特朗普总统于2025年1月20日签署的行政命令，已显著改变了移民执法格局。主要变化包括：
这些举措表明对工作场所执法的重新关注，包括加强审计、突击检查以及对I-9违规行为实施更严厉的处罚。 鉴于特朗普政府近期针对移民执法、移民与海关执法局（ICE）及美国公民及移民服务局（USCIS）欺诈侦查与国家安全处（FDNS）发布的行政命令，雇主必须做好应对突击检查的准备——此类检查可能扰乱运营，并可能导致员工被拘留。本指南概述了雇主为确保I-9合规、E-Verify合规 并为潜在现场检查做好准备的关键步骤。
I-9合规指南
雇主遵守移民法规的基础在于正确填写和保存I-9表格。以下是确保I-9合规的关键步骤：
1. 及时完成
- 确保员工在入职首日或之前完成第1部分的填写。
- 请在员工入职日期后的三个工作日内完成第2部分。
2. 文件核验
- 对员工提交的文件进行实物检查，以核实其身份及工作许可。
- 对于E-Verify参与者，请确保B类文件包含照片。
3. 记录保存
- 依法保留所有在职员工及离职员工的I-9表格。
- 将I-9表格安全存放，与其他人事档案分开存放。
4. 定期审计
- 对I-9表格进行内部审计，以识别并纠正错误。
- 考虑采用电子I-9系统来简化合规流程并减少错误。
5. 培训
- 为人力资源人员提供关于I-9合规要求的全面培训。
- 确保员工理解表格的正确填写、存放和保留方式。
电子核查合规指南
为应对可能的E-Verify现场核查，雇主应采取以下合规措施：
1. 账户维护
- 确保至少有一名项目管理员在E-Verify账户中登记在册。
- 保持公司简介的及时更新。
- 请确认所有用户均已完成必修教程，包括进修培训。
2. 文件记录与档案管理
- 确保所有I-9表格和E-Verify记录的存储井然有序且安全可靠。
- 请准备好提交所有最初随E-Verify申请一并提交的信息。
- 确保B类身份证明文件附有照片。
3. 根据需要更正记录
- 根据《E-Verify用户手册》规定，若雇主发现自己未在第三个工作日前创建案件，应立即为该员工创建案件以实现合规。但此规定仅适用于新入职员工，不适用于长期雇员。
- 《E-Verify用户手册》进一步指出：“若雇员的入职首日早于雇主谅解备忘录生效日期，则不得为其创建核查案例。”[1]因此，对于已在公司任职一段时间的雇员，通常不建议在其入职日期很久之后才提交E-Verify核查申请。
4. 工作场所通知
5. 培训与准备
- 确保所有参与I-9核查的工作人员均受过充分培训，并及时掌握最新操作流程。
- 定期开展内部审计，以识别并纠正任何合规问题。
- 考虑聘请律师进行外部审计以维护保密特权。
准备现场考察
随着移民与海关执法局（ICE）或联邦移民登记系统（FDNS）现场查验的可能性增加，雇主应采取主动措施做好准备：
1. 制定书面响应方案——创建一份全面计划，其中应包括：
- 负责处理现场访问的指定联络点；
- 核验来访代理人身份及授权的步骤；
- 通知法律顾问和管理层的程序；以及
- 员工与代理人互动指南
2. 指定并培训关键人员
- 指定熟悉移民合规要求的主要联系人及备用联系人。
- 确保这些代表做好准备迎接检查人员并协助完成访问。
- 培训一线员工如何应对代理人的到来。
3. 了解你的权利与限制
- 理解行政搜查令与司法搜查令的区别。
- 请注意，移民与海关执法局（ICE）特工未经有效司法令状或当事人同意，不得进入私人区域。
- 请在工作场所内明确标识并划定私人区域。
4. 准备文件
- 保持I-9记录的有序管理和便捷查阅。
- 请随时备妥外国雇员的签证申请、劳工条件申请及其他相关移民文件的副本。
- 建议创建一份“合规文件夹”，其中包含有关贵组织及员工的关键信息。
5. 员工教育
- 在现场访问期间告知员工其权利，包括保持沉默和要求法律代表的权利，以及在未获得法律建议前有权拒绝签署文件的权利。
- 向员工提供“知晓您的权利”卡片，该卡片提供多种语言版本。
- 开展模拟现场访问，以培训/熟悉员工操作流程，并指导他们如何礼貌而坚定地应对咨询。
在实地考察期间：
若移民与海关执法局（ICE）或联邦移民与海关执法局（FDNS）的官员抵达您的工作场所，请遵循以下步骤：
- 核验证件：要求查看并记录代理人的身份证明及证件编号。
- 审查搜查令：若收到搜查令，请仔细核查其范围与有效性。
- 联系法律顾问：立即通知您指定的法律代表。
- 限制访问：仅允许访问有效搜查令（针对ICE访问）或（针对FDNS访问）中指定的区域及文件，以及与外国籍工人移民福利申请中提供的信息相关的文件、信息和访谈。
- 记录访问情况：详细记录所有互动内容，包括提出的问题和给出的回答。
- 陪同代理人：请勿让代理人在工作场所无人看管。
- 保持冷静：鼓励员工在整个过程中保持冷静和专业。
访问后行动
实地考察后，请执行以下步骤：
- 与法律顾问及管理团队进行情况通报。
- 审阅访问记录及相关文件。
- 处理检查中发现的任何合规问题。
- 若近期未完成，请考虑进行全面的I-9审计。
- 根据访问体验加强员工培训。
潜在后果与处罚
雇主应知悉2025年I-9违规行为的处罚力度将加大：
| 违规类型 | 老款精品 | 新罚款 |
| 实质性I-9表格违规行为（最低限度） | $281 | $288 |
| 实质性I-9表格违规行为（最高） | $2,789 | $2,861 |
| 明知故犯雇佣无证工人——一级 | 698–5,579美元 | 716–5,724美元 |
| 明知故犯地雇佣无证工人——二阶 | 5,579–13,946美元 | 5,724–14,308美元 |
| 明知故犯地雇佣无证工人——后续 | 8,369–27,894美元 | 8,586–28,619美元 |
| 文件伪造——一级 | 575–4,610美元 | 590–4,730美元 |
| 文件欺诈——后续命令 | 4,610–11,524美元 | 4,730–11,823美元 |
| 禁止赔偿保证金 | $2,789 | $2,861 |
此外，若E-Verify系统发现存在滥用、误用、歧视和/或欺诈行为的证据，雇主参与该系统的资格可能被终止，且相关雇主将被上报至负责调查非法雇佣活动的机构。
这些严厉的处罚凸显了严格遵守移民法以及为可能的现场检查做好准备的重要性。
总而言之
随着新政府下执法环境的变化，雇主必须优先确保I-9合规并为可能的现场检查做好准备。通过实施强有力的合规计划、培训员工以及制定明确的响应方案，企业能够降低与移民执法行动相关的风险。
请谨记，虽然合作通常是明智之举，但雇主在这些访问期间也享有权利。在配合调查与维护商业利益之间取得平衡至关重要。通过保持信息畅通、充分准备和主动应对，雇主既能应对这一挑战性环境，又能确保合规运营。
[1]“谅解备忘录”指《雇主电子核查谅解备忘录》。
