Cuestiones delicadas de cumplimiento normativo para las empresas cuando un ejecutivo cesa en su empleo: promesas de prestaciones tras el cese
Las relaciones laborales de los ejecutivos rara vez son permanentes. Cuando un ejecutivo u otro empleado de alto nivel rescinde su contrato, las empresas a menudo deben lidiar con difíciles cuestiones fiscales, patrimoniales y de prestaciones que surgen en relación con la rescisión del contrato del empleado.
Este artículo es el cuarto de una serie de artículos que abordan importantes aspectos de cumplimiento normativo para estructurar las prestaciones posteriores al cese o tratar cuestiones y consideraciones para las empresas cuando un ejecutivo cesa en su empleo. En nuestros artículos anteriores, analizamos sila ley ERISA se aplica a su plan de indemnización por cese de ejecutivos, sila sección 409A del Código se aplica a las prestaciones por cese y qué hacer con las concesiones de acciones.
Este mes, estamos debatiendo cuestiones que hay que tener en cuenta antes de prometer determinadas prestaciones tras la rescisión del contrato a un ejecutivo en sus acuerdos de empleo o separación.
Promesas del plan de jubilación
Una promesa habitual, aunque problemática, que vemos en los acuerdos de separación es que el ejecutivo despedido puede aportar parte o la totalidad de su indemnización por despido a sus cuentas de planes 401(k) o 403(b). Se trata de un error comprensible, ya que muchos planes 401(k) o 403(b) suelen permitir a los participantes aplazar el pago de toda su remuneración imponible. Sin embargo, existe una norma especial en la sección 415 del Código de Rentas Internas de 1986, en su versión modificada (el Código), que prohíbe que la indemnización por despido se considere una remuneración elegible en los planes 401(k) y 403(b). Dado que se trata de una norma legal, no hay forma de «eludirla».
Otra promesa, aunque menos frecuente, es que el ejecutivo adquirirá derechos sobre las prestaciones de su plan de jubilación al término de su relación laboral. Si bien esta promesa no está necesariamente prohibida por ninguna norma legal, en el caso de los planes de jubilación con ventajas fiscales, como los planes 401(k) o los planes de pensiones, y en el caso de los planes 403(b) no gubernamentales, esta promesa puede considerarse discriminatoria y una infracción de las normas del Código si se considera que el ejecutivo que cesa en sus funciones recibe una remuneración elevada según estas normas (para 2025, incluye generalmente a aquellos empleados que ganaron más de 160 000 dólares en 2024, con esa cantidad indexada cada año). Para resolver este problema, el empleador podría simplemente pagar prestaciones de indemnización adicionales equivalentes a la cantidad no consolidada que, de otro modo, se perdería en virtud del plan de jubilación. Sin embargo, ese pago de indemnización no podrá acogerse al mismo tratamiento fiscal favorable del que habría disfrutado el ejecutivo si el pago se hubiera realizado en virtud del plan de jubilación, como la posibilidad de transferir el pago y evitar el pago inmediato del impuesto sobre la renta.
La preocupación anterior con respecto a la adquisición prometida no se aplica a los planes de jubilación no calificados, que ya favorecen a los empleados con salarios más altos y no están sujetos a las mismas normas de no discriminación que los planes de jubilación calificados a efectos fiscales. Un plan no calificado puede prever la adquisición total para algunos participantes y no para otros, por lo que un empleador puede ofrecer una adquisición adicional en virtud de estos planes de forma individual.
Promesas del plan de salud
Es habitual que un contrato de trabajo o un acuerdo de separación prometa la continuidad de la participación en el plan de salud colectivo tras la finalización del contrato, como la continuidad de la cobertura gratuita o subvencionada en los planes de salud del empleador.
La mejor manera de redactar una disposición de este tipo es vincularla a la cobertura COBRA, ya que el plan de salud colectivo del empleador ya contará con disposiciones que dan derecho al empleado despedido a continuar con la cobertura bajo COBRA. A modo de ejemplo, la disposición podría establecer que si el ejecutivo despedido opta oportunamente por la cobertura COBRA, el empleador pagará (o reembolsará al ejecutivo) parte o la totalidad de las primas COBRA del ejecutivo mientras dicha cobertura COBRA esté en vigor. Recomendamos este enfoque, especialmente para los planes que están asegurados o son autoasegurados con un seguro de limitación de pérdidas, de modo que el empleador no haga inadvertidamente promesas al ejecutivo que sus compañías de seguros no han acordado (como permitir que un ejecutivo despedido continúe con la cobertura sin elegir COBRA).
Si la cobertura prometida tras la rescisión se extiende más allá del periodo típico de cobertura COBRA de 18 meses, el empleador deberá solicitar la aprobación de la aseguradora de su plan de salud o de la aseguradora de stop-loss, si procede, para garantizar que las prestaciones ampliadas sigan estando cubiertas por la póliza de seguro. Además, dado que la ley ERISA exige que los documentos del plan especifiquen cuándo se pagan las prestaciones, el empleador debe asegurarse de que el plan permita a un empleado despedido continuar con la cobertura más allá del período de continuación de COBRA, por ejemplo, incluyendo una disposición en el plan que establezca que la cobertura puede ampliarse en la medida prevista en un acuerdo de separación.
Por último, en el caso de los planes autoasegurados, se deben tener en cuenta las consecuencias fiscales federales al hacer cualquier promesa a un ejecutivo que abandona la empresa. Los planes de salud colectivos autoasegurados están sujetos al artículo 105(h) del Código, que exige que las prestaciones sean imponibles para el empleado si el plan discrimina a favor de los empleados o antiguos empleados con salarios elevados. Si el empleador proporciona subsidios COBRA solo a los ejecutivos que cesan en sus funciones y no a los empleados de base, los ejecutivos que cesan en sus funciones podrían estar sujetos a impuestos sobre las prestaciones posteriores al cese. Para evitar la tributación de las prestaciones, el empleador podría, en su lugar, imputar el valor del subsidio COBRA del empleador como salario imponible para el ejecutivo. Por supuesto, se deben retener impuestos sobre esos salarios imputados y, si no se paga ninguna indemnización en efectivo durante el mismo período en que está en vigor la cobertura del plan de salud subvencionado a partir de la cual se realizan esos pagos de retención, el empleador y el ejecutivo deberán llegar a un acuerdo sobre cómo se pagarán esos impuestos retenidos. Otra alternativa es proporcionar al ejecutivo pagos adicionales en efectivo sujetos a impuestos que este pueda utilizar para cubrir los costes de COBRA si lo desea, en lugar de subsidios o reembolsos específicos vinculados a la inscripción del ejecutivo en la cobertura COBRA.
Otras promesas del plan de bienestar social
La última promesa típica, pero problemática, que solemos ver en los contratos de trabajo o acuerdos de separación es que el ejecutivo despedido puede seguir participando en «todos los planes de bienestar del empleador» durante un periodo posterior al despido. La frase «planes de bienestar del empleador» incluiría cosas como seguros de vida y planes de discapacidad a largo plazo, así como planes de salud colectivos (que ya hemos comentado anteriormente).
La preocupación radica en que los seguros de vida y los planes de discapacidad a largo plazo rara vez incluyen disposiciones de cobertura tras la rescisión del contrato, como COBRA. Los planes de seguro de vida a menudo solo permiten a los empleados despedidos convertir su cobertura colectiva en una póliza de seguro individual (sujeta a límites en la cantidad que se puede convertir, así como a obligaciones de primas a menudo significativamente más altas) y los planes de discapacidad a largo plazo a menudo no contemplan ningún tipo de cobertura tras la rescisión del contrato. Por lo tanto, antes de prometer estas prestaciones tras el cese, es imprescindible que el empleador revise las normas de sus planes de prestaciones y pólizas de seguro para determinar si existe alguna forma de proporcionar dicha cobertura, o solicitar la aprobación de la compañía de seguros para añadir una cláusula adicional a la póliza que amplíe la cobertura al ejecutivo. De lo contrario, el empleador podría haber prometido inadvertidamente prestaciones que tendrá que autoasegurar porque la compañía de seguros no ha aceptado pagarlas en virtud de su póliza. Por ejemplo, si el antiguo ejecutivo falleciera mientras la cobertura del seguro de vida colectivo tras la rescisión del contrato estuviera supuestamente en vigor, la aseguradora podría denegar la reclamación de las prestaciones, lo que daría lugar a que el empleador tuviera que pagar las prestaciones por fallecimiento con cargo a sus activos generales.
En resumen, antes de prometer prestaciones tras la rescisión del contrato en el acuerdo de empleo o separación de un ejecutivo, el empleador debe considerar si la ley y los términos de los documentos de su plan o pólizas de seguro permiten que se cumplan esas promesas y, en caso afirmativo, cómo abordar las consecuencias fiscales. Los empleadores deben considerar cuidadosamente estas cuestiones antes de celebrar acuerdos de empleo o hacer promesas a un ejecutivo que deja la empresa, a fin de evitar estas consecuencias no deseadas.
Para obtener más información sobre cuestiones de cumplimiento normativo cuando los ejecutivos rescinden su contrato laboral, permanezca atento al quinto y último artículo de nuestra serie.
Para obtener más información, póngase en contacto con cualquiera de los abogados de el departamento de prestaciones para empleados y remuneración de ejecutivos de Foley.
