Lo que toda multinacional debe saber sobre ... Buenas prácticas para una declaración de aduanas en el nuevo entorno arancelario

En el actual entorno comercial mundial, los importadores se enfrentan a una convergencia de presiones sin precedentes. El fuerte aumento de los nuevos aranceles, el análisis cada vez más sofisticado de los datos de entrada por parte del Servicio de Aduanas y Protección de Fronteras de Estados Unidos (CBP, por sus siglas en inglés) y una postura más agresiva por parte del gobierno para hacer cumplir la normativa han hecho que incluso los incumplimientos de menor importancia resulten potencialmente costosos. En este contexto, el mecanismo de autodivulgación voluntaria -reconocido desde hace tiempo por los profesionales del comercio como una herramienta clave de mitigación de riesgos- ha adquirido una nueva urgencia. Para los importadores que descubren posibles impagos de aranceles, una declaración voluntaria correctamente ejecutada puede limitar significativamente la responsabilidad financiera, demostrar buena fe y mejorar el programa de cumplimiento más amplio del importador.

Este artículo explora la importancia cambiante de las divulgaciones voluntarias, identifica los beneficios clave que ofrecen y establece las mejores prácticas para maximizar su eficacia. Adoptando un enfoque exhaustivo y bien documentado, los importadores pueden convertir un fallo de cumplimiento en una oportunidad para reforzar su entorno de cumplimiento, todo ello minimizando o eliminando el riesgo de sanciones.

I. Factores que impulsan la creciente importancia de las declaraciones voluntarias

Varios acontecimientos recientes han convergido para aumentar el valor estratégico de las autodeclaraciones voluntarias para los importadores:

• La escalada arancelaria amplifica la exposición al riesgo. La imposición de aranceles elevados en virtud de la Sección 232 (aranceles de seguridad nacional) y la Sección 301 (aranceles especiales para China), junto con aranceles globales y recíprocos elevados que abarcan todos los países (algunos de hasta el 50%) ha magnificado las consecuencias monetarias de los incumplimientos. Errores que antes daban lugar a correcciones arancelarias mínimas pueden dar lugar ahora a responsabilidades sustanciales. Por ejemplo, un error aparentemente menor de clasificación o infravaloración puede, cuando se agrega a varias entradas, dar lugar a importantes derechos e intereses no pagados. No aplicar correctamente las normas del país de origen o los requisitos del Acuerdo Estados Unidos-México-Canadá (USMCA) puede tener un impacto arancelario importante, ya que no entender las normas de calificación puede dar lugar a la activación de ciertos aranceles de Trump. Los importadores que no corrijan proactivamente los errores aduaneros pueden enfrentarse a facturas inesperadas por aranceles atrasados y sanciones adicionales.
• Análisis de datos y algoritmos de aplicación mejorados. CBP ha aprovechado al máximo el hecho de que los importadores están obligados a presentar información detallada relacionada con los aranceles en el sistema de Entorno Comercial Automatizado (más comúnmente conocido como ACE). Utilizando sofisticadas técnicas de minería de datos e IA, el CBP puede detectar anomalías en los valores declarados, el país de origen, la clasificación, la valoración, el cumplimiento del USMCA y otros campos de datos que afectan a los aranceles. Los importadores cuyos datos transaccionales se desvían de las normas del sector industrial, las declaraciones de entrada de sus competidores o los patrones históricos están cada vez más sujetos a revisiones posteriores a la entrada, y el CBP tiene la capacidad de confirmar posibles errores mediante la emisión del Formulario 28 de Solicitud de Información o el Formulario 29 de Notificación de Acción.
• Mayor énfasis en la aplicación de la normativa comercial. Se ha ordenado a los organismos federales, en particular al CBP y al Departamento de Justicia (DOJ), que adopten una postura más agresiva en materia de aplicación de la ley. Las órdenes ejecutivas y las proclamaciones presidenciales han exigido una mayor recaudación de aranceles y sanciones más severas para las infracciones comerciales. El DOJ ha aumentado su personal para las acciones de aplicación relacionadas con el comercio; la información anecdótica de los importadores muestra una postura de aplicación cada vez más agresiva. En este entorno de sanciones y aranceles elevados, la divulgación proactiva es la mejor opción disponible para limitar la exposición y las sanciones potencialmente costosas.
• Mayores posibilidades para las acciones de los denunciantes. El DOJ ha anunciado que aumentará el uso de la Ley de Reclamaciones Falsas (FCA) para perseguir los impagos de tarifas. Las acciones de la FCA pueden ser iniciadas por el gobierno o como reacción a las denuncias de los denunciantes. Es seguro que los bufetes de abogados demandantes intentarán presentar más casos de este tipo para seguir aplicando las prioridades del equipo comercial de Trump en materia de aranceles elevados, sanciones elevadas y aplicación de la ley. En este entorno, los casos de la FCA (y los pagos a los denunciantes) son potencialmente mucho más lucrativos.

II. El valor jurídico y estratégico de las divulgaciones voluntarias

Las autodeclaraciones voluntarias ofrecen a los importadores una vía para resolver las infracciones pasadas en materia de importación con sanciones significativamente reducidas o eliminadas, siempre que la declaración cumpla determinados requisitos sustantivos y de procedimiento. Teniendo en cuenta el entorno de aranceles elevados y de aplicación de la normativa detallada anteriormente, las autodeclaraciones voluntarias representan una forma significativa de reducción de riesgos. La normativa vigente, 19 C.F.R. § 162.74, especifica que las revelaciones voluntarias realizadas antes del inicio de una investigación formal constituyen un factor atenuante en la determinación de las sanciones por parte del CBP. En los casos de negligencia o error (y no de fraude), el CBP no suele imponer ninguna sanción si el importador revela la infracción, completa una declaración exhaustiva y reembolsa los aranceles atrasados adeudados (más intereses).

Las principales ventajas de la divulgación voluntaria de información son:

• Mitigación de sanciones: Para lograr el beneficio más directo de no pagar ninguna sanción, el momento de la divulgación es crítico; para calificar, una divulgación debe preceder a cualquier investigación de la CBP relacionada con la conducta divulgada. En particular, una revelación de información puede dar lugar a la obtención de un crédito por autodivulgación voluntaria incluso después de haber recibido un formulario 28 de solicitud de información o un formulario 29 de notificación de acción, siempre que el CBP no haya iniciado una investigación formal.
• Demostración de buena fe: Una declaración voluntaria indica al CBP que el importador se toma en serio sus obligaciones de cumplimiento. Esto puede aumentar la credibilidad de la empresa en futuras auditorías, investigaciones o solicitudes de programas de comerciantes de confianza, como CTPAT.
• Control de la narrativa y el alcance: Una revelación permite a la empresa presentar los hechos con sus propias palabras, controlar la revelación de la infracción y proponer medidas correctivas para evitar que se repita el problema. Proceder como una autodivulgación voluntaria permite un encuadre más proactivo que permitir que la CBP descubra la infracción y saque sus propias conclusiones, especialmente porque, en este último escenario, el importador probablemente se enfrenta a plazos más estrictos y tiene menos control sobre cómo se desarrolla la revisión.
• Marco de cumplimiento interno reforzado: El proceso de preparación de una declaración suele implicar el desarrollo de una metodología para identificar todos los errores de importación, un análisis de la causa raíz, una revisión de los sistemas de cumplimiento y un plan de medidas correctivas de cumplimiento. Además de permitir la realización precisa de la revisión aduanera, estos pasos también permiten al importador mejorar los controles internos y reducir la probabilidad de futuras infracciones.

III. Buenas prácticas para una divulgación voluntaria eficaz

Para maximizar los beneficios de una divulgación voluntaria y garantizar que sea aceptada por la CBP, los importadores deben asegurarse de que la divulgación completada sea oportuna, completa y esté respaldada por documentación sólida. A continuación se detallan las mejores prácticas que deben tener en cuenta los importadores:

• Actuación oportuna y uso de cartas de aviso. Los importadores deben actuar con prontitud al descubrir una posible infracción. Si se necesita más tiempo para llevar a cabo una investigación interna, la empresa debe considerar la presentación de una carta de aviso. Esta notificación preliminar, presentada antes de que se haya iniciado cualquier investigación del CBP, preserva la elegibilidad de la empresa para la mitigación de la sanción, al tiempo que da tiempo para recopilar los datos necesarios y llevar a cabo una revisión exhaustiva.
• Seguimiento de la correspondencia de la CBP. Aun cuando estén pensando en presentar una declaración, los importadores deben permanecer atentos a los indicios de que el CBP puede estar ya al corriente del problema. Notificaciones como el formulario 28 de solicitud de información o el formulario 29 de notificación de acción pueden indicar que la agencia ha detectado posibles discrepancias. Incluso cuando se reciben tales notificaciones, el importador puede presentar una comunicación, siempre que el CBP no haya iniciado todavía una investigación formal. La presentación de una carta marcadora inmediatamente después de recibir dicha correspondencia (es decir, antes de que venza el plazo de respuesta) puede preservar los beneficios de la divulgación.
• Decidir el alcance: Divulgación limitada frente a divulgación exhaustiva. Los importadores deben decidir si revelan sólo errores específicos (revelación limitada) o si realizan una revisión y revelación completa de todas las entradas potencialmente afectadas durante un período de revisión de cinco años. Una divulgación limitada puede centrarse en puertos específicos, productos específicos o líneas de productos, problemas o intervalos de fechas, y es apropiada cuando los controles internos son sólidos y el problema está contenido. Por el contrario, una revelación exhaustiva debe llevarse a cabo cuando el alcance de la infracción es incierto, cuando los controles internos de cumplimiento han sido débiles o cuando se sospecha de problemas sistémicos. La elección implica un equilibrio estratégico entre el riesgo legal, la inversión de recursos y el deseo de cierre. Si se opta por una divulgación limitada, los importadores deben determinar cuidadosamente si durante la revisión se observan problemas adicionales que justifiquen ampliar el alcance de la divulgación limitada o quizás convertirla en una divulgación completa.
• Realizar una revisión interna exhaustiva. Una revisión interna rigurosa constituye la base de una divulgación voluntaria eficaz. La revisión debe abordar:
  • Naturaleza y causa de la infracción: ¿El problema se debió a una clasificación errónea, infravaloración, notificación incorrecta del país de origen u otros errores? ¿Qué fallos internos permitieron que persistiera el error? Entre las causas fundamentales más comunes se encuentran una formación inadecuada, errores de comunicación con los proveedores, una supervisión deficiente de los agentes de aduanas, un índice de clasificación aduanera deficiente o incompleto, o la falta de un estudio de precios de transferencia para las partes vinculadas que cumpla las normas de la CBP (y no las del IRS).
  • Alcance de las entradas afectadas: El importador debe identificar todas las entradas afectadas por la infracción. Por lo general, el CBP desaconseja las extrapolaciones o estimaciones en el caso de las declaraciones completas y prefiere la documentación línea por línea de las transacciones afectadas. La única excepción es cuando se utiliza el muestreo estadístico, que requiere seguir los requisitos de muestreo estadístico del CBP (tratados más adelante).
  • Periodo de tiempo cubierto: Por lo general, la información completa debe remontarse al plazo de prescripción de cinco años. Las empresas deben rastrear el asunto hasta la primera entrada y no detenerse en el punto de liquidación.
  • Revisión de riesgos similares en otras áreas: Los importadores deben examinar si pueden haberse producido infracciones iguales o similares en otras unidades de negocio, líneas de productos o tipos de entradas. Esto requiere coordinación con las filiales globales y otras partes interesadas internas. Si es necesario, esto puede llevar a que una divulgación limitada que cubra una sola unidad de negocio se convierta en una divulgación completa, quizás implicando diferentes números de registro de importador.
• Documentación completa y transparente. El CBP evaluará la divulgación en función de la claridad, transparencia y exhaustividad de la presentación. La divulgación debe incluir:
  • Una narración que describa los acontecimientos que condujeron a la violación, su descubrimiento y la respuesta interna.
  • Una explicación de la metodología utilizada para identificar y analizar las entradas afectadas.
  • Cálculos detallados de los derechos adeudados, con análisis de apoyo y hojas de cálculo.
  • Cualquier comunicación previa con el CBP que sea relevante para el asunto, incluyendo la presentación y respuestas a correcciones post-sumario, protestas contra la liquidación y solicitudes de opinión consultiva.

Además, los importadores deben estar preparados para proporcionar copias de todos los documentos pertinentes, incluidas facturas, órdenes de compra, conocimientos de embarque, contratos, facturas comerciales y demás información justificativa.

• Uso del muestreo estadístico. En situaciones de gran volumen, los importadores pueden recurrir al muestreo estadístico para estimar el impacto de la infracción. Este enfoque debe cumplir las normas del CBP en materia de fiabilidad, representatividad y capacidad de extrapolar con precisión la muestra al universo completo de entradas atribuidas. Las mejores prácticas incluyen:
  • Consultar con estadísticos comerciales o profesionales familiarizados con las expectativas de la CBP.
  • Definir claramente la población de entradas.
  • Utilizando un muestreo aleatorio con la estratificación adecuada si es necesario.
  • Garantizar que los intervalos de confianza y los márgenes de error sean defendibles.
  • Explicar cómo se ha calculado el pasivo previsto a partir de los datos de la muestra.
  • Repasar las orientaciones del CBP relativas al muestreo estadístico para demostrar cómo se cumplió cada requisito.
• Coordinación interna y externa. Una divulgación eficaz suele requerir la contribución de varios departamentos:
  • Asesoramiento jurídico: Para supervisar la divulgación, preparar la narrativa y el Manual de Aduanas (si es necesario), y mantener el privilegio cuando proceda.
  • Agentes de aduanas: Proporcionar datos de entrada y conocimientos sobre los procesos de declaración.
  • Personal de cumplimiento: Dirigir el análisis de causas y garantizar la mejora de los procesos.
  • Equipos de informática y datos: Extraer, validar y analizar los datos pertinentes.
  • Consultores externos: Para apoyar el muestreo y la revisión de datos, o para la planificación correctiva cuando los recursos internos son insuficientes.
• Abordar cuestiones multiagencia. Algunos errores aduaneros pueden tener implicaciones para la presentación de documentos ante otros organismos federales, como la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), la Agencia de Protección del Medio Ambiente (EPA) o la Administración Nacional de Seguridad del Tráfico por Carretera (NHTSA). Una divulgación que aborde únicamente las obligaciones de la CBP, sin tener en cuenta las infracciones normativas relacionadas, puede ser insuficiente. Cuando estén implicadas otras obligaciones reglamentarias, deberá elaborarse un plan de divulgación exhaustivo y multiinstitucional.
• Incluido un Plan de Acción Correctiva/Cumplimiento de la normativa aduanera. El CBP concede gran importancia a las medidas correctoras adoptadas por el importador para evitar que se repitan. Un plan de acción correctiva sólido puede incluir:
  • Crear o actualizar un manual de aduanas, procedimientos operativos normalizados o herramientas de gestión arancelaria.
  • Creación o actualización de un índice de clasificación aduanera.
  • Creación o actualización de un sistema de seguimiento y atribución de ayudas (ayudas relacionadas con la producción proporcionadas por el importador al fabricante extranjero).
  • Formación nueva o mejorada para el personal pertinente.
  • Las entradas correctivas o protestas presentadas según sea necesario, como en el caso de las entradas comprendidas en el periodo de correcciones posteriores al resumen.
• Tenga cuidado al buscar divulgaciones limitadas. Un escollo común es revelar sólo un conjunto limitado de problemas cuando una revisión sistémica muestra que los errores están más extendidos. El CBP espera que la información revelada sea completa y sincera. Intentar seleccionar entradas o restar importancia a determinados aspectos de la infracción puede dar lugar a..:
  • Rechazo de la divulgación o investigación de entradas fuera del ámbito de la divulgación limitada.
  • Pérdida de los beneficios de mitigación de sanciones para cualquier entrada fuera del ámbito de la divulgación limitada.
  • Mayor riesgo de futuras medidas coercitivas.

Cuando se descubren varios tipos de errores durante la revisión, a menudo es mejor agruparlos en una divulgación completa, aunque inicialmente pareciera apropiada una divulgación limitada. En tal caso, el importador debe presentar una solicitud complementaria de divulgación completa para documentar el alcance ampliado de la divulgación.

• Seguimiento y confirmación del cierre. Incluso después de presentar una declaración, el proceso no ha terminado. Los importadores deben:
  • Supervisar el estado de la divulgación con el CBP.
  • Responder rápidamente a cualquier pregunta o solicitud de documentación adicional del CBP.
  • Confirmar que el CBP concede la compensación.
  • Confirmar que el CBP ha emitido una carta de cierre o una decisión aceptando la declaración (que puede no emitir si la declaración muestra un sobrepago neto después de la compensación, lo que a veces ocurre).
  • Conserve toda la documentación de divulgación en caso de futuras auditorías o medidas coercitivas.

A medida que el gobierno de EE.UU. intensifica la aplicación de la normativa de importación, el proceso de autodivulgación voluntaria se ha convertido en una herramienta cada vez más vital para los importadores responsables. Una divulgación bien ejecutada no sólo limita la exposición financiera, sino que también es señal de integridad institucional y compromiso con el cumplimiento.

Sin embargo, para ser eficaces, las declaraciones voluntarias deben ser algo más que reconocimientos reactivos de errores pasados. Deben ser oportunas y transparentes, abarcar todos los errores y documentarse exhaustivamente. Siguiendo las mejores prácticas -desde el análisis de las causas originales y la documentación hasta la coordinación interdepartamental y las medidas correctoras-, los importadores pueden garantizar que sus comunicaciones alcancen el objetivo previsto: resolver las infracciones pasadas y, al mismo tiempo, situar a la organización en un entorno de importación mejor gestionado.

El equipo Foley Comercio Internacional y Seguridad Nacional está siguiendo de cerca todos los acontecimientos relacionados con los aranceles, incluidas las modificaciones, aclaraciones/orientaciones o nuevas medidas arancelarias introducidas por la administración Trump, que estamos cubriendo en nuestros Recursos sobre aranceles y comercio internacional blog. A medida que dispongamos de nueva información, proporcionaremos actualizaciones y análisis para ayudar a los importadores a navegar por el cambiante paradigma del comercio internacional, incluidos los nuevos aranceles.

Nuestro libro blanco sobre "Gestión de los riesgos arancelarios y de importación durante una guerra comercial" esboza un plan de 12 pasos para proporcionar medidas prácticas que ayuden a los importadores a navegar por los riesgos arancelarios y de comercio internacional en el actual entorno arancelario y comercial, mientras que el libro blanco complementario sobre "Gestión de los riesgos de integridad de la cadena de suministro" ofrece consejos prácticos para hacer frente al aumento de los riesgos de la cadena de suministro en relación con las mercancías importadas en Estados Unidos, incluido el creciente recurso a las detenciones por parte de la CBP.

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