Aprovechar la ola Roth: dificultades relacionadas con las nóminas y soluciones prácticas para el nuevo requisito obligatorio de recuperación Roth para los planes de jubilación
A partir del 1 de enero de 2026, las aportaciones de recuperación para mayores de 50 años de los «participantes con salarios elevados» de los planes de jubilación 401(k), 403(b) y 457(b) gubernamentales deberán realizarse sobre una base Roth. Como resultado, los empleadores deben identificar quién es un «participante con altos ingresos» y asegurarse de que las contribuciones de recuperación correspondientes se caractericen como Roth, incluso si la elección de aplazamiento de recuperación permanente de un participante es antes de impuestos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha publicado recientemente la normativa definitiva que implementa la recuperación obligatoria Roth, lo que supondrá una presión para los sistemas de nóminas, los encargados de llevar los registros de los planes de jubilación y los patrocinadores de los planes. Esta actualización resume el nuevo requisito obligatorio de recuperación Roth, destaca algunas cuestiones que deben tener en cuenta los departamentos de nóminas y recursos humanos, y recomienda soluciones para reducir el riesgo de incumplimiento.
La nueva norma obligatoria de recuperación Roth
Según las regulaciones finales del IRS, un participante elegible para contribuciones de recuperación con salarios FICA pagados por el empleador o empleadores correspondientes por encima de un umbral salarial en el año calendario anterior (como se indica en la casilla 3 del formulario W-2) debe realizar todas las contribuciones de recuperación como contribuciones Roth designadas. La nueva regla obligatoria de recuperación Roth se aplica a los planes 401(k), 403(b) y 457(b) gubernamentales. Para 2026, los participantes con salarios FICA de 150 000 dólares o más en 2025 deberán, por lo general, realizar cualquier contribución de recuperación como Roth y no antes de impuestos. Esta norma se aplica tanto a las contribuciones de recuperación normales como a las contribuciones de recuperación «superiores» que pueden realizar los empleados de entre 60 y 63 años.
Los salarios FICA de un participante incluyen los salarios pagados por el patrocinador del plan (u otro empleador participante en el plan) y, dependiendo de la decisión del patrocinador del plan, pueden determinarse por entidad o agregando los salarios FICA pagados por algunos o todos los empleadores participantes en el plan, o algunas o todas las entidades dentro del grupo controlado fiscalmente por el patrocinador del plan, independientemente de su participación en el plan. (En general, el patrocinador del plan debe modificar el plan antes de que finalice el año natural 2026 para reflejar su elección). Cualquiera que sea la elección que haga el patrocinador del plan a este respecto, también influirá en que el participante siga estando sujeto a las normas obligatorias de recuperación Roth. Por ejemplo, si el patrocinador del plan elige el enfoque por entidad, el participante estará sujeto a los requisitos obligatorios de recuperación Roth solo mientras esté empleado por la entidad que le pagó los salarios FICA por encima del umbral.
Los empleados a los que el patrocinador del plan (u otros empleadores participantes o del grupo controlado) no haya pagado salarios sujetos al impuesto FICA, como los nuevos contratados, durante el año anterior no estarán sujetos a la obligación de recuperación Roth para el año siguiente.
Como se indica a continuación, los patrocinadores del plan y los departamentos pertinentes deben tener en cuenta varias cuestiones antes de tomar decisiones sobre las operaciones y las modificaciones del plan.
Sistemas de nómina y flujos de datos
Este requisito de recuperación de Roth plantea varios retos potenciales para los empleadores y los proveedores de servicios de sus planes, entre los que se incluyen los siguientes.
¿Quién está sujeto a la norma?
En primer lugar, los patrocinadores del plan y sus departamentos de nóminas deben determinar quién está sujeto a la norma de recuperación Roth. Para ello, el departamento de nóminas debe disponer de los datos salariales FICA correctos del año anterior para identificar a los participantes afectados (lo que posiblemente incluya todos los salarios FICA del grupo controlado fiscalmente). Los empleadores que cambiaron de proveedor de nóminas en 2025, completaron una fusión o adquisición (y, como resultado, tienen varios proveedores de nóminas) o se sometieron a una reorganización corporativa deben validar que disponen de datos salariales FICA completos y precisos para 2025. Además, el movimiento de empleados dentro de un grupo controlado fiscalmente puede complicar el análisisdel umbral salarial, dependiendo de las decisiones tomadas por el patrocinador del plan para determinar los salarios FICA. Es posible que las personas o equipos de nóminas, recursos humanos, asuntos legales y finanzas deban consultar cómo sus sistemas están capturando actualmente los salarios FICA y cómo el movimiento de empleados entre entidades puede afectar la forma en que se determinarán los salarios FICA, así como el enfoque si se adquieren o crean nuevas entidades empleadoras. Esto puede afectar las decisiones tomadas con respecto a la determinación de los salarios FICA.
Para los empleadores que adquieren otra empresa mediante una compra de activos, las normas definitivas permiten al patrocinador del plan combinar los salarios FICA del empleador predecesor (es decir, el vendedor de los activos) con los del empleador sucesor (es decir, el patrocinador del plan/comprador) y tratar la suma como si hubiera sido pagada por el empleador sucesor a efectos de determinar si el participante alcanzó el umbral salarial del FICA en el año de la adquisición, si el empleador sucesor presenta un único formulario W-2 en el que se declaran los salarios tanto del empleador predecesor como del sucesor (mediante el procedimiento alternativo establecido en el Procedimiento de Ingresos del IRS 2004-53). De lo contrario, el umbral salarial se determinaría en función de los salarios declarados por el empleador sucesor (tal y como se indica en la casilla 3 del formulario W-2).
Debido a que los salarios fluctúan, la designación como «participante con salario alto» también puede fluctuar, y algunos empleados inevitablemente entrarán o saldrán de esa categoría y sus restricciones de un año a otro, por lo que los patrocinadores del plan (y otros empleadores relevantes) deberán garantizar un seguimiento preciso y no limitarse a establecerlo y olvidarse de ello.
¿Se llevarán a cabo las elecciones previstas?
Otro reto será determinar si se deben implementar elecciones «consideradas» de recuperación Roth para los participantes con salarios altos, siempre que su sistema de nóminas pueda hacerlo. Como antecedente, los planes que permiten contribuciones de recuperación generalmente lo hacen a través de una elección separada (en la que los participantes realizan una elección separada para las contribuciones de recuperación que no se activan hasta que se alcanzan los límites del plan), una elección provisional (similar a la elección separada, excepto que las contribuciones de recuperación se toman inmediatamente y, si no se alcanzan los límites del plan, el dinero de recuperación se recaracteriza como una contribución regular), o una elección de derrame (en la que los participantes realizan una única elección que se aplica a la compensación hasta que se alcanzan los límites del plan, es decir, como contribuciones regulares, y luego continúa como contribuciones de recuperación a partir de entonces). Las normas definitivas permiten a los patrocinadores del plan «considerar» (es decir, convertir automáticamente) la elección de recuperación antes de impuestos de un participante con altos ingresos a Roth, sin el consentimiento de dicho participante y independientemente de si el plan utiliza una elección separada, provisional o de desbordamiento.
Sin embargo, para aprovechar este enfoque estimado, dichos participantes deben tener la oportunidad efectiva de realizar una nueva elección diferente a la elección estimada, como permitir que el participante deje de realizar aplazamientos adicionales (optar por no realizar contribuciones de recuperación). Además, cualquier elección estimada debe detenerse en un plazo razonable después de que la persona deje de ser un participante con altos ingresos.
Las ventajas de utilizar un enfoque Roth estimado incluyen la reducción de las cargas administrativas para los patrocinadores del plan, además de la posibilidad de aprovechar dos métodos de corrección que permiten convertir las aportaciones de recuperación antes de impuestos a Roth, si es necesario (en lugar de simplemente distribuir el importe «excedente» del plan al participante). Estas correcciones consisten en trasladar las aportaciones de recuperación antes de impuestos del participante afectado (ajustadas por ganancias o pérdidas) a su cuenta Roth y, a continuación, (1) reflejar el importe de la aportación Roth (en el formulario W-2 del participante correspondiente al año en cuestión, si aún no se ha presentado o facilitado, o (2) tratarla como una conversión Roth dentro del plan, si la corrección se completa antes del último día del año siguiente al año en que se realizó el aplazamiento electivo). Este segundo enfoque puede utilizarse incluso si el plan no prevé conversiones Roth dentro del plan elegidas por los participantes. (Las normas definitivas no exigen ninguna corrección para los errores que no superen los 250 dólares, excluidas las ganancias). Se puede utilizar cualquiera de los dos métodos de corrección, o ambos, si el plan aplica el mismo método de corrección a participantes en situaciones similares.
¿Qué pasa si no podemos o no implementamos las elecciones consideradas?
Aunque puede haber algunas ventajas para los patrocinadores de planes que implementan elecciones consideradas, hacerlo no es obligatorio, y esa capacidad está condicionada en cierta medida, si no completamente, por la sofisticación de sus sistemas de nómina. Pero no todo está perdido en estas situaciones, y ya nos hemos encontrado con casos en los que los proveedores de nóminas no pueden admitir una elección considerada. Por lo general, los proveedores en esas situaciones indican que están implementando procedimientos que impiden a los participantes con salarios altos realizar aportaciones de recuperación antes de impuestos, como desactivar las aportaciones antes de impuestos una vez que alguien alcanza el límite de aportación aplicable (como el límite 402(g) para 2026 de 24 500 dólares); en esta situación, si el participante desea realizar aportaciones de recuperación, tendrá que elegir afirmativamente la recuperación Roth. Si esos procedimientos funcionan según lo previsto, no debería producirse ningún error y no importará no poder utilizar los nuevos procedimientos de corrección. Sin embargo, incluso estas medidas preventivas requieren coordinación, ya que es necesario comunicarse y coordinarse para determinar quién será un participante con altos ingresos durante el año y garantizar que las contribuciones regulares (no de recuperación) cesen una vez que se alcance el límite, para luego permitir que el participante active las contribuciones Roth para llenar la cuenta de recuperación.
¿A qué otros retos se enfrentará su empresa?
Aparte de los retos mencionados anteriormente, otros matices específicos de los planes y los empleadores pueden crear dificultades adicionales en la nómina. Por ejemplo, los planes que no cuentan con la opción Roth pueden enfrentarse a la reacción negativa de los participantes con salarios elevados, ya que estos empleados no podrán realizar aportaciones de recuperación, al no poder hacerlo antes de impuestos, mientras que los empleados que no son participantes con salarios elevados sí tendrán esa posibilidad. También surgen otras preguntas, como qué programación es necesaria para la nómina, los recursos humanos y los sistemas de información, y qué pruebas o nóminas pro forma se pueden realizar con antelación para limitar el número de errores. Aunque puede ser imposible anticipar todas las preguntas con antelación, mantener conversaciones ahora con su administrador de registros, su proveedor de nóminas, sus departamentos de recursos humanos y nóminas, y su asesor jurídico ayudará a los patrocinadores del plan a anticipar y planificar los cambios y otros ajustes.
¿Cómo y cuándo se proporcionará información y se notificará a los participantes?
Una vez que los patrocinadores del plan hayan tomado decisiones sobre lo que harán, deben informar a los participantes del plan sobre estas nuevas normas y cómo las aplicará el patrocinador. Y todo esto debe hacerse antes de la fecha límite del 1 de enero de 2026, para que los participantes tengan tiempo suficiente para hacer preguntas, consultar con sus asesores fiscales o financieros y considerar si desean realizar cambios en el tipo y los importes de sus aplazamientos. Aunque es posible que los documentos y materiales del plan, como las descripciones resumidas del plan, no tengan que modificarse hasta dentro de muchos meses, no se debe mantener a los participantes en la ignorancia, y los patrocinadores del plan deben colaborar con sus administradores y asesores legales para preparar avisos, actualizaciones por correo electrónico y otras comunicaciones ahora y en el futuro, según sea necesario, para garantizar la mejor transición posible.
Conclusión y cuestiones a considerar
La ola obligatoria de recuperación Roth se avecina para casi todos los empleadores que patrocinan un plan 401k, 403(b) o gubernamental 457(b). Para aprovechar la ola, los empleadores deben comenzar a hablar con su proveedor de nóminas y su administrador de registros hoy mismo. Para la mayoría de los empleadores, el simple hecho de continuar con las operaciones actuales de nómina y planes de jubilación tal y como están causará problemas de cumplimiento. A continuación se incluye una lista de verificación de los puntos que los empleadores deben tratar con su proveedor de nóminas, su administrador de registros y su asesor legal:
¿Nuestro plan permite aportaciones de recuperación y/o aportaciones Roth? Si permite las aportaciones de recuperación, pero no las aportaciones Roth, ¿añadiremos las aportaciones Roth para 2026 o prohibiremos a los participantes con salarios elevados realizar aportaciones de recuperación?
¿Disponemos de los datos FICA necesarios para 2025 que nos permitan identificar adecuadamente a los participantes que estarán sujetos a la nueva recuperación obligatoria Roth en 2026?
¿Puede nuestro departamento de nóminas gestionar las recuperaciones Roth consideradas a partir del 1 de enero de 2026? Si no es así, ¿podemos gestionar las recuperaciones Roth consideradas en cualquier momento de 2026?
¿Qué nos exige nuestro administrador de registros para documentar cómo se gestionarán las recuperaciones Roth? ¿Tenemos que renunciar a las recuperaciones Roth consideradas?
¿Qué (si es que hay algo) hemos comunicado a los participantes sobre cómo funcionará este nuevo requisito? ¿Cuántas comunicaciones (y cuándo) debemos proporcionar?
¿Qué preguntas tienen mi empresa y mi equipo sobre estas nuevas normas y cuándo las discutiremos con nuestro administrador de registros y nuestro asesor legal?
El grupo de práctica de beneficios para empleados de Foley tiene un amplio conocimiento de todos los aspectos relacionados con la recuperación obligatoria de Roth y las nuevas directrices del IRS, incluyendo cómo pueden afectar a los procesos de nómina, los flujos de trabajo de los encargados del mantenimiento de registros, las comunicaciones con los participantes y otras funciones de los patrocinadores de planes de empleo. Foley utiliza habitualmente esta experiencia para asesorar a todo tipo de clientes sobre los matices que implica la administración de planes de jubilación en un entorno normativo en constante cambio, incluyendo los complejos contextos de integración posterior a la adquisición, la corrección de errores pasados y evitar problemas de cumplimiento en el futuro, durante la liquidación de planes y muchos otros.
