当员工遭遇伤残时,关于其薪酬福利权益的诸多问题随之产生。作为公司人力资源或员工福利部门的成员,员工及其家属往往会在这一充满压力的时期寻求您的帮助,以理解伤残状况对其福利和薪酬的影响。 本指南以逐项计划的形式,提供高层次参考资源,阐述员工残疾时各类薪酬福利安排的处理方式,并就残疾员工薪酬福利管理过程中可能出现的实务问题提供实用建议。
本指南所提供的信息仅为一般性说明,并非旨在涵盖处理残疾员工事务时可能出现的全部福利或税务问题,亦未涉及考量残疾员工或贵公司福利计划具体条款时可能产生的其他细微差别。 此外,本指南所述任何税务或其他规则均以指南发布之日为准,且不应理解为所述规则是唯一适用的规则(无论税务或其他规则),这些规则可能随时变更。因此,我们始终建议您在处理与员工残疾相关的薪酬福利问题时,聘请内部或外部法律顾问及其他税务或员工福利顾问提供专业指导。
本指南属于 Foley员工福利与高管薪酬业务部 “福利基础知识”资源系列——请参阅我们的 资源指南 获取员工身故时的重要福利考量事项。
残疾概念的概述
在深入探讨公司薪酬福利计划的管理问题之前,必须明确一点:并非所有残疾都采用统一的定义标准。例如,《1974年雇员退休收入保障法》(ERISA)并未为所有ERISA计划制定统一的残疾定义。根据具体计划、政策或项目的不同,您可能会发现文件中存在多种残疾定义。 概述如下:
| 残疾的影响 | 法律规定的残疾定义 | 定义来源 |
| 因残疾而提取401(k)计划资金的权利 | 无 | 受计划条款约束,但可能需要与消费税豁免定义(如下所述)保持一致。 |
| 免除合格退休计划分配款项所征收的10%提前分配消费税 | 因任何可经医学确定的身体或精神损伤,导致无法从事任何实质性有酬活动,且该损伤可预期将导致死亡或具有长期持续且不确定的持续时间。 | 《国内税收法》第72(m)(7)条 |
| 《国内税收法》第409A条计划分配与递延目的 | 因任何可经医学确定的身体或精神损伤,导致无法从事任何实质性有酬工作,且该损伤可预期导致死亡或持续时间不少于12个月;或因任何可经医学确定的身体或精神损伤,导致可预期死亡或持续时间不少于12个月, 在服务提供商雇主的员工意外与健康保险计划下,领取收入替代福利的期限不少于三个月 | 《财政部条例》第1.409A-3(i)(4)条 |
| 终止409A递延的权利(不可撤销规则的例外) | 经医学确诊的身体或精神障碍,导致服务提供者无法履行其岗位职责或任何实质相似的岗位职责,且该障碍预计将导致死亡或预计将持续六个月以上。 | 《财政部条例》第1.409A-3(j)(4)(xii)条 |
| COBRA计划延长至29个月 | 社会保障管理局(SSA)的残疾认定 | 《国内税收法》第4980B(f)(2)(B)(i)(VIII)条 |
| 激励性股票期权的行权期限从离职后三个月延长至一年 | 因任何经医学确定的身体或精神损伤,导致无法从事任何实质性有酬工作,且该损伤可预期导致死亡,或已持续或可预期将持续不少于12个月的连续期间。 | 《国内税收法》第422(c)(6)条;参见《国内税收法》第22(e)(3)条 |
| 其他所有事项,例如退休福利的归属、短期伤残(STD)和长期伤残(LTD)计划、雇佣协议、奖金权益等。 | 没有特定定义 | 受计划或协议条款约束 |
哇!如您所见,残疾的定义有多种,且各不相同。这意味着,若某人存在残疾,您必须逐条审查每项计划或个人协议中的残疾定义,以确定该员工是否符合该计划或协议中所有残疾条款的适用条件,抑或仅符合部分条款。
最佳实践是尽可能协调各计划和协议中的定义(除非法律要求的定义不允许这样做)。这将显著简化行政管理流程。
最后,在您能力所及的范围内,请考虑以一种方式定义残疾,使您作为雇主能够依赖第三方对残疾的判定,从而不必亲自做出判定——这往往非常棘手。 例如,若能依据员工是否符合长期伤残保险金领取资格,或是否获得社会保障局(SSA)的伤残认定来界定伤残状态,则雇主仅需采信第三方判定结果,无需自行审查员工的医疗及职业档案。
关于《雇员退休收入保障法》计划与非《雇员退休收入保障法》计划的简要说明
确定福利计划是否受《雇员退休收入保障法》(ERISA)管辖可能较为复杂。 虽然贵公司最常见的广泛性退休福利和福利计划(如401(k)计划、养老金计划以及医疗、牙科、视力或其他福利)很可能受ERISA管辖,但根据计划架构的不同,规则中存在诸多细微差别,某些福利计划可能被豁免。这一问题在特定伤残福利或遣散福利政策中尤为常见。 奖金计划、延期薪酬计划及其他自愿性福利或薪资实践(详见下文"短期伤残"部分)通常不受ERISA优先适用规则约束。但鉴于规则复杂性,若对福利计划是否属于ERISA管辖范围存疑,建议在决定是否允许受益人指定时咨询福利计划顾问。
员工残疾时的实际应对措施
您应该邀请哪些人参与
大多数员工残疾情况始于员工申请休假。此时,您只需遵循常规休假流程,无论是通过内部人力资源部门处理,还是引导员工联系第三方休假服务供应商。 但若员工丧失工作能力,且您最初接到的是家属关于员工残疾状况的通报,则必须立即联系公司内部以下人员:员工所属业务部门的人力资源主管(该主管应同时联系员工直属经理)以及员工福利团队所有相关成员。 后续流程应遵循非紧急情况下的休假程序,但需注意:家属可能代为完成申请休假及短期伤残福利所需的文件填写与信息提供,并就休假期间持续享受的健康及其他福利的支付安排进行沟通。
若员工的伤残状况预计将持续超过临时性阶段,且贵公司的退休计划允许伤残福利金提取或伤残福利启动,则您可能需要向计划记录保管人提供伤残信息,以便该员工能够根据计划启动福利金领取。
您需要的信息
员工的伤病情况通常始于因受伤、患病或健康问题提出的休假申请。在此类情况下,您应遵循公司常规休假政策,无论该政策是通过内部流程执行,还是由第三方机构负责管理休假及短期伤病福利。通常流程包括员工提交申请,并在必要时提供支持性文件,例如医疗记录和主治医师的证明信。 若员工的残疾状况源于突发状况(如事故或急性病症),则可能需要与员工家属协作处理休假或短期残疾福利申请,并共同收集所需信息。
您或您的休假服务供应商还需告知员工休假对福利的影响。如下文所述,在《家庭医疗休假法》(FMLA)覆盖的休假期间,您必须为员工提供继续享受团体健康计划福利的机会,包括医疗、牙科、视力保险以及医疗灵活支出账户福利。 对于其他类型的休假及福利项目,福利延续将取决于适用政策或计划文件的条款。若您允许员工在休假期间取消全部或部分福利选择,则需通过选择表格或在线系统收集员工的具体选择。若休假期间有薪酬支付,通常可从休假工资中继续扣除福利费用。 若休假期间无薪(例如无短期病假或其他休假工资),且员工希望继续享受医疗及其他福利,则需向员工说明续保所需的缴费方式。 若采用直接支付方式(区别于返岗后支付等模式),则您或服务供应商需核实账单寄送地址/电子邮箱,在支持或要求电子支付时获取ACH信息,并将相关资料提交至薪资部门。
您还需查明员工已加入或享有累积权益的福利计划或项目,以及员工是否与公司存在任何有效的个人协议(如股权奖励、雇佣协议、员工贷款等),并确保备有所有相关文件的副本。这些信息可通过内部人力资源记录或第三方福利计划管理机构/供应商获取。 您还需确认:上述计划中是否存在需由贵公司作出伤残判定的情形,抑或该判定由第三方机构执行。
如下文所述,若员工的伤残状态持续超过短期伤残期(通常最长为六个月,具体取决于贵公司的短期伤残计划条款),则您可能收到来自长期伤残保险公司或社会保障管理局的伤残认定结果,并需遵循公司政策在适当时间终止该员工的雇佣关系。
关于HIPAA的简要说明
我们常接到客户关于休假期间HIPAA合规的咨询,原因不外乎两点:一是担心在处理和批准休假或短期残疾福利申请时,收集或存储必要信息可能违反规定;二是员工或其家属以HIPAA为由拒绝提供所需信息。 HIPAA法规不适用于休假或短期残疾福利计划,也不适用于员工向您提供医疗信息的情形——无论员工是直接提供信息,还是通过授权医疗服务提供者向您发送员工医疗信息。但无论HIPAA是否适用,您都应始终将员工医疗信息的访问权限限制在人力资源或福利部门的必要人员范围内(仅限于处理休假或短期残疾福利申请所需人员),并确保此类信息得到安全存储。 若您委托第三方供应商处理休假或短期残疾福利,则应确保合同中明确要求该供应商承担保护员工信息的义务。
现金与股权安排
概述
当员工因伤病丧失工作能力时,需综合考量多种补偿方案。首要任务是全面核查该员工当前及未来可能获得的所有现金与股权补偿。例如:
- 该员工是否享有年度或长期现金奖金计划?
- 该员工是否参与佣金计划?
- 该员工是否存在有效的雇佣协议?
- 该残疾员工是否持有股权奖励,例如股票期权或限制性股票单位?
其次,在确定所有可能产生现金或股权报酬的协议、政策及安排后,需判断是否存在适用于残疾员工的特殊条款,重点关注相关权利是否仅因员工残疾而产生,抑或仅在因该残疾导致雇佣关系终止时方可主张。
典型条款(含一项陷阱条款):
奖金及股权奖励的权益。对于 现金奖金计划,您需要审阅相关文件条款以确定残疾情况下的处理方式。 奖金计划通常会在发生残疾(或因残疾离职)时自动按目标金额支付,或规定在绩效期结束时根据实际绩效达成程度进行支付,支付方式可按比例分配或全额支付。
对于所有类型的股权奖励,管理计划文件或奖励协议将明确规定员工残疾时奖励的处理方式。与现金奖金计划类似,股权奖励将在员工残疾(或因残疾离职)时自动归属,或按比例归属。 对于设有绩效目标的股权奖励,奖励条款可能规定绩效目标视为达到目标水平,或规定在绩效期结束时根据实际绩效达成程度进行结算,结算方式可按比例分配或全额支付。最后,对于股票期权,员工因残疾离职后通常会获得延长行权期限的安排。
若残疾雇员持有"激励性股票期权"(亦称ISO),此类期权可为雇员提供有利的税收待遇。在正常终止雇佣关系的情况下,雇员必须在离职后三个月内行权,此为获得优惠税收待遇的必要条件之一。 但若因残疾导致离职,《国内税收法典》将该期限延长至离职后一年。(其他享受税收优惠的条件?——员工须持有行权后获得的股票,自行权日起至少一年,且自授予日起至少两年。此持有期要求对残疾员工同样适用。)
有时,雇佣协议也会说明在员工因伤残而无法工作或因伤残被解雇时,奖金或股权奖励的处理方式,因此这些条款也应一并审查。
此类安排中常存在一个"陷阱"。 每当涉及按比例计算的奖金或奖励时,该比例计算通常延续至因残疾导致的雇佣关系终止日,而非残疾休假开始日。这常令雇主感到意外,尤其是那些未根据《美国残疾人法案》(ADA)建立完善流程、通过互动协商确定雇佣关系终止时机的雇主。[1]我们发现这类雇主往往让残疾员工长期保留"雇员"身份。因此在奖金或股权奖励按比例分配时,员工将享受超长分配周期——由于雇佣关系终止时间完全落在奖金或股权奖励的归属期或绩效考核期之外,最终往往能全额获得奖励。 当此类情况曝光时,多数雇主倾向于按员工短期病假(STD)结束日进行比例分配——该病假通常不超过六个月。此规则既不会"惩罚"需短期休假的员工,也不会让因严重残疾而无法复工的员工获得意外之财。 但此类比例分配条款存在缺陷——多数雇主缺乏自动监测短期病假终止时间的系统。因此无论采用何种比例分配规则,都需审慎评估人力资源信息系统(HRIS)是否具备执行能力,或是否需要人工审核与实施流程。
离职补偿金权益。通常情况下, 若因残疾导致雇佣关系终止,高管雇佣协议将规定支付离职补偿金。需特别注意此类条款,因为有时公司终止高管雇佣关系需完成特定程序,例如:需由全体董事会成员认定残疾状况,或残疾认定须基于外部医师的结论。 若协议包含此类条款,请核查长期残疾保险政策是否存在抵扣机制,以便向被解雇高管说明遣散费对其长期残疾福利的影响。
福利计划
合格退休计划
401(k)及其他类型固定缴款计划。401(k)计划是雇主为员工提供的最常见退休福利。虽然并非强制要求,但401(k)计划通常允许员工在残疾时提取部分或全部已归属账户余额。 我们建议雇主在计划中纳入此类条款——正如前文所述,这类雇主通常不会主动解雇残疾员工。通过允许残疾提款,员工即使未被解雇,也能在需要时获取账户余额。
401(k)计划中需要考虑的其他问题包括:
- 员工可推迟领取哪些类型的伤残补偿?例如,若计划将补偿定义为员工所有W-2薪酬,只要伤残补偿由雇主薪资系统支付即可正常运作。但当补偿由第三方(如短期伤残管理机构或长期伤残保险公司)支付时,实际操作中该如何处理? 此类情况下,需修订计划定义以明确仅限雇主直接支付的补偿,或由雇主与第三方协商协调补偿信息共享机制,确保员工仍可将短期或长期残疾金推迟至401(k)计划中。
- 您的计划是否规定因残疾导致离职时可获得全额归属?虽然法律上没有强制要求,但我们发现这种情况几乎总是存在的。
- 如果您的计划要求雇员在计划年度的最后一天仍在职,或已完成1,000小时服务时长,方可获得该年度的雇主缴款,那么对于残疾雇员是否存在例外情况?通常情况下会如此规定,但法律并未强制要求。
养老金计划。尽管养老金计划正逐年减少,许多雇主仍继续提供此类计划,尽管其福利目前几乎都已冻结。
若因伤残而离职的雇员参与了养老金计划,首要考虑的是该雇员是否已获得计划福利的完全归属权;若未获得,则需确认计划是否规定在此种情况下可实现完全归属。与401(k)计划类似,我们发现养老金计划通常会为因伤残离职的参与者提供完全归属权。 即使计划未规定此情形下的完全归属权,仍需查阅计划条款确认服务年限停止计算的时点。某些养老金计划可能在残疾休假期间提供有利的服务年限计算规则。
第二个需要考虑的问题是该计划是否提供残疾退休福利。由于法律并未强制要求,许多计划并未包含残疾退休条款。残疾退休通常允许离职员工在终止雇佣关系后立即开始领取养老金福利,即使该员工尚未达到通常可开始领取福利的提前退休或正常退休年龄。 残疾退休福利还可能包含某种增强型待遇,例如全额养老金且不因提前领取而减额。若残疾员工可能符合残疾退休资格,应告知其相关信息以便申请该福利。
《雇员退休收入保障法》索赔与上诉条例。该法针对残疾福利计划制定了专门的索赔与上诉条例,对计划管理人提出了诸多要求。 值得注意的是,这些法规同样适用于包含残疾条款的退休计划,且当计划规定管理人必须自行判定残疾状态(而非依赖社会保障局或长期残疾保险公司等第三方机构)时。为规避这些被众多计划管理人视为繁琐的义务,您应考虑修订退休计划条款,彻底取消"由计划管理人判定残疾"的机制,同时需关注以下要点:
- 对于所有合格计划,新的残疾定义不得以不利于参与者的方式影响权益归属规则。换言之,若计划规定因残疾导致终止时权益归属,则新残疾定义不得比原定义更为严格。
- 对于401(k)及其他固定缴款计划,新修订条款不得导致受保护福利、权利或条款的削减。例如,若计划允许因残疾提取资金,则新残疾定义不应比原定义更严格,以免损害个人提取资金的权利。
- 对于固定收益养老金计划,残疾退休福利通常不被视为累积福利的一部分,这意味着您有权修改固定收益养老金计划,完全取消残疾退休福利。因此,您也可以自由调整残疾退休的资格标准,例如重新定义残疾标准,要求必须获得社会保障局的认定。
当然,对于上述所有情况,如果该计划涵盖工会雇员,您还需考虑这些变更是否需要与工会进行协商。
福利计划
短期伤残福利。大多数短期伤残计划属于薪资支付实践,即雇主在员工因伤病休假期间(通常持续90天至六个月)继续支付其全部或部分薪资或时薪。当然,确保员工(或协助照料的家庭成员)了解其享有短期伤残福利计划的权利,是您必须落实的关键事项之一。
您应考虑州法律将如何影响短期病假计划的设计与运作。例如,威斯康星州法律允许员工在休无薪产假或陪产假时,将本可因其他原因获得的有薪休假"替代"用于无薪休假。换言之,员工可使用其短期病假有薪休假来保障产假或陪产假期间的薪资延续,即使该员工未被认定为残疾状态。 参见《威斯康星州法规》第103.10(5)(b)条。此外,许多州乃至地方政府都设有强制性带薪伤病假制度。若您在这些地区有雇员,需考虑如何将强制休假规定与短期伤病计划协调实施。例如,若您向纽约州伤病基金缴费,则可在法律允许范围内将纽约州雇员排除在短期伤病计划之外。
需要特别注意的是,基于薪资实践的短期残疾计划不受《雇员退休收入保障法》(ERISA)约束,这意味着它们无法享受ERISA提供的部分保护措施——例如要求员工在提起诉讼前必须用尽计划的索赔和上诉程序,并将赔偿金限制在计划福利范围内(某些情况下还包括员工的律师费)。 反之,完全保险型短期残疾计划则受《雇员退休收入保障法》约束,既享有该法规定的权益,也承担相应义务,例如必须发布计划概要说明书。
长期伤残保险。长期伤残保险计划通常为全额保险,这意味着雇主的唯一义务是确保受保员工了解如何申请保险,并向保险公司提供其要求的所有信息,以便保险公司根据保单条款确定伤残状况及应付保险金数额。
此类计划的"陷阱"在于:雇主常以"帮助"为名,要么不允许参与者申请福利,要么积极阻止其申请。 雇主绝不应采取此类行为,即便其确信保险公司会拒绝理赔申请。根据《雇员退休收入保障法》(ERISA),凡受保险政策保障的雇员均享有申请福利的权利。雇主虽可对员工预期进行合理引导,但绝不可剥夺计划参与者依据任何ERISA计划申请福利的权利。
长期伤残福利的税务处理取决于该保险费在员工端如何征税:
- 若雇员使用税后资金支付长期残疾保险(LTD)保费,或雇主承担的保费部分已计入雇员W-2表格的薪酬收入并相应纳税,则该长期残疾保险金应属免税范围。
- 若雇员使用税前收入支付长期残疾保险(LTD)保费,或雇主承担的保费部分未计入雇员薪酬收入,则长期残疾保险金应计入应税收入。
关于哪种方式最优,各方意见不一。 部分雇主倾向第一种方案,这样福利金(通常为薪酬的固定比例,例如60%)就不会因税收进一步缩水。另一些雇主则青睐第二种方案,它能为全体员工节省当期税款,且考虑到实际使用长期残疾福利的员工寥寥无几,这种方案对整体群体而言可能最具价值。还有些雇主不愿做出这种判断,因此允许员工自行选择保费的税务处理方式。
团体健康保险计划。您应查阅计划条款(或计划概要说明),以确定员工在休病假期间其保险资格的处理方式。 部分计划会在短期病假期间按在职员工费率维持保障,但法律并未强制要求。然而,若该病假同时属于联邦《家庭医疗休假法》(FMLA)覆盖的休假类型,则雇主必须允许员工在FMLA休假期间以在职员工同等条件(如适用在职员工费率)继续参与计划。 若员工在FMLA休假结束后未返岗工作,计划方可终止其参保资格,但此时须提供COBRA续保选择(详见下文说明)。[2]
若您受联邦COBRA法规约束(通常雇员人数达20人及以上的雇主需遵守联邦COBRA规定),且员工因伤病休假导致保险失效(在COBRA术语中称为"工时减少"),则您通常必须在保险失效之日起30天内通知COBRA管理机构。 COBRA管理机构随后须在14天内向参保人及其已登记的受抚养人寄送COBRA选择材料包。 若由企业内部管理COBRA,则需在44天内寄送选择包。需注意:处于《家庭和医疗休假法》(FMLA)休假期的员工,其COBRA事件必须在休假结束后方可触发;即使员工在FMLA休假期间选择中断全部或部分保险,休假结束后仍须提供COBRA选择权。
请注意,当保险丧失是由于工时减少(例如因伤病休假)或雇佣关系终止时,COBRA续保期限最长可达18个月。但若满足以下条件,该18个月期限可延长至最长29个月:
- 社会保障局认定,该雇员的残疾状态始于COBRA续保覆盖期前60天内的任何时间点。
- 雇员(或其家庭成员)须在COBRA保险覆盖期开始后的前18个月结束前,向COBRA管理机构提交该社会保障局决定书的副本。 此外,该SSA决定书须在下列日期之后的60天内提交:(i)SSA决定书签发日期与(ii)符合资格事件发生日期(或因该事件本应丧失保险资格的日期)中较晚者。 上述时限以雇员已获知其因SSA残疾可延长COBRA保险的权利为前提;若未获知该权利,则提供SSA决定通知的期限将延长至雇员知悉该权利后60天。
COBRA保险费在前18个月的保险期内,允许设定为全额保费(含雇主和雇员两部分)的102%。若适用残疾延长条款,则在首18个月COBRA保险期结束后,保费可提高至全额保费的150%。
若您作为小型雇主不受联邦COBRA法规约束,仍需注意州级"迷你COBRA"法律可能设定的类似要求。切勿假设保险公司会代为执行保险单中的迷你COBRA条款;通常保险单会规定雇主承担特定管理义务,例如通知义务。
弹性支出账户(FSA)。大多数 医疗FSA和子女护理FSA规定,当雇员不再领取薪酬时即终止参与资格,但医疗FSA必须允许雇员在《家庭和医疗休假法》(FMLA)规定的休假期间继续参与。
对于健康灵活支出账户(FSA),当员工因工时减少(例如因病休假)或终止雇佣关系而丧失资格时,必须提供COBRA保险。 多数健康FSA账户适用有限COBRA义务,允许雇主仅在以下两种情形下为参与者提供COBRA保险:参与者账户存在未用完资金(通常指COBRA资格事件发生时账户累计缴款额超过已报销金额),且保险期限仅限于计划年度剩余时间。
关于抚养子女费用灵活支出账户(FSA),一个常见问题是:员工在病假期间产生的托儿费用是否符合该账户的报销条件。由于抚养子女FSA旨在支付符合条件的抚养费用以保障员工正常工作,因此员工未工作期间产生的托儿费用不可从该账户报销。 因此,员工休假期间产生的托儿费用不可报销。这对雇主和员工都令人沮丧,因为因伤病无法工作的员工往往也无法在家照顾子女。
非合格递延薪酬计划
与养老金计划和401(k)计划类似,首要考虑的问题是:个人在残疾发生时是否已获得计划福利或账户的完全归属权。若未获得,则需确认计划是否规定在残疾发生时或因残疾终止雇佣时给予完全归属权。若账户余额或福利中存在任何未归属部分,应根据计划条款予以没收。
若存在既得权益余额,您应核实该计划是否规定在残疾情况下进行分配。根据《国内税收法》第409A条(该条款规范了大多数非合格递延薪酬计划),残疾属于允许的支付事件。此外,该计划可能规定在离职时开始支付款项。 服务终止通常指员工服务水平降至其过去36个月服务水平20%以下的日期。 但第409A条设有特殊规定:若员工处于病假期间,且在病假前六个月(或法律/合同赋予员工返岗权利的更长期限内),只要合理预期员工将在该期限结束前返岗,则不视为服务终止。 当个人符合第409A条定义的残疾状态(参见上文"残疾定义概述"章节)时,即使雇员预计无法复工,计划仍可规定将服务中断状态延迟至29个月休假期满时生效。 许多非合格延期薪酬计划采用此29个月休假规则,但雇主通常缺乏人力资源信息系统(HRIS)来有效追踪该期限。
若员工正在向计划进行递延缴款,还应核实该计划是否允许员工在残疾发生时停止递延缴款。这是对第409A条常规规则的有限例外之一,该规则规定递延选择必须在整个计划年度内不可撤销。
其他需要考虑的问题
8-K表格申报要求。通常情况下 ,上市公司首席执行官、首席财务官、首席运营官、首席会计官或任何指定高管离职时,需向美国证券交易委员会(SEC)提交8-K表格的当前报告。当上述高管因伤病导致离职时,该申报要求即被触发。 然而,若高管因残疾或疾病导致职能受限或丧失工作能力,但未立即终止雇佣关系,则披露义务的判定更为复杂。SEC工作人员对此情形未提供具体指引,仅表示"终止"涵盖高管"职责被剥夺至无法履行该职位职能"的情形。 因此,任何导致高管职责被撤销或削减的残疾情况,均应评估该高管是否仍在履行其职务,以及该变动对公司投资者是否具有重大性。
第16节 报告要求。 高管因残疾导致的失能 或终止雇佣关系,通常仅在该事件触发股权奖励的丧失、加速归属或单位型奖励(如限制性股票单位或绩效股份单位)的结算,或产生需通过代扣代缴或出售股份解决的税务代扣义务时,才需提交表格4。 此外,在高管残疾后但雇佣关系存续期间发生的任何公司股票交易(例如由高管监护人行使期权),其申报方式应与高管本人发起的交易相同。 反之,若交易发生于高管因伤残终止雇佣关系之后,则无需申报——除非该交易可与雇佣期间发生的相反方向交易(即购买交易对应出售,出售交易对应购买)进行"匹配",且两笔交易间隔不超过六个月。 此外,若失能高管(或其监护人)在离职前已发起但尚未通过表格4或表格5申报的交易(例如离职前一日售股或当年早些时候赠股),则必须及时申报这些离职前发生的交易。 失能高管的报告可由其监护人签署并提交至美国证券交易委员会。无论报告由何人签署执行,失能高管均应在报告第1栏中被列为申报人,而代为执行报告者应以个人名义签署报告,并注明其签署身份。
授权书
当残疾雇员无法处理个人或财务事务时,可通过签署授权书(POA)指定他人(称为"代理人")代为处理。 代理人可在授权书条款允许的范围内代表雇员行事。若收到授权书,务必核查州法律以确认:(a) 该授权书是否有效;(b) 授权书是否允许代理人拟采取的行动。例如,某些州法律可能禁止代理人变更受益人指定,除非授权书明确授予该权利。 若确认授权书有效,则您可在授权书授予权限范围内,就薪酬福利计划事宜接受代理人的指示。
[1]《美国残疾人法案》的要求超出了本文的讨论范围。
[2]家庭医疗休假期间关于福利选择和支付方式的规定相当复杂,当深入研究这些规则(本文不作详述)时,许多雇主发现自身做法并未完全符合相关规定。