Aprovechando la ola Roth: Escollos de la nómina y soluciones prácticas para el nuevo requisito obligatorio de recuperación Roth para los planes de jubilación
A partir del 1 de enero de 2026, las aportaciones complementarias de los mayores de 50 años para los "partícipes con salarios elevados" de los planes de jubilación 401(k), 403(b) y 457(b) del gobierno deben realizarse sobre una base Roth. En consecuencia, las empresas deben identificar a los "partícipes con salarios elevados" y asegurarse de que las aportaciones complementarias correspondientes se caracterizan como Roth, incluso si la elección de aplazamiento de aportaciones complementarias del partícipe es antes de impuestos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha publicado recientemente la normativa final de aplicación de la recuperación Roth obligatoria, que creará puntos de presión para los sistemas de nóminas, los gestores de planes de jubilación y los patrocinadores de planes. En esta actualización se resume el nuevo requisito obligatorio de recuperación Roth, se destacan algunas cuestiones que deben tener en cuenta los departamentos de nóminas y recursos humanos, y se recomiendan soluciones para reducir el riesgo de cumplimiento.
La nueva norma de actualización obligatoria del Roth
De acuerdo con la normativa final del IRS, un partícipe que reúna los requisitos para ponerse al día con un salario FICA pagado por la(s) empresa(s) correspondiente(s) por encima de un umbral salarial en el año natural anterior (como se indica en la casilla 3 del Formulario W-2) debe realizar todas las aportaciones para ponerse al día como aportaciones Roth designadas. La nueva norma de recuperación Roth obligatoria se aplica a los planes 401(k), 403(b) y 457(b) gubernamentales. A partir de 2026, los partícipes con un salario FICA en 2025 igual o superior a 150.000 $ deberán, en general, realizar todas las aportaciones de recuperación como Roth y no antes de impuestos. Esta norma se aplica tanto a las aportaciones normales para ponerse al día como a las "super" aportaciones para ponerse al día que pueden realizar los empleados de 60 a 63 años.
Los salarios FICA de un participante incluyen los salarios pagados por el patrocinador del plan (u otro empleador participante en el plan) y, dependiendo de la decisión del patrocinador del plan, pueden determinarse entidad por entidad o agregando los salarios FICA pagados por algunos o todos los empleadores participantes en el plan, o algunas o todas las entidades dentro del grupo controlado fiscalmente del patrocinador del plan, independientemente de la participación en el plan. (En general, el patrocinador del plan debe modificar el plan antes de que finalice el año natural 2026 para reflejar su elección). Cualquiera que sea la elección que haga el patrocinador del plan a este respecto, también influye en si un participante sigue sujeto a las normas obligatorias de recuperación Roth. Por ejemplo, si un patrocinador del plan opta por el enfoque entidad por entidad, entonces el participante estará sujeto a los requisitos obligatorios de recuperación Roth únicamente mientras esté empleado por la entidad que le pagó salarios FICA por encima del umbral.
Los empleados sin salarios FICA pagados por el patrocinador del plan (u otros empleadores participantes o del grupo controlado), como los nuevos contratados, en el año anterior no estarán sujetos al mandato de recuperación Roth para el año siguiente.
Como se indica a continuación, los patrocinadores del plan y los departamentos pertinentes deben tener en cuenta varias cuestiones antes de tomar decisiones sobre las operaciones y las modificaciones del plan.
Sistemas de nóminas y flujos de datos
Este requisito de Roth de ponerse al día crea varios desafíos potenciales para los empleadores y sus proveedores de servicios de planes, incluidos los que se indican a continuación.
¿Quién está sujeto a la norma?
En primer lugar, los patrocinadores del plan y sus departamentos de nóminas deben determinar quién está sujeto a la norma de recuperación Roth. Para ello, el departamento de nóminas debe disponer de los datos correctos sobre los salarios FICA del año anterior para identificar a los participantes afectados (posiblemente incluyendo todos los salarios FICA de los grupos controlados fiscalmente). Los empleadores que cambiaron de proveedor de nóminas en 2025, completaron una fusión o adquisición (y tienen múltiples proveedores de nóminas como resultado), o sufrieron una reorganización corporativa deben validar que tienen datos completos y precisos de salarios FICA de 2025. Asimismo, el movimiento de empleados dentro de un grupo controlado fiscalmente puede complicar el análisis del umbralsalarial, en función de las opciones elegidas por el patrocinador del plan para determinar los salarios FICA. Es posible que las personas o los equipos de nóminas, recursos humanos, jurídicos y financieros tengan que consultar cómo sus sistemas captan actualmente los salarios FICA y cómo el movimiento de empleados entre entidades puede afectar a cómo se determinarán los salarios FICA, así como el enfoque si se adquieren o crean nuevas entidades empleadoras. Esto puede influir en las decisiones tomadas en relación con la determinación de los salarios FICA.
En el caso de las empresas que adquieren otra empresa mediante la compra de activos, las normas definitivas permiten al promotor del plan combinar los salarios FICA de la empresa predecesora (es decir, la vendedora de activos) con la empresa sucesora (es decir, el promotor/comprador del plan) y considerar la suma como pagada por la empresa sucesora a efectos de determinar si el partícipe alcanzó el umbral salarial FICA en el año de la adquisición si la empresa sucesora presenta un único Formulario W-2 en el que se declaren los salarios de la empresa predecesora y de la sucesora (mediante el procedimiento alternativo establecido en el Procedimiento del IRS 2004-53). En caso contrario, el umbral salarial se determinaría en función de los salarios declarados por el empleador sucesor (como se indica en la casilla 3 del Formulario W-2).
Dado que los salarios fluctúan, la designación como "partícipe muy remunerado" también puede fluctuar, y algunos empleados inevitablemente entrarán o saldrán de esa categoría y de sus restricciones de un año para otro, por lo que los patrocinadores del plan (y otros empleadores pertinentes) deberán garantizar un seguimiento preciso y no limitarse a establecerlo y olvidarlo.
¿Se celebrarán elecciones por mayoría cualificada?
Otro reto consistirá en determinar si se aplican las elecciones de recuperación de Roth "consideradas" para los participantes con salarios elevados, siempre que su sistema de nóminas pueda hacerlo. En cuanto a los antecedentes, los planes que permiten las aportaciones para ponerse al día suelen hacerlo a través de una elección separada (en la que los participantes hacen una elección separada para las aportaciones para ponerse al día que no entra en vigor hasta que se alcanzan los límites del plan), una elección provisional (similar a la elección separada, salvo que las aportaciones para ponerse al día se toman inmediatamente y si no se alcanzan los límites del plan, el dinero para ponerse al día se recaracteriza como aportación regular), o una elección de derrame (en la que los participantes hacen una única elección que se aplica a la retribución hasta que se alcanzan los límites del plan, es decir, como aportaciones regulares, y después continúa como aportaciones para ponerse al día). Las normas definitivas permiten a los patrocinadores del plan "considerar" (es decir, convertir automáticamente) la elección de recuperación antes de impuestos de un participante con un salario elevado a Roth, sin el consentimiento de dicho participante e independientemente de si el plan utiliza una elección separada, provisional o de acumulación.
Sin embargo, para beneficiarse de este planteamiento presunto, estos partícipes deben tener la oportunidad efectiva de hacer una nueva elección que sea diferente de la elección presunta, como permitir al partícipe dejar de hacer aplazamientos adicionales (optar por no hacer aportaciones para ponerse al día). Además, cualquier elección presunta debe cesar en un plazo razonable después de que la persona deje de ser un partícipe con una remuneración elevada.
Entre las ventajas de utilizar un enfoque Roth asimilado se incluye la reducción de las cargas administrativas para los patrocinadores del plan, además de la posibilidad de aprovechar dos métodos de corrección que permiten convertir las aportaciones complementarias antes de impuestos en Roth, en caso necesario (en lugar de distribuir simplemente el importe "excedente" del plan al partícipe). Estas correcciones consisten en trasladar las aportaciones complementarias antes de impuestos del partícipe afectado (ajustadas en función de las ganancias o pérdidas) a su cuenta Roth y, a continuación, (1) reflejar el importe de la aportación Roth (en el formulario W-2 del partícipe correspondiente al año en cuestión, si aún no se ha presentado o facilitado, o (2) tratarlo como una conversión Roth dentro del plan, si la corrección se completa antes del último día del año siguiente al año para el que se realizó el aplazamiento optativo). Este segundo enfoque puede utilizarse incluso si el plan no prevé conversiones Roth dentro del plan elegidas por el participante. (La normativa definitiva no exige ninguna corrección para los errores que no superen los 250 $, excluidas las ganancias). Pueden utilizarse uno o ambos métodos de corrección, si el plan aplica el mismo método de corrección a los partícipes en situación similar.
¿Y si no podemos o no ponemos en marcha elecciones consideradas?
Aunque puede haber algunas ventajas para los patrocinadores de planes que apliquen las elecciones presuntas, hacerlo no es obligatorio, y esa capacidad está condicionada en cierta medida, si no totalmente, por la sofisticación de sus sistemas de nóminas. Pero no todo está perdido para estas situaciones, y ya nos hemos encontrado con situaciones en las que los proveedores de nóminas no pueden admitir una elección presunta. Normalmente, los proveedores en esas situaciones indican que están aplicando procedimientos que impiden que los participantes con salarios elevados realicen contribuciones de recuperación antes de impuestos, como desactivar las contribuciones antes de impuestos una vez que alguien alcanza el límite de contribución aplicable (como el límite 402(g) para 2026 de 24.500 $); en esta situación, si el participante desea que se realicen contribuciones de recuperación, tendría que elegir afirmativamente la recuperación Roth. Si estos procedimientos funcionan según lo previsto, no deberían producirse errores y no importará no poder utilizar los nuevos procedimientos de corrección. Sin embargo, incluso estas medidas preventivas requieren coordinación, ya que es necesario que haya comunicación y coordinación para determinar quién será un partícipe de alta remuneración durante el año y garantizar que las aportaciones regulares (no de recuperación) cesen una vez alcanzado el límite, permitiendo entonces al partícipe activar las aportaciones Roth para llenar el cubo de recuperación.
¿A qué otros retos se enfrentará su empresa?
Aparte de los retos mencionados, otros matices específicos del plan y de la empresa pueden crear dificultades adicionales para la nómina. Por ejemplo, los planes que no tienen una característica Roth pueden enfrentarse a la reacción de los participantes mejor pagados, porque esos empleados no podrán hacer contribuciones de recuperación, ya que no pueden hacerlo sobre una base antes de impuestos, pero los empleados que no son participantes mejor pagados seguirán teniendo esa capacidad. También se plantean otras cuestiones, como la programación de las nóminas, los recursos humanos y los sistemas de información, y las pruebas o proformas de nóminas que pueden realizarse con antelación para limitar el número de errores. Aunque sea imposible prever todas las cuestiones de antemano, mantener conversaciones ahora con el gestor de registros, el proveedor de nóminas, los departamentos de recursos humanos y nóminas y el asesor jurídico ayudará mejor a los patrocinadores de planes a prever y planificar los cambios y otros ajustes.
¿Cómo y cuándo avisará e informará a los participantes?
Una vez que los patrocinadores del plan hayan tomado decisiones sobre lo que van a hacer, deben informar a los participantes en el plan sobre estas nuevas normas y sobre cómo las aplicará el patrocinador. Y todo esto debe hacerse con antelación a la fecha límite del 1 de enero de 2026, para dar a los participantes tiempo suficiente para hacer preguntas, consultar con sus asesores fiscales o financieros y considerar si deben hacer cambios en el tipo y las cantidades de sus aplazamientos. Si bien es posible que los documentos y materiales del plan, como las descripciones resumidas del plan, no deban modificarse durante muchos meses, los participantes no deben permanecer a oscuras, y los patrocinadores del plan deben trabajar con sus gestores y asesores jurídicos para preparar avisos, actualizaciones por correo electrónico y otras comunicaciones ahora y en el futuro, según sea necesario, para garantizar la mejor transición posible.
Conclusión y cuestiones a considerar
Casi todas las empresas que patrocinan un plan 401k, 403(b) o 457(b) gubernamental están a punto de acogerse a la obligación de ponerse al día con el plan Roth. Para ponerse al día, las empresas deben empezar hoy mismo a hablar con su proveedor de nóminas y su gestor. Para la mayoría de las empresas, el simple hecho de continuar con las operaciones actuales de nóminas y planes de jubilación causará problemas de cumplimiento. A continuación se incluye una lista de comprobación de los puntos que las empresas deben tratar con su proveedor de nóminas, su gestor y su asesor jurídico:
¿Permite nuestro plan aportaciones de recuperación y/o Roth? Si permite ponerse al día, pero no Roth, ¿añadimos Roth para 2026 o prohibimos a los partícipes con salarios elevados hacer aportaciones para ponerse al día?
¿Disponemos de los datos FICA de 2025 necesarios para identificar correctamente a los afiliados sujetos a la nueva obligación de recuperación Roth en 2026?
¿Puede nuestra nómina administrar las compensaciones Roth consideradas a partir del 1 de enero de 2026? En caso negativo, ¿podemos administrar las compensaciones Roth consideradas en cualquier momento de 2026?
¿Qué nos exige nuestro gestor para documentar cómo se administrarán los Roth catch-ups? ¿Tenemos que renunciar a los Roth catch-ups?
¿Qué hemos comunicado (si es que hemos comunicado algo) a los participantes sobre cómo funcionará este nuevo requisito? ¿Cuántas comunicaciones (y cuándo) debemos proporcionar?
¿Qué preguntas tienen mi empresa y mi equipo sobre estas nuevas normas y cuándo las debatiremos con nuestro registrador y asesor jurídico?
El grupo de práctica de beneficios para empleados de Foley está bien versado en todos los aspectos de la actualización obligatoria de Roth y las nuevas directrices del IRS, incluyendo cómo pueden afectar a los procesos de nómina, los flujos de trabajo de los registradores, las comunicaciones a los participantes y otras funciones del patrocinador del plan del empleador. Foley utiliza habitualmente esta experiencia para asesorar a todo tipo de clientes sobre los matices relacionados con la administración de planes de jubilación en un entorno normativo en constante cambio, incluidos los complejos contextos de integración posterior a la adquisicióncorregir el pasado y evitar futuros problemas de cumplimientodurante la liquidación de planes, y muchos otros.
