有效虚拟调解的五大注意事项

随着全美几乎所有州都实施居家隔离令，视频会议已成为开展日常业务的常态。 过去数周，福里律师事务所已完成多起虚拟调解，其高效性令人印象深刻且颇感意外。有别于"各方必须同处一室，经受长时间会议室围困才能被磨平分歧"的普遍认知，我们的实践表明：通过视频平台进行的调解同样能取得成功。 

以下是进行有效虚拟调解的五条注意事项： 

1.请务必选择一位对技术驾轻就熟的调解员。 

选择熟悉您将使用的虚拟平台的调解公司至关重要。这关系到成败——您不希望调解员对技术操作缺乏经验或不熟悉。  务必询问调解员是否已使用选定平台进行过"预演"，以确保其能熟练创建所有将要使用的虚拟会议室（包括联合会议室和分组讨论室），并掌握引导参与者在不同会议室间切换的技巧。 

2.请务必保持保密性与特权。 

首先，您应当意识到使用视频会议技术存在安全与保密风险。近期已发生多起广受关注的事件，涉及某些视频会议平台的安全问题。律师在讨论机密或敏感信息的会议中，应考虑采用企业级解决方案（如Skype、Teams或WebEx）。更普遍而言，在进行视频调解前，您应当评估此类操作所涉及的安全与保密风险。

虚拟会议平台允许各方拥有独立分组讨论室，这与现场调解的常规设置一致。多数平台支持用户查看当前在场人员名单，从而确保所有应出席人员均在场，且无人误入错误会议室。 

请注意，部分平台在每个会议室中提供聊天功能，但整个聊天记录通常会在会议结束时提供给调解员，因此不应通过聊天功能进行特权或机密对话。最佳实践是：任何敏感对话都应通过电子邮件、短信或在独立设备上进行语音通话来完成，而非通过视频会议平台进行。 

此外，请注意作为"主持人"，调解员可能未经提醒就出现在您的房间。多数平台设有"帮助"按钮，当您准备就绪时可通过该按钮呼叫调解员返回房间。根据我们的经验，若事先告知，多数调解员会选择等待被召回而非擅自进入。我们建议您在会议开始时就与调解员协商并确定相关流程。 

3. 别指望会有太多空闲时间。 

虚拟调解与面对面调解出人意料地相似：调解员在分组讨论室之间来回穿梭，有时还会召集所有当事人参加联合会议。面对面调解的优势往往在于，通过让各方分开处理关键问题，漫长的一天能为达成和解创造势头。根据我们的经验，虚拟调解同样能产生这种效果。  但鉴于调解过程往往难以预测，提前商定午休及晚餐时长始终是明智之举。  

4. 请在调解前熟悉该平台。 

作为最佳实践，所有计划参加调解的人员都应在调解开始前预留15-30分钟启动平台，必要时创建账户，并熟悉基本功能——这样在调解过程中，焦点就能始终集中在待调解事项上，而非网络连接问题、如何取消静音或如何将调解员召回会议室等操作细节。  如同其他事务，充分准备至关重要，切勿临时抱佛脚。

5. 务必避免技术陷阱。 

• 在调解开始前，请通过网络搜索找到“网速测试”网站，检测您的互联网连接速度。为确保良好连接，网速需至少达到40 Mbps。若带宽不足，您可改用手机或座机拨入，而非选择网络音频选项，但请注意您需保持通话状态直至调解结束。 
  
  
• 为避免音频信号劣化并降低背景噪音，请要求未发言的与会者关闭麦克风。 
  
  
• 为获得最佳音质并确保其他与会者能听清您的声音，请使用耳机而非笔记本电脑、平板电脑或智能手机上的麦克风。
  
  
• 建议在条件允许的情况下，使用独立的笔记本电脑或平板设备连接平台，以便在调解期间释放主工作笔记本电脑的访问权限和处理能力。 
  
  
• 若您不愿在调解过程中提供实时视频画面，可考虑上传专业头像作为替代。此外，部分平台支持为视频流选择虚拟背景，使其他与会者无法看到您身后的房间环境。 

如需了解本指南的更多信息，请联系您的福里律师事务所客户关系合伙人。若需获取更多可协助您全球监测冠状病毒传播情况的网络资源，建议访问美国疾病控制与预防中心（CDC）及世界卫生组织（WHO）网站。 

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