Implicaciones prácticas de las medidas de control de la inmigración en los planes de prestaciones – Parte II
Con el continuo énfasis de la Administración Trump en la aplicación de las leyes de inmigración de los Estados Unidos, los empleadores están cada vez más preocupados por las redadas en los lugares de trabajo. En determinadas circunstancias, los funcionarios encargados de hacer cumplir las leyes de inmigración detendrán y arrestarán a los trabajadores. Los administradores de planes de prestaciones deben considerar cómo se trata a los trabajadores detenidos en el marco de los planes de prestaciones de la empresa. Para obtener más información sobre cómo un trabajador indocumentado puede convertirse en participante del plan, consulteaquí.
¿Qué ocurre cuando se detiene a un trabajador? ¿Puede liberarse posteriormente a un trabajador detenido?
El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) responde a estas preguntas de la siguiente manera:
La detención no es punitiva. Una vez que un extranjero es transferido a la custodia del ICE, la agencia toma una decisión sobre su custodia. El ICE utiliza sus limitados recursos de detención para retener a los extranjeros con el fin de garantizar su presencia en los procedimientos de inmigración o de expulsión de los Estados Unidos, así como a aquellos que están sujetos a detención obligatoria, según lo establecido en la Ley de Inmigración y Nacionalidad, o aquellos que el ICE determina que suponen un riesgo para la seguridad pública o de fuga durante el proceso de determinación de la custodia.
Cuando un extranjero no está sujeto a detención obligatoria o no se considera que represente un riesgo para la seguridad pública o de fuga, el ICE ejerce su discreción para tomar decisiones de custodia y liberar a los extranjeros con condiciones. Estas decisiones de custodia se toman caso por caso y después de considerar la totalidad de las circunstancias, principalmente el riesgo de fuga, la amenaza a la seguridad nacional y el riesgo para la seguridad pública.
El ICE también tiene en cuenta otros factores, como cuando un extranjero padece una enfermedad grave, es el principal cuidador de menores o existen otras consideraciones humanitarias. [enlace al sitio web 10/7/2025 https://www.ice.gov/detain/detention-management]
Por lo tanto, los administradores de planes de prestaciones deben determinar si un trabajador detenido sigue estando cubierto por determinados planes de prestaciones de la empresa, y cuándo cesa dicha cobertura.
Planes 401(k)
¿Se suspenderán las contribuciones de los empleados?
Los empleadores pueden decidir eliminar a los empleados detenidos de la nómina. Si esto ocurre, los empleados detenidos ya no recibirán una remuneración de la que se puedan deducir las contribuciones. Por el contrario, si los empleadores mantienen a los empleados detenidos en la nómina, las contribuciones al plan 401(k) continuarán hasta que el empleado modifique afirmativamente su elección del plan 401(k) (por ejemplo, reduciendo el porcentaje de aplazamiento al 0 %).
¿La detención afectará la adquisición de derechos de servicio?
Depende de cómo se defina y mida el servicio de adquisición de derechos en el documento del plan 401(k). Si el plan define el servicio de adquisición de derechos como 1000 horas de servicio durante un año del plan, entonces la detención de un empleado puede interferir con el crédito por servicio de adquisición de derechos. Sin embargo, si el plan utiliza el tiempo transcurrido para medir el servicio de adquisición de derechos, es posible que la adquisición de derechos no se vea afectada, ya que la detención no se considera un período de separación del servicio a efectos del plan 401(k), y cualquier baja de menos de 12 meses sigue contando como servicio de adquisición de derechos.
¿La detención provocará un evento de distribución?
Depende de cómo se defina o describa la terminación del empleo en el plan 401(k). Es poco probable que la detención se mencione en el plan. Sin embargo, el administrador del plan 401(k) puede considerar cómo se definen términos como «licencia» o «empleado activo». Dependiendo de las interpretaciones razonables de estos términos o similares, un empleado detenido puede tener derecho a una distribución del plan 401(k). Si es así, los administradores del plan deben tener en cuenta las dificultades prácticas asociadas con la tramitación de un cheque a un empleado indocumentado.
Planes de salud
¿La detención provocará la pérdida de la cobertura del plan de salud?
Los administradores de planes de prestaciones deben revisar los términos del plan de salud, incluida la descripción resumida del plan y cualquier material proporcionado durante el periodo de inscripción abierta. La detención de un empleado no constituye, por sí sola, un evento que cumpla los requisitos de la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA). Sin embargo, si la detención da lugar a una reducción de las horas de trabajo que provoca la pérdida de la cobertura sanitaria, se activará la COBRA.
La mayoría de los planes de salud restringen la elegibilidad a los empleados regulares y activos que trabajan al menos 30 horas por semana. Es muy probable que un empleado detenido quede por debajo del umbral de las 30 horas y, como resultado, active los derechos COBRA (siempre que el empleador mantenga al menos 20 empleados; de lo contrario, se podrían activar los derechos mini-COBRA estatales).
Para minimizar los efectos adversos sobre los empleados detenidos, los administradores de planes de prestaciones pueden considerar lo siguiente (sujeto a los convenios colectivos, si procede):
- Modifique el plan de salud para ampliar la cobertura a los empleados detenidos durante un determinado período de tiempo. Si el plan está totalmente asegurado, será necesario el consentimiento de la compañía de seguros. Si el plan es autofinanciado con un seguro de limitación de pérdidas, la aseguradora de limitación de pérdidas deberá dar su consentimiento a la modificación.
- Subvencionar las primas de COBRA durante un período de tiempo determinado. La subvención del empleador no se consideraría salario imponible, a menos que el plan de salud sea autofinanciado y los empleados con remuneraciones elevadas reciban la subvención.
Tenga en cuenta que, aunque un empleado detenido puede no estar recibiendo la remuneración actual, se debe seguir poniendo a su disposición el importe total de cualquier cuenta de gastos médicos flexibles y las contribuciones realizadas hasta la fecha.
Plan de compensación diferida
La Sección 409A del Código de Rentas Internas regula las consecuencias fiscales relacionadas con los planes de compensación diferida.Engeneral, un empleado solo puede recibir una distribución si se producen determinados acontecimientos específicos, como una «separación del servicio» o una «emergencia imprevisible» (tal y como se definen en la Sección 409A). Aunque los empleados detenidos no están contemplados directamente en las normas de la sección 409A, el administrador del plan debe considerar cuidadosamente las circunstancias de la detención a la luz de los términos del plan para determinar si se debe exigir o permitir una distribución.Comose ha señalado anteriormente, existen consideraciones prácticas en relación con el procesamiento de los pagos a los empleados indocumentados.
Lista de verificación de medidas a tomar
Acciones generales
- Revise los documentos del plan de prestaciones para ver definiciones como «empleado activo», «permiso de ausencia» y «cese en el servicio».
- Determinar si los empleados detenidos siguen estando cubiertos por cada plan de prestaciones.
- Consulte a un asesor legal para obtener orientación sobre la interpretación y el cumplimiento del plan.
Planes 401(k)
- Decida si los empleados detenidos seguirán en nómina.
- Si se elimina, detenga las contribuciones al plan 401(k).
- Si se mantiene, continúe con las contribuciones hasta que el empleado modifique su elección.
- Revise los términos del plan para determinar la elegibilidad para la distribución.
- Prepárese para los retos prácticos que plantea el procesamiento de las distribuciones a empleados indocumentados.
Planes de salud
- Examine los requisitos de elegibilidad del plan de salud (por ejemplo, el número mínimo de horas trabajadas).
- Determinar si la detención conlleva una reducción de horas y la pérdida de cobertura, lo que activaría COBRA o mini-COBRA estatal.
- Considere modificar el plan para ampliar la cobertura de los empleados detenidos (requiere el consentimiento de la aseguradora médica o la aseguradora de pérdida limitada).
- Asegúrese de que los empleados detenidos puedan acceder al importe total de sus cuentas de gastos médicos flexibles.
Planes de compensación diferida
- Consulte con un asesor legal para obtener orientación sobre las normas de la Sección 409A y si la detención debe considerarse como una «separación del servicio» o una «emergencia imprevisible».
- Abordar cuestiones prácticas relacionadas con los pagos a empleados indocumentados.
Documentación y comunicación
- Documentar todas las decisiones y justificaciones relativas a la situación de las prestaciones de los empleados detenidos.
- Comuníquese claramente con los empleados afectados y sus dependientes cubiertos sobre cualquier cambio y opciones en la cobertura de beneficios.
