内部调查对于确保合规、维护员工信任及降低组织风险至关重要。无论调查是由投诉、事件还是审计发现触发,遵循结构化且公正的流程都能有效保护组织及其人员。当调查程序得当,可为应对雇佣相关索赔提供法律辩护依据——这点早在近三十年前,最高法院在法拉格诉博卡拉顿市案(Faragher v. City of Boca Raton)的关联案件中便已确立。 法拉格诉博卡拉顿市案 案 伯灵顿工业公司诉埃勒斯案案中就已明确指出。
但若操作不当,结果可能适得其反。美国人力资源管理协会(SHRM)便在2025年12月亲身体验了这一点——法院对其作出1150万美元的判决,其中包括1000万美元的惩罚性赔偿。
在本案中, 穆罕默德诉人力资源管理协会案,[1]陪审团听取了关于SHRM人力资源部成员就歧视投诉展开内部调查的陈述。这是该调查员首次参与调查,他在庭审中明确表示无法回忆起一个月前参加的调查培训细节。 此外,据报道该调查员作为人力资源部门成员,曾协助被指控主管"代笔"绩效问题邮件往来,并参与起草针对投诉人的解雇文件——这些虽属人力资源部门成员的常规工作,却与公正调查员的职责相悖。
陪审团还获准听取以下陈述:SHRM自称是美国职场最佳实践领域的权威机构,包括职场调查领域。[2]尽管该判决的上诉结果尚待观察——若确实提起上诉——但关于开展内部调查,我们已从中汲取了重要经验教训并需加以强化。
开展内部调查的最佳实践
- 投诉信息。在记录和识别投诉或关切时,保持文件记录的一致性至关重要。使用员工问题受理表(或类似表格),该表格应包含需在每次初次会面中收集并记录的信息栏目。当着员工的面填写表格,这有助于建立可信度并确保准确识别关切事项。
- 调查。实际调查的第一步是确定由谁来执行。提交给人力资源部门的大多数问题都将由人力资源代表进行调查。人力资源代表熟悉公司政策和程序、员工情况以及公司文化,并且能够便捷地获取大多数相关记录。 但若出现以下情形,则需考虑更换调查人员:(i)人力资源部门无力及时开展调查,或未接受过规范调查流程与技巧的培训;(ii)人力资源部门缺乏——或可能被视为缺乏——客观公正性(例如涉及人力资源代表的投诉,或具体事项涉及人力资源部门提供的法律咨询与建议); (iii) 被投诉对象为高层管理人员,若调查结果需采取纪律处分或处理相关问题,而人力资源部门无权限或无权限处理;或(iv) 公司希望在律师-客户特权保护下保密进行调查。
第二步涉及收集完成调查所需的信息:通常包括文件资料(如政策文件、操作规程、工作成果、电子邮件、短信等)及访谈记录(来自投诉人、被指控者、证人)。为确保调查全面性,建议根据投诉内容尽早规划预期调查步骤(包括证人身份)。 但调查人员需保持灵活性,因过程中可能发现新证人或文件。需谨记:优质调查应在收到投诉后立即启动——避免信息失效或丢失——并及时完成。优秀调查员会首先与投诉人会面,核实投诉内容准确性,并确保投诉人知晓调查正在进行。 调查员还应向投诉人简要说明后续步骤,避免其处于"信息真空"状态。因无法了解调查进展或未获调查进展反馈而产生的挫败感,往往会导致投诉人寻求第三方协助(例如原告方律师),而该问题本可通过内部渠道解决。
在进行访谈时,应做到全面而公正——成功的内部调查不容许任何预先判断。调查人员应准备开放式问题,允许受访者陈述其经历,避免引导性提问或透露投诉的具体细节(如可能,包括投诉人或被指控者的身份),并准确记录回答内容,杜绝任何主观意见或推测。每次访谈记录应如实反映 事实与信息,而非访谈者对陈述真实性的主观判断。访谈者应以电视剧《警探》中乔·弗莱迪警探的形象自居——这位警探在调查时常说那句广为人知的台词(虽被误传为其名言):“事实而已,女士。仅是事实。”
务必完整记录所有内容。详细保存证据、访谈笔记、时间线及调查结果。详尽的记录能支撑结论并体现尽职调查。同时保持客观分析,仅依据经核实的证据及可信证词和信息得出结论。避免臆测,并警惕潜意识偏见。
最后,编制 正式报告, 陈述事实、分析结果及建议措施。根据法律、合规及人力资源政策分享调查结果。必要时采取纠正措施,如更新政策、开展培训或实施纪律处分。持续监控问题复发情况,评估整改措施的有效性。同时需与投诉人保持后续沟通。您有责任确保投诉人至少能感受到——即便无法完全满意——调查过程是专业且合规的。
核心要点:结构化、保密且公正的调查流程能保障组织诚信,降低法律风险,并营造责任与信任并存的文化氛围。
[1] 案件编号:22-cv-1625-GPG-KAS(科罗拉多州地方法院)(判决书,案卷号154(2025年12月5日))。
[2] 事实上,在关于该判决的声明后,SHRM的标语指出:"SHRM是当今不断演变的工作场所中,影响相关议题与创新的首要专家、研究倡导者及思想领袖。"