La nueva ley de permisos remunerados de Minnesota ya está aquí: lo que deben hacer los empleadores antes del 1 de enero de 2026
En 2023, Minnesota promulgó una ley por la que se creaba un programa estatal de permisos remunerados por motivos familiares y médicos (el «Programa»), que entrará en vigor el 1 de enero de 2026. La ley estableció un programa de seguros administrado públicamente y financiado mediante las cotizaciones de los empleadores y los empleados. Este cambio alinea a Minnesota con un número cada vez mayor de estados que están implementando programas similares a nivel estatal.
Descripción general del programa
En el marco del Programa, los empleados que reúnan los requisitos podrán disfrutar de:
- hasta 12 semanas de baja médica remunerada por una enfermedad grave propia;
- hasta 12 semanas de licencia familiar remunerada para el cuidado de la familia, como crear vínculos con un nuevo hijo, cuidar a un familiar con una enfermedad grave, ciertas exigencias militares y licencia por motivos de seguridad por cuestiones relacionadas con la violencia doméstica; y
- un máximo de 20 semanas de permiso combinado por año de prestaciones.
Los empleadores y los empleados compartirán el costo del Programa en forma de primas sobre los salarios de los empleados. Los empleadores deben cubrir un mínimo del 50 % de la prima y pueden deducir el resto de la prima del salario de los empleados. El Programa también ofrece a las empresas con prestaciones por vacaciones pagadas existentes la oportunidad de solicitar la aprobación para utilizar un plan privado en lugar del programa estatal, siempre que las prestaciones privadas sean equivalentes o mejores.
Pasos clave para los empleadores antes del 1 de enero de 2026
A medida que se acerca la fecha de entrada en vigor, el 1 de enero de 2026, los empleadores deben comenzar a tomar medidas para prepararse para el Programa.
- Decidir entre el plan estatal o un plan privado equivalente: recomendado antes del 15 de noviembre de 2025
Los empleadores deben decidir si prefieren participar en el plan estatal o si prefieren cumplir con sus obligaciones mediante un plan privado equivalente que iguale o supere la cobertura del programa estatal y no suponga un coste para los empleados superior al que tendrían que aportar en el plan estatal. Este último requiere (i) una renovación anual, (ii) una cuota anual de 500 dólares basada en el número de empleados, (iii) y una fianza o póliza de seguro. Si un empleador presenta su solicitud después del 15 de noviembre de 2025, la fecha más temprana en la que puede comenzar el plan equivalente es el 1 de abril de 2026. - Determinar las asignaciones de primas
Los empleadores también deben decidir qué parte de la tasa de prima pagará el empleador y qué parte se deducirá del salario del empleado. Para 2026, la tasa de prima es del 0,88 % del salario imponible del empleado.[1] La tasa se fija anualmente, no puede superar el 1,2 % del salario imponible del empleado y no se ajusta para cada empleador en función del uso que hagan sus empleados del programa. Para 2026, los empleadores son responsables de al menos el 0,44 % (es decir, el 50 % de la prima), y los empleados pagarán entre el 0,00 % y el 0,44 % de la prima, siempre que la deducción no reduzca el salario del empleado por debajo del salario mínimo. - Notificar a los empleados: obligatorio antes del 1 de diciembre de 2025
Los empleadores deben exhibir carteles sobre las vacaciones pagadas en inglés y en cualquier otro idioma que hablen cinco o más empleados o contratistas independientes. Además, los empleadores deben proporcionar a los empleados[2] una notificación individual sobre el programa de vacaciones pagadas en su idioma principal, incluidas las asignaciones de primas determinadas por el empleador. Esta notificación puede entregarse mediante una copia física para leer y firmar o de forma virtual a través de un sistema de nóminas. Los empleadores deben obtener un acuse de recibo firmado, ya sea en papel o en formato electrónico, de los empleados. - Prepárese para la presentación trimestral de informes salariales
Por último, los empleadores deben estar preparados para presentar informes salariales trimestrales. En la mayoría de los casos, los empleadores no tendrán que tomar ninguna medida adicional para cumplir con este requisito, ya que el estado utilizará el sistema existente del Seguro de Desempleo (UI) para recopilar los informes detallados de salarios para las vacaciones pagadas. Si todos los empleados están cubiertos por el UI, la cuenta actual del UI del empleador se convertirá automáticamente en una cuenta conjunta del UI y las vacaciones pagadas, y sus informes trimestrales detallados de salarios (que ya están presentando) servirán ahora tanto para el UI como para las vacaciones pagadas.
Próximos pasos para los empleadores
Para finales de 2025, los empleadores de Minnesota deberán trabajar con asesores legales para determinar la participación en el plan, la asignación de primas y el cumplimiento de los requisitos del programa de permisos remunerados, con el fin de garantizar el cumplimiento a partir del 1 de enero de 2026.
[1] Los pequeños empleadores (empleadores con 30 empleados o menos) tienen una tasa de prima más baja, del 0,66 %.
[2] Los nuevos empleados contratados después del 1 de diciembre de 2025 deben recibir la notificación individual en un plazo de 30 días a partir de la fecha de contratación.
