《反垄断法》下的商业文件要求

需求概述

修订版《哈特-斯科特-罗迪诺法案》（HSR）表格中的"商业文件"部分要求申报人提交可能与拟议交易反垄断审查相关的特定文件。该部分包含两组独立要求："交易相关文件"与"计划和报告"。

在所有交易中，收购方（买方）均须提交交易相关文件；而在几乎所有交易中，被收购方（卖方）也须提交此类文件（唯一例外是"特定801.30交易"，此类交易中卖方通常无需提供此类文件）。

计划与报告的提交仅适用于在《反垄断申报表》的"重叠描述"部分中被认定存在竞争重叠的交易；当存在此类竞争重叠时，买方和卖方均须提供相关计划与报告。

交易相关文件

交易相关文件指：

• 所有由或为任何官员、董事或监督交易团队负责人编制的研究、调查、分析及报告，其目的在于评估或分析交易涉及的市场份额、竞争状况、竞争对手、市场、销售增长潜力，或向产品或地域市场扩张的情况。
• 过去一年内由任何高管或董事编制或为其编制的、与目标公司出售事宜直接相关的所有保密信息备忘录（CIM）。若不存在此类CIM，则需提供任何曾向收购方高管或董事提供的、旨在履行CIM功能的文件。
• 过去一年内，由投资银行家、顾问或其他第三方顾问为任何高管或董事编制的、旨在评估或分析交易的市场份额、竞争状况、竞争对手、市场、销售增长潜力或产品/地域市场扩张的研究、调查、分析及报告。
• 为评估或分析交易产生的协同效应或效率而由任何官员或董事编制或为其编制的所有研究、调查、分析及报告。

为上述目的，"高级管理人员"和"董事"的表述涵盖在非公司实体（如合伙企业或有限责任公司）中履行类似职能的个人，即使该实体未正式设立"高级管理人员"或"董事"职位。 "高级管理人员"指符合以下任一条件的个人：(i)由公司章程或组织章程指定；(ii)由董事会任命；或(iii)由任何其他具有任命高级管理人员授权或权限的人员任命（或在任何情况下，以类似方式为非公司实体指定或任命的个人）。 除少数例外情况外，买卖双方（包括共同控制的关联方）任何法律实体的"高级管理人员"或"董事"均符合相关个人的认定标准。

“监督交易团队负责人”定义为“主要负责监督交易战略评估的个人，且该个人不具备董事或高管资格”。

交易相关文件的补充说明包括：

• 非英文的响应式文件必须进行翻译。
• 任何提交给董事会成员的响应性文件草稿均须提交。但若文件草稿未提交给董事会成员，且提交方提供了该文件的"最终"版本（或时间上最近的版本），则无需提交草稿。此规则另有两项例外情况：
  • 若某人既是董事会成员，又在公司内担任其他职务，则仅需提交以董事会成员身份向其发送的应答文件的草稿。
  • 若董事会成员可访问协作式文档编辑工具（例如Microsoft Teams或Google Docs），则提交方可不提供文件草稿的每次修订版本，而改为提交一份说明董事会成员访问权限的声明。

计划与报告

与交易相关文件（顾名思义，即与交易相关的文件）不同，提交"计划与报告"的要求适用于日常业务文件，这些文件可能与交易毫无关联。 但需特别注意的是，提交计划与报告的要求仅在各方于HSR表格的"重叠描述"部分标注存在竞争重叠时生效。当确认存在竞争重叠时，申报方必须提交特定常规业务文件，这些文件需分析市场份额、竞争态势、竞争对手或市场状况，且必须与申报方存在重叠的产品或服务相关。具体而言，响应性计划或报告必须满足以下条件：

• 在过去一年内向买方或卖方实体的董事会提供；或
• 在过去一年内提供给买方或卖方实体的首席执行官 ，且必须是按年度、半年度或季度定期编制的文件（但不包括按月度、周度、不定期或一次性、有限次编制的文件）。

非英文的响应式文件必须进行翻译。

这些信息如何被使用

表格中的"商业文件"部分堪称整个HSR申报中最关键的部分，通常也是申报过程中最耗费精力的环节。联邦贸易委员会和司法部（统称监管机构）通过审查交易相关文件，来了解各方如何从竞争角度描述交易。当各方存在竞争重叠时，监管机构则通过审查计划和报告，来了解各方在日常经营中如何描述该行业。

插图

联邦贸易委员会（FTC）提供了一份样本表格，其中包含如何报告交易相关文件、计划和报告的说明：

请注意，仅当交易各方确认存在北美行业分类系统（NAICS）代码重叠、竞争重叠或供应关系时，才需提供作者及职务信息。 在涉及上述情形的交易中，若响应文件由第三方机构（如投资银行或咨询公司）编制，申报方除需标注该第三方机构名称（如"ABC咨询有限责任公司"）外，还须注明文件起草人或监督人所在公司的姓名及职务。 对于非邀约文件（如主动提交的推介书），仅需标注第三方机构名称，无需披露接收方信息。

实用技巧

• 一般而言，若文件的任何部分涉及案件，则必须提交整份文件。文件中无关部分不得 以无关为由进行 删节（董事会会议记录除外，联邦贸易委员会允许对无关内容进行删节）。
• 若应诉文件包含受律师-客户特权或律师工作成果原则保护的内容，则可酌情对该文件进行编辑或不予提交。但在这种情况下，提交方必须附上详细的特权清单，并提交文件中不受特权保护的部分。
• 商务文件既包括正式文件（如备忘录或演示文稿），也包含非正式文件（如电子邮件和手写笔记）。
• 在确定文件的编制日期时，只需标明月份和年份（例如“2025年2月”），无需具体日期。
• 在确定文件作者时，应通过姓名和职务标明主要作者。当大量人员参与文件创作时，无需逐一列明所有可能参与者。

常见问题

问：各机构正在寻找哪些类型的文件？

A.监管机构正在寻求有助于其理解拟议交易可能产生的竞争影响的文件。 监管机构并非要求特定类型的文件，但申报方通常提供的文件（非穷尽性清单）包括：交易意向书（CIM）、交易推介材料（teaser）、交易方之间的一份或多份管理层演示文稿、投资委员会演示材料、授权交易的董事会演示材料及相关会议纪要、尽职调查分析报告、整合计划，以及与上述任何内容相关的电子邮件和备忘录。

问：如果“监督交易团队负责人”本身已是公司高管或董事，是否必须另行指定他人担任该职务，以满足交易相关文件的要求？

A.“监督交易团队负责人”被定义为“主要负责监督交易战略评估的个人，且该个人本身不符合董事或高管资格”。 因此，若实际主导交易的人员本身已是公司高管或董事，则通常需另行指定一名"监督交易团队负责人"以满足交易相关文件的要求。该负责人应为主要负责领导交易团队但本身并非高管或董事的个人。

若交易团队的唯一负责人已是公司高管或董事，则可豁免此要求。此类情况下，无需另行指定监督交易团队的负责人。

问：我们是否需要提供响应式商务文件的每个“草稿”版本？

A.一般而言，只需提交响应性商业文件的"最终"版本。但此规则存在两项例外。首先，若某文件从未真正"最终定稿"，则申报人必须提交在提交HSR申报时存在的最新版本，即使该版本仍被视为"草稿"。 其次，当涉及交易的"草稿"文件已与董事会成员共享时，该草稿必须提交——除非满足以下任一条件：(i)该成员仅因使用协作起草工具（如Microsoft Teams或Google Docs）而获取草稿，此时只需说明情况；或(ii)该成员以其他身份获取草稿（例如交易团队成员恰巧兼任董事会成员），此时可直接提交。Microsoft Teams或Google Docs），此时申报方只需说明情况；或(ii)该个人以其他身份获取草稿（例如交易团队成员恰好担任某间接子公司董事，而该子公司未参与交易流程）。

若您对夏威夷法规（HRS）下商业文件要求或相关问题存有疑问，请联系本文作者或您的富乐律师事务所律师。点击此处查阅富乐反垄断与竞争业务组所有HSR指南。