Leyes espinosas que los proveedores de ICHRA deben tener en cuenta

Los acuerdos de reembolso de gastos médicos individuales (ICHRAs) han seguido ganando popularidad desde su creación en 2019. (Consulte nuestro artículo aquí, que resume la norma de 2019 por la que se establecen los ICHRAs). Aunque en un principio parecía que los ICHRAs resultaban más atractivos para los pequeños empresarios que buscaban una alternativa más económica al mercado de los seguros para grupos reducidos, las empresas medianas y grandes han comenzado a explorar cada vez más estos acuerdos. (Consulte aquí los datos del Consejo de HRA). Dado que empresas de todos los tamaños están adoptando los ICHRA, tanto los proveedores de servicios establecidos como las empresas emergentes ofrecen servicios de administración de ICHRA y otros servicios relacionados.

Si bien la simplicidad de los ICHRA puede hacer que sean una opción ideal para muchos empleadores, los proveedores de ICHRA se enfrentan a un entorno normativo complejo y a menudo poco claro, especialmente teniendo en cuenta que la mayoría de las leyes tradicionales sobre planes de salud colectivos no se aplican perfectamente a la estructura de los ICHRA. En el caso de algunas de estas leyes, la obligación legal de cumplirlas podría recaer técnicamente en el empleador (como patrocinador del plan), pero los proveedores de servicios ICHRA suelen intentar cumplirlas, por lo que su producto es una «solución» lista para usar para sus clientes empleadores. A continuación se ofrece un resumen general de algunos de los retos de cumplimiento normativo a los que se enfrentan los proveedores de ICHRA.

Aviso sobre ICHRA

Como se explica en nuestro artículo aquí, los empleadores deben distribuir un aviso anual (el modelo de aviso reglamentario se puede encontrar aquí) a los empleados al menos 90 días antes del inicio del año del plan ICHRA. Existe cierta confusión en el sector sobre si existe una excepción a este requisito de notificación previa de 90 días para los nuevos ICHRA o si la excepción de la norma se limita únicamente a los nuevos empleadores. Una interpretación razonable sugiere que podría limitarse a los nuevos empleadores, y no a cualquier nuevo plan ICHRA. Los grupos del sector se han puesto en contacto con los legisladores para obtener aclaraciones y una mayor flexibilidad sobre esta cuestión.

COBRA

Como se señala en nuestro artículo aquí, no hay ninguna excepción especial de COBRA para los ICHRA, por lo que, en general, los empleadores con al menos 20 empleados tienen obligaciones COBRA asociadas a su ICHRA. Aplicar COBRA a un ICHRA puede resultar incómodo y no tener mucho sentido en varias situaciones. Una de las cuestiones es que COBRA se aplica al plan de salud colectivo (es decir, el ICHRA), no a la póliza de seguro médico individual, por lo que puede haber una desconexión en cuanto a la cobertura que se mantiene. Además, la ley permite transferir la totalidad de la prima de COBRA al individuo, más un 2 % en concepto de gastos administrativos, por lo que hay algunas situaciones en las que un antiguo empleado podría pagar más que la asignación real del ICHRA para mantener la cobertura del ICHRA. En cualquier caso, hay que ocuparse de COBRA, incluida la notificación de elección de COBRA.

Mandato del ACA para los empleadores

Para aquellos empleadores sujetos a los requisitos de la Ley de Cuidado de Salud Asequible (en general, empleadores con al menos 50 empleados a tiempo completo), se puede utilizar una ICHRA para cumplir con estos requisitos, tal y como se explica en nuestro artículo aquí. A menudo se espera que los proveedores de ICHRA dispongan de herramientas que permitan configurar fácilmente las ICHRA para cumplir con los requisitos de la ley.

Resumen de beneficios y cobertura (SBC)

A pesar de que el modelo normativo SBC (que se encuentra aquí) está orientado a los planes de salud grupales tradicionales, la guía indica que los requisitos SBC se aplican a las HRA (incluidas las ICHRA). Los proveedores de ICHRA adoptan diferentes enfoques sobre la mejor manera de completar las SBC de las HRA, pero, independientemente de ello, se trata de un requisito legal para las ICHRA.

Formulario 1095-C del IRS

La presentación del formulario 1095-C del IRS puede resultar complicada cuando se aplica a los ICHRA, especialmente porque la mayoría de los profesionales del sector consideran que el formulario 1095-C del IRS se refiere a los planes de salud colectivos tradicionales. Sin embargo, las versiones recientes de las instrucciones del formulario 1095-C del IRS (que se pueden consultar aquí) abordan específicamente el uso de los ICHRA y cómo utilizar códigos específicos para indicar el cumplimiento de los requisitos obligatorios del empleador.

Tasa PCORI

Según lo confirmado por el IRS (página web aquí), la tasa PCORI (antecedentes aquí) se aplica generalmente (con algunas excepciones) a las HRA, que incluyen las ICHRA. El formulario 720 del IRS (aquí) se utiliza para presentar estas tasas.

Descripción resumida del plan (SPD) y documento del plan ICHRA

La ley ERISA se aplica a los planes ICHRA como a cualquier otro plan de salud colectivo tradicional, tal y como se explica en nuestro artículo aquí. Esto significa que los requisitos de documentación estándar de la ley ERISA se aplican a los empleadores cubiertos por dicha ley (por lo general, empleadores del sector privado o comercial), como el SPD, el documento del plan y el formulario anual 5500 (enlace aquí) (si procede, en función del tamaño de la empresa).

Sección 111 Informes de Medicare

Las directrices normativas dejan claro que la obligación de informar prevista en la Sección 111 (antecedentes disponibles aquí) se aplica a las HRA, incluidas las ICHRA. Existe una exención para las HRA con una prestación anual inferior a 5000 dólares. Aparte de estas pequeñas HRA, los administradores externos (TPA) de las ICHRA deben cumplir con la obligación de informar prevista en la Sección 111.

Licencia TPA

La mayoría de los administradores de planes médicos colectivos importantes son conscientes de que pueden necesitar obtener una licencia de TPA de determinados estados para tramitar las reclamaciones en dichos estados; sin embargo, este requisito a veces puede pasarse por alto en el ámbito de la administración de las HRA. El alcance de la licencia varía según el estado, pero el alcance legal general de un estado a veces puede incluir a los administradores de planes basados en cuentas de salud. Pueden aplicarse excepciones, como una exención para los planes exclusivos de ERISA o un número limitado de miembros cubiertos en ese estado. Foley cuenta con una amplia investigación y una encuesta en 50 estados sobre este tema.

Leyes sobre facilitadores de pagos y transmisores de dinero

Muchos proveedores de ICHRA facilitan el pago a las compañías de seguros individuales como parte de su oferta de productos. Esto se puede hacer mediante transferencias ACH, transferencias bancarias, tarjetas de crédito, tarjetas de débito, cuentas de custodia y cuentas FBO (For Benefit Of), por nombrar solo algunas. Dependiendo de los métodos de pago, pueden surgir requisitos de cumplimiento, como los requisitos de la Norma de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), los requisitos de las Empresas de Servicios Monetarios (MSB) o los requisitos de la Licencia de Transferencia de Dinero (MTL). Foley cuenta con un equipo de expertos en este ámbito en lo que se refiere a los administradores de prestaciones sanitarias (incluidos los proveedores de ICHRA).

Foley trabaja con una amplia gama de administradores de prestaciones sanitarias y otros proveedores de servicios de planes de salud, incluyendo varios tipos de empresas del ámbito de las ICHRA. Nuestra práctica de prestaciones sanitarias ha trabajado con estas complejas leyes que se aplican a los proveedores de ICHRA y ha colaborado con diversos grupos industriales del ámbito de las ICHRA, incluido el HRA Council, que están contactando con los legisladores para revisar algunas de estas leyes tan complejas y adaptarlas mejor al funcionamiento de las ICHRA.

Como parte del compromiso continuo de Foley de proporcionar conocimientos jurídicos a nuestros clientes y colegas, nuestro Grupo de Beneficios para Empleados y Compensación de Ejecutivos tiene un boletín mensual que llamamos "Employee Benefits Insights", en el que le proporcionamos actualizaciones sobre los asuntos más recientes y urgentes relativos a los beneficios para empleados y otros temas relacionados. Haga clic aquí o en el botón de la izquierda para suscribirse.