Lo que toda multinacional debe saber sobre... Las mejores prácticas para la declaración aduanera en el nuevo entorno arancelario

En el actual entorno comercial mundial, los importadores se enfrentan a una convergencia de presiones sin precedentes. El fuerte aumento de los nuevos aranceles, la cada vez más sofisticada extracción de datos de entrada por parte de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los Estados Unidos (CBP) y una postura más agresiva por parte del gobierno en materia de cumplimiento han hecho que incluso los incumplimientos menores puedan resultar muy costosos. En este contexto, el mecanismo de auto-divulgación voluntaria, reconocido desde hace tiempo por los profesionales del comercio como una herramienta clave para la mitigación de riesgos, ha adquirido una nueva urgencia. Para los importadores que descubren posibles pagos insuficientes de aranceles, una divulgación voluntaria realizada correctamente puede limitar significativamente la responsabilidad financiera, demostrar buena fe y mejorar el programa de cumplimiento más amplio del importador.

Este artículo analiza la creciente importancia de las divulgaciones voluntarias, identifica las principales ventajas que ofrecen y establece las mejores prácticas para maximizar su eficacia. Al adoptar un enfoque exhaustivo y bien documentado, los importadores pueden convertir un incumplimiento normativo en una oportunidad para reforzar su entorno de cumplimiento, al tiempo que minimizan o eliminan el riesgo de sanciones.

I. Factores que impulsan la creciente importancia de las divulgaciones voluntarias

Varios acontecimientos recientes han convergido para aumentar el valor estratégico de las declaraciones voluntarias para los importadores:

• El aumento de los aranceles amplía la exposición al riesgo. La imposición de aranceles elevados en virtud del artículo 232 (aranceles de seguridad nacional) y del artículo 301 (aranceles especiales a China), junto con el aumento de los aranceles globales y recíprocos que afectan a todos los países (algunos de ellos de hasta el 50 %), ha magnificado las consecuencias económicas del incumplimiento de la normativa. Los errores que antes solo provocaban correcciones mínimas de los derechos de aduana ahora pueden dar lugar a responsabilidades sustanciales. Por ejemplo, un error aparentemente menor de clasificación o subvaloración puede, cuando se acumula en múltiples entradas, dar lugar a importantes derechos e intereses impagados. El incumplimiento de las normas del país de origen o de los requisitos del Acuerdo entre Estados Unidos, México y Canadá (USMCA) puede tener un impacto arancelario importante, ya que no comprender las normas de calificación puede dar lugar a la aplicación de determinados aranceles de Trump. Los importadores que no corrijan de forma proactiva los errores aduaneros pueden enfrentarse a facturas inesperadas por aranceles atrasados y sanciones adicionales.
• Analisis de datos mejorados y algoritmos de aplicación. La CBP ha aprovechado al máximo el hecho de que los importadores están obligados a presentar información detallada relacionada con los aranceles en el sistema Automated Commercial Environment (más conocido como ACE). Mediante el uso de sofisticadas técnicas de minería de datos e inteligencia artificial, la CBP puede señalar anomalías en los valores declarados, el país de origen, la clasificación, la valoración, el cumplimiento del USMCA y otros campos de datos que afectan a los aranceles. Los importadores cuyos datos transaccionales se desvían de las normas del sector industrial, las declaraciones de entrada de sus competidores o los patrones históricos están cada vez más sujetos a revisiones posteriores a la entrada, y la CBP tiene la capacidad de confirmar posibles errores mediante la emisión del Formulario 28 de Solicitud de Información o el Formulario 29 de Notificación de Acción.
• Mayor énfasis en la aplicación de las normas comerciales. Se ha ordenado a las agencias federales, en particular a la CBP y al Departamento de Justicia (DOJ), que adopten una postura más agresiva en materia de aplicación de la ley. Las órdenes ejecutivas y las proclamaciones presidenciales han exigido un aumento de la recaudación de aranceles y sanciones más severas para las infracciones comerciales. El DOJ ha aumentado la dotación de personal para las medidas de cumplimiento relacionadas con el comercio; la información anecdótica de los importadores muestra una postura cada vez más agresiva en materia de cumplimiento. En este entorno de sanciones elevadas y aranceles altos, las divulgaciones proactivas son la mejor opción disponible para limitar la exposición y las sanciones potencialmente costosas.
• Mayores posibilidades para las acciones de los denunciantes. El Departamento de Justicia ha anunciado que aumentará el uso de la Ley de Reclamaciones Falsas (FCA) para combatir el pago insuficiente de aranceles. Las acciones de la FCA pueden ser iniciadas por el gobierno o en respuesta a denuncias de informantes. Es seguro que los bufetes de abogados demandantes tratarán de presentar más casos de este tipo para seguir aplicando las prioridades del equipo comercial de Trump en materia de aranceles elevados, sanciones elevadas y aplicación estricta de la ley. En este contexto, los casos de la FCA (y las indemnizaciones a los denunciantes) pueden ser mucho más lucrativos.

II. El valor jurídico y estratégico de las divulgaciones voluntarias

Las divulgaciones voluntarias ofrecen a los importadores una vía para resolver infracciones de importación cometidas en el pasado con sanciones significativamente reducidas o eliminadas, siempre que la divulgación cumpla determinados requisitos procedimentales y sustantivos. Dado el entorno de aranceles elevados y alta aplicación de la ley descrito anteriormente, las divulgaciones voluntarias representan una forma significativa de reducción del riesgo. La normativa vigente, 19 C.F.R. § 162.74, especifica que las divulgaciones voluntarias realizadas antes del inicio de una investigación formal son un factor atenuante en la determinación de las sanciones por parte de la CBP. En los casos de negligencia o error (a diferencia del fraude), la CBP no suele imponer ninguna sanción si el importador divulga la infracción, completa una divulgación exhaustiva y devuelve los aranceles atrasados adeudados (más los intereses).

Las principales ventajas de las divulgaciones voluntarias incluyen:

• Mitigación de sanciones: Para obtener el beneficio más directo de no pagar ninguna sanción, el momento de la divulgación es fundamental; para poder optar a ello, la divulgación debe preceder a cualquier investigación de la CBP relacionada con la conducta divulgada. Cabe destacar que una divulgación puede seguir garantizando el crédito por divulgación voluntaria incluso después de recibir un formulario 28 de solicitud de información o un formulario 29 de notificación de acción, siempre que la CBP no haya iniciado una investigación formal.
• Demostración de buena fe: una divulgación voluntaria indica a la CBP que el importador se toma en serio sus obligaciones de cumplimiento. Esto puede mejorar la credibilidad de la empresa en futuras auditorías, consultas o solicitudes para programas de comerciantes de confianza, como el CTPAT.
• Control de la narrativa y el alcance: Una divulgación permite a la empresa presentar los hechos con sus propias palabras, controlar la divulgación de la infracción y proponer medidas correctivas para evitar que se repita el problema. Proceder como una divulgación voluntaria permite un enfoque más proactivo que permitir que la CBP descubra la infracción y saque sus propias conclusiones, especialmente porque, en este último caso, es probable que el importador se enfrente a plazos más estrictos y tenga menos control sobre cómo se desarrolla la revisión.
• Marco de cumplimiento interno reforzado: El proceso de preparación de una divulgación suele implicar el desarrollo de una metodología para identificar todos los errores de importación, un análisis de las causas fundamentales, una revisión de los sistemas de cumplimiento y un plan de medidas correctivas de cumplimiento. Además de permitir la realización precisa de la revisión aduanera, estos pasos también permiten al importador mejorar los controles internos y reducir la probabilidad de futuras infracciones.

III. Mejores prácticas para una divulgación voluntaria eficaz

Para maximizar los beneficios de una divulgación voluntaria y garantizar que sea aceptada por la CBP, los importadores deben asegurarse de que la divulgación completada sea oportuna, completa y esté respaldada por documentación sólida. A continuación se presentan las mejores prácticas clave que los importadores deben tener en cuenta:

• Acción oportuna y uso de cartas de aviso. Los importadores deben actuar con prontitud al descubrir una posible infracción. Si se necesita más tiempo para llevar a cabo una investigación interna, la empresa debe considerar la posibilidad de presentar una carta de aviso. Este aviso preliminar, presentado antes de que se inicie cualquier investigación de la CBP, preserva la elegibilidad de la empresa para la mitigación de sanciones, al tiempo que le da tiempo para recopilar los datos necesarios y llevar a cabo una revisión exhaustiva.
• Supervisión de la correspondencia con la CBP. Incluso mientras piensan en presentar una declaración, los importadores deben permanecer atentos a cualquier indicio de que la CBP ya pueda estar al tanto del problema. Notificaciones como las solicitudes de información del formulario 28 o las notificaciones de acción del formulario 29 pueden indicar que la agencia ha detectado posibles discrepancias. Incluso cuando se reciben dichas notificaciones, el importador puede presentar una declaración, siempre que la CBP aún no haya iniciado una investigación formal. El envío de una carta de aviso inmediatamente después de recibir dicha correspondencia (es decir, antes de la fecha límite de respuesta) puede preservar los beneficios de la declaración.
• Decidir el alcance: divulgaciones limitadas frente a divulgaciones exhaustivas. Los importadores deben determinar si divulgan solo errores específicos (una divulgación limitada) o si realizan una revisión completa y divulgan todas las entradas potencialmente afectadas durante un período de revisión completo de cinco años. Una divulgación limitada puede centrarse en puertos específicos, productos o líneas de productos específicos, problemas o rangos de fechas, y es adecuada cuando los controles internos son sólidos y el problema está controlado. Por el contrario, una divulgación exhaustiva debe llevarse a cabo cuando el alcance de la infracción es incierto, cuando los controles internos de cumplimiento han sido débiles o cuando se sospecha que existen problemas sistémicos. La elección implica un equilibrio estratégico entre el riesgo legal, la inversión de recursos y el deseo de cerrar el caso. Si se opta por una divulgación limitada, los importadores deben identificar cuidadosamente si durante la revisión se observan cuestiones adicionales que justifiquen ampliar el alcance de la divulgación limitada o quizás convertirla en una divulgación completa.
• Realización de una revisión interna exhaustiva. Una revisión interna rigurosa constituye la base de una divulgación voluntaria eficaz. La revisión debe abordar:
  • Naturaleza y causa fundamental de la infracción: ¿ El problema se debió a una clasificación errónea, una infravaloración, una declaración incorrecta del país de origen u otros errores? ¿Qué fallos internos permitieron que el error persistiera? Entre las causas fundamentales más comunes se incluyen una formación inadecuada, comunicaciones erróneas con los proveedores, una supervisión deficiente de los agentes de aduanas, un índice de clasificación aduanera deficiente o incompleto, o la falta de un estudio de precios de transferencia para partes relacionadas que cumpla con las normas de la CBP (y no con las del IRS).
  • Ámbito de las entradas afectadas: El importador debe identificar todas las entradas afectadas por la infracción. Por lo general, la CBP no ve con buenos ojos las extrapolaciones o estimaciones para las divulgaciones completas, y prefiere la documentación línea por línea de las transacciones afectadas. La única excepción es cuando se utiliza el muestreo estadístico, lo que requiere cumplir los requisitos de muestreo estadístico de la CBP (que se describen a continuación).
  • Periodo cubierto: Por lo general, las divulgaciones completas deben remontarse al plazo de prescripción de cinco años. Las empresas deben rastrear el problema hasta su origen y no detenerse en el momento de la liquidación.
  • Revisión de riesgos similares en otras áreas: Los importadores deben examinar si se han producido infracciones iguales o similares en otras unidades de negocio, líneas de productos o tipos de entradas. Esto requiere la coordinación con las filiales globales y otras partes interesadas internas. Si es necesario, esto puede dar lugar a que una divulgación limitada que abarca una sola unidad de negocio se convierta en una divulgación completa, que tal vez implique diferentes números de importador registrado.
• Documentación completa y transparente. La CBP evaluará la divulgación basándose en la claridad, transparencia e integridad de la presentación. La divulgación debe incluir:
  • Una descripción narrativa de los acontecimientos que condujeron a la infracción, su descubrimiento y la respuesta interna.
  • Explicación de la metodología utilizada para identificar y analizar las entradas afectadas.
  • Cálculos detallados de los derechos adeudados, con análisis y hojas de cálculo justificativos.
  • Cualquier comunicación previa con la CBP que sea relevante para el asunto, incluyendo la presentación y las respuestas a correcciones posteriores al resumen, protestas contra la liquidación y solicitudes de dictámenes consultivos.

Además, los importadores deben estar preparados para proporcionar copias de todos los documentos pertinentes, incluidas facturas, órdenes de compra, conocimientos de embarque, contratos, facturas comerciales y otra información justificativa.

• Uso del muestreo estadístico. En situaciones de gran volumen, los importadores pueden utilizar el muestreo estadístico para estimar el impacto de la infracción. Este enfoque debe cumplir con las normas de la CBP en materia de fiabilidad, representatividad y capacidad para extrapolar con precisión la muestra al conjunto completo de entradas atribuidas. Las mejores prácticas incluyen:
  • Consultar con estadísticos comerciales o profesionales familiarizados con las expectativas de la CBP.
  • Definir claramente la población de entradas.
  • Utilizando muestreo aleatorio con estratificación adecuada si es necesario.
  • Garantizar que los intervalos de confianza y los márgenes de error sean defendibles.
  • Explicación de cómo se calculó la responsabilidad proyectada a partir de los datos de la muestra.
  • Trabajar con las directrices de la CBP sobre muestreo estadístico para demostrar cómo se cumplió cada requisito.
• Coordinación interna y externa. Una divulgación eficaz suele requerir la colaboración de varios departamentos:
  • Asesor jurídico: Supervisar la divulgación, preparar la descripción y el Manual de Aduanas (si es necesario) y mantener el privilegio cuando sea apropiado.
  • Agentes de aduanas: Para proporcionar datos de entrada e información sobre los procesos de declaración.
  • Personal de cumplimiento: Dirigir el análisis de las causas fundamentales y garantizar la mejora de los procesos.
  • Equipos de TI y datos: para extraer, validar y analizar datos relevantes.
  • Consultores externos: Para apoyar el muestreo y la revisión de datos, o para la planificación de medidas correctivas cuando los recursos internos son insuficientes.
• Abordar cuestiones que afectan a múltiples organismos. Algunos errores aduaneros pueden tener implicaciones para las declaraciones presentadas ante otros organismos federales, como la Administración de Alimentos y Medicamentos, la Agencia de Protección Ambiental o la Administración Nacional de Seguridad Vial. Una divulgación que solo aborde las obligaciones de la CBP, sin tener en cuenta las infracciones normativas relacionadas, puede ser insuficiente. Se debe desarrollar un plan de divulgación integral y que abarque múltiples organismos cuando estén implicadas otras obligaciones normativas.
• Incluyendo un plan de medidas correctivas/cumplimiento de las normas aduaneras. La CBP concede gran importancia a las medidas correctivas adoptadas por el importador para evitar que se repita la situación. Un plan de medidas correctivas sólido puede incluir:
  • Creación o actualización de un manual de aduanas, procedimientos operativos estándar o herramientas de gestión arancelaria.
  • Creación o actualización de un índice de clasificación aduanera.
  • Creación o actualización de un sistema para el seguimiento y la atribución de ayudas (ayudas relacionadas con la producción proporcionadas por el importador al fabricante extranjero).
  • Formación nueva o mejorada para el personal pertinente.
  • Entradas correctivas o protestas presentadas según sea necesario, como en el caso de entradas que se encuentran dentro del período de correcciones posteriores al resumen.
• Ten cuidado al solicitar divulgaciones limitadas. Un error común es revelar solo un conjunto limitado de problemas cuando una revisión sistémica muestra que los errores están más extendidos. La CBP espera que las revelaciones sean completas y sinceras. Intentar seleccionar entradas o restar importancia a ciertos aspectos de la infracción puede dar lugar a:
  • Rechazo de la divulgación o investigación de entradas fuera del ámbito de la divulgación limitada.
  • Pérdida de los beneficios de mitigación de sanciones para cualquier entrada fuera del alcance de la divulgación limitada.
  • Mayor riesgo de futuras medidas coercitivas.

Cuando se detectan varios tipos de errores durante la revisión, a menudo es mejor agruparlos en una divulgación completa, incluso si inicialmente parecía apropiada una divulgación limitada. Cuando esto ocurre, el importador debe presentar una declaración complementaria iniciando una divulgación completa para documentar el alcance ampliado de la divulgación.

• Hacer un seguimiento y confirmar el cierre. Incluso después de presentar la declaración, el proceso no ha terminado. Los importadores deben:
  • Supervise el estado de la divulgación con la CBP.
  • Responda rápidamente a cualquier pregunta o solicitud de documentación adicional por parte de la CBP.
  • Confirme que la CBP está concediendo la compensación.
  • Confirme que la CBP ha emitido una carta de cierre o una decisión en la que acepta la divulgación (que puede no emitir si la divulgación muestra un sobrepago neto después de la compensación, lo que a veces ocurre).
  • Conserve toda la documentación de divulgación en caso de futuras auditorías o medidas coercitivas.

A medida que el Gobierno de los Estados Unidos intensifica la aplicación de las normas de importación, el proceso de divulgación voluntaria se ha convertido en una herramienta cada vez más importante para los importadores responsables. Una divulgación bien ejecutada no solo limita la exposición financiera, sino que también demuestra la integridad institucional y el compromiso con el cumplimiento normativo.

Sin embargo, para que sean eficaces, las divulgaciones voluntarias deben ser algo más que reconocimientos reactivos de errores pasados. Deben ser oportunas, transparentes, proporcionar una cobertura completa de todos los errores y estar documentadas exhaustivamente. Siguiendo las mejores prácticas, desde el análisis y la documentación de las causas fundamentales hasta la coordinación interdepartamental y las medidas correctivas, los importadores pueden garantizar que sus divulgaciones alcancen el objetivo previsto: resolver las infracciones pasadas y, al mismo tiempo, posicionar a la organización para un entorno de importación mejor gestionado.

El equipo de Foley Equipo de Comercio Internacional y Seguridad Nacional está supervisando todos los acontecimientos relacionados con los aranceles, incluidas las modificaciones, aclaraciones/orientaciones o nuevas medidas arancelarias introducidas por la administración Trump, que estamos cubriendo en nuestros blog de recursos sobre aranceles y comercio internacional . A medida que dispongamos de nueva información, proporcionaremos actualizaciones y análisis para ayudar a los importadores a navegar por el cambiante paradigma del comercio internacional, incluyendo los nuevos aranceles.

Nuestro informe técnico sobre «Gestión de los riesgos de importación y arancelarios durante una guerra comercial» describe un plan de 12 pasos que ofrece medidas prácticas para ayudar a los importadores a gestionar los riesgos arancelarios y comerciales internacionales en el entorno arancelario y comercial actual, mientras que el informe técnico complementario sobre «Gestión de los riesgos de integridad de la cadena de suministro» ofrece consejos prácticos para hacer frente a los mayores riesgos de la cadena de suministro relacionados con los productos importados a Estados Unidos, incluido el uso cada vez mayor de retenciones por parte de la CBP.

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