Implicaciones prácticas de la aplicación de las leyes de inmigración en los planes de prestaciones - Parte II
Con el énfasis continuo de la Administración Trump en la aplicación de las leyes de inmigración de Estados Unidos, los empleadores están cada vez más preocupados por las redadas en el lugar de trabajo. En determinadas circunstancias, los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley de inmigración realizarán arrestos y detendrán a los trabajadores. Los administradores de planes de prestaciones deben considerar cómo se trata a estos trabajadores detenidos en los planes de prestaciones de la empresa. Para más información sobre cómo un trabajador indocumentado puede convertirse en partícipe de un plan, consulte aquí.
¿Qué ocurre cuando se detiene a un trabajador? ¿Puede un trabajador detenido ser liberado más tarde?
El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE) aborda estas cuestiones del siguiente modo:
La detención no tiene carácter punitivo. Una vez que un extranjero es transferido a la custodia del ICE, la agencia toma una determinación de custodia. El ICE utiliza sus limitados recursos de detención para retener a los extranjeros con el fin de garantizar su presencia en los procedimientos de inmigración o su expulsión de Estados Unidos, así como a los que están sujetos a detención obligatoria, según lo dispuesto en la Ley de Inmigración y Nacionalidad, o a los que el ICE determina que representan un riesgo para la seguridad pública o de fuga durante el proceso de determinación de la custodia.
Cuando un extranjero no está sujeto a detención obligatoria o no se considera que presente un riesgo para la seguridad pública o de fuga, el ICE ejerce su discrecionalidad a la hora de tomar decisiones de custodia para poner en libertad a extranjeros con condiciones. Estas decisiones de custodia se toman caso por caso y tras considerar la totalidad de las circunstancias, principalmente el riesgo de fuga, la amenaza para la seguridad nacional y el riesgo para la seguridad pública.
El ICE también tiene en cuenta otros factores, como cuando un extranjero padece una enfermedad grave, es el principal cuidador de niños menores u otras consideraciones humanitarias. [enlace web 10/7/2025 https://www.ice.gov/detain/detention-management]
Por lo tanto, los administradores de los planes de prestaciones deben determinar si un trabajador detenido sigue estando cubierto por determinados planes de prestaciones de la empresa, y cuándo cesa dicha cobertura.
Planes 401(k)
¿Dejarán de cotizar los trabajadores?
Los empresarios pueden decidir dar de baja en nómina a los empleados retenidos. En tal caso, los empleados retenidos dejarán de percibir una remuneración de la que puedan deducirse las cotizaciones. Por el contrario, si los empresarios mantienen en nómina a los empleados retenidos, las contribuciones 401(k) continuarán hasta que el empleado modifique afirmativamente su elección 401(k) (por ejemplo, reduciendo el porcentaje de aplazamiento al 0%).
¿Influirá la detención en el servicio de adquisición de derechos?
Depende de cómo se defina y mida el servicio de adquisición de derechos en el documento del plan 401(k). Si el plan define el servicio de adquisición de derechos como 1.000 horas de servicio durante un año del plan, entonces la detención de un empleado puede interferir con el crédito de servicio de adquisición de derechos. Si, por el contrario, el plan utiliza el tiempo transcurrido para medir el servicio de adquisición de derechos, entonces la adquisición de derechos puede no verse afectada porque la detención no se considera un período de indemnización a efectos del plan 401(k), y cualquier excedencia de menos de 12 meses sigue contando como servicio de adquisición de derechos.
¿La detención provocará un evento de distribución?
Depende de cómo se defina o describa el cese de la relación laboral en el plan 401(k). Es poco probable que la detención se mencione en el plan. Sin embargo, el administrador del plan 401(k) puede considerar cómo se definen términos como "excedencia" o "empleado activo". En función de interpretaciones razonables de estos términos u otros similares, un empleado detenido puede tener derecho a una distribución del plan 401(k). De ser así, los administradores del plan deben ser conscientes de los problemas prácticos asociados a la tramitación de un cheque a un empleado indocumentado.
Planes de salud
¿La detención provocará la pérdida de la cobertura del plan de salud?
Los administradores del plan de prestaciones deben revisar las condiciones del plan de salud, incluido el resumen de la descripción del plan y cualquier material facilitado durante la inscripción abierta. La detención de un empleado no constituye, por sí misma, un acontecimiento que cumpla los requisitos a efectos de la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA, por sus siglas en inglés). No obstante, si la detención da lugar a una reducción de la jornada laboral que conlleva la pérdida de la cobertura sanitaria, se activará COBRA.
La mayoría de los planes de salud restringen la elegibilidad a los empleados regulares y activos que trabajan al menos 30 horas semanales. Lo más probable es que un empleado detenido no alcance el umbral de 30 horas y, en consecuencia, se le apliquen los derechos de COBRA (siempre que la empresa mantenga al menos 20 empleados; de lo contrario, podrían aplicarse los derechos estatales de mini-COBRA).
Para minimizar los efectos adversos sobre los empleados retenidos, los administradores de los planes de prestaciones pueden considerar lo siguiente (sujeto a los convenios colectivos, si procede):
- Modificar el plan de salud para ampliar la cobertura a los empleados detenidos durante un determinado periodo de tiempo. Si el plan está asegurado a todo riesgo, será necesario el consentimiento de la compañía de seguros. Si el plan está autofinanciado con un seguro stop-loss, la aseguradora stop-loss debe dar su consentimiento a la modificación.
- Subvencionar las primas de COBRA durante un periodo de tiempo determinado. La subvención del empleador no se trataría como salario imponible a menos que el plan de salud sea autofinanciado y los empleados altamente remunerados reciban la subvención.
Tenga en cuenta que, aunque un empleado retenido no reciba la remuneración actual, el importe total de las cuentas de gastos médicos flexibles y las contribuciones realizadas hasta la fecha deben seguir estando disponibles.
Plan de retribución diferida
La Sección 409A del Código de Rentas Internas regula las consecuencias fiscales relativas a los planes de retribución diferida. En general, un empleado sólo puede recibir una distribución si se producen determinados acontecimientos específicos, como una "separación del servicio" o una "emergencia imprevisible" (cada uno de ellos según se define en la Sección 409A). Aunque los empleados retenidos no están contemplados directamente en las normas de la Sección 409A, el administrador del plan debe considerar detenidamente las circunstancias de la retención a la luz de las condiciones del plan para determinar si debe exigirse o permitirse una distribución. Como se ha indicado anteriormente, existen consideraciones prácticas relativas a la tramitación de pagos a empleados indocumentados.
Lista de control de medidas
Acciones generales
- Revise los documentos del plan de prestaciones para conocer definiciones como "empleado activo", "excedencia" y "separación del servicio".
- Determine si los empleados detenidos siguen cubiertos por cada plan de prestaciones.
- Consulte a un asesor jurídico para que le oriente sobre la interpretación y el cumplimiento del plan.
Planes 401(k)
- Decida si los empleados detenidos seguirán en nómina.
- Si se retira, suspenda las aportaciones al plan 401(k).
- Si se mantiene, continuar con las cotizaciones hasta que el trabajador modifique su elección.
- Revise las condiciones del plan para determinar si se cumplen los requisitos de distribución.
- Prepárese para los retos prácticos que plantea la tramitación de los repartos a empleados indocumentados.
Planes de salud
- Examine los requisitos de elegibilidad del plan de salud (por ejemplo, el número mínimo de horas trabajadas).
- Determinar si la detención da lugar a una reducción de horas y a la pérdida de la cobertura, activando COBRA o mini-COBRA estatal.
- Considerar la posibilidad de modificar el plan para ampliar la cobertura a los empleados detenidos (requiere el consentimiento de la aseguradora de salud o de la aseguradora stop loss).
- Asegúrese de que los empleados retenidos puedan acceder al importe total de sus cuentas de gastos médicos flexibles.
Planes de retribución diferida
- Consulte a un asesor jurídico para que le oriente sobre las normas de la Sección 409A y sobre si la detención debe considerarse una "separación del servicio" o una "emergencia imprevisible".
- Abordar las cuestiones prácticas de los pagos a empleados indocumentados.
Documentación y comunicación
- Documentar todas las decisiones y fundamentos relativos a la situación de las prestaciones de los empleados detenidos.
- Comunique claramente a los empleados afectados y a sus dependientes cubiertos los cambios y opciones de cobertura de prestaciones.
