gravaron las primas de la cobertura al empleado:
- En la medida en que el empleado haya pagado las primas de su seguro de cobertura por incapacidad a largo plazo con dinero después de impuestos, o la contribución del empleador a dichas primas se haya incluido como ingresos por compensación en el formulario W-2 del empleado y se haya gravado en consecuencia, las prestaciones por incapacidad a largo plazo no estarán sujetas a impuestos.
- En la medida en que el empleado haya pagado las primas de su seguro de cobertura por incapacidad a largo plazo con dólares antes de impuestos, o la contribución del empleador a dichas primas no se haya incluido como ingresos compensatorios para el empleado, las prestaciones por incapacidad a largo plazo estarán sujetas a impuestos.
Las opiniones varían sobre cuál es el mejor enfoque. A algunos empleadores les gusta el primer enfoque, ya que así las prestaciones, que suelen ser un porcentaje reducido de la remuneración, como el 60 %, no se ven reducidas aún más por los impuestos. A otros les gusta el segundo enfoque, que ahorra a todos los empleados los impuestos actuales y puede ser el más valioso para el grupo en su conjunto, dado que muy pocos empleados utilizarán realmente las prestaciones por incapacidad a largo plazo. Y algunos empleadores que no quieren tomar esa decisión permiten a sus empleados elegir el tratamiento fiscal de sus primas.
Planes de salud grupales. Debe consultar los términos del plan (o la descripción resumida del plan) para determinar qué sucede con la elegibilidad de un empleado para la cobertura cuando este toma una licencia por discapacidad. Algunos planes continuarán la cobertura, con las tarifas de los empleados activos, durante el período de baja por incapacidad a corto plazo, pero eso no es un requisito legal. Sin embargo, si la baja por incapacidad también está cubierta por la Ley Federal de Licencia Médica Familiar (FMLA), entonces se debe permitir al empleado continuar participando en el plan durante esa baja FMLA en los mismos términos que los empleados activos (por ejemplo, con las tarifas de los empleados activos). Si el empleado no regresa al trabajo después de la baja FMLA, el plan puede rescindir su participación en ese momento, aunque entonces se le ofrecería COBRA (que se analiza en el siguiente párrafo).[2]
Si usted está sujeto a las normas federales COBRA (por lo general, los empleadores con al menos 20 empleados están sujetos a las normas federales COBRA) y si el empleado pierde la cobertura debido a la baja por discapacidad, lo que en la jerga COBRA se denomina «reducción de horas», por lo general debe notificar al administrador COBRA la pérdida de cobertura del empleado en un plazo de 30 días a partir de la fecha de la pérdida de cobertura. El administrador de COBRA tiene entonces 14 días para enviar el paquete de elección de COBRA al participante y a sus dependientes inscritos. Si administra COBRA internamente, entonces tiene un total de 44 días para enviar el paquete de elección de COBRA. Tenga en cuenta que un empleado que se encuentra en una baja FMLA nunca puede tener un evento COBRA hasta después de la expiración de la baja, y COBRA debe ofrecerse después de la expiración de la baja, incluso si el empleado decidió no continuar con la cobertura durante parte o todo el período de baja FMLA.
Recuerde que la cobertura de continuación COBRA puede durar hasta 18 meses cuando la pérdida de la cobertura se debe a una reducción de horas (como la toma de una licencia por discapacidad) o a la terminación del empleo. Sin embargo, esos 18 meses pueden extenderse hasta un total de 29 meses si:
- La SSA determina que la discapacidad del empleado comenzó en cualquier momento hasta los primeros 60 días de la cobertura de continuación COBRA.
- El empleado (o un miembro de su familia) proporciona al administrador de COBRA una copia de dicha resolución de la SSA a más tardar al final de los primeros 18 meses de cobertura de COBRA. Además, la resolución de la SSA debe proporcionarse en un plazo de 60 días a partir de la fecha más tardía entre (i) la fecha de emisión de la carta de resolución de la SSA y (ii) la fecha en que se produce el evento que da derecho a la cobertura o, si es posterior, la fecha en que se habría perdido la cobertura debido a dicho evento. Estos plazos suponen que el empleado ha sido debidamente informado de su derecho a ampliar la cobertura COBRA debido a una discapacidad de la SSA; de lo contrario, el plazo para notificar la resolución de la SSA se amplía hasta 60 días después de que el empleado tenga conocimiento de este derecho.
Las primas de la cobertura COBRA pueden ascender al 102 % del importe total de la prima (tanto la parte correspondiente al empleador como la correspondiente al empleado) durante los primeros 18 meses de cobertura. Si se aplica la prórroga por discapacidad, tras la finalización de los primeros 18 meses de COBRA, la prima puede aumentarse hasta el 150 % del importe total de la prima.
Si usted es un pequeño empresario que no está sujeto a las normas federales COBRA, es posible que aún existan requisitos similares en virtud de una ley estatal «mini COBRA» que debe conocer. No debe dar por sentado que la compañía aseguradora se encargará de administrar las disposiciones mini COBRA de su póliza de seguro; a menudo, las pólizas de seguro imponen ciertas obligaciones administrativas al empresario, como la obligación de notificar.
Cuentas de gastos flexibles (FSA). La mayoría de las FSA para gastos médicos y para el cuidado de personas dependientes establecen que la participación finaliza cuando el empleado deja de recibir una remuneración, aunque las FSA para gastos médicos deben permitir que el empleado continúe participando durante una baja por FMLA.
En el caso de la cuenta de gastos médicos flexibles (FSA), la cobertura COBRA debe ofrecerse cuando el empleado deja de ser elegible debido a una reducción de horas (por ejemplo, por tomar una licencia por discapacidad) o al cese del empleo. La mayoría de las cuentas FSA de salud cumplen los requisitos para una obligación COBRA limitada que permite al empleador ofrecer la cobertura COBRA al participante solo cuando la cuenta de este tiene un saldo insuficiente (por lo general, se ha aportado más dinero en la fecha del evento que da derecho a COBRA que lo que se ha reembolsado) y solo durante el resto del año del plan.
En el caso de las cuentas de gastos flexibles (FSA) para el cuidado de personas dependientes, una pregunta habitual es si los gastos de guardería incurridos mientras el empleado está de baja por incapacidad pueden ser reembolsados por la FSA. Dado que la FSA para el cuidado de personas dependientes está destinada a pagar los gastos elegibles de cuidado de personas dependientes para que el empleado pueda trabajar, los gastos de guardería incurridos mientras el empleado no está trabajando no pueden ser reembolsados con cargo a la cuenta. Por lo tanto, el empleado no puede obtener el reembolso de los gastos de guardería incurridos mientras está de baja. Esto resulta frustrante tanto para los empleadores como para los empleados, ya que un empleado que no puede trabajar debido a una discapacidad a menudo tampoco puede cuidar de sus hijos en casa.
Planes de compensación diferida no calificados
Al igual que los planes de pensiones y los planes 401(k), la primera cuestión que hay que considerar es si la persona tenía derechos adquiridos sobre las prestaciones o la cuenta del plan en el momento de la discapacidad y, en caso contrario, si el plan prevé la adquisición de derechos plenos en caso de discapacidad o de rescisión por discapacidad. Si alguna parte del saldo de la cuenta o de las prestaciones no tiene derechos adquiridos, se perderá de acuerdo con los términos del plan.
Suponiendo que haya un saldo adquirido, debe comprobar si el plan prevé una distribución en caso de discapacidad. La discapacidad es un evento de pago permitido en virtud del artículo 409A del Código de Rentas Internas, que regula la mayoría de los tipos de planes de compensación diferida no calificados. Alternativamente, el plan puede prever que el pago comience (o se inicie) tras la separación del servicio. La separación del servicio suele referirse a la fecha en la que el nivel de servicio del empleado disminuye a menos del 20 % de su nivel de servicio anterior durante los 36 meses anteriores. Sin embargo, existe una norma especial en la sección 409A que establece que un empleado en baja por enfermedad no experimenta una separación del servicio durante los primeros seis meses de la baja (o durante un período de empleo más largo por el que el empleado tiene derecho a reincorporarse al trabajo por ley o por contrato), siempre que se espere razonablemente que el empleado se reincorpore al trabajo antes de que finalice dicho período. Sin embargo, cuando la persona está discapacitada en el sentido de la Sección 409A (véase la sección «Descripción general del significado de discapacidad» más arriba), el plan puede estipular que la separación del servicio se retrase hasta el final de los 29 meses de baja, incluso si no se espera que el empleado vuelva al trabajo. Muchos planes de compensación diferida no cualificados utilizan esta norma de los 29 meses de baja, pero los empleadores a menudo no están preparados para realizar un seguimiento desde el punto de vista del sistema de información de recursos humanos (HRIS).
Si los empleados están realizando aplazamientos en el plan, también debe comprobar si el plan permite que el empleado deje de realizar aplazamientos al inicio de la discapacidad. Esta es una de las excepciones limitadas a la norma habitual de la Sección 409A, que establece que las elecciones de aplazamiento deben ser irrevocables durante todo el año del plan.
Otros aspectos a tener en cuenta
Requisito del formulario 8-K. Por lo general , el despido de un director ejecutivo, director financiero, director de operaciones, director de contabilidad o cualquier otro directivo ejecutivo de una empresa que cotiza en bolsa obliga a presentar un informe actualizado en el formulario 8-K ante la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). Este requisito se activa cuando se rescinde el contrato de uno de los directivos mencionados como consecuencia de una discapacidad. Sin embargo, puede resultar más difícil determinar si es necesario divulgar la información en caso de discapacidad o enfermedad que limite o incapacite a un ejecutivo, pero que no dé lugar a la rescisión inmediata de su contrato. El personal de la SEC no ha proporcionado orientación específica para esta situación, limitándose a indicar que una «rescisión» incluye situaciones en las que al ejecutivo «se le han retirado sus funciones y responsabilidades, de modo que ya no desempeña las funciones propias de su cargo». Por consiguiente, cualquier discapacidad que dé lugar a la supresión o reducción de las funciones de un directivo debe dar lugar a una evaluación de si el directivo sigue desempeñando sus funciones y de la importancia del cambio para los inversores de la empresa.
Sección 16. Notificación. La incapacidad de un ejecutivo o la terminación de su empleo debido a una incapacidad generalmente dará lugar a la presentación del Formulario 4 solo en la medida en que el evento dé lugar a la pérdida de una concesión de acciones, la aceleración de la adquisición de derechos o la liquidación de una concesión basada en unidades (por ejemplo, unidades de acciones restringidas o unidades de acciones por rendimiento) o una obligación de retención de impuestos que esté cubierta por la retención o la venta de acciones. Además, cualquier transacción relacionada con las acciones de la empresa que se inicie después de la discapacidad del ejecutivo, pero mientras este siga empleado (como, por ejemplo, el ejercicio de una opción por parte del tutor del ejecutivo), deberá notificarse de la misma manera que una transacción iniciada por el ejecutivo. Por el contrario, cualquier transacción que se inicie después de que el ejecutivo haya dejado de trabajar por discapacidad no sería notificable a menos que fuera «comparable» con una transacción anterior en sentido contrario (es decir, una venta si la transacción es una compra, o una compra si la transacción es una venta) que hubiera tenido lugar mientras el ejecutivo aún trabajaba y en los seis meses siguientes a la segunda transacción. Además, si el ejecutivo discapacitado (o su tutor) inició una transacción antes de la terminación de su empleo que aún no se había notificado en un formulario 4 o 5 (por ejemplo, si el ejecutivo discapacitado vendió acciones el día antes de la terminación de su empleo o regaló acciones a principios de año), entonces existe la obligación de notificar oportunamente dichas transacciones que se produjeron antes de la terminación del empleo del ejecutivo. Los informes del ejecutivo discapacitado pueden ser firmados y presentados ante la SEC por el tutor del ejecutivo. Independientemente de quién firme y ejecute el informe, el ejecutivo discapacitado debe figurar como la persona que presenta el informe en la casilla 1 del mismo, y la persona que ejecuta el informe en nombre del ejecutivo discapacitado debe firmar el informe en su propio nombre, indicando la capacidad en la que firma.
Poderes notariales
Cuando un empleado discapacitado no puede ocuparse de sus asuntos personales o financieros, puede designar a otra persona (denominada «agente») mediante el uso de un poder notarial (POA, por sus siglas en inglés). El agente está autorizado a actuar en nombre del empleado en la medida en que lo permitan los términos del POA. Si recibe un POA, es importante que consulte la legislación estatal para determinar si (a) el POA es válido y (b) el POA permite la acción que el agente desea realizar. Por ejemplo, algunas leyes estatales pueden prohibir que un agente cambie la designación de un beneficiario, a menos que el POA le otorgue explícitamente ese derecho. Si determina que un POA es válido, entonces se le permite seguir las instrucciones del agente con respecto a asuntos de compensación y planes de beneficios que estén dentro del alcance de la autoridad otorgada por el POA.
[1] Los requisitos de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades exceden el alcance de este artículo.
[2] Las normas sobre la elección de prestaciones y las opciones de pago durante una baja por FMLA son complejas, y al profundizar en ellas (lo cual excede el alcance de este artículo), muchos empleadores descubren que su enfoque no cumple plenamente con dichas normas.
