401(k) 合规检查 #10：妙语--401(k) 计划 SPD 的最佳实践
为帮助雇主正确管理其 401(k) 计划，Foley & Lardner LLP 将于 2022 年每月出版一系列 "401(k) 合规检查 "通讯。本文包括一些起草最佳 401(k) 计划概要说明 (SPD) 的技巧。
在上个月的 "401(k) 合规检查 "中，我们讨论了美国国税局对参与人 401(k) 计划缴款的限制，以及如何处理超出这些限制的缴款。 本月我们将提供一些起草 401(k) 计划 SPD 的最佳实践。
为什么这个主题很重要？
虽然 "计划文件管一切 "这句老话依然适用，但 401(k) 计划 SPD 的内容非常重要，原因有很多，包括以下几点：
- ERISA 要求计划管理者在 SPD 中使用计划参与者能够理解的通俗语言，准确、详尽地描述 401(k) 计划的条款；
- 尽管计划文件规定参与者在 401(k) 计划下享有福利的权利，但如果参与者能证明他们依赖的是比计划文件更有利的条款或解决计划条款不明确的问题，法院有时会允许参与者依赖 SPD；以及
- 简单的语言可以为计划管理者解释和应用 401（k）计划条款提供很大帮助。
我们的 401(k) 计划 SPD 应包括哪些内容？
遵循以下步骤将有助于确保您的 SPD 不仅符合法律规定，而且对计划参与者有帮助，并支持您管理计划的方式。
- 在开始下面第二步到第十步中的妙语之前、 制定和使用核对表 包括以下内容
- ERISA 对 SPD 内容的要求。SPD 要求的主要清单可在此处找到。
- 以下最佳做法的其余部分；以及
- 你自己的最佳实践。例如，如果您的参与者经常就 401(k) 计划的某些方面提出问题，这可能表明您的 SPD 没有正确解释这些计划条款，需要更新。
- 确保您讨论了计划管理人的自由裁量权。
- 您的 SPD 应明确指出，"计划管理人拥有全权解释和管理计划条款的自由裁量权，并有权做出事实认定。"这句话中最重要的词是 "自由裁量权"。
- 这一措辞，再加上对《雇员退休和退 休保障法》索赔和上诉程序的遵守，通常允许计划管理人的决定在法庭上获得优先审查标 准。
- 这就是我们所说的神奇语言！
- 明确解释计划的索赔申请和用尽规则。
- SPD 应明确规定提出索赔和上诉的规则。
- SPD 应说明索赔和上诉程序不仅适用于即时福利的索赔，也适用于对未来福利权利的澄清。
- 考虑规定参与人不仅必须用尽具体福利的索赔和上诉程序，还必须用尽与违反信托责任有关的索赔和上诉程序。
- 包括提起诉讼的时限。
- 规定在收到终审驳回上诉后提起诉讼的最后期限。通常的最后期限为驳回上诉之日起六至十二个月。
- 同时，在索赔和上诉拒绝函中传达这一截止日期。
- 标明 SPD 的日期并包含免责声明。
- 在 SPD 中注明其生效日期和公布日期，以便清楚哪个版本与特定时期相关，并确保您符合 ERISA 关于分发更新 SPD 的时间要求。
- 一定要解释 SPD 只是一个摘要，并不包括所有的计划条款，如果出现不一致的情况，应以正式计划文件的条款为准。还可以考虑加入一项声明，说明计划条款不能通过口头沟通或计划文件以外的书面沟通进行更改。
- 如果有 "必须 "或 "您必须 "的要求，那就说明后果。
- 例如，明确说明如果参与人未选择退出自动登记或自动升级、未进行投资选择、未指定受益人、错过截止日期等会发生什么情况。
- 这些类型的解释减少了含糊不清的可能性，也减少了声称参与者不理解未及时采取行动的后果的可能性。
- 处理遗失的参与人和受益人以及未兑现支票的问题。
- 至少一般性地解释计划处理参与人失踪和未兑现支票的程序（例如，未兑现的支票将 被没收，如果后来应参与人的要求恢复，将无息重新签发）。
- 此外，还要说明参保人和受益人随时向计划管理人通报其住址的重要性。
- 使用交叉引用和其他快捷方式 帮助参与者。
- 使用目录，以便与会者识别可能与其问题相关的所有章节。
- 可以考虑在前面提供一页的快速指南，介绍关键术语。
- 如果一个部分的语言受到另一个部分的影响，请务必参考另一个部分。
- 同样，请阅读整份 SPD，以确保前后一致（不会出现某一部分说的是一回事，另一部分说的又是另一回事的情况）。
- 强调网络安全的重要性。
- 在 SPD 中加入有关账户安全最佳实践重要性的声明。
- 考虑引导参与者查看DOL 在线安全提示列表。
- 说明计划在多付和错误方面的权利。
- 您的 SPD 应解释计划管理人有权采取任何合理措施追回多付款项和纠正错误，或选择不纠正错误。
- 考虑声明参与人有责任检查其工资单和账户对账单，以确保从其工资中正确扣除递延费 用，并确保其投资选择正确无误，同时对计划弥补与这方面错误有关的任何错误的义务规定 一个时间限制（例如，如果错误持续超过某个时间段，则不予纠正）。这种做法未经测试，因此有点争议，但美国国税局的更正程序为这种限制留出了空间。
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