La brecha en la adaptación de la ADA: por qué los empleadores tienen dificultades y cómo un proceso mejorado puede ayudar

A medida que se acercaba el final de 2025, seguimos viendo cómo los empleadores perdían juicios con jurado y se enfrentaban a veredictos millonarios por ignorar los requisitos básicos del proceso interactivo establecidos en la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA). En la mayoría de los casos, los hechos se refieren a un empleado que tiene un rendimiento inferior al esperado o que tiene dificultades para realizar su trabajo, o que se niega o es incapaz de realizar determinadas funciones laborales. Frustrados por el hecho de que el trabajo no se esté realizando, estos empleadores se apresuran a despedir al empleado, a menudo sin seguir un enfoque sistemático o lógico y sin documentar el proceso.

Por ejemplo, en un caso reciente, una empleada a la que se le exigía conducir por la noche le dijo a su supervisor que no se sentía segura trabajando por la noche y que tenía dificultades para conducir porque padecía ceguera nocturna, por lo que las luces brillantes de las farolas y los semáforos la deslumbraban, le creaban halos y le dificultaban la visión. Su jefe desestimó sus preocupaciones, señalando que ella había conducido anteriormente por la noche, y posteriormente fue despedida. La empleada presentó una demanda y ganó, convenciendo al jurado de que tenía una discapacidad según la ADA y que su empleador la había discriminado y no había adaptado su discapacidad.         

Este es un patrón habitual. Sin duda, gestionar los problemas de rendimiento de los empleados es complicado, especialmente cuando puede haber un problema médico subyacente que no sea fácilmente apreciable. Por ejemplo, si el empleado dice: «Tengo dificultades», puede que esto no parezca un comentario que active la ADA. Sin embargo, los tribunales sugieren que es responsabilidad del empleador preguntar por qué el empleado tiene dificultades. No mantener ese diálogo puede resultar muy costoso y aumentar el riesgo de que el empleador sea demandado. 

Instamos a todos los empleadores a seguir estas directrices:

1. Reconocer la solicitud/incidencia

• Identificar cuándo un empleado tiene dificultades y solicita una adaptación o cuándo es evidente que puede ser necesaria una adaptación debido a una afección médica.
• No exija al empleado que utilice un lenguaje o formularios específicos; cualquier indicación de dificultad para desempeñar las funciones del puesto debido a una afección médica activa el proceso.

2. Recopilar información

• Pregunte al empleado sobre la naturaleza de las restricciones y cómo afectan al rendimiento laboral. ¡No menosprecie ningún problema médico!
• Solicite documentación médica que describa la afección, la necesidad de adaptaciones y la naturaleza de las restricciones; si no está claro, pida aclaraciones al empleado y/o a su proveedor de atención médica.

3. Participar en el proceso interactivo

• Discuta las opciones de alojamiento con el empleado. Se trata de un proceso colaborativo.
• Considere todas las adaptaciones razonables, tales como:
  • Modificación de los horarios de trabajo o las funciones laborales
  • Proporcionar dispositivos de asistencia
  • Permitir el trabajo a distancia o teletrabajo
  • Reasignación a un puesto vacante para el que el empleado está cualificado.
  • Proporcionar permisos o tiempo libre si es necesario.

4. Analizar las opciones de alojamiento

• Evaluar si el ajuste propuesto permite al empleado desempeñar las funciones esenciales del puesto.
• Considere si la adaptación supondría una carga excesiva para la empresa.
• Recuerde que el empleado no tiene necesariamente derecho a la adaptación que prefiera, sino que cualquier adaptación eficaz es suficiente.

5. Implementar y documentar

• Aplique sin demora las adaptaciones acordadas.
• Documente todos los pasos del proceso, incluyendo las comunicaciones, la documentación médica, el análisis y la decisión final.

6. Supervisar y ajustar

• Revisar periódicamente la eficacia de la adaptación.
• Esté dispuesto a revisar y modificar las adaptaciones a medida que cambien las circunstancias.

Es fundamental que los empleadores no descarten sin más las afirmaciones de los empleados de que padecen una afección médica que afecta a su capacidad para desempeñar su trabajo. Para limitar su responsabilidad, el empleador debe evaluar si las funciones del puesto son esenciales y si otras personas pueden ayudar al empleado a realizar aquellas tareas específicas que él no puede llevar a cabo, y luego considerar las opciones disponibles. En caso de duda, se debe proceder con el proceso interactivo y un análisis de adaptaciones razonables. La documentación a lo largo de este proceso es clave para minimizar las reclamaciones y la responsabilidad.