Una selección variada de consejos y regalos de fin de año para los empleadores

En los últimos meses, el IRS ha publicado una guía que puede resultar útil para los empleadores que estén planificando la inscripción abierta y la presentación del formulario W-2. En concreto, analizamos cómo la implementación de determinadas características del diseño del plan SECURE 2.0 y la Ley CARES tiene implicaciones para la presentación del formulario W-2. Además, describimos una oportunidad ampliada de préstamos para estudiantes y una característica de diseño flexible del plan 401(k) recientemente aprobada por el IRS.

Formulario W-2: Declaración de incentivos financieros mínimos por participar en un plan 401(k)

El objetivo político subyacente a SECURE 2.0 es mejorar la preparación para la jubilación de la población activa. En consonancia con este objetivo, SECURE 2.0 permite a los empleadores ofrecer incentivos financieros «de minimis» para fomentar la participación en los planes. Aunque SECURE 2.0 no define «de minimis», elresumen del Senadomenciona como ejemplo las tarjetas regalo de «bajo valor». El IRS ha fijado el límite en 250 dólares. Independientemente de la cantidad, los empleadores deben tratar el valor de las tarjetas regalo como ingresos imponibles de los empleados, sujetos a la retención fiscal habitual, salvo que exista una exención específica.

Consejo: Los empleadores deben asegurarse de que los administradores de nóminas estén al tanto de cualquier incentivo financiero que se haya proporcionado a los participantes del plan y lo codifiquen correctamente en el sistema de nóminas como ingresos imponibles.

Declaración del formulario W-2: contribuciones del empleador como contribuciones Roth

Antes de SECURE 2.0, los empleadores solo podían realizar aportaciones equivalentes a las de los empleados a sus planes 401(k) antes de impuestos, es decir, no se permitían las aportaciones equivalentes Roth. Los participantes solo podían convertir las aportaciones equivalentes del empleador antes de impuestos en aportaciones Roth mediante una conversión Roth dentro del plan (si el plan lo permitía) y pagar impuestos sobre la cantidad convertida y las ganancias acumuladas.

En virtud de la ley SECURE 2.0, los empleadores pueden ofrecer a los participantes en planes 401(k) la opción de recibir aportaciones equivalentes del empleador o aportaciones de participación en los beneficios/no electivas sobre una base Roth. Estas aportaciones no están sujetas a retención del impuesto federal sobre la renta. Además, estas aportaciones no suelen estar sujetas a retención del impuesto de la Seguridad Social o Medicare.

Consejo: Los empleadores deben incluir las contribuciones Roth designadas (realizadas en lugar de aplazamientos electivos) en las casillas 1, 3 y 5 del formulario W-2. Deben declararlas en la casilla 12 utilizando el código AA (para un plan de la sección 401(k)). Los empleadores deben declarar las contribuciones Roth equivalentes o las contribuciones Roth no electivas designadas en las casillas 1 y 2a del formulario 1099-R para el año en que las contribuciones se asignan a la cuenta de la persona, utilizando el código G en la casilla 7.

Declaración del formulario 1099-R: retiradas sin penalización

SECURE 2.0 establece varias disposiciones sobre retiradas sin penalización, que pueden evitar el impuesto del 10 % por retirada anticipada y reembolsarse al plan en un plazo de tres años a partir de su recepción. No obstante, dichas retiradas se incluyen en la base imponible del participante.

• Abuso doméstico.A partir de este año, los participantes que realicen retiros por un importe inferior a 10 000 dólares (indexados según la inflación) o al 50 % de su saldo acumulado podrán evitar el impuesto del 10 % si certifican que han sido víctimas de abuso doméstico por parte de su cónyuge o pareja de hecho durante el año anterior.
  
  
• Situaciones de emergencia. Además, a partir de este año, los participantes que realicen retiradas de hasta 1000 dólares (o cantidades inferiores que dejen al menos 1000 dólares de prestaciones adquiridas en la cuenta después) podrán evitar el impuesto del 10 % si certifican que la cantidad es para una emergencia personal (o familiar). La Notificación 2024-55 del IRS define «gasto personal de emergencia» como una necesidad financiera imprevisible o inmediata, como los gastos relacionados con:
  • Atención médica
  • Accidente o pérdida de bienes debido a un siniestro.
  • Ejecución hipotecaria o desahucio inminente de la residencia principal.
  • La necesidad de pagar los gastos del entierro o del funeral.
  • Reparaciones de automóviles, o
  • Cualquier otro gasto personal de emergencia que sea necesario.

Consejo: El empleador debe informar estos eventos en el formulario 1099-R, casilla 7, código 1.

Programas de asistencia educativa: ayuda para el pago de préstamos estudiantiles para empleados

Recientemente, el IRS publicó un consejo fiscal en el que recordaba a los empleadores la ampliación de los programas de ayuda a la educación de la sección 127 del Código[1]. En virtud de la Ley CARES, el Congreso permitió a los empleadores proporcionar «ayuda a la educación» a los empleados, reembolsándoles los pagos de préstamos educativos cualificados que hayan realizado o pagando directamente al prestamista. Dichos pagos no pueden destinarse a los préstamos estudiantiles de los hijos o cónyuges de los empleados. Los pagos de préstamos educativos calificados incluyen los pagos del capital o los intereses de los préstamos contraídos por el empleado para pagar «gastos de educación superior calificados» en una «institución educativa elegible», tal y como se definen en la Sección 221(d) del Código. 

Esta opción solo está disponible para los pagos realizados entre el 27 de marzo de 2020 y el 31 de diciembre de 2025. Como resultado, los empleados pueden excluir los primeros 5250 $ de dichos pagos de sus ingresos brutos.

Consejo: Revise el documento del plan. Sí, debe haber un documento escrito del plan (el IRS proporciona un formulario modelo). No existe ningún requisito que obligue a los programas de asistencia educativa a cubrir los pagos de préstamos estudiantiles. Sin embargo, dependiendo de cómo se haya redactado el documento del programa, es posible que los préstamos estudiantiles ya se consideren un gasto elegible. Los empleadores deben revisar sus programas de asistencia educativa, en particular la definición de «gastos de asistencia educativa» (o términos similares). Si el término significa «asistencia educativa tal y como se define en la sección 127 del Código», es probable que el programa se interprete como si incluyera los préstamos estudiantiles. Si el término proporciona una lista, es poco probable que los préstamos estudiantiles estén cubiertos. La cuestión es garantizar que la intención del empleador se refleje en el documento del programa.

El IRS aprueba la ampliación del diseño del plan

En agosto, el IRS emitió una resolución privada que permitía un diseño de plan amplio y favorable para los empleados. En la Resolución Privada 202434006 (la «PLR»), un empleador solicitó la aprobación del IRS para una modificación del plan que permitiría a los empleados elegir dónde deseaban destinar ciertas contribuciones discrecionales no electivas del empleador (pero no las contribuciones equivalentes).  

Según la modificación propuesta del plan, el empleado debe haber completado un año de servicio. Para tener derecho a recibir la contribución correspondiente al año del plan, el empleado debe estar empleado el último día del año del plan (con excepciones en caso de fallecimiento, discapacidad o jubilación después de una determinada edad). El empleador financiaría las contribuciones el 14 de marzo del año siguiente al año al que se refieren. Los empleados no podrían dirigir la inversión de los importes, que estarían sujetos a un calendario de adquisición gradual de derechos de 6 años.   

Los empleados pueden destinar sus contribuciones a:

• Cuenta del plan 401(k) como contribución no equiparada
• Cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA) hasta los límites legales (4300 $ para individuos y 8550 $ para familias en 2025)
• Acuerdo de reembolso de gastos médicos para jubilados (HRA)
• Reembolsos de préstamos estudiantiles a través de un plan de asistencia educativa de la Sección 127 (hasta un límite anual de 5250 dólares).

Los empleados no podían recibir las contribuciones en efectivo.

El IRS aprobó el diseño del plan propuesto por el empleador, lo que supuso una ventaja tanto para el empleador como para los empleados. El IRS dictaminó lo siguiente:

• El acuerdo cumple con la Sección 401(k) del Código y no se considera una contribución antes de impuestos sujeta a límites de aplazamiento electivo (23 500 dólares para 2025).
• El acuerdo no afecta al tratamiento de las aportaciones y los pagos realizados desde la cuenta de gastos médicos para jubilados (HRA), y los importes reembolsados siguen estando excluidos de los ingresos brutos de la persona.
• La asignación de las contribuciones a la HSA por parte del empleado sigue estando excluida de los ingresos brutos del empleado.
• El acuerdo no afecta al tratamiento de los pagos en virtud del programa de ayuda a la educación, ya que las cantidades son excluibles de los ingresos brutos del empleado, hasta el límite de 5250 dólares.

Consideraciones. En primer lugar , la exención de responsabilidad: esta PLR (al igual que todas las resoluciones privadas) solo puede ser invocada por el empleador que la solicitó. En segundo lugar, los empleadores deben consultar con sus encargados de llevar los registros para garantizar que la administración del plan cumpla con la normativa, incluidas las implicaciones de las pruebas de no discriminación y las comunicaciones con los empleados. Por ejemplo, para evitar consecuencias fiscales adversas (relacionadas con cuestiones de recepción constructiva), los empleadores deben planificar cuándo deben los empleados hacer sus elecciones. Aunque la PLR no abordó directamente las elecciones, sería prudente exigir que estas sean irrevocables y se realicen durante el período de inscripción abierta.

[1] Otros gastos elegibles pueden incluir libros, equipos, suministros, matrícula y otras tasas.