特朗普政府行政令下的执法新格局

特朗普总统于 2025 年 1 月 20 日签署的行政命令极大地改变了移民执法格局。主要变化包括

• 宣布南部边境进入全国紧急状态
• 扩大执法重点，纳入更多类别的可遣返移民
• 增加移民与海关执法局（ICE）的存在，开展更多工地执法行动
• 取消对不遵守联邦移民法的辖区的联邦资助

这些行动标志着对工作场所执法的重新关注，审计、突击检查和对 I-9 违规行为的处罚都将增加。鉴于特朗普政府最近就移民执法、移民和海关执法局（ICE）以及美国公民及移民服务局（USCIS）的欺诈侦查和国家安全（FDNS）部门发布了行政命令，雇主必须做好准备，应对可能会扰乱运营并可能导致员工被拘留的突击检查。以下指南概述了雇主应采取的关键步骤，以确保I-9 合规、E - Verify 合规，并为潜在的实地考察做好准备。

I-9 合规指南

雇主遵守移民法规的基石是正确填写和维护 I-9 表格。以下是确保 I-9 合规的基本步骤：

1. 及时完成

• 确保员工在入职第一天或之前填写第 1 部分。
• 在员工入职日期后的三个工作日内完成第 2 部分。

2. 文件核查

• 实际检查员工提交的文件，以确定身份和工作许可。
• 对于 E-Verify 参与者，确保清单 B 文件包含照片。

3. 保存记录

• 依法保留所有在职员工和已离职员工的 I-9 表格。
• 安全存放 I-9 表格，与其他人事记录分开。

4. 定期审计

• 对 I-9 表格进行内部审核，以发现并纠正错误。
• 考虑使用电子 I-9 系统来简化合规性并减少错误。

5.培训

• 为人力资源人员提供有关 I-9 合规要求的全面培训。
• 确保员工了解表格的正确填写、存储和保存。

电子身份验证合规指南

为应对可能的 E-Verify 实地考察，雇主应采取以下合规步骤：

1. 账户维护

• 确保 E-Verify 账户中至少有一名计划管理员。
• 不断更新公司简介。
• 核实所有用户都已完成所需的教程，包括复习培训。

2. 文件和记录保存

• 有序、安全地保存所有 I-9 表格和 E-Verify 记录。
• 准备提交最初与 E-Verify 申请一起提交的所有信息。
• 确保 B 组身份证件有照片。

3. 根据需要更正记录

• 根据《电子身份验证用户手册》，如果雇主发现自己因疏忽而未能在第三个工作日之前创建一个案例，则应立即为该员工创建一个案例，使自己符合要求。不过，这只适用于新招聘的员工，不适用于长期员工。 
• E-Verify 用户手册》还指出："如果员工的第一天受雇日期早于雇主谅解备忘录的生效日期，请勿为其创建案例。"[1]因此，对于在公司工作了一段时间的员工，一般不建议在其入职日期很久之后才提交 E-Verify 案例。

4. 工作场所通知

• 用英语和西班牙语清楚地张贴 E-Verify参与通知和工作权利海报。
• 考虑通过数字、在线方式展示海报，或在求职申请中提供海报副本。

5.培训和准备

• 确保所有参与 I-9 核查的员工都接受过良好培训并了解最新程序。
• 定期进行内部审计，以发现并纠正任何合规问题。
• 考虑请律师进行外部审计，以维护特权。

准备实地考察

随着 ICE 或 FDNS 实地考察的可能性增加，雇主应采取积极措施做好准备：

1.制定书面应对规程--制定一份全面的计划，概述以下内容：

• 处理现场考察的指定联系人；
• 核实来访人员身份和授权的步骤；
• 通知法律顾问和管理层的程序；以及
• 员工与代理互动指南。

2.指定和培训关键人员

• 指定熟悉移民合规的主要联系人和候补联系人。
• 确保这些代表做好迎接检查员的准备并为访问提供便利。
• 培训一线员工如何应对特工的到来。

3.了解自己的权利和限制

• 了解行政令和司法令的区别。
• 请注意，没有有效的司法令状或未经同意，移民及海关执法局特工不得进入私人区域。
• 在工作场所内明确标记和指定私人区域。

4.准备文件

• 保持 I-9 记录条理清晰，便于查阅。
• 随时保存外国员工的签证申请、劳动条件申请及其他相关移民文件的副本。
• 考虑创建一个 "合规活页夹"，其中包含有关贵组织和员工的关键信息。

5.教育员工

• 告知员工在实地考察期间的权利，包括保持沉默和要求法律代表的权利，以及在没有法律建议的情况下拒绝签署文件的权利。
• 向员工提供多种语言版本的"了解你的权利 "卡。
• 进行模拟实地考察，以培训员工/使其熟悉相关程序，并教会他们如何礼貌而自信地回答询问。

实地考察期间：

如果 ICE 或 FDNS 探员到达您的工作场所，请按照以下步骤进行操作：

• 核实证件：要求查看并记录代理人的身份证明和徽章号码。
• 审查授权令：如果收到搜查令，请仔细审查其范围和有效性。
• 联系法律顾问：立即通知您指定的法律代表。
• 限制访问：只允许接触有效搜查令（针对移民及海关执法局的访问）中指定的区域和文件，或（针对国防和国家安全部的访问）与外国工人移民福利申请中提供的信息有关的文件、信息和访谈。
• 记录访问：详细记录所有互动，包括提出的问题和提供的答复。
• 陪伴代理：不要让代理人在工作场所无人看管。
• 保持冷静：鼓励员工在整个过程中保持冷静和专业。

参观后的行动

实地考察后，采取以下步骤：

• 向法律顾问和管理团队汇报情况。
• 审查访问记录和文件。
• 解决检查中发现的任何合规问题。
• 如果最近没有完成 I-9 全面审核，请考虑进行审核。
• 根据参观体验加强对员工的培训。

潜在后果和处罚

雇主应注意，2025 年将加大对违反 I-9 规定行为的处罚力度：

此外，如果E-Verify发现误用、滥用、歧视和/或欺诈的证据，则可能会终止E-Verify 的参与，并将雇主报告给调查非法就业活动的机构。

这些严厉的处罚强调了严格遵守移民法并为可能的实地考察做好准备的重要性。

总之

随着新政府执政后执法环境的不断变化，雇主必须优先考虑 I-9 合规性，并为潜在的实地考察做好准备。通过实施强有力的合规计划、培训员工和制定明确的应对规程，企业可以降低与移民执法行动相关的风险。

请记住，虽然合作通常是可取的，但雇主在这些访问期间也享有权利。在合作与保护企业利益之间取得平衡至关重要。通过了解情况、做好准备和积极主动，雇主可以在保持合规的同时驾驭这一充满挑战的环境。

[1]"谅解备忘录 "是指 E-Verify 雇主谅解备忘录。