Errores comunes y consejos prácticos a la hora de adquirir una empresa con un plan 401(k)

Al adquirir una empresa que ofrece a sus empleados prestaciones de jubilación a través de un plan 401(k), pueden surgir muchos problemas, y los recientes cambios legislativos y las tendencias en materia de litigios han creado más complicaciones. Los compradores que no comprendan y tengan en cuenta estos recientes acontecimientos corren el riesgo de perjudicar inadvertidamente a los participantes o, lo que es peor, de contaminar su propio plan 401(k) con responsabilidades creadas antes de la adquisición. 

Conceptos básicos sobre la adquisición de una empresa con un plan 401(k)

Al adquirir una empresa con un plan 401(k), las opciones del comprador suelen depender tanto de la estructura de la transacción como de consideraciones prácticas relacionadas con la administración de los beneficios. Además de los beneficios del plan 401(k), nuestro equipo ha redactado un artículo detallado sobre cómo la estructura de una transacción puede afectar a los diferentes tipos de planes de beneficios para empleados, al que se puede accederaquí. 

Transacción de activos 

En una operación de compraventa de activos, el comprador puede excluir el plan 401(k) del vendedor de la transacción o asumirlo. Excluir el plan del vendedor significa, en esencia, dejar tanto los activos como los pasivos del plan 401(k) en manos de los accionistas del vendedor para que los gestionen tras la adquisición.

Sin embargo, incluso si el comprador excluye el plan del vendedor, deberá planificar un nuevo panorama posterior al cierre. ¿El comprador contratará a los empleados del vendedor para que participen en su plan 401(k)? Si es así, ¿cómo se comparan los beneficios del comprador con los del vendedor? Si el plan 401(k) del comprador ofrece prestaciones menos generosas que el plan del vendedor (por ejemplo, una aportación menor, sin participación en los beneficios, etc.), el comprador podría tener que sopesar el riesgo de perder a los empleados del vendedor porque no quieren renunciar a sus prestaciones (o considerar el coste de ofrecer una mayor compensación en otro lugar para compensarlo). El comprador también debe analizar su propio plan 401(k) para determinar si es necesario realizar alguna modificación para adaptarse a los empleados transferidos (reconocimiento de créditos por servicios anteriores, períodos de espera de los participantes, normas especiales de elegibilidad, etc.). 

Si el comprador asume el plan del vendedor, ya no se puede rescindir (a menos que el comprador no patrocine un plan de jubilación), lo que significa que, tras el cierre, el comprador puede fusionarlo con otro plan 401(k) patrocinado por él o mantener indefinidamente más de un plan, como hemos explicado detalladamente en un artículo al que se puede accederaquí. Si el comprador mantiene varios planes 401(k) durante un periodo prolongado, las pruebas anuales de no discriminación pueden resultar complejas. Si el comprador tiene la intención de fusionar los planes, solo podrá hacerlo después de completar un análisis de los derechos, beneficios y características protegidos del plan del vendedor (que deben mantenerse) y de las responsabilidades que podrían derivarse del plan del comprador como resultado de la fusión. 

Transacción bursátil 

En una operación bursátil, el comprador puede exigir al vendedor que rescinda su plan 401(k) antes del cierre o permitir que el plan continúe después del cierre. 

Exigir la rescisión antes del cierre tiene dos ventajas claras: 1) crea un evento de distribución para los participantes; y 2) siempre que el plan se liquide correctamente, las responsabilidades por las acciones previas al cierre pueden ser limitadas. La desventaja es que la terminación previa al cierre requiere una planificación y ejecución adecuadas, ya que puede introducir complejidades administrativas, como la coordinación con los administradores de registros 401(k) del comprador, las transferencias de préstamos de los participantes, la asignación de las contribuciones de reinversión elegidas por los empleados y la garantía de que el plan 401(k) del vendedor se termine correctamente. En cuanto al último punto, para rescindir y liquidar correctamente un plan 401(k), este debe cumplir con todas las leyes exigidas, lo que esencialmente significa que debe modificarse para incorporar todas las disposiciones exigidas (Ley SECURE 1.0/2.0, Ley CARES, requisitos mínimos de distribución, etc.) y todas las modificaciones opcionales o discrecionales que se adoptaron en la práctica, pero sin una modificación formal. Además, todas las prestaciones deben estar plenamente consolidadas al término del plan (incluidas las aportaciones del empleador u otras contribuciones, como la participación en los beneficios, que de otro modo no se habrían consolidado debido a las restricciones de consolidación basadas en el tiempo). Si el plan del vendedor tiene un fondo de valor estable, se debe prestar especial atención a los ajustes del valor de mercado y a si esto podría afectar negativamente a los participantes u otras consideraciones temporales para liquidar esos activos. Una reciente decisión judicial dio lugar a una importante propuesta de acuerdo después de que los participantes en el plan alegaran que habían perdido dinero tras un ajuste del valor de mercado de un fondo de valor estable como consecuencia de la terminación del plan. En resumen, la terminación de un plan 401(k) antes del cierre suele ser la vía más limpia desde el punto de vista de la responsabilidad legal en curso, si se hace correctamente, pero hay muchos requisitos administrativos detallados para liquidar adecuadamente el plan que el comprador tendrá que gestionar. 

Si el plan 401(k) del vendedor no se rescinde antes del cierre, el comprador asume efectivamente el plan 401(k) del vendedor, lo que significa que no se puede rescindir después del cierre (a menos que, de nuevo, el comprador no patrocine otro plan 401(k) en su grupo de empresas controladas por la ERISA). Seguir esta vía es lo mismo que la transacción de activos: la única forma de «eliminar» el plan 401(k) del vendedor es fusionarlo con el plan 401(k) existente del comprador. La fusión de los planes puede ayudar a realizar pruebas de no discriminación, proporcionar un enfoque universal de las prestaciones de los empleados y simplificar la administración y las operaciones, todo lo cual se analiza en detalle en un artículo redactado por nuestro equipo al que se puede accederaquí. El problema de este enfoque es que todas las obligaciones (incluidas las surgidas antes del cierre) del plan 401(k) del vendedor pueden pasar al plan del comprador y estropear su calificación fiscal. Por ejemplo, si el plan del vendedor no superó las pruebas de no discriminación y no se corrigió a tiempo, ahora será responsabilidad del comprador solucionarlo. Con el paso del tiempo, los encargados del mantenimiento de registros y los proveedores de nóminas cambian, y se produce una rotación de empleados, por lo que puede resultar muy difícil y costoso solucionar estos problemas.

Transacciones de «separación» 

Al adquirir parte de una empresa (ya sea mediante una transacción de activos o de acciones), suelen surgir cuestiones específicas relacionadas con las prestaciones de los empleados y los planes de jubilación. ¿Qué entidad patrocina el plan 401(k) y se incluye en la transacción o se queda atrás? ¿Es necesario un acuerdo de servicios de transición? Las transacciones de escisión se producen de múltiples formas que exceden el alcance de este artículo, pero es importante señalar que las operaciones que implican la adquisición de una parte de un negocio existente suelen plantear consideraciones específicas en materia de planes de jubilación (y otras prestaciones para empleados). 

Errores comunes 

A continuación se incluye una lista de algunos de los problemas más comunes que encontramos al asesorar a nuestros clientes sobre cómo gestionar los planes 401(k) en las transacciones:

• El vendedor no puede localizar los documentos clave del plan, incluidas todas las modificaciones necesarias.
• El vendedor adquirió anteriormente empresas con planes 401(k), pero no gestionó adecuadamente dichos planes (no los rescindió, fusionó ni continuó gestionándolos y operándolos activamente).
• El vendedor proporciona resultados incompletos de las pruebas de no discriminación (por ejemplo, no incluyen todas las contribuciones del empleador, excluyen entidades y empleados dentro del mismo grupo fiscal, faltan pruebas aplicables, etc.).
• El comprador no piensa en cómo integrar a los empleados y las prestaciones hasta poco antes del cierre previsto.
• Los fideicomisarios del plan 401(k) del vendedor u otros responsables autorizados para tomar decisiones sobre el plan no estarán presentes tras el cierre.
• El plan 401(k) del vendedor tiene problemas operativos o de otro tipo relacionados con el cumplimiento normativo (se han identificado responsabilidades reales), pero estos problemas no pueden solucionarse antes del cierre.

Consejos prácticos para adquirir una empresa con un plan 401(k)

Cuando asesoramos a clientes que planean adquirir una empresa con un plan 401(k), solemos comenzar con algunas preguntas básicas:

• ¿Cómo se comparan los beneficios para empleados del vendedor con los beneficios que ofreces actualmente? 
• ¿Qué obligaciones o compromisos en materia de prestaciones sociales está tratando de negociar el vendedor tras el cierre de la operación? 
• ¿Tienes alguna preferencia sobre cómo debería ser el panorama de las prestaciones sociales para los empleados tras el cierre?
  • ¿Todos los empleados (incluidos los recién incorporados) participarán en un mismo paquete de prestaciones para empleados o la empresa funcionará de forma semindependiente tras el cierre? 
  • ¿Quién se encargará de las funciones básicas de nóminas y recursos humanos para los empleados recién contratados? 
• ¿Desea adquirir el plan 401(k) del vendedor? 
  • Si es así, ¿entiende lo que está comprando, incluida la posible exposición a responsabilidades? ¿Quién se encarga de la diligencia debida (personal interno, agente de seguros, asesor jurídico, etc.)? 
  • Si no es así, ¿está preparado para integrar a los nuevos empleados en su plataforma actual de nóminas y prestaciones al cierre?

Realizar la debida diligencia en el plan 401(k) del vendedor puede ayudar a obtener estas respuestas y guiar al comprador para que tome decisiones que minimicen la exposición a la responsabilidad legal de una manera que se pueda poner en práctica. Adquirir y fusionar un plan 401(k) estándar que haya superado todas las pruebas de no discriminación aplicables recientemente es muy diferente a apostar por un plan diseñado individualmente con prestaciones por jubilación anticipada, amplios derechos de distribución en servicio y resultados de pruebas de no discriminación que no se pueden localizar (o están incompletos). 

El grupo de práctica de Beneficios para Empleados de Foley está muy versado en los recientes cambios legislativos y las tendencias en materia de litigios, y utiliza habitualmente esta experiencia para asesorar a las partes en todas las cuestiones relacionadas con la adquisición (o venta) de una empresa con un plan 401(k), incluyendo la realización de la debida diligencia, el asesoramiento sobre las opciones de implementación y terminación, la redacción de enmiendas al plan, el asesoramiento sobre cuestiones de corrección y el apoyo a la integración posterior al cierre y/o las acciones de liquidación del plan. Más allá de los planes de contribución definida, tenemos una amplia experiencia en el apoyo a transacciones que implican planes de prestaciones definidas, que hemos tratado en un artículo al que se puede accederaquí.