Norma temporal de emergencia de la OSHA: guía paso a paso

Como informamos inicialmente el 4 de noviembre de 2021, la OSHA ha publicado su tan esperada Norma Temporal de Emergencia(ETS) que afecta a los empleadores privados con 100 o más empleados.  Aunque hemos visto impugnaciones judiciales y, de hecho, el Tribunal de Apelaciones del Quinto Circuito de los Estados Unidos (que abarca Texas, Luisiana y Misisipi) ha suspendido temporalmente la ETS, los empleadores no deben basarse en ello como excusa para no hacer nada. El tiempo se acaba y los empleadores deben proceder asumiendo que los plazos son reales. 

A medida que los empleadores cubiertos comienzan a navegar por estas aguas desconocidas, ofrecemos una guía paso a paso para ayudarle a cumplir con la nueva ETS. Aquí hay algunas sugerencias:

Paso 1: Considere si se aplica el ETS

• Tenga en cuenta que el ETS solo se aplica a los empleadores privados con 100 o más empleados.
  
  
• Para determinar si el empleador cumple con el umbral, los empleadores deben tener en cuenta: (1) todas las ubicaciones en EE. UU., (2) incluir a todos los empleados a tiempo parcial, pero no a los contratistas independientes; (3) incluir todas las ubicaciones de la entidad corporativa con múltiples ubicaciones; (4) las franquicias se tratan por separado; (5) las empresas integradas que gestionan las cuestiones de seguridad como una sola empresa se consideran un único empleador; (6) no se cuentan los empleados temporales ni los empleados contratados; y (7) en el caso de los centros con múltiples empleadores, como las obras de construcción, cada empleador cuenta solo a sus propios empleados.
  
  
• El ETS no se aplica a los contratistas federales ni a las entidades sanitarias cubiertas, que están sujetas a sus propios mandatos. Con respecto a este último grupo, los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) publicaron un comunicado sobre su norma, con sus requisitos, e incluyeron un enlace a una sección de preguntas frecuentes. Los proveedores de atención médica deben saber que la norma entró en vigor la semana pasada.

Paso 2: Considerar si exigir la vacunación u ofrecer la alternativa de la prueba

• Un empleador cubierto debe decidir si desea exigir la vacunación en uno o más de sus centros de trabajo.
  
  
• Puede haber riesgos y beneficios que considerar tanto para la vacunación obligatoria como para la alternativa de las pruebas. Por ejemplo, la ley estatal puede dictar que los empleadores cubiertos paguen los costos de las pruebas si ofrecen esa alternativa. Además, si un empleador ofrece la alternativa de las pruebas y un empleado solicita (y se le concede) una adaptación por razones médicas o religiosas, el empleador puede tener que pagar los costos de las pruebas.
  
  
• A medida que los empleadores cubiertos comienzan a considerar sus opciones, el equipo de Trabajo y Empleo de Foley está preparado para ayudar en la toma de decisiones, así como en la adopción de políticas que cumplan con las normas de la OSHA.

Paso 3: Considerar si hay empleados exentos o excluidos

• El ETS cubre aproximadamente a todos los empleados, excepto aquellos que trabajan a distancia desde sus hogares, exclusivamente por su cuenta o exclusivamente al aire libre.
  
  
• El ETS también establece que los empleadores pueden implementar diferentes políticas aplicables a partes específicas de la plantilla. Por ejemplo, un empleador puede tener una política de vacunación obligatoria para los empleados que interactúan con los clientes, pero ofrecer la alternativa de realizar pruebas a los empleados que trabajan de forma intermitente a distancia y/o trabajan para la sede central y rara vez interactúan con los clientes.

Paso 4: Implementar una política (o políticas) / Comunicar a los empleados (antes del 5 de diciembre de 2021)

• Las empresas afectadas deben cumplir con la ETS antes del 5 de diciembre de 2021. Foley ha elaborado plantillas de políticas tanto para las alternativas obligatorias como para las de pruebas y puede ayudarle a adaptar su propia política específica.
  
  
• Como parte del ETS, los empleadores cubiertos también deben proporcionar a los empleados información específica relacionada con las pruebas de COVID-19, el procedimiento para recopilar registros de vacunación aceptables y determinar el estado de vacunación, el tiempo, el salario y las licencias a las que tienen derecho los empleados, los procedimientos para notificar al empleador un resultado positivo en la prueba de COVID-19 y las sanciones penales asociadas con los empleados que proporcionan información falsa a sabiendas y las prohibiciones de discriminación.

Paso 5: Recopilar pruebas aceptables de los registros de vacunación, elaborar una lista de empleados e implementar un sistema de mantenimiento de registros (antes del 5 de diciembre de 2021).

• Un empleador cubierto debe recopilar pruebas aceptables de los registros de vacunación de los empleados (por ejemplo, tarjetas de vacunación, documentación médica o un certificado). La prueba de vacunación no puede presentarse verbalmente.
  
  
• Según la información proporcionada, un empleador cubierto debe recopilar y conservar una lista de empleados en la que figuren todos los empleados y su estado de vacunación respectivo (si están completamente vacunados, parcialmente vacunados, no completamente vacunados debido a una adaptación médica o religiosa, o no completamente vacunados porque no han proporcionado una prueba aceptable de su estado de vacunación).
  
  
• Un empleador cubierto debe implementar un sistema de mantenimiento de registros y conservar dichos registros como lo haría con otros documentos médicos confidenciales durante la vigencia de la ETS.

Paso 6: Analizar cada solicitud de adaptación médica y religiosa

• Un empleador cubierto debe analizar cada solicitud de adaptación médica y religiosa de conformidad con las leyes federales, estatales y locales.
  
  
• El ETS establece que los empleadores pueden someter a los empleados a pruebas semanales como medida de adaptación (pero deben pagar los costos asociados con las pruebas si se ofrecen como medida de adaptación).
  
  
• El ETS también establece que se deben ofrecer otras adaptaciones si las creencias religiosas sinceras de un empleado no le permiten someterse a las pruebas.

Dados estos nuevos requisitos, los empleadores deben ponerse en contacto con un abogado y asegurarse de que están preparados para aplicar los requisitos del ETS (en caso de que los tribunales lo confirmen) para evitar posibles sanciones futuras.