美国劳工部新颁布的失踪参与者指导意见：实际应用指南

到目前为止，您可能已经读过劳工部发布的 关于定位失踪退休计划参与者的新指导方针 。您可能也已知晓，失踪参与者（及受益人）¹确实令计划发起人头疼不已——既延误了法定分配款项的支付（如正常退休年龄的款项、小额余额现金提取、法定最低分配等），也阻碍了法定计划披露文件的分发（如年度摘要报告、重大修改摘要等）。

美国劳工部于2021年1月12日发布的指导意见包含一系列 最佳实践 （以下简称"最佳实践"），供计划发起人及其他受托人用于寻找失联或未回应的参与者。遗憾的是，并非每项最佳实践都适用于所有计划。本文将协助您梳理这些最佳实践，确定哪些措施最适合您的计划。

承认问题是解决问题的第一步

计划发起人无法解决他们未察觉的问题。基于这一认识，劳工部指南列举了若干"警示信号"，这些信号可能提醒计划发起人注意缺席或未响应的参与者。具体包括：

• 不止少数：（i）失踪或未回应的参与者，或（ii）已达到正常退休年龄但未申请或开始领取福利的 已离职、已归属权益的参与者；
• 联系信息、人口普查数据或两者缺失、不准确或不完整——这可能包括错误/过时的邮寄地址、电子邮件地址或其他联系信息；不完整的社会安全号码；缺失的出生日期；缺失的配偶信息等；以及
• 缺乏处理退回/无法投递邮件或未兑现支票的合理政策和程序（此外，退回邮件和未兑现支票本身就是问题的征兆）。

如果您的计划存在以下任何 警示信号，则可能存在参与者缺失问题。 

劳工部，请帮帮我们，您是我们唯一的希望

一旦发现存在参与者缺失问题，您的第一反应可能是置之不理，寄希望于这些缺失参与者在领取福利时会 神奇地现身。遗憾的是，这种情况极不可能发生——且可能违反您对计划的受托责任。更妥当的做法是考虑采用部分（或全部） 最佳实践来 解决该问题。

最佳实践可分为两类：

1. 计划发起方可采取的预防措施，以从源头上避免参与者缺失/未响应问题 （即保持准确的参保人信息并实施有效的沟通策略）；以及
2. 计划发起方可采取的补救措施（若问题发生） （即寻找失踪参与者的方法）。

防止参与者失踪（或“若知你所在，岂会思念？”）

一刀切的做法未必适用（但可能适合某些情况）由于在前期跟踪参与者比后期追踪更容易避免参与者缺失问题，最佳实践中包含了保持准确人口普查记录的建议。这些流程是否适用取决于您的计划规模、人力资源团队规模、用于联系参与者的平台（在线/电子通信与纸质通信的对比）等因素。

例如，最佳实践建议计划受托人定期联系计划参与者（包括在职和退休人员），以确认或更新其联系方式。此类信息可能包括家庭和工作地址、家庭电话和手机号码、社交媒体联系方式以及紧急联系人。这虽是良好建议，但对于拥有大量在职和退休参与者的计划，或人力资源部门人员精简的计划而言，可能难以落实。 同样，采用电子方式联系参与者的计划，相较于使用纸质通知的计划，实施该实践的难度可能较低。

与我 对话—— 持续不断。  然而，所有计划发起方都必须 与参与者保持沟通 与参与者保持沟通。在法定通知、披露文件及其他通讯中加入相关提示，可有效提醒接收方及时更新联系方式。使用在线平台的计划发起人可在网站首页设置类似提示，确保参与者每次访问时都能看到。发起人应建立流程，将通过这些渠道收到的更新联系方式同步至相关内部部门（人力资源、福利、薪资）及记录保管方。

赞助商的信息应使用通俗易懂的语言，确保参与者能够轻松理解，并迅速明确其核心内容。若因所有权变更（如并购）导致赞助商名称和/或计划名称发生变更，应同时标注新旧名称。在适当情况下，应始终提供非英语辅助服务。

此外，参与者更新信息的流程也应便捷易用。例如，提供免费电话号码和/或人力资源部门的电子邮箱地址可简化操作流程。同样，参与者应能通过计划网站更新其联系信息。

计划发起方甚至可能采取"老派做法"——通过"普通邮件"联系参与者，要求其更新联系方式。若选择此方式，应使信函显得"引人注目"，例如在信封上直接注明来信缘由。发起方还可考虑为参与者提供预付邮资的回邮 信封，以便其便捷地反馈联系方式变更。

（请勿）退回寄件人最佳实践强调标记未兑现支票或未送达邮件以供后续跟进的重要性。建立及时调查此类问题的程序（包括与计划记录保管人协调），可帮助计划发起方在参与者正式失踪前找到其下落。

信任——但需核实。  部分计划发起人可能将获取（及维护）最新参与者联系信息的责任委托给记录保管人。若采取此方式，务必监督记录保管人的履职情况。请谨记：您最终需对向计划参与者发放福利承担责任，并确保掌握准确的联系信息以履行此职责。   

寻找失踪参与者（或《计划参与者们，你们不回家吗？》）

最佳实践重申了劳工部以往建议的许多搜索策略，例如利用免费在线搜索引擎、公共记录和商业数据库、讣告以及社会保障死亡索引来定位失踪参与者。计划发起人还可将失踪参与者登记在公共和私营养老金登记处（前提是这些登记处具备隐私和网络安全保护措施）。

此外，最佳实践建议审查计划和雇主记录，并联系指定受益人（配偶/子女）及近亲/紧急联系人，以获取失踪参与者的最新联系方式。若涉及隐私问题，最佳实践建议请受益人/联系人代为转交信函给参与者。在此情况下，计划 发起方应谨慎处理沟通内容，避免透露过多参与者个人信息/潜在福利，以防 "热心"的受益人/联系人冒用虚假身份侵占福利。

这些久经考验的方法对大多数计划都适用，但随着失踪参与者数量的增加，其易用性可能会降低。不过，最佳实践中 也包含了寻找失踪参与者的方法，这些方法可能会引起某些计划发起人的担忧。

列清单并反复核查最佳实践建议计划发起人联系失踪参与者的前同事，以此作为寻找参与者的途径。例如，发起人可联系曾与失踪参与者在同一办公室工作的员工，以获取其下落线索。

赞助方（即最佳实践指南）还可在其内部网公布失踪参与者名单，通过电子邮件将名单发送给在职员工 ，或在致已领取计划福利的退休人员的通讯中提供该名单。若名单所含失踪参与者数量相对较少，且不会导致员工和退休人员被要求提供失踪参与者地址或其他联系方式的请求所淹没，此举或许可行。

即使失踪参与者名单有助于寻找失踪人员，部分计划发起方仍可能对采用此方法有所顾虑。根据名单所含 信息的不同，此方法可能增加身份盗用的风险。 同样，该做法可能危及因人身安全问题失踪的参与者，或存在其他隐私顾虑的参与者。鉴于这些风险，若计划发起人选择采用此最佳实践，应谨慎处理名单中的参与者信息，即使可能导致更难找到失踪参与者，也应倾向于减少信息披露。

社交媒体达人最佳实践建议通过搜索社交媒体平台（例如Facebook、LinkedIn、Twitter和Snapchat等）来追踪失踪参与者。此类搜索的效率取决于计划中失踪参与者的数量以及可用于网络搜索的人员配置。要确定芝加哥众多名为"玛丽·史密斯"的人中哪一位是您要寻找的失踪参与者，可能是一项艰巨且耗时的任务。 

最佳实践不仅 将社交媒体的应用拓展到 搜索层面， 更建议计划发起人尝试通过社交媒体联系失联参与者。这引发了若干担忧，因为无法确保发起人的信息能真正触达目标失联参与者。 

首先，计划发起方可能无意中联系到与失踪参与者姓名相同或相似的个人（例如芝加哥的玛丽·史密斯致意）。这可能导致与实际参与者的联系延误。 更令人担忧的是，误收信息者可能是意图欺诈的恶意分子，企图冒领参与者福利。此外始终存在这样的风险：参与者的社交媒体账户可能遭黑客入侵，信息被其他不法分子截获——这些不法分子无处不在，只为快速牟利。

最后，即便你成功联系到正确的失联参与者，对方也可能不相信你是代表计划方联系他/她，反而会认为整个事情是某种骗局 。我们听说过失联参与者拒绝相信计划发起方致电和信函真实性的案例，因此不难想象，当有人通过Facebook私信联系他们讨论养老金福利时，参与者们会心存戒备。 

记录，记录，记录

劳工部指出，最佳实践若能融入计划发起人持续的受托合规文化中，而非仅作为解决参与者信息缺失的一次性补救措施，方能发挥最佳效果。 监控潜在问题（未送达邮件、未兑现支票、人口普查缺口）并确保与计划参与者的持续沟通能帮助他们理解及时更新联系信息的重要性（即为获取辛苦积累的退休福利），这些措施对受托合规的重要性不亚于赞助商寻找失踪参与者的方法。 鉴于最佳实践并非适用于所有计划，发起人应评估哪些措施能为其特定参与者群体带来最具成本效益的成果。

计划发起人还应确保记录 其用于 维护准确人口统计信息及与参与者沟通（以防止其成为失联参与者）的 程序和流程，同时记录 用于定位那些脱离发起人监控范围的参与者的搜索方法。 相关文件将有助于确保计划发起方及其记录保管人始终如一地执行计划程序。若劳工部进行审查时，这些文件亦可作为证明计划发起方认真履行了寻找失踪参与者义务的依据。

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