Gastos del plan ERISA: ¿Cuándo puede pagar el plan?
Los patrocinadores del plan pueden pagar los gastos del plan ERISA ellos mismos o, en determinadas circunstancias, con los activos del plan. Comprender qué gastos pueden imputarse al plan -y qué gastos deben salir de la hucha del empleador- puede resultar complejo. Este artículo ofrece una guía para evaluar si los gastos pueden pagarse con los activos del plan y consideraciones clave para los fiduciarios del plan sobre el uso de los activos del plan para gastos.
Marco jurídico de ERISA
Según el artículo 404 de ERISA, un plan debe mantenerse en beneficio exclusivo de los partícipes y sus beneficiarios. Esta norma se conoce comúnmente como la "norma del beneficio exclusivo" de ERISA, y prohíbe a las empresas desviar activos en beneficio propio. Como la mayoría de las normas, existen excepciones a la regla del beneficio exclusivo, incluido el uso de los activos del plan para pagar gastos razonables del plan. Aunque el pago de los gastos de un plan no es un beneficio para los partícipes, está permitido en virtud de la regla del beneficio exclusivo si los gastos son razonables y están relacionados con las operaciones administrativas o fiduciarias del plan.
El Departamento de Trabajo (DOL) divide los gastos en los de naturaleza fiduciaria o administrativa y los que son funciones del "fideicomitente", es decir, los gastos incurridos como parte del papel del empresario como fideicomitente de un fideicomiso. Los gastos administrativos pueden correr a cargo del plan o del empresario. Mientras que, por el contrario, los gastos del fideicomitente deben ser abonados por el empleador y nunca deben pagarse con los activos del plan.
¿Qué gastos son pagaderos por el plan?
Determinar qué gastos puede pagar el plan requiere un análisis cuidadoso a la luz de las disposiciones de ERISA y las orientaciones del DOL. A continuación se presenta una tabla en la que se indican los gastos más comunes y si pueden ser pagados por el plan en virtud de ERISA.
| Tipo de gasto | Descripción | ¿Quién paga los gastos? |
| Establecer un plan | Tasas relativas al diseño preliminar del plan | Empresario |
| Tasas de adopción de los documentos del plan | Empresario | |
| Honorarios devengados por la solicitud de una carta de determinación o dictamen favorable del IRS | El empresario o el plan | |
| Mantenimiento continuo | Honorarios de terceros proveedores de servicios (por ejemplo, honorarios de mantenimiento de registros, honorarios del fideicomisario, preparación del formulario 5500). | El empresario o el plan |
| Tasas para adoptar una enmienda discrecional que no se deba a un cambio de ley | Empresario | |
| Tasas para adoptar una enmienda que refleje los cambios en la legislación | El empresario o el plan | |
| Tasas por valoración anual de activos fiduciarios | El empresario o el plan | |
| Honorarios del tasador independiente de las acciones de la empresa (por ejemplo, ESOP) | El empresario o el plan | |
| Comisiones de inversión (por ejemplo, comisiones fiduciarias, comisiones de custodia, comisiones de asesoramiento de inversión) | El empresario o el plan | |
| Primas de fidelidad | El empresario o el plan | |
| Sanciones del IRS o del DOL (por ejemplo, impuestos especiales o sanciones por retraso en la presentación del formulario 5500). | Empresario | |
| Coste de corrección de los fallos del plan según el EPCRS del IRS (por ejemplo, tasa de solicitud del VCP) | El empleador, a menos que el EPCRS permita el uso de contribuciones restitutivas de la cuenta de confiscación. | |
| Finalización del plan | Gastos de consultoría o jurídicos derivados de la decisión de rescindir el plan | Empresario |
| Gastos derivados de la rescisión del plan (por ejemplo, liquidación de inversiones y fideicomiso) | El empresario o el plan | |
| Gastos derivados de la aplicación de los procedimientos de rescisión del PBGC a los planes de prestaciones definidas | El empresario o el plan | |
| Carta de determinación del IRS sobre la terminación del plan | El empresario o el plan |
Asignación de gastos del plan a las cuentas de los partícipes (lea el documento del plan)
Por lo general, los promotores del plan disponen de un amplio margen de discrecionalidad a la hora de determinar cómo se asignarán los gastos pagaderos del plan. Sin embargo, si el documento del plan establece cómo se asignan determinados gastos, el administrador del plan está obligado a seguir el documento del plan. Si el documento del plan no dice nada o es ambiguo, el administrador del plan debe elegir el método de imputación adecuado.
El método de imputación debe determinarse con prudencia y ponderar los intereses contrapuestos de las distintas categorías de partícipes y los efectos de los distintos métodos de imputación de gastos sobre dichos intereses. El administrador del plan no deja de actuar en el mejor interés de los partícipes del plan por el mero hecho de que el método de asignación de gastos perjudique a una clase de partícipes, siempre que exista una base racional para seleccionar el método de asignación.
El método de asignación que utilice el administrador de un plan depende en gran medida de cómo se cargue el gasto al plan y del motivo del gasto. Existen tres formas principales de asignar las comisiones a un plan de aportaciones definidas, como un plan 401(k): (i) prorrateo, (ii) per cápita, o (iii) en función del uso de los partícipes.
- Método de prorrateo - El método de prorrateo suele ser el método de asignación más equitativo. Los gastos se asignan a las cuentas de los participantes en función del saldo de la cuenta de cada participante. Por ejemplo, si las comisiones relacionadas con la inversión se calculan en función de los saldos de las cuentas, el administrador del plan debe asignar dichas comisiones utilizando el método de prorrateo.
- Método per cápita - El método per cápita, por el que un gasto se divide equitativamente entre los participantes del plan, puede ser un método de asignación razonable para los gastos administrativos fijos, como las comisiones de mantenimiento de registros. Por ejemplo, si se cobra al plan una comisión por servicios de terceros en función del número de partícipes, sería razonable asignar esas comisiones per cápita.
- Uso por parte del participante - Como explicó el Departamento de Trabajo en el Boletín de asistencia de campo 2003-3, ciertos gastos pueden cargarse a las cuentas individuales de los participantes en función del uso. Por ejemplo, un plan podría cargar gastos a las cuentas individuales de los partícipes cuando el plan incurra en una comisión por procesar un retiro por dificultades financieras, préstamos de los partícipes, una elección de distribución o por gastos relacionados con la determinación de si una orden de relaciones domésticas es una orden de relaciones domésticas cualificada en virtud de ERISA (es decir, una QDRO).
En particular, la normativa del DOL exige que la descripción resumida del plan (SPD) incluya un resumen de todas las disposiciones que puedan dar lugar a la imposición de una comisión o cargo en la cuenta de un partícipe, cuyo pago sea una condición para la percepción de prestaciones. La SPD debe incluir una declaración en la que se identifiquen las circunstancias que pueden dar lugar a la compensación o reducción de las prestaciones que un partícipe o beneficiario podría esperar razonablemente que el plan le proporcionara sobre la base de la descripción de las prestaciones. Si las comisiones están sujetas a cambios, la SPD puede remitir a los partícipes a otras informaciones sobre comisiones, como las relativas a las comisiones de inversión. Además, si el plan cobra a las cuentas individuales de los participantes por las determinaciones de QDRO, los procedimientos de QDRO y la SPD deben explicar que se cobrará a las cuentas individuales de los participantes. Si desea conocer otros requisitos y recomendaciones para los SPD, consulte la sección 401(k) Compliance Check #10: Magic Words - Best Practices for 401(k) Plan SPDs.
Nota sobre los recientes litigios relativos a las cuentas de confiscación
En los últimos años, ha aumentado el número de litigios relacionados con la forma en que los patrocinadores del plan utilizan la cuenta de confiscación de su plan. Por lo general, una cuenta de confiscación, que incluye la parte no consolidada del saldo de la cuenta de un antiguo empleado tras cinco interrupciones consecutivas de un año en el servicio, puede utilizarse para pagar gastos del plan, reducir las aportaciones de la empresa o aumentarlas. El promotor del plan debe decidir cómo utilizar el saldo de la cuenta de confiscación antes de que finalice el año del plan en el que se produjo la confiscación o el año siguiente al año en el que se produjeron.
La mayoría de los documentos del plan incluyen un lenguaje que describe cómo los patrocinadores del plan pueden utilizar el saldo de la cuenta de confiscación. El documento del plan exige que las confiscaciones se utilicen de una manera determinada (por ejemplo, para compensar las comisiones del plan) o concede al administrador del plan la facultad de decidir cómo se utilizará la cuenta de confiscación (por ejemplo, puede utilizarse para compensar las contribuciones del empleador o reducir las comisiones del plan). En casos recientes, los demandantes han argumentado que -cuando el documento del plan otorga discrecionalidad al administrador del plan- éste incumple sus obligaciones fiduciarias en virtud de ERISA cuando utiliza la cuenta de confiscación para compensar las aportaciones del empleador, en lugar de compensar las comisiones del plan cargadas a las cuentas de los participantes.
Los patrocinadores del plan deben revisar los términos de su documento del plan para determinar si el administrador del plan tiene discreción para determinar cómo se utilizarán las cuentas de confiscación. Si el documento del plan otorga discrecionalidad al administrador del plan, el patrocinador del plan debe considerar la posibilidad de modificar el plan para eliminar dicha discrecionalidad y exigir al administrador del plan que utilice la cuenta de confiscación de la manera deseada. Dado que el administrador del plan debe atenerse a los términos del documento del plan, existe una sólida defensa contra estas reclamaciones de cuentas de confiscación si el administrador del plan no dispone de discrecionalidad.
Conclusión
Comprender qué gastos del plan son pagaderos en virtud de ERISA es crucial para los administradores del plan. Es importante que, cuando los gastos sean a cargo del plan, el administrador del plan también tenga una base racional para el método de asignación que seleccione. Los patrocinadores del plan deben revisar detenidamente la forma en que su documento del plan aborda los gastos pagaderos por el plan, los métodos de asignación y el uso de cuentas de confiscación. Si existen ambigüedades o discrecionalidad, en particular en lo que respecta al uso de cuentas de confiscación, los patrocinadores del plan deben considerar la posibilidad de modificar el documento del plan para mitigar los riesgos legales y proteger los intereses de los participantes.
