Ya está aquí la nueva ley de permisos retribuidos de Minnesota: Lo que los empleadores deben hacer antes del 1 de enero de 2026

En 2023, Minnesota promulgó una ley por la que se creaba un programa estatal de Baja Familiar y Médica Remunerada (el "Programa"), que entraría en vigor el 1 de enero de 2026. La ley estableció un programa de seguro administrado públicamente que se financia a través de las contribuciones de la nómina del empleador y del empleado. Este cambio alinea a Minnesota con un número creciente de estados que implementan programas similares a nivel estatal.

Visión general del programa

En el marco del Programa, los empleados que reúnan los requisitos pueden acogerse a:

hasta 12 semanas de baja médica retribuida por enfermedad grave propia;
hasta 12 semanas de permiso familiar retribuido para el cuidado de la familia, como el establecimiento de vínculos afectivos con un nuevo hijo, el cuidado de un familiar con un estado de salud grave, determinadas exigencias militares y el permiso de seguridad por cuestiones relacionadas con la violencia doméstica; y
un máximo de 20 semanas de vacaciones combinadas por año de prestación.

Los empresarios y los trabajadores compartirán el coste del Programa en forma de primas sobre el salario de los empleados. Los empleadores deben cubrir un mínimo del 50% de la prima y pueden deducir el resto de la prima del salario de los empleados. El Programa también ofrece a las empresas que ya disfrutan de permisos retribuidos la oportunidad de solicitar la aprobación para utilizar un plan privado en lugar del programa estatal, siempre que las prestaciones privadas sean equivalentes o mejores.

Pasos clave para los empresarios antes del 1 de enero de 2026

A medida que se acerca la fecha de entrada en vigor del 1 de enero de 2026, los empresarios deben empezar a tomar medidas para prepararse para el Programa.

Decidir plan estatal o plan privado equivalente - Recomendado antes del 15 de noviembre de 2025
Los empleadores deben decidir si prefieren participar en el plan estatal o si prefieren cumplir sus obligaciones con un plan privado equivalente que iguale o supere la cobertura del programa estatal y que no cueste a los empleados más de lo que tendrían que aportar en virtud del plan estatal. Este último requiere (i) una renovación anual, (ii) una cuota anual de 500 $ basada en el número de empleados, (iii) y una fianza o póliza de seguro. Si un empresario presenta su solicitud después del 15 de noviembre de 2025, la fecha más temprana en que podrá comenzar el plan equivalente será el 1 de abril de 2026.
Determine las asignaciones de primas
Los empleadores también deben decidir qué parte de la tasa de prima va a pagar el empleador y qué parte se deducirá del salario del empleado. Para 2026, el tipo de la prima asciende al 0,88% del salario imponible del empleado[1], se fija anualmente, no puede superar el 1,2% del salario imponible del empleado y no se ajusta para los empleadores individuales en función de la utilización del Programa por parte de sus empleados. Para 2026, los empleadores son responsables de al menos el 0,44% (es decir, el 50% de la prima), y los empleados pagarán entre el 0,00 y el 0,44% de la prima, siempre que la deducción no reduzca el salario de un empleado por debajo del salario mínimo.
Notificar a los empleados - Obligatorio antes del 1 de diciembre de 2025
Los empleadores deben exhibir carteles en el lugar de trabajo en inglés y en cualquier otro idioma que hablen cinco o más empleados o contratistas independientes. Además, las empresas deben notificar individualmente el programa de permisos retribuidos a los empleados[2] en su lengua materna, incluidas las asignaciones de primas determinadas por la empresa. Este aviso puede entregarse mediante una copia física para leer y firmar o virtualmente a través de un sistema de nóminas. Los empleadores deben obtener de los empleados un acuse de recibo firmado por escrito o por vía electrónica.
Prepárese para la presentación trimestral de informes salariales
Por último, las empresas deben estar preparadas para presentar informes salariales trimestrales. En la mayoría de los casos, los empleadores no tendrán que tomar ninguna medida adicional para cumplir con este requisito porque el estado utilizará el sistema existente de Seguro de Desempleo (UI) para recoger los informes detallados de salarios para el Permiso Pagado. Si todos los empleados están cubiertos por el UI, la cuenta UI actual del empleador se convertirá automáticamente en una cuenta conjunta UI y Permiso retribuido, y sus informes trimestrales detallados de salarios (que ya están presentando) ahora servirán tanto para el UI como para el Permiso retribuido.

Próximos pasos para los empresarios

Para finales del año 2025, los empleadores de Minnesota deben trabajar con un abogado para determinar la participación en el plan, la asignación de primas y el cumplimiento de los requisitos del programa de Permiso Pagado para garantizar el cumplimiento para el 1 de enero de 2026.

[1] Los pequeños empresarios (con 30 empleados o menos) tienen un tipo de prima menor, del 0,66%.

[2] Los nuevos empleados contratados después del 1 de diciembre de 2025 deben recibir la notificación individual en los 30 días siguientes a su contratación.

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